論會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)工作的影響

劉華忠

摘要分析了新形勢(shì)下我國(guó)會(huì)計(jì)電算化的特點(diǎn)及對(duì)會(huì)計(jì)工作的影響,以及會(huì)計(jì)電算化面臨的主要問(wèn)題及其原因,并提出了新形勢(shì)下會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展對(duì)策。

關(guān)鍵詞會(huì)計(jì)電算化;會(huì)計(jì)工作;影響;發(fā)展對(duì)策

中圖分類號(hào) F232 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A文章編號(hào) 1007-5739(2009)14-0392-02

1新形勢(shì)下我國(guó)會(huì)計(jì)電算化的特點(diǎn)

會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)進(jìn)入信息化時(shí)代的基礎(chǔ),是企業(yè)決策的重要依據(jù),是我國(guó)會(huì)計(jì)體制改革的突破口。從總的情況看,經(jīng)過(guò)多年的實(shí)踐和改進(jìn),會(huì)計(jì)電算化的形勢(shì)和基礎(chǔ)比較好,基本完成手工會(huì)計(jì)記帳向電腦會(huì)計(jì)記帳的轉(zhuǎn)變。隨著新的會(huì)計(jì)電算化軟件的應(yīng)用,會(huì)計(jì)電算化正從簡(jiǎn)單的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)向綜合的管理信息系統(tǒng)轉(zhuǎn)變,形成以會(huì)計(jì)軟件為核心,融管理、計(jì)劃、分析為一體的會(huì)計(jì)電算化管理信息系統(tǒng)。各級(jí)各部門(mén)都廣泛應(yīng)用會(huì)計(jì)軟件,實(shí)現(xiàn)了從DOS平臺(tái)迅速向Windows平臺(tái)轉(zhuǎn)變;后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)正逐漸由XBASE數(shù)據(jù)庫(kù)向互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)轉(zhuǎn)變。管理機(jī)制符合我國(guó)《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》及其配套的行業(yè)會(huì)計(jì)制度。人員素質(zhì)逐漸提高,操作水平日益熟練,系統(tǒng)的安全性與保密性加強(qiáng)。

2會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)工作的影響

2.1會(huì)計(jì)賬簿體系虛擬化

(1)賬簿的本質(zhì)。賬簿,作為存放經(jīng)分類匯總的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的載體,是一個(gè)承前啟后、不可缺少的橋梁與紐帶,手工會(huì)計(jì)賬務(wù)處理的中心問(wèn)題就是賬簿問(wèn)題。簿籍只是賬簿的外表形式,賬簿的內(nèi)容則是賬戶記錄。賬戶就是對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、歸集而設(shè)置的單元。在電算化系統(tǒng)中,會(huì)計(jì)信息的生成仍然離不開(kāi)賬戶這樣最基本的存儲(chǔ)單元,但賬戶的存儲(chǔ)并不一定要借助于賬簿來(lái)完成?，F(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用,使賬戶記錄與紙介質(zhì)呈現(xiàn)出分離的趨勢(shì),紙介質(zhì)不再作為賬戶分類和匯總數(shù)據(jù)的唯一載體。實(shí)踐已經(jīng)證明,在磁、電、光等介質(zhì)保存會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的可靠性得以保證的前提下,人們需要的各種核算資料盡可通過(guò)調(diào)用這些介質(zhì)上的數(shù)據(jù)庫(kù)文件并加以顯示,完全不必使用紙張作為賬戶記錄的載體。既然賬戶記錄可以完全與紙張分離,那么手工會(huì)計(jì)中關(guān)于賬簿的定義也就不存在了。

(2)電算化系統(tǒng)中的賬簿實(shí)際是“虛”的。所謂“虛”,是指磁盤(pán)上一般并不存在賬,更不是一個(gè)手工賬對(duì)應(yīng)一個(gè)磁盤(pán)文件。賬簿上反映的數(shù)據(jù)不外有2類,一類是發(fā)生額,另一類是余額。作為記賬對(duì)象的發(fā)生額數(shù)據(jù),來(lái)自于記賬憑證,而作為記賬結(jié)果的期末(或期初)余額數(shù)據(jù),則是在賬簿被登記之后形成的。因此,賬簿記錄只不過(guò)是記賬憑證上賬戶記錄的分類、匯總罷了。由于計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大、快速的數(shù)據(jù)處理功能,它對(duì)記賬憑證庫(kù)文件的分類、匯總不過(guò)是舉手之勞。而對(duì)于賬戶余額,只要保證系統(tǒng)初始化時(shí)輸入的初始余額數(shù)據(jù)正確無(wú)誤,以后各個(gè)會(huì)計(jì)期的期末余額也就唾手可得了。因此,電算化系統(tǒng)中的“賬”是憑證庫(kù)文件及相關(guān)數(shù)據(jù)(主要是各會(huì)計(jì)賬戶的期初余額數(shù)據(jù))自動(dòng)地準(zhǔn)確無(wú)誤地派生出來(lái)的。理論上說(shuō),保留了憑證庫(kù)文件及相關(guān)數(shù)據(jù),也就保證了賬簿的存在?？梢?jiàn),在電算化系統(tǒng)中,“賬簿”僅僅是沿襲了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的概念而已,其本質(zhì)是虛擬化的。

