淺談成人高等教育學(xué)籍檔案工作者的素質(zhì)

孫曉濤　張鳳偉

[摘 要]成人高等教育學(xué)籍檔案管理是高校管理的重要組成部分，檔案工作者需要從檔案意識(shí)、法律素養(yǎng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、科學(xué)文化素質(zhì)等方面全面提高自身素質(zhì)，推進(jìn)學(xué)籍檔案的現(xiàn)代化、信息化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。

[關(guān)鍵詞]成人高等教育 學(xué)籍檔案 素質(zhì)

作者簡(jiǎn)介：孫曉濤，男，河北科技師范學(xué)院；張鳳偉，女，秦皇島廣澤工程項(xiàng)目管理有限公司。

一、成人高等教育學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀

上世紀(jì)90年代以來(lái)，成人高等教育蓬勃發(fā)展，取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步，成人高等教育學(xué)歷文憑得到了社會(huì)上各行各業(yè)的認(rèn)可。在高速發(fā)展與可喜成績(jī)面前，管理體制的改革與創(chuàng)新日益被人們重視。學(xué)籍檔案管理是高校管理的重要組成部分，學(xué)籍檔案管理工作不與時(shí)俱進(jìn)，必然會(huì)阻礙成人教育的穩(wěn)健發(fā)展。學(xué)籍檔案工作者決定著檔案工作的效果與質(zhì)量，然而，現(xiàn)階段，他們多為兼職檔案員。學(xué)籍檔案工作者主要從事成人教育學(xué)籍管理，兼職檔案管理?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》第十六條規(guī)定：“高等學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。”由于學(xué)籍檔案工作者是兼職檔案員，本身從事著繁重的學(xué)籍管理工作，沒有專業(yè)的檔案知識(shí)素養(yǎng)和經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的檔案管理技能培訓(xùn)，完全憑借經(jīng)驗(yàn)、習(xí)慣，手工作業(yè)，給檔案的收集、整理、立卷等工作造成了很多困難和不必要的損失，影響了檔案向?qū)W校檔案館的移交，降低了檔案的價(jià)值?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》第十一條規(guī)定：“高校檔案工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法，愛崗敬業(yè)，忠于職守，具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和相應(yīng)的科學(xué)文化知識(shí)以及現(xiàn)代化管理技能?！币虼?，提高學(xué)籍檔案工作者的素質(zhì)，培育高水平人才，具有十分重要的意義。

二、增強(qiáng)學(xué)籍檔案工作者的檔案意識(shí)

成人高等教育學(xué)籍檔案是國(guó)家人事檔案的重要組成部分，它是成人高等教育學(xué)生在校學(xué)習(xí)活動(dòng)的歷史記錄，對(duì)學(xué)生個(gè)人、學(xué)校、社會(huì)都有十分重要的價(jià)值。同時(shí)它是維護(hù)高等學(xué)歷教育的嚴(yán)肅性與權(quán)威性，打擊假冒文憑的有力武器與法律憑證。學(xué)籍檔案工作者要有強(qiáng)烈的檔案意識(shí)，對(duì)檔案事業(yè)有清晰明確的認(rèn)識(shí)，衷心熱愛檔案事業(yè)。在思想上，要樹立正確的人生觀和價(jià)值觀，甘于清貧，樂于奉獻(xiàn)，堅(jiān)持原則，自覺抵制不良風(fēng)氣，嚴(yán)格把好人情關(guān)；在業(yè)務(wù)上，要以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，勇于創(chuàng)新，不斷進(jìn)取。

三、加強(qiáng)學(xué)籍檔案工作者的法律素養(yǎng)

學(xué)籍檔案工作者應(yīng)具備較高的法律素養(yǎng)。通過(guò)學(xué)習(xí)《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī)，學(xué)籍檔案工作者要自覺遵紀(jì)守法，依法治檔，抵制不正之風(fēng)，拒絕違法違規(guī)的要求，與損害檔案的行為作斗爭(zhēng)，保持清正廉潔，維護(hù)學(xué)籍檔案的原始性、真實(shí)性與完整性。學(xué)籍檔案工作者不僅要從工作職責(zé)出發(fā)，按照檔案管理規(guī)定，進(jìn)行學(xué)籍檔案的收集與管理，還要依法維護(hù)學(xué)生的檔案權(quán)利。由于學(xué)籍檔案記載了學(xué)生姓名、身份證號(hào)、照片、獎(jiǎng)懲情況等個(gè)人隱私，如果這些信息被隨意開放，極易導(dǎo)致學(xué)生的人身權(quán)利遭受不法侵害，因此，學(xué)籍檔案工作者要制定妥善的檔案查詢制度，只有憑相關(guān)手續(xù)與證明才能進(jìn)行查詢與復(fù)印，把學(xué)籍檔案的有效利用與學(xué)生人身權(quán)利的保護(hù)有機(jī)結(jié)合起來(lái)?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定了六種違法違規(guī)行為：1、玩忽職守，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的；2、違反保密規(guī)定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；3、涂改、偽造檔案的；4、擅自出賣、贈(zèng)送、交換檔案的；5、不按規(guī)定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據(jù)為己有的；6、其他違反檔案法律法規(guī)的行為。

四、提高學(xué)籍檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)

