基于采購(gòu)層面的庫存管理

黃慧丹

摘要:如何保持適量的庫存一直是困擾企業(yè)的難題。企業(yè)為了保證供應(yīng)的連續(xù)性,往往會(huì)采取高庫存的方式。然而高庫存不僅導(dǎo)致庫存成本上升和企業(yè)資金的占用,而且會(huì)掩蓋企業(yè)暗藏的眾多管理問題。降低庫存是持續(xù)運(yùn)營(yíng)企業(yè)必須面臨和首先解決的問題。高庫存的產(chǎn)生是企業(yè)眾多部門相互牽制和信息不公開等諸多原因的作用結(jié)果。采購(gòu)作為庫存管理的“咽喉”部門,可以采取加強(qiáng)與相關(guān)部門的信息化建設(shè)、利用各種采購(gòu)技術(shù)和加強(qiáng)與供應(yīng)商合作等方式來為企業(yè)保持適量庫存而努力。

關(guān)鍵詞:庫存;采購(gòu);庫存管理;VMI

中圖分類號(hào):F721文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號(hào):1673-291X(2009)27-0169-02

顧名思義,庫存管理就是要對(duì)“庫”房里的“存”放的物品加以“管理”。一直以來,中國(guó)很多企業(yè)庫存居高不下,這不但占用大量資金,而且掩蓋了企業(yè)管理中的諸多問題。如何降低庫存達(dá)到“水落石出”,從而暴露出企業(yè)隱藏在庫存背后的問題,對(duì)于企業(yè)降低成本、持續(xù)經(jīng)營(yíng)具有重要意義。

一、高庫存下存在的風(fēng)險(xiǎn)

對(duì)庫存的不良控制會(huì)導(dǎo)致庫存的不足或過剩。庫存不足將錯(cuò)過送貨、失去銷售額、使顧客不滿意、還會(huì)產(chǎn)生生產(chǎn)瓶頸等問題。而庫存過?？雌饋硭坪踉谶@兩個(gè)不良中屬于危害較小的一個(gè),貌似不會(huì)對(duì)整個(gè)局面造成嚴(yán)重后果。但附著在過剩庫存上的占用資金卻令人愕然,當(dāng)庫存持有成本過高時(shí),同樣導(dǎo)致局面失控。

高庫存會(huì)給企業(yè)帶來以下困擾:

1.企業(yè)倉儲(chǔ)物流、信息流混亂。企業(yè)物料貨架被占用得滿滿,有些貨箱或托盤甚至因無位置而臨時(shí)擺放在地面上。表面上看來,物料充足有利于生產(chǎn)用料的及時(shí)供給。但事實(shí)上,由于進(jìn)料的不均衡,貨位配置的不合理,造成物料擺放并未能完全按要求進(jìn)入指定的貨位,其結(jié)果是:一方面,ERP系統(tǒng)中不能正確反映實(shí)際物料狀態(tài),操作管理員往往會(huì)另建一本賬來記錄進(jìn)、銷、存的狀態(tài),使ERP系統(tǒng)未能真正發(fā)揮應(yīng)有的信息功能;另一方面,由于物料的料位不確定性,給現(xiàn)場(chǎng)搬運(yùn)操作人員造成很多的不方便,而且需要花費(fèi)大量時(shí)間來尋找所需物料,反而降低了生產(chǎn)效率。

2.高庫存隱蓋了大量浪費(fèi)現(xiàn)象。高庫存不但占用了大量流動(dòng)資金,使公司資金面臨狀況惡化,給公司的形象造成了一定的負(fù)面影響,同時(shí)高庫存占用企業(yè)的倉庫空間,使庫存成本不斷上升,也影響其他物料的正常管理。

3.高庫存掩蓋企業(yè)存在的管理問題。高庫存可以很好地掩蓋企業(yè)諸如生產(chǎn)安排不當(dāng)、機(jī)器維護(hù)缺失、工程設(shè)計(jì)不合理、產(chǎn)能不平衡等眾多的問題。這些問題如企業(yè)航行中的“暗礁”,問題的隱藏給企業(yè)的持續(xù)運(yùn)營(yíng)埋下陰影。