2.2記賬過(guò)程虛擬化

記賬,是手工會(huì)計(jì)賬務(wù)處理流程的核心環(huán)節(jié)。自會(huì)計(jì)產(chǎn)生以來(lái),就一直與記賬、算賬、報(bào)賬時(shí)刻相伴、密不可分,從填制憑證、登記賬簿到編制報(bào)表等會(huì)計(jì)處理方法和程序,處處映射和打上了“記賬”的烙印。然而,在電算化系統(tǒng)中,記賬過(guò)程卻是一個(gè)虛過(guò)程,因?yàn)椴](méi)有生成實(shí)際的賬。這里所謂的“記賬”,就是將賬前憑證庫(kù)文件中審核通過(guò)的記賬憑證作上過(guò)賬標(biāo)識(shí)或者另外形成一個(gè)賬后憑證庫(kù)文件,表明該記賬憑證已入賬,不允許再對(duì)其進(jìn)行無(wú)痕跡修改或作廢、刪除操作。如果有錯(cuò)誤,只能采用類似于手工會(huì)計(jì)下的紅字沖銷法,通過(guò)輸入“更正憑證”予以糾正。因此,在電算化系統(tǒng)中,記賬環(huán)節(jié)完全可以取消,即平時(shí)不登記日記賬、明細(xì)賬及總賬,只將記賬憑證保存在一起,在需要時(shí)再采用瞬間成賬的做法:根據(jù)科目余額庫(kù)文件的期初余額數(shù)據(jù)和記賬憑證庫(kù)文件的科目發(fā)生額數(shù)據(jù),當(dāng)即形成所需的“賬簿”并予以輸出。同時(shí),這種瞬間成賬的方式也使會(huì)計(jì)報(bào)表瞬間形成成為可能。至于很多財(cái)務(wù)軟件所提供的記賬模塊功能,主要是為了滿足會(huì)計(jì)人員的賬務(wù)處理習(xí)慣,即只有先記賬才能查詢和打印。

2.3對(duì)賬環(huán)節(jié)不復(fù)存在

在手工會(huì)計(jì)中,分類賬分為總分類賬(總賬)和明細(xì)分類賬(明細(xì)賬)。其登記的原則是“平行登記”,即把來(lái)源于記賬憑證的信息一方面記入有關(guān)總賬賬戶,同時(shí)還要記入該總賬所屬的有關(guān)明細(xì)賬賬戶,并通過(guò)定期對(duì)賬來(lái)檢查和糾正總賬或明細(xì)賬中可能出現(xiàn)的記錄錯(cuò)誤。這種通過(guò)低效率的多重反映和相互稽核來(lái)?yè)Q取數(shù)據(jù)處理的正確性與可靠性是手工會(huì)計(jì)核算形式的一個(gè)重要特征。然而,對(duì)賬是設(shè)置賬簿的產(chǎn)物。如果沒(méi)有設(shè)置賬簿,也就無(wú)所謂賬證、賬賬、賬表之間的核對(duì)了。計(jì)算機(jī)本身是不會(huì)發(fā)生遺漏、重復(fù)及計(jì)算錯(cuò)誤的。只要會(huì)計(jì)軟件的程序正確且運(yùn)行正常,賬證、賬賬一定是相符的;只要報(bào)表公式定義正確,賬表也一定相符。這樣,就使手工會(huì)計(jì)下的對(duì)賬環(huán)節(jié)不復(fù)存在了。事實(shí)上,作為手工會(huì)計(jì)賬務(wù)處理重要特征的平行登記已沒(méi)有存在的理由,計(jì)算機(jī)對(duì)來(lái)源于會(huì)計(jì)憑證的原始數(shù)據(jù)并不需要重復(fù)處理,而分類賬也沒(méi)有必要明確地區(qū)分為總賬和明細(xì)賬。當(dāng)然,這并不排除會(huì)計(jì)軟件中設(shè)置類似于總賬和明細(xì)賬的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu),但這樣的總賬和明細(xì)賬之間并不存在統(tǒng)馭與被統(tǒng)馭的關(guān)系,其目的只是為了加快信息檢索的速度。

2.4賬務(wù)處理流程呈現(xiàn)一體化趨勢(shì)

