信息環(huán)境下資金監(jiān)控若干問題的探討

張敏穎

摘要:企業(yè)信息化管理有助于資金監(jiān)控水平的不斷提升,促進財務資金監(jiān)控時點前移,及時為提供管理決策信息,對企業(yè)的經(jīng)營管理具有重要的意義。本文從現(xiàn)代企業(yè)財務業(yè)務一體化下資金監(jiān)控面臨的信息集成、會計原始單據(jù)收集、有效監(jiān)控的問題,探討了完善解決財務資金監(jiān)控的有效途徑。

關鍵詞:信息環(huán)境財務管理資金監(jiān)控

近十年來,財務核算體系經(jīng)歷了巨大的變革,先后從手工編制賬務處理轉(zhuǎn)向電腦財務賬務處理模式,從單機版財務系統(tǒng)到網(wǎng)絡版財務信息集成系統(tǒng)的應用,再從網(wǎng)絡版財務集成信息系統(tǒng)發(fā)展到財務業(yè)務一體化的ERP(Enterprise Resource Planning,企業(yè)資源計劃)信息系統(tǒng)的實施。雖然信息化的普及,尤其是ERP的推廣使用,促進了企業(yè)財務管理的集約化,但是它同時也帶來了財務資金監(jiān)控的一些新問題與風險。

一、資金監(jiān)控存在的若干問題與原因分析

(一)缺乏有效的資金信息監(jiān)控共享平臺。雖然伴隨著信息網(wǎng)絡技術應用的高速發(fā)展,國內(nèi)大中型企業(yè)已逐漸推廣并使用了ERP管理信息系統(tǒng),倡導實現(xiàn)財務與業(yè)務一體化的運營管理模式,但是真正能夠通過信息集成實現(xiàn)財務與業(yè)務完美協(xié)同的企業(yè)卻不多。通常企業(yè)許多業(yè)務的信息化,實際上只是手工操作的簡單遷移,并沒有從根本實現(xiàn)信息共享的有效整化與優(yōu)化。信息孤島的現(xiàn)象在部門內(nèi)的各崗位之間、公司內(nèi)各部門之間、集團內(nèi)總分公司之間都是存在的。信息傳遞的時滯,不僅弱化了信息的有用性,而且弱化了企業(yè)對資金的控制力度。

(二)傳統(tǒng)的財務信息收集方式已跟不上現(xiàn)代資金監(jiān)控的需要。目前不少企業(yè)財務核算數(shù)據(jù)收集、加工主要依靠紙質(zhì)原始單據(jù)的收集,因而資金流信息的反映往往會滯后于物流信息。通常財務核算單據(jù)首先,從外部單位進入企業(yè)內(nèi)部;接著,在企業(yè)內(nèi)部的部門之間流轉(zhuǎn);最后,由財務人員以財務信息的形式把公司經(jīng)營結(jié)果反映出來,從而導致財務監(jiān)督只能停留事后監(jiān)督的層面。提升企業(yè)運營效率與效果,將資金監(jiān)控時點前移,實現(xiàn)事前、事中監(jiān)控已成為當前財務管理應重點關注內(nèi)容。

(三)物流與資金流之間缺乏有效監(jiān)控。從供應鏈角度,企業(yè)的采購、庫存、銷售各環(huán)節(jié)中商品的流轉(zhuǎn)信息與其資金交易結(jié)算環(huán)節(jié)通常是不同步的,當它們相互之間缺乏一定的紐帶,往往容易出現(xiàn)監(jiān)控的脫節(jié),從而帶來采購成本的上升、庫存商品的積壓、銷售應收款項的上升。連接物流與資金流的相互關系,找出關鍵控制環(huán)節(jié)是現(xiàn)代企業(yè)資金監(jiān)控應解決的重點問題。

(四)未能解決跨時空資金監(jiān)控。由于受時間、空間的限制,一方面,在集團企業(yè)內(nèi),企業(yè)管理層因無法及時獲取各分支機構(gòu)真實、準確的信息,從而引起決策的偏離與滯后;另一方面,在企業(yè)外部,企業(yè)銀行賬戶資金變動信息、客戶資料信息無法及時更新,交易只能在指定地點時間、指定進行等一系列資金信息交互問題,制約了企業(yè)的經(jīng)營管理。

二、解決信息化下資金監(jiān)控的對策

(一)建立有效的集成化資金監(jiān)控信息系統(tǒng)。要提高信息傳遞的速度,強化企業(yè)對資金的監(jiān)控力度,就應著手建立集成化的實時動態(tài)資金監(jiān)控平臺,用于聯(lián)接各部門信息,疏通信息壁壘。有效的集成化資金監(jiān)控信息平臺應包括業(yè)務事件信息的收集、結(jié)構(gòu)化規(guī)則與控制準則的制定、會計憑證模板的設置、實時分析報告的生成。

