淺談企業(yè)集團(tuán)固定資產(chǎn)控制的實(shí)踐探討

胡芳

[摘 要]固定資產(chǎn)是企業(yè)的生產(chǎn)工具,是生產(chǎn)力要素之一。隨著國家的增值稅轉(zhuǎn)型政策扶持、企業(yè)對(duì)設(shè)備技術(shù)更新投入的需求,刺激了企業(yè)對(duì)固定資產(chǎn)的需求。因此,建設(shè)一個(gè)充滿活力又有約束機(jī)制的固定資產(chǎn)內(nèi)部控制體系任重道遠(yuǎn)。本文在闡述固定資產(chǎn)的特點(diǎn)及企業(yè)固定資產(chǎn)管理方面存在的問題的基礎(chǔ)上,結(jié)合筆者的固定資產(chǎn)內(nèi)控管理經(jīng)驗(yàn),對(duì)固定資產(chǎn)的控制實(shí)踐進(jìn)行探討。

[關(guān)鍵詞]固定資產(chǎn) 內(nèi)控管理 流程 考核

企業(yè)固定資產(chǎn)結(jié)構(gòu)、狀況及管理水平是影響企業(yè)競爭力的重要因素,而固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制制度又是企業(yè)內(nèi)部控制制度體系或框架的重要組成部分之一。固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制制度的目的是為了合理規(guī)劃企業(yè)的固定資產(chǎn)投資方向及規(guī)模,創(chuàng)建固定資產(chǎn)有效配置的最佳環(huán)境,確保固定資產(chǎn)的安全、完整和高效運(yùn)作。

一、目前企業(yè)固定資產(chǎn)管理方面存在的主要問題

(一)固定資產(chǎn)投資程序缺乏有效管理控制

從目前企業(yè)的固定資產(chǎn)投資程序分析和研究后發(fā)現(xiàn):企業(yè)的固定資產(chǎn)申購部門為固定資產(chǎn)的使用單位(部門)→企業(yè)管理層領(lǐng)導(dǎo)審批→決策層領(lǐng)導(dǎo)審批同意后→采購部門進(jìn)行采購。從程序上分析,該程序忽視了固定資產(chǎn)投資的必要性、技術(shù)上的可行性以及經(jīng)濟(jì)上的合理性的分析以及過程方面的監(jiān)督。固定資產(chǎn)使用部門通常為了提高產(chǎn)量、減少工作強(qiáng)度等原因,在未充分考慮固定資產(chǎn)投資的性價(jià)比、操作人員綜合素質(zhì)和企業(yè)管理水平等客觀因素,盲目地申購先進(jìn)的、高價(jià)的固定資產(chǎn),錯(cuò)誤地認(rèn)為固定資產(chǎn)仍屬于公司資產(chǎn),并不將高配置帶來的浪費(fèi)看成是公司損失。再者,公司領(lǐng)導(dǎo)不可能對(duì)所有固定資產(chǎn)都有充分了解,一旦審批或簽字,將嚴(yán)重造成固定資產(chǎn)的閑置和浪費(fèi);甚至還造成其他部門相互攀比、爭相申購的不良氛圍。

