淺論高校畢業(yè)生檔案管理轉遞工作存在的問題

王建軍

摘 要:高校畢業(yè)生檔案是畢業(yè)生在校期間學習、生活及社會實踐的真實寫照;是畢業(yè)生就業(yè)、擇業(yè),用人單位篩選人才的重要資訊。高校應在學生入學、在校學習、畢業(yè)就業(yè)三個階段加強學生檔案的制度化管理,然而,目前高校畢業(yè)生檔案管理、轉遞工作仍然存在一些不規(guī)范的現(xiàn)象,使得檔案不能恰如其分地反映出真實情況,也給用人單位的檔案管理工作帶來許多麻煩。站在檔案管理的立場上,對大學生檔案管理、轉遞工作存在的問題提出一些改進的方法。

關鍵詞:高校畢業(yè)生 檔案管理 轉遞

高等院校畢業(yè)生檔案是國家人事檔案的一個組成部分,它是記錄大學畢業(yè)生到目前為止的全部學習、生活、社會實踐等情況,是高等學校進一步教育、考查、培養(yǎng)更高層次人才的第一手資料,更是用人單位選拔聘用、考核培養(yǎng)人才的主要依據。在知識經濟時代、我國市場經濟逐步建立完善的大背景下,高等院校學生檔案工作出現(xiàn)了不少新的問題。因此,深入探討高校學生檔案管理中需要解決的一些問題,對于準確、完整地提供人才信息、促進大學生就業(yè),甚至于對完善國家人事檔案管理都有著不可小覷的現(xiàn)實意義。

一、高校畢業(yè)生檔案工作存在的主要問題

1.缺少具有針對性的法律法規(guī)的約束

近年來,教育部和國家檔案局針對高等學校檔案管理頒發(fā)了《高等學校檔案管理辦法》。該辦法規(guī)定:關于高等學校全日制在校生規(guī)模在1萬人以上應當設立檔案館。(參見《高等學校檔案管理辦法》第二章<機構設置與人員配備>第六條),由于沒有相關的約束條文,各個高校的學生檔案管理體制并不統(tǒng)一:有的高校將學生檔案放在綜合檔案室實行綜合管理;有的把學生檔案和干部人事檔案放在人事處一起管理;有的干脆把學生檔案放在各個院系,由輔導員分散管理。就筆者所在學校目前在校生人數(shù)已達到11000人,而學校設立的檔案室只安排不到兩名的相關人員進行臨時管理。畢業(yè)生檔案是在畢業(yè)生離校前一個月由系部輔導員移交至學生處就業(yè)指導服務中心,再由學生處就業(yè)指導服務中心安排一至兩位老師采取晚上、周末加班等方式在極短時間里將畢業(yè)生檔案進行整理、轉遞。因為學校沒有為檔案室分配明確的定員編制,也沒有具體的辦公經費及制訂工作量考核標準,所以,造成一些部門和個人也不愿意投入大量的人力、物力和財力實行專項管理。于是,畢業(yè)生檔案管理、轉遞工作就在這不規(guī)范的環(huán)境中勉強運行,其結果不言而喻。

2.學生檔案管理缺乏規(guī)范化

高校學生在校階段產生的檔案材料,如果沒有及時歸入檔案,就會出現(xiàn)問題。就以筆者所在院校在2009屆畢業(yè)生檔案整理過程中發(fā)現(xiàn)的問題為例:(1)歸檔材料手續(xù)不符合要求。比如有的高校畢業(yè)生登記表沒有學生本人簽名;存在沒有蓋學校印章,用系部印章取而代之的登記表;輔導員因疏忽忘記將高校登記表放入到學生檔案袋。(2)檔案材料沒有明確的排序要求,資料容易混亂。最常見材料有以下幾種:論文評審意見書、學生成績表、優(yōu)秀學生(干部)登記表、獎學金申請表——如果同一類型材料(表格)多次出現(xiàn),就會出現(xiàn)排序雜亂無章的問題。(3)書寫用筆不規(guī)范。我在整理畢業(yè)生檔案時,發(fā)現(xiàn)有一部分檔案材料采用圓珠筆、純藍墨水筆書寫的,按要求應該是純黑色鋼筆或水筆等。

3.檔案管理模式老套,缺乏信息化

大學生在校期間形成的檔案是其所有檔案的一部分,它記錄大學畢業(yè)生到目前為止的全部學習、生活、社會實踐等情況。由于檔案袋的容量有限,加之一些檔案材料需要保密特殊性,就目前紙質檔案材料而言,還真是有點勉為其難,盡管各行各業(yè)邁向信息化發(fā)展,然而,我們高校畢業(yè)生的檔案卻有點“返祖還原”現(xiàn)象,從事過生源數(shù)據上報的同志都知道高中階段都已經有電子錄檢表(以江蘇省為例:上報數(shù)據至教育廳時,需事先在擴展項1里面查清楚該學生在錄檢表的哪一本哪一頁哪一行),在一定程度上暴露出檔案管理體制、管理模式、方法手段滯后于信息時代。

