淺析在價(jià)值工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中運(yùn)用建導(dǎo)法

謝力寧

摘要: 價(jià)值工程(VE)經(jīng)常采用項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)工作方式進(jìn)行。因此,價(jià)值工程成功與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的績效存在密切關(guān)系。團(tuán)隊(duì)目標(biāo)、團(tuán)隊(duì)溝通和團(tuán)隊(duì)沖突等團(tuán)隊(duì)過程因素是影響團(tuán)隊(duì)績效的重要因素,團(tuán)隊(duì)目標(biāo)依靠團(tuán)隊(duì)互動(dòng)達(dá)成共識(shí),而團(tuán)隊(duì)溝通和團(tuán)隊(duì)沖突更是團(tuán)隊(duì)互動(dòng)過程的行為要素,因此團(tuán)隊(duì)互動(dòng)對(duì)于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)績效具有重要意義。建導(dǎo)法是一種引導(dǎo)和改善團(tuán)隊(duì)互動(dòng)過程的技術(shù),在價(jià)值工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中運(yùn)用建導(dǎo)法,可以使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)互動(dòng)取得更好的效果。

關(guān)鍵詞: 價(jià)值工程(VE);項(xiàng)目團(tuán)隊(duì);建導(dǎo)法

中圖分類號(hào):F270·7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1006-4311(2009)11-0065-03

0引言

價(jià)值工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)互動(dòng)過程的改進(jìn),將會(huì)帶來項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)有效性的提高,從而提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的績效。而建導(dǎo)法作為一種引導(dǎo)團(tuán)隊(duì)活動(dòng)達(dá)到最佳效果的參與性領(lǐng)導(dǎo)技術(shù),在價(jià)值工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中加以運(yùn)用,可以促進(jìn)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)過程,改進(jìn)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部運(yùn)作。

1價(jià)值工程與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的概念

價(jià)值工程(Value Engineering),又稱價(jià)值管理(Value Management)、價(jià)值分析(Value Analysis),它通過對(duì)工程項(xiàng)目、生產(chǎn)系統(tǒng)、新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目、服務(wù)運(yùn)營組織等對(duì)象進(jìn)行功能分析和全壽命成本分析,以獨(dú)有的多學(xué)科團(tuán)隊(duì)工作方式和創(chuàng)意流程,優(yōu)化項(xiàng)目和產(chǎn)品的功能,同時(shí)在數(shù)十種甚至數(shù)百種可能選擇中找到最低成本、最高價(jià)值的方案。價(jià)值工程技術(shù)可以廣泛地應(yīng)用于優(yōu)化工程管理、生產(chǎn)管理、新產(chǎn)品開發(fā)、服務(wù)管理。價(jià)值工程的特色之一,就是多學(xué)科團(tuán)隊(duì)工作方式。

對(duì)《財(cái)富》500強(qiáng)的調(diào)查表明:超過1/3的企業(yè)宣稱“團(tuán)隊(duì)合作”是本企業(yè)的核心價(jià)值觀;100%的企業(yè)都曾運(yùn)用項(xiàng)目團(tuán)隊(duì);87%的公司運(yùn)用功能團(tuán)隊(duì)來完成諸如提高質(zhì)量等具體任務(wù);47%的公司現(xiàn)在正采用固定的工作團(tuán)隊(duì)作為完成工作的基本方法。團(tuán)隊(duì)在企業(yè)經(jīng)營中扮演著重要的角色?？ㄔ秃?Katzenbach,1993)指出團(tuán)隊(duì)就是由少數(shù)有互補(bǔ)技能、愿意為了共同的業(yè)績目標(biāo)而相互承擔(dān)責(zé)任的人們組成的群體。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可以定義為由相互承擔(dān)責(zé)任的項(xiàng)目組成員組成的、為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)而協(xié)商和共同工作的組織[1]。

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)與其他團(tuán)隊(duì)相比有著自己的特點(diǎn)。首先項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的目標(biāo)和任務(wù)非常明確,項(xiàng)目須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)以及項(xiàng)目的時(shí)間和資源約束條件,在項(xiàng)目開始時(shí)都有了比較清楚的界定。其次由于項(xiàng)目具有一次性和獨(dú)特性的特點(diǎn),所以項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員流動(dòng)性比較強(qiáng),隨著老項(xiàng)目結(jié)束和新項(xiàng)目開始,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員又得進(jìn)行重新組合。另外項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)傾向于由高技能專業(yè)人士組成,是一個(gè)不分年齡的專家混合體,團(tuán)隊(duì)每個(gè)成員可能都是某方面的專家,而對(duì)其它方面知道的可能就比較少[2]。

