電算化會(huì)計(jì)的問(wèn)題及其內(nèi)部控制

蘆旭燕 白大萍

摘要:隨著電算化在我國(guó)企業(yè)的普及,會(huì)計(jì)電算化的出現(xiàn)與普及使人類(lèi)實(shí)現(xiàn)了“以機(jī)代人”的設(shè)想,但事物總是一分為二的,同時(shí)也給我們帶來(lái)了新的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。文章在分析我國(guó)電算化下企業(yè)內(nèi)部控制面臨的現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上,提出了加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制的建議。

關(guān)鍵詞:電算化會(huì)計(jì);問(wèn)題;內(nèi)部控制

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)體制改革的深化,會(huì)計(jì)電算化得到迅速普及和發(fā)展,不同的企業(yè)單位根據(jù)自身的需要和條件,選擇了不同方式的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。在這普及和發(fā)展的大好局面下,我們不能不看到一些發(fā)展中的問(wèn)題,因此開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)是新形勢(shì)下擺在我們面前的新任務(wù)。

1 會(huì)計(jì)電算化中存在的問(wèn)題

電算化管理制度與執(zhí)行脫離。為確保電算化系統(tǒng)正常運(yùn)行和會(huì)計(jì)信息的安全、準(zhǔn)確、合法、可靠,企業(yè)需研究制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化管理方法與制度。一些企業(yè)為達(dá)到甩賬目的,根據(jù)財(cái)政部會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范要求制定了大量的企業(yè)內(nèi)部電算化管理與控制制度,一時(shí)起到很好效果,但甩賬后,這些制度沒(méi)有進(jìn)一步完善,主要表現(xiàn)為:操作規(guī)程混亂、職責(zé)不清;在裝有電算化的計(jì)算機(jī)上操作一些與電算化工作無(wú)關(guān)的內(nèi)容,如上網(wǎng)聊天、玩游戲;允許一些無(wú)關(guān)人員使用計(jì)算機(jī);電算化數(shù)據(jù)檔案保管力度不夠等,上述問(wèn)題均應(yīng)解決。

電算化基礎(chǔ)管理工作十分薄弱。會(huì)計(jì)電算化雖然在很大程度上減輕了會(huì)計(jì)人員的工作量,但同時(shí)也增加了操作人員、系統(tǒng)維護(hù)人員等崗位,帶來(lái)了許多新的要求,提出了新的問(wèn)題。而目前,我國(guó)建立在手工操作條件下的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的管理還存在著很多不足,一些中小企業(yè)內(nèi)部控制也不是十分完善。實(shí)施會(huì)計(jì)電算化,就需要建立與之相配套的一系列內(nèi)部控制制度加以約束,才能充分發(fā)揮電算化的優(yōu)勢(shì)。目前,不少單位沒(méi)有嚴(yán)密的管理制度或有章不循,使得會(huì)計(jì)電算化不能正常健康運(yùn)轉(zhuǎn)。由于基礎(chǔ)工作薄弱,建立在此基礎(chǔ)上的電算化管理也就出現(xiàn)了一些問(wèn)題,導(dǎo)致手工與計(jì)算機(jī)并行時(shí)間過(guò)長(zhǎng),增加了會(huì)計(jì)人員的工作量。

缺乏會(huì)計(jì)電算化專(zhuān)業(yè)人才。由于會(huì)計(jì)電算化涉及到會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)兩種專(zhuān)業(yè)知識(shí),在崗的會(huì)計(jì)人員雖經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)等級(jí)培訓(xùn),但與實(shí)際要求水平還有較大的差距。

計(jì)算機(jī)培訓(xùn)教材老化。計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展很快,幾年時(shí)間,計(jì)算速度提高了幾十倍,軟件操作系統(tǒng)也有質(zhì)的變化。而現(xiàn)在的教材多為幾年前的,所介紹的知識(shí)陳舊,實(shí)用性不強(qiáng),經(jīng)過(guò)這樣的培訓(xùn)并通過(guò)考試的人員實(shí)際操作能力可想而知。

