ABC管理法在采購(gòu)成本分析與控制中的應(yīng)用

于海燕

提要成本的分析與控制是企業(yè)采購(gòu)管理的工作重點(diǎn)之一。本文簡(jiǎn)述采購(gòu)成本的重要性,采購(gòu)由戰(zhàn)術(shù)地位提高到戰(zhàn)略地位,已成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)的一個(gè)核心環(huán)節(jié),是獲取利潤(rùn)的重要來(lái)源,在企業(yè)的產(chǎn)品開發(fā)、質(zhì)量保證、供應(yīng)鏈管理及經(jīng)營(yíng)管理中起著極其重要的作用。一些原因造成采購(gòu)成本居高不下,這樣企業(yè)應(yīng)在采購(gòu)成本分析方面做出很多努力,以降低采購(gòu)成本。

關(guān)鍵詞:采購(gòu);成本;分析;控制

中圖分類號(hào):F27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

一、引言

在傳統(tǒng)思維里,采購(gòu)就是拿錢買東西,目的就是以最少的錢買到最好的商品。但是,隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、技術(shù)進(jìn)步、競(jìng)爭(zhēng)的日趨激烈,采購(gòu)已由單純的商品買賣發(fā)展成為一種職能,一種可以為企業(yè)節(jié)省成本、增加利潤(rùn)、獲取服務(wù)的職能。在企業(yè)的產(chǎn)品開發(fā)、質(zhì)量保證、供應(yīng)鏈管理及經(jīng)營(yíng)管理中起著極其重要的作用。采購(gòu)成本是企業(yè)成本管理中的主體和核心部分,采購(gòu)是企業(yè)管理中“最有價(jià)值”的部分。正確確定采購(gòu)的地位,是當(dāng)今每個(gè)企業(yè)在全球化、信息化市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)中賴以生存的一個(gè)基本保障,更是現(xiàn)代企業(yè)謀求發(fā)展壯大的一個(gè)必然要求。

二、采購(gòu)成本分析的內(nèi)容

采購(gòu)成本包括訂購(gòu)成本、存貨儲(chǔ)備成本和品質(zhì)構(gòu)成成本。

1、物料的訂購(gòu)成本。包含以下成本:請(qǐng)購(gòu)手續(xù)成本,包括請(qǐng)購(gòu)的人工費(fèi)用、用品費(fèi)用和主管的審查費(fèi)用;采購(gòu)成本,包括估計(jì)、詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、采購(gòu)、通訊聯(lián)絡(luò)和用品等費(fèi)用;收貨驗(yàn)收成本,包括驗(yàn)收的人工費(fèi)用、交通費(fèi)用和儀器儀表費(fèi)用;進(jìn)庫(kù)成本,主要是物料的搬運(yùn)費(fèi)用;其他成本,包括會(huì)計(jì)入賬、支付貨款等花費(fèi)的費(fèi)用。

2、存貨儲(chǔ)備成本。包括以下費(fèi)用:資金成本,存貨的品質(zhì)維持需要拖入大量資金,投入的資金便喪失了其他使用這筆資金的機(jī)會(huì)。如果每年其他使用這筆資金的投資回報(bào)率為20%,那么每年存貨資金成本為這筆資金的20%。搬運(yùn)成本,存貨數(shù)量增加,搬運(yùn)和裝卸的機(jī)會(huì)也增加,搬運(yùn)工人與搬運(yùn)設(shè)備同樣增加,其搬運(yùn)成本相應(yīng)增加;倉(cāng)儲(chǔ)成本,包括倉(cāng)庫(kù)租金、維護(hù)和管理等費(fèi)用;折舊及陳腐成本,存貨容易發(fā)生品質(zhì)變異、破損、報(bào)廢、價(jià)值下跌和呆滯料,造成相應(yīng)的費(fèi)用損失其他成本,包括存貨的保險(xiǎn)費(fèi)以及其他管理費(fèi)用等。