（一）學(xué)生參加成人高考形成的檔案。（1）準(zhǔn)考證。準(zhǔn)考證是學(xué)生參加成人高考的憑證，記載了考生的姓名、性別、身份證號(hào)、照片等基本信息。學(xué)校應(yīng)結(jié)合身份證、學(xué)生本人認(rèn)真核對(duì)，防止冒名頂替、考試舞弊。（2）考生信息表。成人高考采取網(wǎng)上錄取，省考試院將考生電子信息上傳至服務(wù)器中，根據(jù)分?jǐn)?shù)及計(jì)劃進(jìn)行投檔，由學(xué)校下載投檔信息與考生信息。學(xué)校從服務(wù)器上下載了考生信息后，就在本地主機(jī)上保存了該信息。在脫機(jī)登陸的狀態(tài)下，學(xué)校只要輸入正確的用戶名和密碼，就可以查詢?yōu)g覽考生信息，還可以通過(guò)打印機(jī)打印出考生信息表，以備存檔。（3）錄取表。成人高考錄取結(jié)束后，省考試院打印出各個(gè)學(xué)校分層次、分專業(yè)的錄取表，并加蓋省考試院公章。錄取表是學(xué)校的錄取憑證。由于同一年級(jí)的所有學(xué)生的錄取信息都裝訂成一冊(cè)，在經(jīng)過(guò)反復(fù)查閱與復(fù)印后，錄取表非常容易被毀損。針對(duì)這一問題，學(xué)籍檔案工作者應(yīng)設(shè)立副本，以便保持錄取表的原始性與完整性。

（二）學(xué)生在校學(xué)習(xí)形成的檔案。（1）學(xué)籍卡。學(xué)生入學(xué)后填寫學(xué)籍卡。學(xué)籍卡包括學(xué)生基本情況、個(gè)人經(jīng)歷、家庭關(guān)系以及學(xué)籍注冊(cè)狀況等內(nèi)容。它是學(xué)籍檔案工作者進(jìn)行學(xué)籍檔案管理的載體，因此，在收集時(shí)，學(xué)籍檔案工作者應(yīng)指導(dǎo)學(xué)生正確填寫。首先，學(xué)籍卡的編號(hào)應(yīng)與學(xué)號(hào)一一對(duì)應(yīng)，做到唯一性，方便查詢管理；其次，學(xué)籍卡應(yīng)使用黑色碳素筆填寫，書寫要規(guī)范，字跡清楚工整，無(wú)涂改；最后，按年級(jí)、班級(jí)（函授站）分類。不同年級(jí)的學(xué)籍卡分年級(jí)保管，同一年級(jí)的學(xué)籍卡分班級(jí)（函授站）保管。（2）學(xué)生成績(jī)表。學(xué)生完成教學(xué)計(jì)劃規(guī)定的全部課程，成績(jī)合格后，由學(xué)校教學(xué)部門出具學(xué)生個(gè)人成績(jī)表。成績(jī)表為學(xué)生歷學(xué)期個(gè)人成績(jī)總表，其中開設(shè)課程、開課學(xué)期、學(xué)時(shí)數(shù)應(yīng)與培養(yǎng)方案一致。（3）畢業(yè)生審批登記表。學(xué)生在修完教學(xué)計(jì)劃規(guī)定的全部課程、成績(jī)合格、取得規(guī)定的學(xué)分后，由學(xué)籍檔案工作者組織其填寫畢業(yè)生審批登記表。學(xué)籍卡記載了學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間的學(xué)習(xí)過(guò)程，而畢業(yè)生審批登記表則是在學(xué)習(xí)終了時(shí)，學(xué)生、學(xué)校雙方對(duì)于這一學(xué)習(xí)過(guò)程的最終鑒定。經(jīng)過(guò)三年的成人函授學(xué)習(xí)，學(xué)生需要從思想政治、學(xué)習(xí)體會(huì)、工作實(shí)踐三個(gè)方面進(jìn)行總結(jié)鑒定。成人高等教育不僅承載著教育的一般使命，還有其特殊使命，因此，在畢業(yè)審批上，學(xué)籍檔案工作者要把好出口關(guān)，對(duì)學(xué)生的表現(xiàn)進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，認(rèn)真審核其自我鑒定，只有對(duì)思想政治合格、學(xué)習(xí)成績(jī)合格、實(shí)踐能力合格的學(xué)生才能準(zhǔn)予其畢業(yè)。畢業(yè)生審批登記表應(yīng)與學(xué)籍卡的填寫要求一致，達(dá)到符合立卷標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。對(duì)于審批合格的學(xué)生，學(xué)籍檔案工作者應(yīng)在學(xué)校意見欄簽署“準(zhǔn)予畢業(yè)”并加蓋公章。

五、提升學(xué)籍檔案工作者的科學(xué)文化素質(zhì)

《高等學(xué)校檔案管理辦法》第十五條規(guī)定：“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔?！边@就要求學(xué)籍檔案工作者必須熟練掌握計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技能。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)已滲入到各行各業(yè)。學(xué)生通過(guò)網(wǎng)絡(luò)報(bào)名參加成人高考；學(xué)校通過(guò)網(wǎng)絡(luò)錄取新生，并使用“成人高等學(xué)校學(xué)籍學(xué)歷管理系統(tǒng)”進(jìn)行學(xué)籍管理。在這一過(guò)程中，不斷形成新的電子檔案。在學(xué)籍檔案中，電子檔案的比重越來(lái)越大。面對(duì)新形勢(shì)，學(xué)籍檔案工作者必須不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技能，提升自身的科學(xué)文化素質(zhì)，建立起終身學(xué)習(xí)的思想意識(shí)。只有具備較高的科學(xué)文化素質(zhì)，學(xué)籍檔案工作者才能推動(dòng)和創(chuàng)新檔案工作，才能把新知識(shí)、新技能及時(shí)應(yīng)用到檔案工作的實(shí)踐中去，使檔案工作符合信息時(shí)代的要求，推進(jìn)檔案工作的現(xiàn)代化、信息化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]教育部，國(guó)家檔案局。高等學(xué)校檔案管理辦法[S]，2009-9-1