由于價(jià)值工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)工作方式特點(diǎn),團(tuán)隊(duì)工作是否有效是價(jià)值工程項(xiàng)目成功與否的關(guān)鍵因素。

2團(tuán)隊(duì)互動(dòng)對(duì)于價(jià)值工程團(tuán)隊(duì)績效的重要意義

根據(jù)專家學(xué)者對(duì)團(tuán)隊(duì)績效影響因素的研究可知團(tuán)隊(duì)互動(dòng)對(duì)于團(tuán)隊(duì)績效具有重要意義。盧向南(2004)的研究顯示,團(tuán)隊(duì)過程包括團(tuán)隊(duì)目標(biāo)、團(tuán)隊(duì)溝通和團(tuán)隊(duì)沖突是影響項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)績效的重要因素。而就團(tuán)隊(duì)目標(biāo)達(dá)成共識(shí)是通過團(tuán)隊(duì)互動(dòng)和溝通實(shí)現(xiàn)的。團(tuán)隊(duì)在制定目標(biāo)及戰(zhàn)略規(guī)劃時(shí),讓成員參與決策,取得他們的認(rèn)同和理解,使團(tuán)隊(duì)目標(biāo)符合成員的價(jià)值觀,化團(tuán)隊(duì)的愿景為個(gè)人的愿景,激發(fā)成員自發(fā)的、長久的獻(xiàn)身精神,為實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)目標(biāo)與個(gè)人發(fā)展而奮斗。在價(jià)值觀共識(shí)的指引下,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員心理相容、相互賞識(shí),項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的乘數(shù)效應(yīng)得以發(fā)揮,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)績效得到提高。

團(tuán)隊(duì)溝通是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)互動(dòng)過程的行為要素。由于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)橫跨各職能部門,項(xiàng)目管理通常采用矩陣式組織形式。其每個(gè)成員雖然受雙重指揮,然而它的靈活性彌補(bǔ)了這一缺陷。由于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員多是臨時(shí)從與項(xiàng)目相關(guān)的職能部門抽調(diào)出來在項(xiàng)目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下從事項(xiàng)目工作,這就決定了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)及項(xiàng)目經(jīng)理具有臨時(shí)性特點(diǎn)。因此,項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目成員沒有足夠大的權(quán)力,上下級(jí)之間權(quán)力距離較小,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間沒有行政隸屬關(guān)系,項(xiàng)目經(jīng)理不是依靠權(quán)力解決問題,而必須依靠人際技能解決項(xiàng)目執(zhí)行中出現(xiàn)的問題。成員之間是平等合作關(guān)系,對(duì)項(xiàng)目問題可以越級(jí)溝通,而不是森嚴(yán)的上下級(jí)等級(jí)關(guān)系。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)努力建立起每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員以及整個(gè)團(tuán)隊(duì)的認(rèn)同與信任,將團(tuán)隊(duì)置于自我之上,為每一位團(tuán)隊(duì)成員創(chuàng)造發(fā)展機(jī)會(huì);優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)主動(dòng)與其他團(tuán)隊(duì)成員及項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行明確及時(shí)的溝通,敢于對(duì)項(xiàng)目開展過程中存在的問題、項(xiàng)目現(xiàn)行制度、決策提出意見和建議。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間有效互動(dòng)對(duì)建設(shè)一個(gè)有效的團(tuán)隊(duì)非常重要。