3、品質(zhì)成本。設(shè)計(jì)品質(zhì)成本:指企業(yè)為保證產(chǎn)品的設(shè)計(jì)品質(zhì)適合用戶要求和生產(chǎn)要求所投入的費(fèi)用,以及設(shè)計(jì)缺陷所造成的損失;采購(gòu)品質(zhì)成本,指為促使和鑒定采購(gòu)物達(dá)到合同規(guī)定的品質(zhì)要求所支付的費(fèi)用,以及采購(gòu)物未達(dá)到品質(zhì)要求給采購(gòu)方造成的損失;邊際品質(zhì)成本,指品質(zhì)成本對(duì)產(chǎn)品品質(zhì)特性最小單位變化的變動(dòng)成本;用戶品質(zhì)成本,指用戶為了獲得品質(zhì)滿意的產(chǎn)品所支付的費(fèi)用,以及產(chǎn)品品質(zhì)不能滿足用戶要求給用戶造成的損失;社會(huì)品質(zhì)成本,指國(guó)家品質(zhì)監(jiān)督機(jī)構(gòu)、環(huán)境保護(hù)機(jī)構(gòu)、用戶權(quán)益保護(hù)組織等在鑒別和促使改進(jìn)產(chǎn)品品質(zhì)、環(huán)境保護(hù)等方面投入的費(fèi)用,以及產(chǎn)品品質(zhì)不良造成危害給社會(huì)帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)損失;全壽命品質(zhì)成本,指產(chǎn)品從市場(chǎng)調(diào)研、研制、生產(chǎn)、使用到報(bào)廢、銷毀的全過程中,缺少的對(duì)實(shí)現(xiàn)全壽命品質(zhì)控制所投入的費(fèi)用,以及產(chǎn)品品質(zhì)不良造成的損失;作業(yè)品質(zhì)成本,指企業(yè)為促使品質(zhì)人員提高作業(yè)效果所支付的費(fèi)用以及作業(yè)差錯(cuò)造成的損失。

三、采購(gòu)成本結(jié)構(gòu)分析

應(yīng)用ABC管理分類可以有效地反映企業(yè)采購(gòu)成本的結(jié)構(gòu)。ABC管理法根據(jù)事物的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等方面的主要特征,運(yùn)用數(shù)理統(tǒng)計(jì)方法,進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、排列和分析,抓住主要矛盾,分清重點(diǎn)與一般,從而有區(qū)別地采取管理方式的一種定量管理方法。又稱巴雷托分析法、主次因分析法、ABC分析法、分類管理法、重點(diǎn)管理法。它以某一具體事項(xiàng)為對(duì)象,進(jìn)行數(shù)量分析,以該對(duì)象各個(gè)組成部分與總體的比重為依據(jù),按比重大小的順序排列,并根據(jù)一定的比重或累計(jì)比重標(biāo)準(zhǔn),將各組成部分分為ABC三類,A類是管理的重點(diǎn),B類是次重點(diǎn),C類是一般。習(xí)慣上常把主要特征值的累計(jì)百分?jǐn)?shù)達(dá)70%～80%的若干因素稱為A類,累計(jì)百分?jǐn)?shù)在10%～20%區(qū)間的若干因素稱為B類,累計(jì)百分?jǐn)?shù)在10%左右的若干因素稱C類。

ABC分析和哲學(xué)中抓主要矛盾的理論還是有一定區(qū)別的,主要區(qū)別在于,ABC分析用數(shù)量的研究方法來(lái)分析出“關(guān)鍵的少數(shù)”,這就使這種分析手段更容易排除假象而認(rèn)識(shí)到事物本質(zhì),更容易排除主觀隨意性而客觀地認(rèn)識(shí)問題。由于采用了數(shù)量的研究方法,才使千百年來(lái)人們頭腦中“主要、次要”、“關(guān)鍵、一般”、“綱、目”等認(rèn)識(shí),轉(zhuǎn)變成了具有較強(qiáng)科學(xué)性的現(xiàn)代管理方法。

四、采購(gòu)成本的控制

在現(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)里,多頭對(duì)外,分散采購(gòu),信息渠道不完善,采購(gòu)數(shù)量多、品種多,不能準(zhǔn)確了解供應(yīng)商成本的高低,市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈,造成企業(yè)采購(gòu)成本一直居高不下。因此,控制采購(gòu)成本是亟須解決的問題。