(二)固定資產(chǎn)使用過程管理缺乏有效監(jiān)督

許多企業(yè)在管理過程中,普遍存在重貨幣資金管理而輕固定資產(chǎn)使用過程的管理,其主要表現(xiàn)為:1.未充分注重固定資產(chǎn)的會(huì)計(jì)核算和管理,固定資產(chǎn)列賬金額、計(jì)量單位及固定資產(chǎn)目錄等不規(guī)范。2.不重視設(shè)備使用保養(yǎng)制度的落實(shí)。生產(chǎn)型企業(yè)的固定資產(chǎn)通常集中在生產(chǎn)車間,而車間人員的工資常以計(jì)件形式核算,設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)并沒有跟各經(jīng)濟(jì)利益主體進(jìn)行直接的指標(biāo)掛鉤。因此,導(dǎo)致機(jī)器設(shè)備的使用部門不重視設(shè)備日常使用維護(hù)和保養(yǎng),造成機(jī)器設(shè)備使用壽命縮短。3.定期的固定資產(chǎn)盤點(diǎn)制度流于形式。企業(yè)在內(nèi)部控制制度中雖制訂了實(shí)物資產(chǎn)的定期盤點(diǎn)制度,而執(zhí)行過程中不盡人意,各方面的管理者在主觀上認(rèn)為機(jī)器設(shè)備都在生產(chǎn)車間之內(nèi),只要管好企業(yè)的大門就不會(huì)丟失,導(dǎo)致不注重機(jī)器設(shè)備的定期盤點(diǎn)工作。4.企業(yè)對(duì)閑置或需報(bào)廢機(jī)器設(shè)備的管理措施缺位。設(shè)備使用部門只關(guān)心工作中需要的機(jī)器設(shè)備,而對(duì)閑置或需報(bào)廢的設(shè)備采取不理不睬,不及時(shí)上報(bào)的非主人翁態(tài)度,致使某些閑置的機(jī)器設(shè)備未能及時(shí)地進(jìn)行處置,存在資源配置不合理所造成的浪費(fèi)現(xiàn)象。以上種種原因?qū)е鹿潭ㄙY產(chǎn)帳實(shí)不符、使用率低,有效資源配置浪費(fèi)的現(xiàn)象十分普遍。

二、企業(yè)固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度的實(shí)踐探討

(一)將固定資產(chǎn)內(nèi)控管理制度納入目標(biāo)考核體系,層層落實(shí),為有效實(shí)施落實(shí)固定資產(chǎn)內(nèi)控管理制度提供根本保障

公司董事會(huì)負(fù)責(zé)不斷制定和完善《固定資產(chǎn)管理制度》,明確企業(yè)固定資產(chǎn)的購置、計(jì)量、處置、調(diào)劑、維護(hù)保養(yǎng)等程序和管理辦法,并將企業(yè)固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度管理納入管理層的年度經(jīng)營目標(biāo)考核體系;公司管理層再將固定資產(chǎn)內(nèi)控管理考核目標(biāo)層層分解并落實(shí)到各個(gè)生產(chǎn)部門(班組);再由各生產(chǎn)部門(班組)將指標(biāo)分解后落實(shí)到每個(gè)員工身上。監(jiān)事會(huì)在年末將會(huì)同公司的內(nèi)部審計(jì)人員對(duì)固定資產(chǎn)內(nèi)部控制管理制度的落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督、評(píng)價(jià)。

(二)內(nèi)部和外部審計(jì)的雙管齊下,使固定資產(chǎn)的內(nèi)控管理制度評(píng)價(jià)更為科學(xué)

公司制定了固定資產(chǎn)內(nèi)部控制審核評(píng)分項(xiàng)目,明確固定資產(chǎn)內(nèi)部控制管理中各個(gè)環(huán)節(jié)考核點(diǎn),并賦予相應(yīng)的考核數(shù)值,構(gòu)筑了考核指標(biāo)體系。企業(yè)內(nèi)部控制審核小組充分關(guān)注固定資產(chǎn)的購置到日常管理的處置,用考核指標(biāo)體系中指標(biāo)進(jìn)行量化打分,并將計(jì)算結(jié)果列入管理層年度經(jīng)營考核指標(biāo)。與此同時(shí),公司每年還委托會(huì)計(jì)師事務(wù)所對(duì)公司進(jìn)行年度審計(jì)。通過內(nèi)、外部審計(jì)雙管齊下,有效地監(jiān)督了內(nèi)部控制制度的運(yùn)行情況,對(duì)出現(xiàn)的問題能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn),并予以糾正。

(三)重視固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度的過程控制

1.建立購建固定資產(chǎn)預(yù)算管理制度。

公司明確規(guī)定:在進(jìn)行固定資產(chǎn)購建投資決策前,必須開展固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的可行性研究。指定單位技術(shù)部作為固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目可行性研究的編制起草部門,在經(jīng)過充分的技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證和方案比較并經(jīng)審查認(rèn)定后選擇最佳可行方案作為編制計(jì)劃任務(wù)書的依據(jù)。計(jì)劃任務(wù)書經(jīng)單位管理層審核同意后,按季度編制固定資產(chǎn)購建計(jì)劃報(bào)經(jīng)公司發(fā)展部、財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理審核,批準(zhǔn)后方可購建。

