水利工程監(jiān)理的檔案管理

張書亞

摘要：水利工程檔案是指從水利工程項目提出、立項、審批、驗收等工程建設(shè)及工程管理過程中形成并應(yīng)歸檔保存的文字、表格、聲像、圖紙等各種載體材料的總和。檔案管理是水利基本建設(shè)項目管理工作的重要組成部分，也是建立與加強水利工程檔案的管理是項目建設(shè)管理工作的需要。本文就相關(guān)問題進行簡要介紹。

關(guān)鍵詞：水利工程檔案管理

1檔案管理的必要性

水利是國民經(jīng)濟的基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)，而且居于電力、交通、通信等基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)的首位。水利工程檔案是是在水利工程建設(shè)活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料，是對工程進行檢查、維護、管理、使用的依據(jù)和憑證，是全面反映工程建設(shè)竣工情況的真實記錄，是全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責任的重要依據(jù)，對工程質(zhì)最起著監(jiān)督和驗證作用，其質(zhì)量對工程質(zhì)量和工程使用有著直接和深遠的影響。近年來，隨著水利工程質(zhì)量管理和實施工作的不斷規(guī)范，管理模式和管理手段的不斷更新，工程檔案管理工作質(zhì)量也有了很大的提高。但是，一些水利工程檔案仍存在著整理速度慢、內(nèi)容不全、不規(guī)范、質(zhì)量不高等問題。<水利基本建設(shè)項目工程檔案資料管理規(guī)定》明確規(guī)定“進行單位工程和分部工程等級評定和工程驗收包括單位工程與階段和竣工驗收時，要同時驗收歸檔文件資料的完整程度和整理質(zhì)量，并在驗收后。及時整理歸檔?！笨茖W地進行檔案管理，大力開發(fā)水利工程檔案信息資源，多層次、多方位、多形式向水利部門和社會提供利用，是實現(xiàn)水利工程檔案自身價值和檔案工作的根本目的。水利科技檔案作為發(fā)展水利事業(yè)必不可少的依據(jù)，在水利科研、規(guī)劃設(shè)計和生產(chǎn)建設(shè)中發(fā)揮著愈來愈大的作用。水利科技檔案管理也理所當然地成為生產(chǎn)管理、計劃管理、科技管理的重要組成部分。如果沒有建立相應(yīng)的工程檔案工作，工程檔案就會處于無人管理狀態(tài)，這對工程建設(shè)與維護及工程檔案的收集、整理和管理工作都十分不利，其結(jié)果必然會影響工程的建設(shè)、管理與驗收工作。

2現(xiàn)階段水利工程檔案管理存在的問題

2.1對加入wro和國家重點建設(shè)項目管理體制改革帶來建設(shè)項目檔案管理變化缺少研究和思考。

近年來。重點建設(shè)項目管理工作發(fā)生了很大變化，國家對建設(shè)管理體制改革正逐步推進，工程招投標制度、竣工驗收備案制度、監(jiān)理制度、市場稽查制度逐漸完善，有形建筑市場正在加強，到2001年底全國58％的有形建筑市場已實現(xiàn)與政府監(jiān)管機構(gòu)的職能分離，科技成果轉(zhuǎn)化與信息化建設(shè)力度加強，有10多個省制定了推廣應(yīng)用新技術(shù)，限制淘汰落后技術(shù)的管理規(guī)定和實施細則。為適應(yīng)WTO與國際慣例接軌的需要，政府轉(zhuǎn)變職能，行政審批進行改革，對不適應(yīng)深化改革、擴大開放新形勢的部分規(guī)章和規(guī)范性文件進行了系統(tǒng)的清理、修訂，使項目檔案內(nèi)容、形式、規(guī)定、制度、以及各種檔案載體都發(fā)生相應(yīng)變化，但與之相對應(yīng)的各種檔案管理制度、法規(guī)未及時做相應(yīng)調(diào)整和修改，工程檔案還沒有納入新的管理機制，如何與國際慣例接軌，如何盡快建立完善項目檔案法規(guī)制度，目前缺乏研究和應(yīng)對措施。

2.2對檔案工作重視不夠，國家重點建設(shè)項目大都點多線長，且施工隊伍流動性強，目前還沒有形成有效檔案組織管理網(wǎng)絡(luò)，一是檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)不健全。檔案人員的職責不清：二是檔案資料流向網(wǎng)絡(luò)不健全，使得工程建設(shè)中技術(shù)、施工人員調(diào)動、變更，導(dǎo)致人走檔案走，人走檔案沒人做的現(xiàn)象出現(xiàn)，影響了檔案工作的質(zhì)量。