手工會(huì)計(jì)的賬務(wù)處理流程,簡(jiǎn)單地說(shuō)就是:憑證一賬簿一報(bào)表,會(huì)計(jì)人員的工作重點(diǎn)是在填制憑證以后的階段。要形成會(huì)計(jì)報(bào)表,必須經(jīng)過(guò)填制憑證、過(guò)賬、結(jié)賬、試算平衡、對(duì)賬等諸多程序。在電算化系統(tǒng)中,整個(gè)賬務(wù)處理流程分為輸入、處理、輸出3個(gè)環(huán)節(jié),首先將分散于手工會(huì)計(jì)各個(gè)核算崗位的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)統(tǒng)一收集后集中輸入計(jì)算機(jī),此后的各種數(shù)據(jù)處理工作都由計(jì)算機(jī)按照會(huì)計(jì)軟件的要求自動(dòng)完成,不受人工干預(yù)。從輸入會(huì)計(jì)憑證到輸出會(huì)計(jì)報(bào)表,一氣呵成,一切中間環(huán)節(jié)都在機(jī)內(nèi)自動(dòng)處理,而需要的任何中間資料都可以通過(guò)系統(tǒng)提供的查詢功能得到,真正實(shí)現(xiàn)了數(shù)出一門(mén)(都從憑證上來(lái))、數(shù)據(jù)共享(同時(shí)產(chǎn)生所需賬表)。整個(gè)賬務(wù)處理流程具有高度的連續(xù)性、嚴(yán)密性,呈現(xiàn)出一體化趨勢(shì),極大地提高了財(cái)務(wù)報(bào)告的時(shí)效性。這樣,在手工會(huì)計(jì)中非常費(fèi)時(shí)、費(fèi)力和繁瑣的工作,變成了電算化系統(tǒng)中一個(gè)簡(jiǎn)單的指令或動(dòng)作。過(guò)去需要眾多人員從事的填制憑證、記賬、編表等工作,現(xiàn)在只需要少量的錄入人員進(jìn)行操作就可以了。因此,手工會(huì)計(jì)條件下不同會(huì)計(jì)核算形式的劃分已沒(méi)有必要,可以采用一種統(tǒng)一的會(huì)計(jì)核算形式,這就為實(shí)現(xiàn)電算化系統(tǒng)中會(huì)計(jì)核算形式的通用化提供了前提。

3會(huì)計(jì)電算化面臨的問(wèn)題及其原因分析

3.1對(duì)會(huì)計(jì)電算化的認(rèn)識(shí)還不到位

一是由于傳統(tǒng)的手工記賬方式長(zhǎng)期被人們所接受,加上目前各項(xiàng)管理都是建立在手工記賬的基礎(chǔ)之上,要改變?nèi)藗冮L(zhǎng)期形成的習(xí)慣方式,有較大難度。二是部分管理人員認(rèn)為電算化僅僅是“以機(jī)代賬”,軟件只需一次投入即可,出現(xiàn)了只重視硬件換代,不注意軟件升級(jí)的情況。

3.2缺乏會(huì)計(jì)電算化專業(yè)人才

我國(guó)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位中,大部分是利用電算化軟件處理日常會(huì)計(jì)的基本核算,而大量的財(cái)務(wù)管理和財(cái)務(wù)分析工作,仍采用手工進(jìn)行,很多單位因?yàn)槿狈Ω咚降呢?cái)務(wù)管理人員,使財(cái)務(wù)管理成為空談。同時(shí)我國(guó)多數(shù)企業(yè)的會(huì)計(jì)電算化仍停留于企業(yè)內(nèi)部應(yīng)用,實(shí)現(xiàn)對(duì)手工核算的模仿,或者大談如何與企業(yè)管理相結(jié)合并融入管理信息系統(tǒng)?？梢哉f(shuō)世界范圍內(nèi)的會(huì)計(jì)電算化理論和實(shí)務(wù)都有相當(dāng)?shù)木窒扌?。因此我?guó)電算化尚需完備,需要不斷向深度發(fā)展。

3.3財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)不能共享

在電算化實(shí)施中,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)不能共享,致使財(cái)務(wù)軟件只在財(cái)務(wù)部門(mén)使用,不僅與企業(yè)外部信息系統(tǒng)隔絕,而且與企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)部門(mén)也沒(méi)有很好的連接,財(cái)務(wù)部門(mén)錄入的數(shù)據(jù),基本上只是單純?yōu)榱擞涃~,完成事后對(duì)業(yè)務(wù)的反映工作。

4新形勢(shì)下會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展對(duì)策

4.1進(jìn)一步完善會(huì)計(jì)電算化的配套法規(guī)

