基于信息化的高校院系教學(xué)檔案管理創(chuàng)新研究

楊冬梅

(武漢工程大學(xué)環(huán)境與城市建設(shè)學(xué)院,湖北 武漢 430074)

中圖分類號:G271文獻標(biāo)識碼:A文章編號:1673-0992(2009)07-039-01

摘要:高校院系教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分,是教學(xué)質(zhì)量評估的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。因此,本文系統(tǒng)分析了高校院系教學(xué)檔案管理存在的問題,提出了改進教學(xué)檔案管理工作的方法與途徑,旨在加速實現(xiàn)教學(xué)檔案信息化進程。

關(guān)鍵詞:高校院系;教學(xué)檔案;管理

高校院(系)教學(xué)檔案,是指高校院(系)在教學(xué)過程中逐年積累起來的一系列有關(guān)教學(xué)工作的原始資料,如學(xué)生考試成績、考試試卷、畢業(yè)設(shè)計(論文)、專業(yè)培養(yǎng)計劃、學(xué)科建設(shè) 、師資隊伍培養(yǎng)、教學(xué)評估等文檔。它是對院(系)教學(xué)、科研和學(xué)科建設(shè)等工作的真實記錄,也是院系(系)教學(xué)管理工作的縮影。

院(系)教學(xué)檔案管理與學(xué)校綜合檔案館檔案管理一樣,都是對院(系)積累起來的一系列有關(guān)教學(xué)、科研和學(xué)科建設(shè)等方面的資料進行收集、分類、整理和歸檔。教學(xué)檔案具有十分重要的作用,因為它是教學(xué)改革與教學(xué)評估的重要依據(jù)。然而,當(dāng)前高校院(系)教學(xué)檔案管理工作存在許多問題,這些問題不解決,不利于教學(xué)改革的進行,也不利于教學(xué)評估工作的開展。因此,本文系統(tǒng)分析教學(xué)檔案管理中存在的問題及其原因,力圖尋找解決的途徑與方法,為科學(xué)而規(guī)范的管理教學(xué)檔案提供參考依據(jù)。

一、檔案管理存在的問題及其原因

當(dāng)前,高校院(系)教學(xué)檔案管理工作存在許多問題。這些問題的出現(xiàn),既有人為的主觀原因,如管理者對檔案管理不太重視;又有其客觀原因,如檔案管理方法落后。其中,突出的問題表現(xiàn)在以下幾個方面:一是檔案管理專業(yè)化程度低;二是檔案管理制度不健全;三是檔案管理手段落后。

(一)檔案管理專業(yè)化程度低

當(dāng)前,依照《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定,許多高校的檔案機構(gòu)設(shè)立了綜合檔案館,并由專職檔案人員管理。而各院(系)、部這一級單位基本上沒有配備專職人員負責(zé)本單位的檔案管理工作,大多數(shù)由教學(xué)秘書或其他行政管理人員兼任。由于教學(xué)秘書或是行政管理人員的工作性質(zhì)決定了他們的本職工作頭緒多、較繁雜,無法把主要精力投入到檔案管理工作上來,因而,形成“資料一大堆,查找難上難”的尷尬局面。

檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作,應(yīng)當(dāng)由專職檔案管理人員來負責(zé)這項工作,而由其他非專業(yè)人員來管理檔案,會出現(xiàn)這樣或那樣的問題,必然給急需查找資料的領(lǐng)導(dǎo)及老師造成困難。出現(xiàn)這些情況的主要原因就是檔案管理專業(yè)化程度低,而這些因素的影響,使得檔案管理水平難以提高。

(二)檔案管理制度不健全

院(系)教學(xué)檔案客觀而真實反映出院(系)教學(xué)工作的實際情況,并在一定程度上折射出學(xué)校教學(xué)、科研和學(xué)科建設(shè)發(fā)展的軌跡。因此,教學(xué)檔案是十分重要的文獻資料,應(yīng)當(dāng)有嚴格的管理規(guī)范。

目前,由于許多院(系)不重視教學(xué)檔案管理這項工作,使得檔案資料收集的內(nèi)容、整理的范圍、分類的標(biāo)準(zhǔn)、移交手續(xù)、查詢登記等都沒有制定嚴格的管理制度,全憑管理人員的隨意性來完成。從而出現(xiàn)資料歸檔不及時,需要查閱的資料找不到,借閱時不登記,借閱的資料也不按時歸還,重要的文檔資料丟失時有發(fā)生,致使檔案資料殘缺不全,從一定程度上影響了教學(xué)改革及教學(xué)評估的質(zhì)量,同時,嚴重影響了檔案管理的完整性和規(guī)范性。上述這些問題的出現(xiàn),說明了健全教學(xué)檔案管理制度的重要性。

