工程項目預(yù)算控制存在的問題及完善措施

黃秋萍

摘要:工程項目預(yù)算是工程價值的貨幣表現(xiàn),是以貨幣形式反映的工程項目施工活動中耗用的費用總和。工程項目資金管理一般采用預(yù)算控制模式,其運作方式是:以預(yù)算控制為主,建立嚴密的預(yù)算監(jiān)控體系,按預(yù)算限額對立項、承諾和資金支付進行管理,以實際投資金額與預(yù)算差異衡量項目管理成績與效果,對超預(yù)算部分進行糾正和改進,以實現(xiàn)預(yù)算控制目標。這種管理模式能通過預(yù)算執(zhí)行情況發(fā)現(xiàn)資金使用中存在的問題,及時將信息反饋到有關(guān)資金控制部門,以便盡快采取措施予以糾正,并根據(jù)預(yù)算范圍有效控制工程總投資。采用預(yù)算控制模式進行資金控制,需科學(xué)制定項目預(yù)算,建立信息管理系統(tǒng)和配套的預(yù)算責(zé)任中心制度、考核制度。本文擬考察工程項目預(yù)算控制中存在的問題,探討改善工程項目預(yù)算控制的措施。

關(guān)鍵詞:工程項目預(yù)算;問題;完善措施

一、工程項目預(yù)算控制中存在的問題

由于客觀條件和管理水平的限制,項目預(yù)算管理工作存在以下問題:

(一)預(yù)算編制欠準確預(yù)算編制不準確的原因較多,如由于設(shè)計過程中數(shù)據(jù)不斷改動,待項目設(shè)計完成,許多數(shù)據(jù)與初始數(shù)據(jù)有較大出入,而預(yù)算主要依據(jù)設(shè)計人員的初步概算編制。施工技術(shù)的發(fā)展、外部因素的變化也是造成預(yù)算執(zhí)行與預(yù)算編制出入較大的重要原因,施工單位應(yīng)根據(jù)工程實際進展對預(yù)算進行適當調(diào)整。

(二)信息管理系統(tǒng)不完善信息管理系統(tǒng)的運用水平是預(yù)算管理實際操作水平的標志。及時反映預(yù)算執(zhí)行情況,分析資金投入與預(yù)算的差異,是預(yù)算控制的主要內(nèi)容。雖然一般項目管理都建立了信息記錄與報告系統(tǒng),但往往報告形式不一、水平不一,未做到及時輸入、數(shù)據(jù)共享,各部門信息時有重復(fù),信息變化未及時修正,難以及時、高效地反映預(yù)算執(zhí)行的真實情況,為分析和決策服務(wù),信息管理系統(tǒng)在某種意義上變成了“檔案”系統(tǒng)。

(三)未建立預(yù)算控制責(zé)任中心由于僅依據(jù)工程項目編制預(yù)算,未細化預(yù)算控制內(nèi)容,定量劃分各預(yù)算控制中心責(zé)任,各部門預(yù)算控制任務(wù)不明確,也未建立有效的評價與獎懲制度,對工作成效顯著的人員未予以鼓勵,對因失誤或責(zé)任心不強造成的損失也未進行適當?shù)膽吞?難以調(diào)動各部門與預(yù)算控制人員的責(zé)任感和積極性。

(四)招評標程序與制度不健全主要表現(xiàn)在:

1.缺乏評標標準。有些評標過程中缺乏具體評標標準,對技術(shù)水平、經(jīng)濟效益的評價主觀隨意性較強。

2.招標方式不合理。由于種種原因,許多工程項目采取議標方式招標,缺乏公平性和競爭性,不利于資金控制。雖然現(xiàn)場存在復(fù)雜實體或功能接口的項目采用議標方式更有利于減少費用,但一般項目還是采用競爭性招標方式更有利于投資控制。

(五)合同執(zhí)行不力主要原因在于以下方面:

1.設(shè)計。設(shè)計數(shù)據(jù)的變動、圖紙的修改、技術(shù)方案的變動將導(dǎo)致大量的設(shè)計變更,這種現(xiàn)象在工程項目施工前期比較突出。由于設(shè)計力量不足,工程進度要求緊,往往詳細設(shè)計還未完成便開始招投標活動及施工,不可避免地出現(xiàn)施工過程中不斷修改設(shè)計的現(xiàn)象,由此導(dǎo)致合同變更。