二、庫存控制問題產(chǎn)生原因

黑格爾有句格言:“凡是存在的都是合理的”。整句話從管理學(xué)上可以理解為“凡是客觀存在的事實(shí),都有其必然發(fā)生的原因或理由。”企業(yè)庫存過高必然有其根本原因。

1.不確定性對(duì)庫存的影響。(1)公司采購(gòu)人員為了規(guī)避缺貨風(fēng)險(xiǎn),避免停線損失,往往采用放大實(shí)際采購(gòu)需求量(即用實(shí)際需求乘上一個(gè)大于1的系數(shù))的做法,使每次采購(gòu)量都會(huì)產(chǎn)生一定的裕量。(2)錯(cuò)誤估計(jì)供應(yīng)鏈中物料的流動(dòng)時(shí)間,造成有的庫存增加,而有的物品庫存不足的現(xiàn)象。(3)對(duì)一些關(guān)鍵物資,采購(gòu)人員為了保證安全供應(yīng),會(huì)在供應(yīng)時(shí)間上卡余量即實(shí)際要求交貨期為15天卻要求10天交貨。表面上看可以減少物流過程中不可知因素造成的延遲風(fēng)險(xiǎn),但也因此造成正常貨期內(nèi)的庫存量增加。(4)訂單的變化對(duì)生產(chǎn)計(jì)劃的影響。因受市場(chǎng)變化的影響,如美國(guó)由于房貸市場(chǎng)風(fēng)波引發(fā)的金融風(fēng)暴以后,作為主攻市政建設(shè)市場(chǎng)的許多公司都受到較大打擊,一大部分訂單被臨時(shí)取消,而先前采購(gòu)的專用物料因無法用于其他項(xiàng)目,必將形成閑置庫存造成浪費(fèi)。

2.安全庫存設(shè)置較高。對(duì)制造型企業(yè),為使生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常進(jìn)行、防止因需求或供應(yīng)的波動(dòng)引起缺貨或停工待料,經(jīng)常對(duì)倉庫中各項(xiàng)目保持一定數(shù)量的計(jì)劃庫存量,即安全庫存。安全庫存是消除制造過程中不可預(yù)知變化的重要方法,這種不可預(yù)知性的產(chǎn)生可能由于組織間缺少合作與協(xié)調(diào)造成的;也可能因新產(chǎn)品的開發(fā)未很好地進(jìn)行供應(yīng)鏈的規(guī)劃,產(chǎn)生如運(yùn)輸時(shí)間過長(zhǎng)、庫存成本增加的情況。安全庫存必然會(huì)增加庫存費(fèi)用。因此,須要確定一個(gè)適宜的安全庫存水平。

3.低效率或不準(zhǔn)確的信息傳遞。(1)信息系統(tǒng)的實(shí)施最基本的條件是保證采集的信息必須是及時(shí)的、準(zhǔn)確的。但在實(shí)際的操作上,常常得到是延遲的或不準(zhǔn)確的信息,進(jìn)而影響庫存量的精確度。例如,在操作中相關(guān)人員如果不能對(duì)采購(gòu)物料及時(shí)接收入庫、正確進(jìn)入指定庫位,訂單完成不能后按時(shí)輸入系統(tǒng)等,就會(huì)對(duì)信息使用人員產(chǎn)生誤導(dǎo);(2)系統(tǒng)中相關(guān)材料的單位轉(zhuǎn)換系數(shù)的不準(zhǔn)確,造成實(shí)盤與賬盤的差異。生產(chǎn)中,這兩類差異也影響庫存的準(zhǔn)確度。下面兩類產(chǎn)品很能說明這種問題:1)不銹鋼帶:采購(gòu)時(shí)計(jì)價(jià)按采購(gòu)重量核算,但在生產(chǎn)中卻是以長(zhǎng)度計(jì)算消耗量,系統(tǒng)中的轉(zhuǎn)換是以一個(gè)理論系數(shù)(Kg/inch)來進(jìn)行計(jì)算,由于不同批次材料密度并不是絕對(duì)衡定不變的,因而勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生差異。2)橡膠襯墊:采購(gòu)時(shí)考慮適用性,每塊橡膠襯墊都是以大規(guī)格供貨,在使用中再根據(jù)需要切成不同規(guī)格尺寸使用。但由于生產(chǎn)計(jì)劃人員未能對(duì)生產(chǎn)中使用的不同規(guī)格進(jìn)行詳細(xì)分析匯總而進(jìn)行訂購(gòu),因此會(huì)產(chǎn)生一定量的無法使用的小規(guī)格殘留料。這部分殘留在系統(tǒng)中仍以物料庫存加以反映,但實(shí)際上已是無法使用的廢料。