2.3檔案管理水平普遍較差，在項日檔案管理工作上遠沒有達到標準化、制度化、規(guī)范化管理。從近幾年參與我公司組織實施的重點水利工程項目的施工單位檔案管理情況來看，許多施工企業(yè)檔案管理體制上不健全，檔案規(guī)章制度形同虛設(shè)，沒有形成有效的管理和監(jiān)督機制，在制度執(zhí)行上也存在“軟”的現(xiàn)象。

2.4檔案專業(yè)人才缺乏，知識結(jié)構(gòu)老化，知識層次低。在重點水務(wù)工程建設(shè)中，檔案人員一般是新參加工作的同志多，工程技術(shù)人員多，缺乏檔案專業(yè)知識，對工程檔案比較陌生，檔案專業(yè)畢業(yè)或者有檔案館員中高級職稱的人很少，熟悉檔案法規(guī)和制度，熟練撐握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，軟件制作，用電腦進行操作并對檔案進行開發(fā)再利用的專業(yè)人才更是奇缺。

3加強檔案管理。充分發(fā)揮積極作用

3.1建立標準化，健全制度為規(guī)范檔案資料的管理，工程建設(shè)處根據(jù)國家《檔案法>、《保密法》及水利部<科學技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》等有關(guān)法規(guī)，對檔案資料的收集、立檔、管理、利用及安全保密等方面作了嚴格規(guī)定。為提高水利工程檔案管理水平，建設(shè)處采取走出去、請進來的辦法，請檔案業(yè)務(wù)專家指導(dǎo)、幫助建檔立冊。為改善檔案保管條件，該處注重加強檔案室建設(shè)，配備了鐵制櫥、滅火器、吸塵器、空調(diào)、裱糊等一系列設(shè)備，保證檔案管理達到防盜、防鼠、防蟲等八防要求。同時，還配備了計算機、錄像機、照相機等現(xiàn)代化管理設(shè)備，基本上實現(xiàn)了檔案管理與利用的現(xiàn)代化，使各類檔案資料條目清楚，存放有序，管理規(guī)范，從未發(fā)生過檔案資料的丟失、損壞、泄密等現(xiàn)象。

3.2提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力針對工程檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高的實際，必須以人為本，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)隊伍。工程檔案管理人員要定期參加專業(yè)理論學習，懂技術(shù)、會管理、業(yè)務(wù)精，并取得相應(yīng)的管理資質(zhì)、持證上崗：對外定期舉辦工程檔案工作的集中業(yè)務(wù)培訓，及時做好各種文件、標準的講解、培訓工作。

3.3加大投入，實現(xiàn)檔案管理手段現(xiàn)代化檔案管理手段的現(xiàn)代化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基本標志，它包括以下幾方面：保管條件的現(xiàn)代化，載體材料的現(xiàn)代化，翻拍、復(fù)印、裝訂手段的現(xiàn)代化，檔案工作手段現(xiàn)代化，咨詢業(yè)務(wù)智能化等方面。耍實現(xiàn)檔案資料的數(shù)據(jù)化管理和網(wǎng)絡(luò)化的報送、傳遞，滿足水利工程建設(shè)者多方位、多區(qū)域利用檔案資料的需求，為水利工程建設(shè)和管理者提供了方便、快捷、高效的檔案服務(wù)。

3.4制定和完善切實可行的措施要認真落實檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責任制，將檔案收集工作納入工程質(zhì)量行政領(lǐng)導(dǎo)人和參建單位工程質(zhì)量領(lǐng)導(dǎo)人的責任制，明確從項目法人到各職能部門，從總監(jiān)到監(jiān)理工程師等有關(guān)工程技術(shù)人員應(yīng)負的責任，確保建設(shè)項目檔案收集工作落到實處。各相關(guān)單位要把水利工程文件資料的形成、積累、整理和歸檔工作納入科研、生產(chǎn)、基建的前期工作及有關(guān)規(guī)章制度和辦法中，并列入有關(guān)專業(yè)技術(shù)人員的職責范圍進行考核。在項目完成或告一段落后，其檔案由承擔項目的施工企業(yè)按要求進行系統(tǒng)整理，交業(yè)主檔案管理部門審查驗收。對文件材料歸檔不符合要求的項目，不得進行鑒定驗收。為使檔案管理人員更好地履行職責，增進對應(yīng)歸檔文件材料情況的了解，各單位要讓檔案管理人員參加科研課題、設(shè)計項目的有關(guān)會議：產(chǎn)品項目的評審、鑒定；工程竣工驗收和設(shè)備開箱等工作，以確保應(yīng)歸檔文件材料的完整、準確、系統(tǒng)性。

4總結(jié)

檔案資料不同于一般的歷史資料，對工程的運行、安全有直接影響，在日常工作中，必須嚴格按照規(guī)章制度辦事，重視對項目檔案人才的培養(yǎng)和激勵機制，不斷總結(jié)完善建設(shè)項目檔案管理的經(jīng)驗，使檔案資料能更好的為我們的水利工程項目服務(wù)。