2.建立固定資產(chǎn)內(nèi)部控制管理流程。

在公司OA系統(tǒng)上設(shè)置固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的決策、購置到固定資產(chǎn)的日常管理、最后處置等一系列流程。如某部門需購建固定資產(chǎn),只需點(diǎn)擊固定資產(chǎn)購建申請(qǐng)流程,在指定位置輸入需購建固定資產(chǎn)名稱、規(guī)格、申購數(shù)量、申購原因、預(yù)期效益、市場(chǎng)詢價(jià)后估計(jì)購置金額等要素,系統(tǒng)將自動(dòng)生成一個(gè)新的請(qǐng)購流程。與該流程相關(guān)的分析、審批人員將會(huì)根據(jù)已設(shè)置好的流程審批順序依次收到該購建申請(qǐng),即前一審批權(quán)限人點(diǎn)擊同意申請(qǐng)后,其后一審批權(quán)限人才能看到該申請(qǐng),并執(zhí)行審批程序,依次類推,直到最后審批權(quán)限人同意申請(qǐng),該作業(yè)流程才結(jié)束。固定資產(chǎn)只有通過了整個(gè)審批流程,才能進(jìn)行購建。反之,如果其中任一審批權(quán)限人對(duì)購建申請(qǐng)存有異議,系統(tǒng)將自動(dòng)將信息返回給其前一審批權(quán)限人,逐次要求作出更詳盡的說明或提供改進(jìn)措施或撤消方案。

建立固定資產(chǎn)管理OA系統(tǒng)流程不僅給內(nèi)部審計(jì)人員提供了審計(jì)依據(jù),而且明確了各審批權(quán)限人的權(quán)限和責(zé)任。

3.做好固定資產(chǎn)驗(yàn)收工作。

對(duì)于購建的固定資產(chǎn),公司會(huì)組織技術(shù)部、設(shè)備使用部門及相關(guān)部門共同監(jiān)督設(shè)備的驗(yàn)收工作,如設(shè)備及施工質(zhì)量、精度、各種技術(shù)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)是否達(dá)到設(shè)計(jì)要求,施工圖紙、竣工驗(yàn)收資料等是否齊全。有關(guān)的驗(yàn)收資料會(huì)匯集給財(cái)務(wù)部門,為財(cái)務(wù)部門做好固定資產(chǎn)的價(jià)值計(jì)量提供依據(jù)。

4.加強(qiáng)固定資產(chǎn)實(shí)物臺(tái)賬的管理。

為便于操作和執(zhí)行,公司對(duì)固定資產(chǎn)臺(tái)賬的設(shè)置、登記、保管和報(bào)告進(jìn)行了詳細(xì)的程序規(guī)定。通過ERP管理系統(tǒng)成功對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行臺(tái)賬管理,較好地保證了固定資產(chǎn)的完整性和安全性,維護(hù)了固定資產(chǎn)的正常運(yùn)行。

5.突出固定資產(chǎn)處置的管理。

公司每年都要對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn),及時(shí)了解和掌握固定資產(chǎn)的使用情況。對(duì)未達(dá)到折舊年限因故提前報(bào)廢或閑置的固定資產(chǎn)需報(bào)請(qǐng)?zhí)幚?經(jīng)實(shí)物管理部門和有關(guān)技術(shù)質(zhì)檢部門出具正式報(bào)告后,方可申請(qǐng)報(bào)廢或由公司統(tǒng)一安排進(jìn)行相互調(diào)劑。針對(duì)存在的問題進(jìn)行分析原因、明確責(zé)任、了解固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度管理過程中可能存在的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn),并保證固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)信息的可靠性、企業(yè)財(cái)產(chǎn)的安全性和合法性。

公司通過制定《固定資產(chǎn)管理辦法》、建立OA系統(tǒng)的統(tǒng)一流程,將固定資產(chǎn)內(nèi)控管理納入管理層年度目標(biāo)經(jīng)營考核責(zé)任書,為公司固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度的有效實(shí)施提供了堅(jiān)強(qiáng)的保證。使公司從董事會(huì)、管理層,直至每個(gè)員工都有著內(nèi)部控制制度的意識(shí)。