高校學生檔案管理中存在的問題及對策探討

吳登國 張 杰

摘要 高校學生檔案管理工作是一個完整體系,然而如果要把這項工作開展順利,僅僅依靠高校學生檔案管理工作人員的努力還是遠遠不能勝任的,所以必須得到學校各方面的大力幫助與配合,在思想上要重視,在制度上要進行落實,在工作上要規(guī)范,負責任地做好學生檔案管理工作,充分發(fā)揮其在畢業(yè)生就業(yè)選拔中的價值。本文闡釋了高校學生檔案管理工作的意義,理性反思了目前高校學生檔案管理中存在的問題,并針對這些問題提出了完善對策。

關鍵詞 高校學生檔案 檔案管理 問題 對策

中圖分類號:G64 文獻標識碼:A

高校學生檔案管理是高校檔案管理的重要組成部分之一,高校檔案管理內(nèi)容龐雜,體系繁瑣、項目多元。該項工作不僅對于高校評估具有不可估量的價值,而且關系到高校學生的切身利益。高校教學院(系)的輔導員和教務管理人員分別承擔著學生學籍的管理工作。全面提高高校學生檔案管理工作,不僅是新形勢下高校自身發(fā)展的內(nèi)在需求,也是高校檔案管理工作自身建設的客觀需要,高校檔案工作是一門管理科學,要努力實行檔案管理的科學化、標準化、規(guī)范化和信息化。

1 高校學生檔案管理工作的意義

隨著高等教育大眾化趨勢的來臨,各高校在招生規(guī)模上連年上漲,因此學生人數(shù)急劇增加,另外一方面由于教學管理人員資源的短缺,在有的高校,一個輔導員往往管理著好幾個年級,所管理的學生人數(shù)經(jīng)常達到兩三百人,如果僅依靠大腦記憶是不可能準確掌握學生詳細情況、做好學生日常管理與服務工作的。因此,高校學生管理工作必須重視學生檔案的積累,管理好學生檔案,充分依靠學生的檔案來搞好學生管理工作。

(1)高校學生檔案在學生思想政治工作中具有不可估量的價值。首先,在進行學生思想政治教育工作時,教學管理人員可以通過學生的檔案了解學生的實際情況,從而進行有針對性的思想教育工作,這是學生工作取得有效成果的保證。也是教學管理人員獲得學生信息的最便捷、最迅速的方式。尤其是電子信息檔案的建立,進一步提高了檔案利用的效率。其次,高校學生檔案的建立,對充分調(diào)動學生的積極性,培養(yǎng)學生的競爭意識,激勵學生奮發(fā)向上,不斷進取。檔案是學生學業(yè)的記載,是成長歷程的見證,也是畢業(yè)選擇工作的重要依據(jù)。所以用優(yōu)秀的成績來書寫自己的大學人生,充實自己的個人檔案,起到了良好的促進作用,對學生整體素質(zhì)提高有一個保障。

(2)服務高校發(fā)展需要。高校的正常發(fā)展離不開檔案材料積累和檔案工作的發(fā)展,高校學生檔案工作又是檔案工作中的重要組成部分,其對學校發(fā)展所提供的借鑒和指導意義是不可估量的。對于高校來說,從學生檔案中也能夠發(fā)現(xiàn)高校教育教學中存在的問題,找到解決問題的方法,從而推動學校的教育教學改革,全面提升高校教育教學質(zhì)量,科學設置適應社會需要的專業(yè)。此外,學生檔案為高校教學質(zhì)量評估提供重要書面資料,評估材料的準備過程,實際上就是學生和教學檔案的整理和歸檔過程。高校學生檔案的科學性、完整性、系統(tǒng)性,直接影響到教學質(zhì)量評估的結(jié)果。教學評估指標體系中的44個觀測點中與教學檔案密切相關的有37個,如教學管理、教學條件與利用、教學質(zhì)量監(jiān)控、專業(yè)建設與教學改革、以及重中之重的師資隊伍建設等;另外,教學文件和資料、教學質(zhì)量管理資料、教師考核工作資料、學生學習活動記錄,可以為評估提供比較完整和真實的信息和數(shù)據(jù)。因此,在高校擴大招生規(guī)模和大學生就業(yè)日益市場化的今天,高校學生檔案建設理應得到充分的重視。完整和系統(tǒng)的學生檔案反映了學生生活的全貌,是學生工作的存在形式和具體內(nèi)容,能夠為學校的日常管理提供憑證和參考作用。