隨著會(huì)計(jì)電算化的普及與財(cái)務(wù)軟件功能的不斷增加,針對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作出現(xiàn)的新問(wèn)題,對(duì)現(xiàn)有的相關(guān)法規(guī)進(jìn)一步補(bǔ)充和完善,通過(guò)準(zhǔn)則類法規(guī)對(duì)會(huì)計(jì)電算化進(jìn)一步約束,使會(huì)計(jì)電算化工作走上規(guī)范化的道路。細(xì)化對(duì)商品化軟件的評(píng)審規(guī)定,杜絕軟件的非法功能。

4.2建立健全一整套電算化模式下的規(guī)章制度,形成良好的內(nèi)控環(huán)境

這些內(nèi)控制度的建立應(yīng)遵循以下原則:

(1)不兼容權(quán)限必須分離原則。即對(duì)電算化權(quán)限嚴(yán)格控制,系統(tǒng)操作員以外的操作人員只享有操作權(quán)限。

(2)相互制約原則。加強(qiáng)對(duì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的控制。明確管理員、操作人員、維護(hù)人員的職責(zé)范圍。

(3)安全、保密原則。安全主要是對(duì)軟硬件、文檔的安全檢查保障控制。保密主要是對(duì)存取權(quán)限進(jìn)行控制,設(shè)置多級(jí)保密措施。

(4)內(nèi)部防范原則。主要是針對(duì)個(gè)別人容易出現(xiàn)的個(gè)人壟斷現(xiàn)象,以及對(duì)系統(tǒng)管理人員的監(jiān)管控制問(wèn)題進(jìn)行防范。所有這些都是制定會(huì)計(jì)電算化規(guī)章制度必須加以考慮的問(wèn)題。

實(shí)現(xiàn)功能的多樣化、數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)化,電算化軟件功能不斷擴(kuò)張,軟件在設(shè)計(jì)中應(yīng)將財(cái)務(wù)軟件和管理軟件有機(jī)結(jié)合,一是電算化軟件首先應(yīng)具有一個(gè)完善的會(huì)計(jì)核算信息系統(tǒng),除能實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)基本的核算流程外,還應(yīng)突破手工核算的模式,拓展核算的領(lǐng)域和職能,增加信息容量,為加強(qiáng)管理打下良好基礎(chǔ)。二是軟件應(yīng)突破現(xiàn)有的以事后管理為特征的模式,實(shí)現(xiàn)事前管理、事中管理和事后管理為特征的模式。三是軟件還應(yīng)具有通用性,便于溝通、協(xié)作和提高。只有這樣才能實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的計(jì)劃和控制功能,并做到動(dòng)態(tài)管理。

5結(jié)語(yǔ)

電算化會(huì)計(jì)理論的基本問(wèn)題研究透徹了,會(huì)計(jì)軟件的研制就有了明確的方向和目標(biāo),才能更符合會(huì)計(jì)工作的實(shí)際要求。因此,必須加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)理論的研究,建立較完備的電算化會(huì)計(jì)理論體系,以適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化迅速發(fā)展的需要。重視并及時(shí)解決會(huì)計(jì)電算化進(jìn)程中的問(wèn)題,對(duì)提高會(huì)計(jì)工作水平和會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量,提高各級(jí)企、事業(yè)單位的現(xiàn)代化管理水平和經(jīng)濟(jì)效益都會(huì)起到極其重要的作用。只要認(rèn)清形勢(shì)、找準(zhǔn)現(xiàn)狀、敢于改革,設(shè)計(jì)出適合計(jì)算機(jī)處理的、效率更高、數(shù)據(jù)處理流程和更加合理的會(huì)計(jì)核算形式,以充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì),才能進(jìn)一步滿足會(huì)計(jì)核算與管理的需求。

6參考文獻(xiàn)

[1] 遲曉英,顧娟.價(jià)值鏈價(jià)值流分析對(duì)成本控制的啟示[J].上海會(huì)計(jì),2000(8):46-47.

[2] 夏寬云.戰(zhàn)略成本管理[M].上海:立信會(huì)計(jì)出版社,2000.

[3] 陳懷凱,朱文.計(jì)算機(jī)環(huán)境下審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)的特征與防范[J].會(huì)計(jì)之友,2000(6):38-39.

[4] 中國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì).會(huì)計(jì)——2006年度注冊(cè)會(huì)計(jì)師全國(guó)統(tǒng)一考試輔導(dǎo)材料[M].北京:中國(guó)財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社,2006.

[5] 劉忠玉.會(huì)計(jì)信息化:21世紀(jì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)發(fā)展大趨勢(shì)[J].財(cái)經(jīng)問(wèn)題研究,2004(8):74-78.

[6] 艾文國(guó).會(huì)計(jì)電算化[M].北京:高等教育出版社,2003.