2.地質(zhì)勘探。招標前未做好地質(zhì)勘探工作,施工時的地質(zhì)條件與合同說明的地質(zhì)條件不同,施工條件發(fā)生變化,從而導(dǎo)致合同變更。

二、工程項目預(yù)算控制的完善措施

預(yù)算控制側(cè)重于事后反映和反饋控制,投資控制側(cè)重于事前和事中控制,包括設(shè)計、招投標、施工管理、變更處理全過程,特別是變更處理,是投資失控最重要、最直接的原因。為避免預(yù)算失控,必須研究招評標過程和變更處理中存在的問題和導(dǎo)致投資失控的原因,從根本上控制投資增加。

(一)加強變更控制隨著工程項目的進行,合同變更將逐步增加。如何控制變更,將變更費用降到最低,是預(yù)算控制中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。變更處理應(yīng)采取前饋式控制方法,事先采取控制措施,盡可能減少以至避免變更。主要措施有:

1.優(yōu)化設(shè)計。設(shè)計費用在全部投資中所占比例極小,但對投資的影響卻很關(guān)鍵。應(yīng)引入競爭性設(shè)計招標機制,選擇技術(shù)上滿足要求、投資上最為節(jié)省的設(shè)計方案。同時,還應(yīng)落實勘探設(shè)計單位責(zé)任制,對優(yōu)質(zhì)設(shè)計予以獎勵。設(shè)計管理人員應(yīng)對設(shè)計圖紙、方案嚴格審查把關(guān),優(yōu)化工程項目設(shè)計,保證基礎(chǔ)設(shè)計數(shù)據(jù)的完整性、準確性。技術(shù)管理部門務(wù)必與設(shè)計方反復(fù)討論、協(xié)商,對設(shè)計方案反復(fù)審查,選擇最佳設(shè)計方案。預(yù)算管理部門應(yīng)對各種方案進行經(jīng)濟—技術(shù)分析比較。

2.加強招評標管理。工程項目設(shè)計應(yīng)盡量采取競爭性招標形式,并成立招評標小組。評標前對項目概算有初步了解,對投資控制做到心中有數(shù),最好能制定出標底和評標標準;然后分析承包商報價,比較工程項目的質(zhì)、量、價,選取最優(yōu)承包商和施工方案;通過談判爭取最有利的合同條款,以維護自身利益,減少變更損失。

(二)合理制定預(yù)算控制目標控制是為了確保目標的實現(xiàn),系統(tǒng)若沒有目標,就不需要也無法進行控制,脫離實際的目標是無法起到控制作用的。所以,預(yù)算編制是預(yù)算控制的重要環(huán)節(jié),預(yù)算編制的準確性建立在設(shè)計完善的基礎(chǔ)上,應(yīng)加強設(shè)計概算與標底制作。

1.設(shè)計概算。設(shè)計概算由設(shè)計方根據(jù)項目設(shè)計的工程量和材料設(shè)備價格編制,包括工程總概算和各單項工程綜合概算,是工程項目預(yù)算編制的重要依據(jù)。設(shè)計概算應(yīng)記入有關(guān)設(shè)計承包合同,并以此作為對設(shè)計方獎懲的重要依據(jù)。

2.標底制作。工程項目管理者必須事先做好投資估算,即確定標底。標底制作是編制三級預(yù)算的基礎(chǔ),不能參考投標者的報價來制定,因為可能所有投標者的報價都比實際高出很多,招標方如果不能做到心中有數(shù),很難對投標者的報價進行檢驗和評價。標底制作是預(yù)算控制中重要且必不可少的環(huán)節(jié),必須予以重視。標底的制作應(yīng)由預(yù)算管理機構(gòu)聯(lián)合設(shè)計方、施工方共同完成。為便于詢價,使標底更為準確,預(yù)算管理機構(gòu)應(yīng)建立價格數(shù)據(jù)庫。

參考文獻:

[1] [英] 伊安?梅特蘭.《如何編制公司預(yù)算》.電子工業(yè)出版社2002 年版.

[2] 全國投資建設(shè)項目管理師考試專家委員會.《投資建設(shè)項目實施》.中國計劃出版社2005 年版.

[3] 高雅青,《新編建設(shè)項目審計事務(wù)》.中國物價出版社1996年版.