(三)檔案管理手段落后

目前,高校院系教學(xué)檔案管理技術(shù)手段嚴重滯后,主要表現(xiàn)在教學(xué)檔案管理仍停留在紙質(zhì)檔案、僅用檔案柜保存的狀況,大部分檔案資料整理還處于手工操作階段,工作效率低,自動化和信息化程度不高,這與高校管理科學(xué)化嚴重脫節(jié)。盡管個別高校院系采用計算機輔助管理檔案,但由于沒有實現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化,使資料信息資源難以共享,嚴重影響了工作效率。正因如此,檔案資料利用率較低,這種狀況不利于教學(xué)質(zhì)量的提高及教學(xué)改革的推進。

二、改進教學(xué)檔案管理的對策

綜上所述,許多高校院(系)教學(xué)檔案管理在不同程度上出現(xiàn)“文檔資料不齊全、歸檔整理不規(guī)范、分類統(tǒng)計不科學(xué)、借閱制度不健全、管理人員不專業(yè)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)不到位”等諸多問題。這些問題的存在,是多年來院(系)檔案管理水平低的癥結(jié)所在,它嚴重阻礙檔案管理水平的提高,也給教學(xué)改革和教學(xué)質(zhì)量評估帶來陰影,檔案資料利用價值較低的問題也無法得到解決。因此,不能按照原有模式來管理教學(xué)檔案,必須進行管理創(chuàng)新。

(一)檔案管理思維創(chuàng)新

如前所述,當(dāng)前高校院(系)教學(xué)檔案管理人員,絕大多數(shù)由院(系)教學(xué)秘書和辦公室行政管理人員兼任,因此檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)差。而提高專業(yè)素質(zhì)必須通過專業(yè)培訓(xùn)來實現(xiàn),使他們盡快掌握檔案管理專業(yè)技能與方法。這種思維創(chuàng)新主要表現(xiàn)在檔案資料的收集、整理、分類、歸檔和保管全過程的創(chuàng)新,想方設(shè)法提高工作效率。因此,只有思維創(chuàng)新才能由非專業(yè)變成專業(yè),由不熟悉變成熟練,院系檔案管理工作才能打開新的局面。

(二)檔案管理制度創(chuàng)新

實現(xiàn)院(系)教學(xué)檔案管理規(guī)范化,必須根據(jù)《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的要求,逐步改進和完善院(系)教學(xué)檔案管理規(guī)章制度,使文檔資料的收集整理、分類歸檔、目錄檢索、文件編號、借閱移交、信息傳遞等方面都有章可循、有據(jù)可依。只有這樣,才能使檔案管理工作步入規(guī)范化的軌道。隨著教學(xué)改革和教學(xué)評估工作的規(guī)范化、科學(xué)化,教學(xué)檔案也日益復(fù)雜,因此必須使管理制度創(chuàng)新走在實際工作的前面,因為制度指導(dǎo)和約束管理行為。

(三)檔案管理技術(shù)創(chuàng)新

計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的廣泛使用,為教學(xué)檔案管理提供了重要的技術(shù)手段。因此,必須運用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、數(shù)字處理技術(shù)等先進科技手段來管理教學(xué)檔案,從而取代傳統(tǒng)的手工操作的檔案管理方法,逐步形成紙質(zhì)檔案、電子檔案并存的新局面。然而,院(系)教學(xué)檔案管理還處于保管原始資料階段,還沒有按照科學(xué)分類方法進行電子歸檔。這種科學(xué)的分類方法應(yīng)該是,將文檔資料按“學(xué)生文檔、教師文檔、教學(xué)文件文檔、科研文檔和綜合文檔”進行分類;在科學(xué)分類的基礎(chǔ)上,建立文檔信息數(shù)據(jù)庫,使該信息數(shù)據(jù)庫形成電子文檔軟件,這樣才能利用上述軟件完成教學(xué)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化,實現(xiàn)信息的共享,最終提高工作效率。

綜上所述,院(系)教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)檔案的基礎(chǔ),只有做好院(系)教學(xué)檔案管理工作,才能實現(xiàn)高校教學(xué)檔案管理信息化、規(guī)范化和科學(xué)化。