4.材料價(jià)格的變化對(duì)庫存值的影響。物料價(jià)格的波動(dòng)同樣會(huì)對(duì)庫存凈值產(chǎn)生影響,特別是一些受市場(chǎng)需求影響較大的資源性產(chǎn)品。一種物料2007年度月平均價(jià)格走勢(shì)圖,不難發(fā)現(xiàn)價(jià)格最低點(diǎn)在8月和12月份,為RMB30300/ton, 最高點(diǎn)在5、6月份為RMB42000/ton,最高和最低的比率達(dá)1.4,也就是說價(jià)格上升了40%。同樣反映在庫存上,同樣的數(shù)量,存貨值提高了40%,如果在5、6月份仍按簡(jiǎn)單的采購(gòu)策略集中進(jìn)貨,必然造成庫存量大幅度上升,占用大量的資金。

5.物料報(bào)廢與處理不及時(shí)。在企業(yè)實(shí)際運(yùn)行中,不可避免地會(huì)出現(xiàn)質(zhì)量問題,如物料進(jìn)貨檢驗(yàn)、生產(chǎn)過程中在制品檢驗(yàn)都可能發(fā)現(xiàn)質(zhì)量缺陷;另外,成品終檢也會(huì)出現(xiàn)不合格現(xiàn)象。這些缺陷產(chǎn)品很多時(shí)候不能及時(shí)或定期進(jìn)行處理。另外,如上面所提到的由于系統(tǒng)轉(zhuǎn)換問題而產(chǎn)生的無實(shí)際使用價(jià)值的存貨,由于未能得到及時(shí)有效處理,而滯留在企業(yè)內(nèi)部,不但占用場(chǎng)地,增加管理費(fèi)用,同時(shí)也實(shí)質(zhì)性地構(gòu)成資金占用,使這部分成本不能及時(shí)轉(zhuǎn)化為現(xiàn)金流。

三、基于采購(gòu)層面的庫存管理改善措施

(一)制訂降低物資庫存責(zé)任制

庫存的降低,需要企業(yè)高層管理者的高度重視和親自參與。庫存量特別高且一直無法下降的企業(yè),可以在總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下成立專門的庫存攻關(guān)小組,生產(chǎn)、質(zhì)量、物流、倉庫等相關(guān)部門都應(yīng)是小組的重要成員。另外,還應(yīng)設(shè)定各階段的分級(jí)目標(biāo)。作為激勵(lì)措施,將庫存降低成果將作為年度調(diào)資及個(gè)人晉升的重要考量指標(biāo)。

(二)實(shí)施本土化采購(gòu)戰(zhàn)略

1.產(chǎn)品分析。生產(chǎn)企業(yè)在生產(chǎn)中使用的物料有數(shù)千種,使用量也各不相同,如何實(shí)施戰(zhàn)略采購(gòu)是要思考的一個(gè)關(guān)鍵問題?？梢愿鶕?jù)采購(gòu)金額和供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)的二維分析工具來進(jìn)行分析。通過這樣分析歸類,為今后根據(jù)產(chǎn)品的特征采取相應(yīng)采購(gòu)方式,降低采購(gòu)成本創(chuàng)造了條件。

2.選擇合格的本土供應(yīng)商。一般情況下,海外供應(yīng)商價(jià)格上無優(yōu)勢(shì)可言,交貨也相當(dāng)長(zhǎng)(一般海運(yùn)約1個(gè)月),質(zhì)量問題反應(yīng)效率也較差。交貨期長(zhǎng)的直接后果是工廠必須為此準(zhǔn)備更多庫存。