1、對(duì)于A類項(xiàng)目的采購(gòu)成本控制。建立、完善的采購(gòu)制度,做好采購(gòu)成本控制的基礎(chǔ)工作。采購(gòu)工作涉及面廣,并且主要是和外界打交道,因此如果企業(yè)不制定嚴(yán)格的采購(gòu)制度和程序,不僅采購(gòu)工作無(wú)章可依,還會(huì)給采購(gòu)人員提供暗箱操作的溫床。完善采購(gòu)制度要注意以下幾個(gè)方面:建立嚴(yán)格的采購(gòu)制度。建立嚴(yán)格、完善的采購(gòu)制度,不僅能規(guī)范企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)、提高效率、杜絕部門之間扯皮,還能預(yù)防采購(gòu)人員的不良行為。建立供應(yīng)商檔案和準(zhǔn)入制度。對(duì)企業(yè)的正式供應(yīng)商要建立檔案,供應(yīng)商檔案除有編號(hào)、詳細(xì)聯(lián)系方式和地址外,還應(yīng)有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質(zhì)評(píng)級(jí)、銀行賬號(hào)等,每一個(gè)供應(yīng)商檔案應(yīng)經(jīng)嚴(yán)格的審核才能歸檔。建立價(jià)格檔案和價(jià)格評(píng)價(jià)體系。企業(yè)采購(gòu)部門要對(duì)所有采購(gòu)材料建立價(jià)格檔案,對(duì)每一批采購(gòu)物品的報(bào)價(jià),應(yīng)首先與歸檔的材料價(jià)格進(jìn)行比較,分析價(jià)格差異的原因。

2、對(duì)于B類項(xiàng)目采購(gòu)成本的控制。確定適宜的采購(gòu)時(shí)機(jī)與合理的采購(gòu)批量采購(gòu)過早、庫(kù)存過多都會(huì)增加庫(kù)存費(fèi)用。采購(gòu)過晚、庫(kù)存過少,會(huì)引起缺貨損失。采購(gòu)批量過大,有可能產(chǎn)生積壓;采購(gòu)批量過小又會(huì)增加采購(gòu)次數(shù)、增加采購(gòu)的固定費(fèi)用。所以,企業(yè)應(yīng)根據(jù)庫(kù)存和銷售情況確定適宜的采購(gòu)時(shí)機(jī)與合理的采購(gòu)批量。優(yōu)化整體供應(yīng)商結(jié)構(gòu)及供應(yīng)配套體系,這包括通過供應(yīng)商市場(chǎng)調(diào)研等尋找更好的新供應(yīng)商、通過市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)招標(biāo)采購(gòu)、與其他單位合作集中采購(gòu)、減少現(xiàn)有原材料及零部件的規(guī)格品種進(jìn)行大量采購(gòu)、與供應(yīng)商建立伙伴型合作關(guān)系取得優(yōu)惠價(jià)格等。

3、對(duì)于C類項(xiàng)目采購(gòu)成本的控制。實(shí)行戰(zhàn)略成本管理來(lái)指導(dǎo)采購(gòu)成本控制。估算供應(yīng)商成本的高低,這是影響采購(gòu)價(jià)格的最根本的。在與供應(yīng)商的談判過程中,只有了解對(duì)方的成本,才能在價(jià)格上占主導(dǎo)地位,因此要加強(qiáng)與供應(yīng)商的聯(lián)系和溝通,多了解哪些材料成本的比重大,哪些少,才能制定出合理的采購(gòu)價(jià)格,使雙方都滿意,從而達(dá)到雙贏的目的。在競(jìng)爭(zhēng)中,了解競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的情況。只有清楚地知道競(jìng)爭(zhēng)者的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì),才能更好地爭(zhēng)取到供應(yīng)商,通過對(duì)現(xiàn)有供應(yīng)商的改進(jìn)來(lái)降低采購(gòu)成本,如促使供應(yīng)商實(shí)施即時(shí)供應(yīng)、改進(jìn)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量以降低質(zhì)量成本、組織供應(yīng)商參與本企業(yè)的產(chǎn)品開發(fā)及工藝開發(fā)降低產(chǎn)品與工藝成本。通過運(yùn)用采購(gòu)技巧和戰(zhàn)術(shù)來(lái)降低采購(gòu)成本,提高談判技巧和對(duì)策,以及采購(gòu)方案,使采購(gòu)的商品的成本達(dá)到最低化。

五、結(jié)語(yǔ)

總之,在現(xiàn)代企業(yè)里,由于采購(gòu)成本分析不夠準(zhǔn)確,造成企業(yè)采購(gòu)成本過高,也有一些企業(yè)只關(guān)注企業(yè)的某一項(xiàng)成本,而忽略了整體成本,使企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益一直都上不去。企業(yè)只要廣開思路、明確方向,完善采購(gòu)管理工作,創(chuàng)造性地開展工作,用科學(xué)的物流系統(tǒng)理論指導(dǎo)采購(gòu)工作,做到理論和實(shí)踐相結(jié)合,就能在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中逐步發(fā)展、壯大。

(作者單位:長(zhǎng)江大學(xué)管理學(xué)院;指導(dǎo)老師唐立新)

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