團(tuán)隊(duì)沖突也是團(tuán)隊(duì)互動(dòng)過程的行為要素。整體不等于部分之和,個(gè)體優(yōu)秀不等于團(tuán)隊(duì)優(yōu)秀。由于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員來自不同的專業(yè)、不同的職能部門,背景差異較大,不可避免存在團(tuán)隊(duì)成員之間的“內(nèi)耗”與“沖突”,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的多樣性和沖突是一種客觀存在,團(tuán)隊(duì)必然接受來自不同環(huán)境的挑戰(zhàn),團(tuán)隊(duì)必須正視各種風(fēng)險(xiǎn),通過團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的有效互動(dòng),從外界環(huán)境與項(xiàng)目自身團(tuán)隊(duì)狀態(tài)出發(fā)進(jìn)行信息加工、過濾、判斷、選擇,在團(tuán)隊(duì)互動(dòng)過程中,不僅努力尋找利益的共同點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)的交叉點(diǎn),而且積極建立利益、風(fēng)險(xiǎn)的對(duì)稱機(jī)制,以求為團(tuán)隊(duì)成員提供一種認(rèn)同感,激發(fā)團(tuán)隊(duì)成員對(duì)團(tuán)隊(duì)的責(zé)任感和創(chuàng)新精神,構(gòu)建有團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的親和力、凝聚力的高效團(tuán)隊(duì)。

3在價(jià)值工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中運(yùn)用建導(dǎo)法改善團(tuán)隊(duì)互動(dòng)

建導(dǎo)(動(dòng)詞facilitate,名詞facilitation)是一種先進(jìn)的參與性領(lǐng)導(dǎo)技術(shù),意思是對(duì)群體進(jìn)行建設(shè)性的引導(dǎo)與服務(wù),對(duì)群體中的互動(dòng)過程提供結(jié)構(gòu)性的幫助,按照專業(yè)化的程序和技術(shù)來引導(dǎo)群體的活動(dòng)而使之達(dá)成最佳效果。建導(dǎo)師(facilitator)就是一個(gè)專門使用建導(dǎo)技術(shù)為組織機(jī)構(gòu)服務(wù)的專業(yè)職業(yè)[3]。

建導(dǎo)技術(shù)(facilitation skills)是一套西方發(fā)達(dá)國家長期開發(fā)運(yùn)用的群策群力技術(shù),應(yīng)用在各種組織中,具體的方法目前已經(jīng)發(fā)展到六十多種。建導(dǎo)的意思是建設(shè)性地引導(dǎo)、提供架構(gòu)性、步驟化的方法,幫助個(gè)人或群體找出自己的發(fā)展方向并激發(fā)對(duì)于行動(dòng)的熱情和責(zé)任;按照專業(yè)化的程序和技術(shù),主持和引領(lǐng)團(tuán)隊(duì)活動(dòng)而使活動(dòng)達(dá)成最佳效果。此概念的內(nèi)涵中包含了輔導(dǎo)、培育、助長、導(dǎo)演、中立地使之容易、中立地使之順利等豐富內(nèi)容。建導(dǎo)方法發(fā)源于西方一些非營利性組織的社區(qū)開發(fā)實(shí)踐,近年來被一些大企業(yè)廣泛應(yīng)用。建導(dǎo)本身不是咨詢,也不是培訓(xùn)[3]。

建導(dǎo)師(facilitator)就是一個(gè)專門使用建導(dǎo)技術(shù)為組織機(jī)構(gòu)服務(wù)的專業(yè)職業(yè)。在企業(yè)中,建導(dǎo)師的角色是“團(tuán)隊(duì)成果的助產(chǎn)士”。 通過掌握建導(dǎo)技術(shù)的建導(dǎo)師的建導(dǎo),團(tuán)隊(duì)成員在對(duì)問題的討論和決策過程中,在最短時(shí)間內(nèi)、最大范圍地收集各種數(shù)據(jù)、信息、意見和建議,讓大家產(chǎn)生參與感,在基本信息共享的基礎(chǔ)上,在決策、計(jì)劃、調(diào)整措施中獲得高度共識(shí),從而大大提高組織中每位成員的的執(zhí)行力。建導(dǎo)技術(shù)為團(tuán)隊(duì)成員之間的溝通提供一套方法,促成大家對(duì)分配任務(wù)達(dá)成一致的理解。團(tuán)隊(duì)討論不再雜亂無章。建導(dǎo)技術(shù)幫助團(tuán)隊(duì)從空談轉(zhuǎn)為行動(dòng),而且產(chǎn)生自信;形成團(tuán)隊(duì)成員之間良好的互動(dòng)模式,大家在意見給與和反饋中共同提高。