物料質(zhì)量是影響庫存管理的一個(gè)因素,同時(shí)對(duì)生產(chǎn)組織、制品品質(zhì)等都會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重影響,因此尋找優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商資源至關(guān)重要。為確保供應(yīng)商提供的產(chǎn)品質(zhì)量能達(dá)到指定的要求,而且是穩(wěn)定有效的,企業(yè)對(duì)合格的本土化供應(yīng)商的要求是必須有一套內(nèi)部控制體系,原則上必須通過ISO9000質(zhì)量保證體系。

地理位置遠(yuǎn)近是影響供應(yīng)商的交貨表現(xiàn)的一個(gè)重要指標(biāo)。盡量的控制企業(yè)的采購(gòu)半徑對(duì)于企業(yè)庫存的降低具有重要作用。

(三)采購(gòu)策略應(yīng)用

1.小批量采購(gòu)模式。新供應(yīng)商的開發(fā)為小批量采購(gòu)創(chuàng)造了條件。由于企業(yè)每月、每周,甚至細(xì)化到每日的材料需求有其相對(duì)的不確定性,而要達(dá)到降低物料的庫存,又能保證準(zhǔn)時(shí)、按質(zhì)按量得到所需的材料,實(shí)施小批量采購(gòu)是一個(gè)行之有效的辦法。公司現(xiàn)實(shí)操作中可以每月給供應(yīng)商一個(gè)總括定單(包括當(dāng)月需求及后兩月的預(yù)測(cè)),而實(shí)際交貨量是根據(jù)采購(gòu)下達(dá)的每周兩次的實(shí)際交貨清單進(jìn)行。

2.價(jià)格策略。(1)由于同一種產(chǎn)品國(guó)內(nèi)采購(gòu)價(jià)會(huì)比國(guó)外采購(gòu)便宜,通過采取提高本土化采購(gòu)份額,使采購(gòu)成本降低從而實(shí)現(xiàn)庫存值大幅度下降。(2)由于原輔材料成本波動(dòng)會(huì)對(duì)供應(yīng)商提供產(chǎn)品的生產(chǎn)成本構(gòu)成直接影響,在成本上升時(shí),供應(yīng)商會(huì)主動(dòng)提價(jià)以保證自己利潤(rùn)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),最終也會(huì)反映在采購(gòu)價(jià)格的上升。針對(duì)這一狀況,企業(yè)就應(yīng)根據(jù)具體情況給出相應(yīng)的策略:對(duì)于物料價(jià)值不大的產(chǎn)品,公司可根據(jù)市場(chǎng)行情,與供應(yīng)商簽訂一份框架協(xié)議,預(yù)測(cè)半年或一年的用量,同時(shí)確定期限內(nèi)固定價(jià)格。

3.交貨期控制。交貨期的控制是降低庫存量的有效方法,采購(gòu)交期是指發(fā)出采購(gòu)訂單到收到供應(yīng)商送貨的時(shí)間。控制交貨期首先采購(gòu)人員應(yīng)做好期前控制,同供應(yīng)商明確具體的時(shí)間;其次,采購(gòu)人員應(yīng)做好采購(gòu)過程中的跟蹤及必要的催貨工作;最后以交貨期作為對(duì)供應(yīng)商評(píng)價(jià)的一個(gè)重要指標(biāo),定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行交貨期進(jìn)行考核。

4.應(yīng)用VMI。VMI是Vendor Managed Inventory的縮寫,直譯就是“供應(yīng)商管理庫存”意譯可為“寄售”。簡(jiǎn)單地說,就是供應(yīng)商把產(chǎn)品放在客戶的倉庫,客戶消費(fèi)一件,付費(fèi)一件。消費(fèi)之前,庫存屬于供應(yīng)商。對(duì)采購(gòu)方來說,VMI降低了庫存成本。

(四)電子采購(gòu)

通過電子商務(wù)方式降低采購(gòu)處理成本(交通、通訊、運(yùn)輸?shù)荣M(fèi)用);通過合理安排采購(gòu)頻率和批量,降低采購(gòu)費(fèi)用和倉儲(chǔ)成本;對(duì)供應(yīng)商提供的服務(wù)和產(chǎn)品進(jìn)行“菜單式”購(gòu)買。有技術(shù)條件的企業(yè),可以針對(duì)不同內(nèi)部用戶開發(fā)了專業(yè)外掛模塊,從而有效提高采購(gòu)庫存管理的效率。