4.檔案轉遞單位不明確,用人單位接受檔案管理不規(guī)范

(1)隨著就業(yè)政策改革,畢業(yè)生到中小型企業(yè)、外資企業(yè)、私營和民營企業(yè)就業(yè)的人數(shù)不斷增多,有些單位和學生不清楚檔案的管理制度,以為就業(yè)協(xié)議書上的檔案轉遞單位直接就是工作單位,但是這其中絕大多數(shù)單位沒有機要接受權,導致檔案不能正常轉遞甚至丟失。

(2)學校按要求轉遞檔案,但是由于接受單位沒有規(guī)范畢業(yè)生檔案管理制度而造成檔案丟失的現(xiàn)象,例如研究生檔案需要分兩次寄出——學生收到調檔通知函件要求寄出當時的檔案政審,學生畢業(yè)時再寄出后面產生的檔案材料,有的單位收到檔案后沒有把兩次檔案合并在一起或者沒有及時地將沒有被錄取的學生檔案退回,這也容易造成檔案丟失。

二、高校學生檔案管理工作的對策與措施

1.加強相關法規(guī)建設,確保畢業(yè)生檔案管理、轉遞工作有效開展

近年來,黨和政府有關部門十分重視檔案管理工作,不久前頒布了《高等學校檔案管理法》,不過里面缺少具體對畢業(yè)生檔案管理、轉遞具體工作細則的說明。這一空白,使得畢業(yè)生檔案管理、轉遞“八仙過海,各顯神通”。為此,筆者建議相關部門在《高等學校檔案管理法》的指導下,從工作的實際出發(fā),盡快出臺諸如《高等學校學生檔案管理工作細則條例》此類法規(guī),明確具體的單位負責畢業(yè)生檔案,確保學生檔案管理工作有法可依、有章可循。隨著我國高等教育普及化步伐的加快,再加上剛剛過去的金融危機的影響,畢業(yè)生未就業(yè)比重快速提升,這就要求我們必須將畢業(yè)生檔案管理、轉遞工作做實、做牢,確保檔案準確無誤轉遞。

2.及時收集、有效整理

畢業(yè)生檔案記錄的雖然是他們大學期間數(shù)年的成長歷程,但是,“不積跬步,無以至千里”,筆者個人建議要從他們被錄取進校那一天起就做好建檔工作,入學后立即根據其系部、專業(yè)群體性特點,按照國家檔案法規(guī)的要求,收齊有關材料。以后一經形成,盡快存入。就目前而言,大學生在校期間參加國家和地方的各種競賽、技能、等級(計算機、英語)、職業(yè)資格落英繽紛,社會實踐活動層出不窮,入黨入團、評優(yōu)獲獎屢見不鮮,每一份材料、每一張證書都是大學生們能力與成長的記錄。檔案管理者本著一切為了學生、為了學生一切的工作理念,定期地向有關職能部門索取、征集學生材料。尤其畢業(yè)之際是畢業(yè)生檔案材料形成的最集中、最重要的時間段,這個時期是對畢業(yè)生在校期間德、智、體、美、勞的全面總結和評價,形成的材料大致有:論文評審意見書、學生成績表、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生體檢表等。

3.盡可能多地把信息化技術應用于高校畢業(yè)生檔案管理的各個環(huán)節(jié)

筆者所在院校通過畢業(yè)生上網直接輸入學號和姓名查詢派遣單位和檔案轉遞情況,據不完全統(tǒng)計比沒有用系統(tǒng)相比學生檔案轉遞后查詢量減少50%。一定程度上減少了了信息管理的重復勞動,減輕檔案管理的日常事務性工作,還大大提高了畢業(yè)生檔案查詢的效率。

4.加大宣傳力度,提高畢業(yè)生對檔案重要性的認識。

(1)在學生畢業(yè)前做好宣傳工作,可以通過發(fā)放就業(yè)指導手冊、開設就業(yè)指導課程、組織模擬簽約以及檔案管理專題講座等形式,強化畢業(yè)生的檔案意識,讓畢業(yè)生充分認識到人事檔案不是可有可無的,對畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活等各方面都有極其重要的影響。

(2)在目前沒有諸如《高等學校學生檔案管理工作細則條例》出臺的情況下,檔案的寄發(fā)單位一定要嚴格按照《干部人事檔案轉遞制度》執(zhí)行,使用機要方式,認真按照檔案轉出程序進行;嚴格要求檔案的接收單位做到檔案對位,確保檔案及時整合,以及接收到發(fā)錯的檔案及時通過機要打回寄發(fā)單位,確保高校畢業(yè)生檔案工作切實、有效的轉遞。

作者單位:南京航空航天大學金城學院