在2006年美國組織發(fā)展協(xié)會(huì)年會(huì)上,專家們粗略統(tǒng)計(jì)出在各行各業(yè)中正在得到廣泛應(yīng)用的各類建導(dǎo)技術(shù)共有61種,其中包括:贊賞式探詢(Appreciative Inquiry),參與技術(shù)(Technology of Participation),同事學(xué)習(xí)圈(Peer Spirit Circling),情景思考(Scenario Thinking),六西格瑪(Six Sigma),平衡記分卡(Balanced Scorecard),組織建導(dǎo)(Organization Workshop),群策群力(Workout)等方法。其中平衡記分卡、六西格瑪?shù)确椒ㄔ谀壳暗钠髽I(yè)經(jīng)營中也經(jīng)常被使用,但這種使用往往是零碎的,而不是系統(tǒng)的。而建導(dǎo)法則將這些方法統(tǒng)一到一個(gè)系統(tǒng)之中,使之有序運(yùn)作。

團(tuán)隊(duì)過程是指在團(tuán)隊(duì)中及其他合作中成員的行為、狀態(tài)或相互影響與作用。內(nèi)部團(tuán)隊(duì)過程包括溝通、影響、任務(wù)和維持職能、決策、沖突管理、氛圍和情緒問題等需要成員們相互作用以完成任務(wù)的過程。這些都要通過積極的團(tuán)隊(duì)互動(dòng)實(shí)現(xiàn)。在團(tuán)隊(duì)成員之間形成積極健康的人際互動(dòng)關(guān)系,可以增加團(tuán)隊(duì)成員之間的信任和在團(tuán)隊(duì)中形成良好的溝通氛圍。而相互間的信任和良好的溝通是促成團(tuán)隊(duì)有效性至關(guān)重要的一點(diǎn),讓每位團(tuán)隊(duì)成員對(duì)于其他成員為整個(gè)團(tuán)隊(duì)做出的貢獻(xiàn)持一種理解的態(tài)度,對(duì)工作信息、成員的能力和技術(shù)信息以及團(tuán)隊(duì)和成員的績效信息進(jìn)行溝通,讓所有成員對(duì)團(tuán)隊(duì)以及他人和自己的貢獻(xiàn)都有一副清晰的圖畫,并且承認(rèn)他們自己的貢獻(xiàn)和他人的貢獻(xiàn),無疑對(duì)促成有效項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是有幫助的。

團(tuán)隊(duì)智慧主要是指團(tuán)隊(duì)完成任務(wù)的效率以及團(tuán)隊(duì)對(duì)新知識(shí)、新觀念、新事物的理解能力、吸引能力和整合能力。它包括三種技能,第一種是技術(shù)或功能專長的技能,團(tuán)隊(duì)任務(wù)的高效完成需要有一定的專業(yè)知識(shí)予以保證。第二種技能是解決問題和決策的能力。團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)能對(duì)解決的問題進(jìn)行分析,對(duì)各種觀點(diǎn)和建議進(jìn)行評(píng)價(jià),最后決定采用某種最有效的方案以及如何執(zhí)行。第三種技能是團(tuán)隊(duì)中人際交往能力。團(tuán)隊(duì)成員之間高度重視溝通、協(xié)調(diào)與配合。高團(tuán)隊(duì)智慧是促成團(tuán)隊(duì)有效性的重要條件,但團(tuán)隊(duì)智慧并不等于所有團(tuán)隊(duì)成員能力簡單相加而是對(duì)團(tuán)隊(duì)所有成員能力的整合和提升,一個(gè)由能力都很強(qiáng)的成員組成的團(tuán)隊(duì)不一定產(chǎn)生高團(tuán)隊(duì)智怠,而一個(gè)能夠整合各成員獨(dú)特能力從而形成團(tuán)隊(duì)所需的綜合實(shí)力的團(tuán)隊(duì),才是一個(gè)能夠體現(xiàn)高智慧的團(tuán)隊(duì)。在價(jià)值工程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中運(yùn)用建導(dǎo)法,可以激發(fā)團(tuán)隊(duì)成員參與意識(shí),發(fā)展團(tuán)隊(duì)智慧,培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)合作能力和創(chuàng)新能力。建導(dǎo)師就像一位有經(jīng)驗(yàn)的主持人,使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間互動(dòng)持續(xù)進(jìn)行而不浪費(fèi)時(shí)間,巧妙地把握互動(dòng)方向,引導(dǎo)團(tuán)隊(duì)互動(dòng)達(dá)到最佳效果。