會(huì)計(jì)人員知識(shí)不全面,缺乏對(duì)會(huì)計(jì)人員的再培訓(xùn)和定期考核。

2 電算化會(huì)計(jì)內(nèi)部控制內(nèi)容

從傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)到電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng),雖然會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的目標(biāo)和主要特征沒(méi)變,會(huì)計(jì)核算的復(fù)式記賬和借貸平衡的基本原理和方法也沒(méi)有變,但由于會(huì)計(jì)信息處理方式和方法的計(jì)算機(jī)自動(dòng)化,使得會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理程序和工作組織發(fā)生了質(zhì)的變化,由此導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制體系也出現(xiàn)了些新的特點(diǎn)和變化。

在會(huì)計(jì)工作實(shí)現(xiàn)電算化以后,內(nèi)部控制按照其實(shí)施方式的不同,分為組織控制和功能控制。組織控制是指通過(guò)建立規(guī)章制度、工作人員的合理分工而建立起來(lái)的內(nèi)部控制。功能控制是指在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中設(shè)計(jì)一定的功能而實(shí)現(xiàn)的內(nèi)部控制。按實(shí)施環(huán)境的不同,內(nèi)部控制又可分為應(yīng)用控制和一般控制。應(yīng)用控制是指運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理過(guò)程中所實(shí)施的內(nèi)部控制。按本身的性質(zhì)和實(shí)施的目的,內(nèi)部控制還可分為管理控制和會(huì)計(jì)控制。管理控制是指為了保證計(jì)劃、預(yù)算和定額任務(wù)的完成,提高經(jīng)濟(jì)效益而實(shí)施的內(nèi)部控制。會(huì)計(jì)控制是指為了維護(hù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠和保護(hù)單位財(cái)產(chǎn)完整而實(shí)施的內(nèi)部控制。

3 電算化會(huì)計(jì)下完善內(nèi)部控制的必要性

由于電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在賬務(wù)處理流程和工作組織方式等許多方面與手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)不同,又由于使用該系統(tǒng)存在著特有的潛在風(fēng)險(xiǎn),電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)必須建立在科學(xué)的內(nèi)部控制體系以保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠。

3.1 電算化會(huì)計(jì)下授權(quán)方式的改變要求加強(qiáng)內(nèi)部控制

在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)由發(fā)生到形成相應(yīng)的賬務(wù)處理信息,其經(jīng)歷的每一個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)由具有相應(yīng)管理權(quán)限的有關(guān)人員審核簽章后才可辦理。這種傳統(tǒng)管理方式雖然處理的速度慢,但可有效地防止作弊。然而,在電算化會(huì)計(jì)下,權(quán)限分工的主要表現(xiàn)為口令授權(quán)?？诹畈幌裼≌履菢佑蓪?zhuān)人負(fù)責(zé)保管而是存放于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi),一旦口令被人偷看或竊取,便會(huì)帶來(lái)巨大隱患,此種案例在現(xiàn)實(shí)中已發(fā)生多起。如某某會(huì)計(jì)人員被客戶(hù)收買(mǎi),竊取口令,非法核銷(xiāo)客戶(hù)的應(yīng)收款及相關(guān)資料;銷(xiāo)貨人員竊得客戶(hù)的信息將客戶(hù)信息轉(zhuǎn)賣(mài)給其他公司。

3.2 會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化的變革要求加強(qiáng)內(nèi)部控制

在手工方式下,會(huì)計(jì)信息以賬、證、表等形式存儲(chǔ)在不同的紙張上,增、刪、修改會(huì)計(jì)憑證或會(huì)計(jì)賬冊(cè)都可以從各自的筆跡和印章上分清責(zé)任,因此很難不露痕跡地加以修改或偽造。但實(shí)行了電算化會(huì)計(jì)后,會(huì)計(jì)信息是以數(shù)據(jù)庫(kù)文件的形式保存在磁光介質(zhì)上,這種無(wú)紙張憑證和賬冊(cè)很容易不留痕跡地被篡改和偽造,從而給內(nèi)部控制帶來(lái)新的挑戰(zhàn)。另外磁或光介質(zhì)對(duì)保存環(huán)境要求高,容易損壞,一旦損壞很難恢復(fù),這無(wú)疑對(duì)內(nèi)部控制提出了更高的要求。