(3)加強高校學生檔案管理有利于用人單位選擇優(yōu)秀高校畢業(yè)生。在雙向選擇的今天,用人單位選聘人才的標準就是優(yōu)秀的學業(yè)、扎實的知識功底和良好的思想品德。用人單位希望從學校更多的了解應聘學生的真實表現(xiàn)和真實能力,以幫助他們在眾多的畢業(yè)生中選擇適合崗位優(yōu)秀的高校畢業(yè)生。高校學生檔案正好滿足了這種要求,能快捷、全面地幫助他們從知識、能力和素質(zhì)等方面了解學生,以便他們能夠錄用到業(yè)務水平強、政治覺悟高、思想品德好、發(fā)展?jié)摿Υ蟮膬?yōu)秀大學畢業(yè)生。

2 目前高校學生檔案管理中存在問題

(1)高校學生檔案管理職責主體界定不清。一般來說在高校涉及到管理學生檔案的部門主要涉及到學校檔案管理機構(gòu)和學生所在院校教學管理部門。在實踐中,高校學生管理機構(gòu)及院系檔案管理人員對收集歸檔的范圍不太清楚,從而使檔案管理工作出現(xiàn)失誤。有的院系教學管理人員認為教學檔案的收集歸檔應該是學校檔案部門的職責,院系沒有必要做重復工作,很容易出現(xiàn)檔案丟失或重復管理的情況。再者在檔案管制中也缺乏相應的獎懲機制,因為沒有相應的高校學生檔案管理的獎懲策略,檔案管理工作人員對檔案的管理、歸集更加具有隨意性。

(2)高校學生檔案管理意識不強。高校學生檔案是學校檔案的一個有機組成部分,但是,部分高校往往只重視教學檔案和其它檔案的管理歸集工作,而對于高校學生檔案管理工作的重要性則沒有給予足夠的重視,沒有將高校學生檔案管理工作提到議事日程。有的高校學生檔案管理工作人員認為這項工作技術性不強,只是簡單的收集、整理、裝訂、填寫、歸檔而已,這就直接造成了工作中的懶惰和怠慢情緒。

(3)缺乏必要的審查監(jiān)督機制。高校學生檔案管理工作要和其他工作一樣,有安排,有計劃,有貫徹,有檢查和督促才能把這項工作做好。對高校學生檔案造假,無論多與少,都直接影響了檔案的客觀性,不真實的檔案也就沒有了作為參考和依據(jù)的價值。由于現(xiàn)實社會情況的復雜性,社會不正之風的影響或者是由于工作中出現(xiàn)的馬虎,高校學生檔案造假情況時有發(fā)生。為了不影響畢業(yè)生的考研究生、考公務員和就業(yè),在校期間的不及格科目和處分經(jīng)常不填進檔案,甚至私造獎勵內(nèi)容,人才招聘會上同一班級出現(xiàn)多名班長和團支書的現(xiàn)象時有發(fā)生。這種情況不但使用人單位對高校學生檔案的真實性產(chǎn)生懷疑,而且也使真實高校學生檔案的利用率受到一定程度的影響,用人單位對高校學生檔案的認可度以及畢業(yè)生的誠信度也隨之滑坡。如學生在畢業(yè)時要填寫的高等院校畢業(yè)生就業(yè)推薦表,其中有各個科目成績,有鑒定,有組織評語等等,很多時候?qū)W校、院系的鑒定意見并非來自學?；蛘邔W院的職能部門的管理人員,而是學生們相互之間互相簽署鑒定意見。所有這些問題都是因為缺少相應的監(jiān)督制約機制。