集成化的目標在于解決企業(yè)內(nèi)部ERP系統(tǒng)與其他各系統(tǒng)間的一致性、匹配性與協(xié)同性。因而企業(yè)構(gòu)建集成化監(jiān)控系統(tǒng),首先,要分析貨幣資金實時監(jiān)控的重點環(huán)節(jié)及其關鍵控制點與控制缺陷,明確物流、資金流、信息流集成的數(shù)據(jù)邏輯關系、控制順序、業(yè)務操作的流程與貨幣資金流向等相互間的制衡關系;其次,要梳理企業(yè)采用的ERP系統(tǒng)與各輔助信息系統(tǒng)間的相互關系,確認資金信息流向及其相互之間數(shù)據(jù)的邏輯關系。最后,根據(jù)業(yè)務類型建立集成化監(jiān)控系統(tǒng)的各種跟蹤監(jiān)控、稽核、預警、分析報告模型,以便管理者進行適時地監(jiān)控。

(二)以電子數(shù)據(jù)傳遞替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)原始單據(jù)。以電子數(shù)據(jù)的傳遞替代企業(yè)財務核算原始單據(jù)的數(shù)據(jù)收集、加工過程,從根本上解決純粹依靠紙質(zhì)原始單據(jù)的收集信息導致資金流的信息滯后于物流信息的現(xiàn)象。

信息集成化下,財務核算原始數(shù)據(jù)首先,從業(yè)務經(jīng)辦部門確認進入信息系統(tǒng);接著,通過企業(yè)內(nèi)部的系統(tǒng)進行加工、處理并以財務信息的形式把公司經(jīng)營結(jié)果反映出來,從而使資金監(jiān)控時點能夠前移,實現(xiàn)事前、事中監(jiān)控。通過貨幣資金實時監(jiān)控信息平臺高度共享了資金信息,以電子數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡方式信息傳遞,不僅可以延伸與客戶間業(yè)務票據(jù)的結(jié)算平臺,實現(xiàn)業(yè)務受理的跨越時間和空間。同時也可以通過電子信息的整合達到數(shù)據(jù)源的統(tǒng)一,促進管理層人員獲取信息時僅需通過系統(tǒng)權(quán)限的設置,而不必每次再通過相關人員匯總重新整理,從而有力地保證了信息的真實性、及時性、準確性。

(三)根據(jù)物流與資金流之間的關系設置有效的資金監(jiān)控。鑒于企業(yè)的采購、庫存、銷售各環(huán)節(jié)中商品的流轉(zhuǎn)信息與其資金交易結(jié)算環(huán)節(jié)通常是不同步的,管理人員應根據(jù)現(xiàn)金流與物流在不同時間點上數(shù)量和金額的平衡匹配關系,設置它們之間的有效監(jiān)控方式。

以銷售環(huán)節(jié)的物流與現(xiàn)金流監(jiān)控關系為例:1、錢貨兩清的銷售業(yè)務,其現(xiàn)金流與物流是一致的,因而企業(yè)的貨幣資金實時監(jiān)控可以通過對物流流出的時間與數(shù)量來監(jiān)控現(xiàn)金流入的時間和金額。例如:產(chǎn)品交付時,現(xiàn)金的流入的金額應與產(chǎn)品交付的數(shù)量與單價相乘的總額相互匹配,并且交付的時間與現(xiàn)金流入的時間也應相互匹配。2、先取得預收款項的銷售業(yè)務,其現(xiàn)金流先于物流,因而企業(yè)的貨幣資金實時監(jiān)控可以通過企業(yè)自身的管理監(jiān)控,實現(xiàn)內(nèi)部控制流程的合法性與資金的安全性。3、信用銷售(賒銷)的銷售業(yè)務,其現(xiàn)金流滯后于物流,因而企業(yè)的貨幣資金實時監(jiān)控可以通過ERP系統(tǒng)對每個賒銷客戶預先設置授信額度、欠款天數(shù)等信用管理策略進行實時有效地監(jiān)控。

三、小結(jié)

綜上所述,信息化環(huán)境下的財務資金監(jiān)控優(yōu)化是一項綜合性強的系統(tǒng)工程,它可以從信息系統(tǒng)的優(yōu)化整合、傳統(tǒng)業(yè)務流程的重組、傳統(tǒng)監(jiān)控模式與信息監(jiān)控模式的融合,以及物流與資金流之間的牽制關系等方面入手,最終實現(xiàn)現(xiàn)代化管理理念的更新與信息系統(tǒng)的有效應用于企業(yè)的管理決策。

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