3.3 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展也要求加強(qiáng)內(nèi)部控制

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的突飛猛進(jìn)給電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)帶來(lái)了深遠(yuǎn)的影響。目前財(cái)務(wù)軟件的網(wǎng)絡(luò)功能主要包括:遠(yuǎn)程報(bào)賬、遠(yuǎn)程報(bào)表、遠(yuǎn)程審計(jì)、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上催賬、網(wǎng)上報(bào)稅、網(wǎng)上采購(gòu)、網(wǎng)上銷(xiāo)售、網(wǎng)上銀行等。由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有開(kāi)放性,而大量的會(huì)計(jì)信息又是通過(guò)網(wǎng)上傳輸?shù)?這樣就有可能使網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)遭到“黑客”的攻擊或“病毒”的入侵,同樣可能導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息被竊取或者是被蓄意篡改,這一系列的問(wèn)題的解決離不開(kāi)內(nèi)部控制制度的完善和發(fā)展。

4 我國(guó)電算化會(huì)計(jì)內(nèi)部控制面臨的現(xiàn)狀

4.1 復(fù)合人才的缺乏,電算化會(huì)計(jì)人員整體素質(zhì)有待提高

電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)是人機(jī)結(jié)合的系統(tǒng),它既需要熟悉計(jì)算機(jī)操作的財(cái)會(huì)人員,又需要精通計(jì)算機(jī)硬件維修、信息系統(tǒng)管理和基本財(cái)務(wù)知識(shí)的系統(tǒng)管理員。但我國(guó)這種復(fù)合型人才還相當(dāng)匱乏,培養(yǎng)這類(lèi)的人才還需要一定的時(shí)間。

4.2 單位領(lǐng)導(dǎo)層的認(rèn)識(shí)不到位,電算化工作的廣度和深度有待推進(jìn)

不少企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的重要意義,沒(méi)有認(rèn)識(shí)到開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化是時(shí)代發(fā)展的必然,是管理現(xiàn)代化的需要。目前還有相當(dāng)一部分的企業(yè)電算化會(huì)計(jì)工作還只是處于單項(xiàng)或者幾項(xiàng)會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)和報(bào)表匯總工作,有關(guān)工資、固定資產(chǎn)、銷(xiāo)售的核算、成本的核算還沒(méi)有實(shí)行電算化,全國(guó)全部實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)還為數(shù)不多,企業(yè)實(shí)施電算化會(huì)計(jì)的廣度和深度還不夠,從而為電算化會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度的建立和完善增加了難度。

4.3 會(huì)計(jì)軟件不能及時(shí)升級(jí)換代,軟件安全性、保密性差

不少企業(yè)認(rèn)為電算化僅僅是“以機(jī)代賬”,軟件只需要一次投入即可,出現(xiàn)了只重視硬件換代,不注意軟件升級(jí)的情況。從奔騰Ⅱ一直到奔騰Ⅳ,機(jī)型更換了幾次,但財(cái)務(wù)軟件仍停留在“古老”的Foxbase開(kāi)發(fā)的DOS版上。另一方面,多數(shù)企業(yè)總是忙于開(kāi)發(fā)、購(gòu)買(mǎi)硬件和會(huì)計(jì)軟件,并求得賬、證、表的正確輸出,卻很少過(guò)問(wèn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是否安全可靠,企業(yè)以及部門(mén)的內(nèi)部控制是否健全,導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息的使用者對(duì)會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)的可靠性持懷疑態(tài)度。

綜上所述,會(huì)計(jì)電算化在我國(guó)企業(yè)的普及,在給會(huì)計(jì)人員帶來(lái)方便快捷高效的工作方式的同時(shí),無(wú)疑也增加了信息的安全隱患。我們只有順應(yīng)電算化發(fā)展的潮流,建立分工明確、權(quán)責(zé)落實(shí)、操作嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度并切實(shí)的加以執(zhí)行,這樣才能充分發(fā)揮電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的準(zhǔn)確性和高效性,才能為企業(yè)管理層提供準(zhǔn)確及時(shí)的決策信息,從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化目標(biāo)。

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