3 新形勢下高校學生檔案管理工作的對策構(gòu)建

(1)高校學生檔案建設過程中要重視工作人員素質(zhì)的提高。高校學生檔案管理人員素質(zhì)直接關系到高校學生檔案管理工作質(zhì)量。面對當前高校學生檔案管理人員兼職多、人員變更、隊伍薄弱的現(xiàn)狀,筆者認為應當從以下幾個方面進行努力:首先,要提高高校學生檔案管理人員的政治素質(zhì)。思想政治素質(zhì)是指對政治和政策的掌握水平。只有具備良好的政治素質(zhì),才能正確地認清形勢,抓住問題的本質(zhì),高校學生檔案管理工作者擔負著學生學籍的管理,這是一項服務性的管理工作,這就要求學籍檔案管理人員要有較高的政治思想覺悟,加強自身素質(zhì)修養(yǎng),立足平凡崗位,踏實工作,堅持原則,對工作專心投入。其次,檔案管理工作者要解放思想、更新觀念,從封閉的教學檔案管理機制中擺脫出來。要特別重視加強各教學院和教學管理單位的檔案管理隊伍建設,實現(xiàn)教學檔案良性管理,推進本科教學管理水平的提高,同時做好迎接本科教學工作水平評估的各項準備工作。再次,具備過硬的業(yè)務素質(zhì)和良好的專業(yè)技術能力。高校學生檔案管理能夠為學生提供充足的信息和快捷的查詢手段。在計算機信息技術快速發(fā)展的時代,高校學生檔案管理工作人員應該掌握計算機技術知識,熟練操作計算機檔案管理軟件。隨著計算機系統(tǒng)的逐步更新和數(shù)據(jù)源日益增多,高校檔案管理工作人員應該能夠熟練地掌握計算機操作,提高利用計算機軟件為高校學生檔案管理服務工作技能和應用能力。

(2) 進一步加強檔案管理的宣傳教育,提高高校學生檔案管理工作人員的意識。高校學生檔案管理意識的高低直接關系到檔案工作的水平。高校學生檔案管理工作人員首先要從思想上充分認識到高校學生檔案管理工作的價值,加強宣傳教育,強化師生的檔案管理觀念。 高?？刹捎枚嘣姆椒ㄔ诮搪殕T工中廣泛宣傳 《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》等法律法規(guī),宣傳歸檔要求及規(guī)范檔案管理的重要性,使學校各個部門、各院系以及檔案管理相關工作人員積極配合學生檔案管理工作的進行,形成人人都來關心和支持高校學生檔案管理工作的積極態(tài)勢。

(3)加強高校學生檔案管理的信息化、網(wǎng)絡化。隨著信息網(wǎng)絡技術的日益深化,高校學生檔案管理工作信息化、網(wǎng)絡化格局已逐步形成,高校學生檔案管理工作也應該不斷適應科技快速發(fā)展的趨勢,提高現(xiàn)代化管理水平。隨著計算機技術在各個領域中的廣泛運用,高校在新生錄取、學生畢業(yè)等多個環(huán)節(jié)逐步實現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡化,這為電子檔案的形成和推廣奠定了基礎。電子檔案的歸集與管理已成未來高校學生檔案管理的主要方法。要充分利用以電子計算機為核心的現(xiàn)代技術手段,有計劃、有步驟地把高校學生檔案分類歸檔,實現(xiàn)高校學生檔案的網(wǎng)絡化管理。利用成熟的計算機信息技術,將高校學生檔案文件中的文本、照片、錄音、錄像和藝術作品等進行信息化處理,制成高校學生電子檔案,建立高校學生檔案信息數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)檔案信息存儲的電子化和檢索的網(wǎng)絡化,這是高校學生檔案管理工作的發(fā)展趨勢。因此,高校必須建立紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的學生綜合檔案管理模式。

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