民辦高校檔案信息化工作初探

徐 健

摘 要:本文從研究民辦高校的檔案信息化工作現(xiàn)狀入手,分析制約民辦高校檔案信息化發(fā)展的因素,并有針對(duì)性地提出對(duì)策,通過“機(jī)制創(chuàng)新、制度完善、監(jiān)管強(qiáng)化、資源整合”四方面舉措,破解民辦高校檔案信息化難題,實(shí)現(xiàn)民辦高校檔案信息化工作的良性發(fā)展。

關(guān)鍵詞:民辦高校 檔案信息化

進(jìn)入二十一世紀(jì)以來,信息技術(shù)的發(fā)展日新月異,由此帶來文件和檔案的信息化已經(jīng)成為所有檔案工作者無法回避的焦點(diǎn)問題。作為一名高校專職檔案管理員,筆者一直注意對(duì)民辦高校檔案工作現(xiàn)狀的觀察與思考。在信息化的大環(huán)境下,民辦高校的檔案工作狀況如何?是否還停滯在紙質(zhì)文件的管理階段?民辦高校的檔案信息化進(jìn)程存在哪些阻力?出路在哪里?這些都是筆者想要與大家共同探討的問題。

一、民辦高校的檔案信息化現(xiàn)狀

民辦高校作為我國高校群體中的特殊一員和新生力量,一直是眾多專家學(xué)者關(guān)注的焦點(diǎn)。民辦高校的發(fā)展?fàn)顩r也關(guān)系著我國高等教育改革的成效。不過,目前民辦高校的發(fā)展還存在許多問題,其中檔案工作發(fā)展是比較突出的一個(gè)問題。民辦高校的檔案工作主要存在以下幾個(gè)難題:

1.檔案管理機(jī)制不健全。民辦高校的管理體制和公辦高校有很大區(qū)別。許多民辦高校采用企業(yè)化的管理機(jī)制,為減少開支,舉辦者往往盡力壓縮人員編制、縮減資金投入。這種情況下,民辦高校的檔案工作不受重視,人員編制和經(jīng)費(fèi)投入都難以得到保證。陜西省的一項(xiàng)調(diào)查統(tǒng)計(jì)顯示:全省受調(diào)查的民辦高校中,有20%的民辦高校未真正建立學(xué)校綜合檔案機(jī)構(gòu),檔案工作一直沒有統(tǒng)一管理,缺少全校性的檔案管理制度;有60%的民辦高校未真正建立學(xué)校檔案工作網(wǎng)絡(luò),未實(shí)行部門立卷歸檔制度。由此可見,檔案管理的基礎(chǔ)工作都不能完全開展,更不用說檔案信息化了。

2.檔案管理人員的素質(zhì)不高。民辦高校的舉辦者不能保證檔案人員編制和經(jīng)費(fèi)投入,檔案員得不到培訓(xùn)機(jī)會(huì),知識(shí)結(jié)構(gòu)老化,專業(yè)技能陳舊。大多民辦高校的檔案管理員同時(shí)還要從事辦公室的工作,少數(shù)民辦高校甚至沒有檔案管理專業(yè)出身的檔案員,往往以辦公室人員充當(dāng)檔案員。這些人員本身沒有健全的檔案管理及計(jì)算機(jī)應(yīng)用專業(yè)知識(shí),對(duì)信息化前沿動(dòng)態(tài)不甚了解,種種原因都極大地阻礙了民辦高校檔案信息化工作的進(jìn)程。

3.檔案意識(shí)薄弱。民辦高校的檔案工作發(fā)展緩慢,與學(xué)校管理者的檔案意識(shí)薄弱有很大關(guān)系。一些民辦高校的舉辦者看重的不是學(xué)校的發(fā)展和未來,而是眼前的利益得失。調(diào)查表明,越是檔案工作發(fā)展落后的民辦高校,其管理者的檔案意識(shí)越是薄弱。許多人覺得檔案沒有用處或作用不大,不能帶來現(xiàn)實(shí)的效益。也有的領(lǐng)導(dǎo)只看重部分重要檔案如人事檔案、學(xué)籍檔案的管理,而忽略了其他檔案尤其是電子檔案的搜集和保管。檔案意識(shí)的薄弱是民辦高校檔案信息化發(fā)展緩慢的重要原因之一。

4.檔案管理機(jī)構(gòu)的硬件設(shè)施落后。檔案信息化不僅需要計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)器等信息存儲(chǔ)設(shè)備,還需要復(fù)印機(jī)、照相機(jī)、掃描儀等信息加工設(shè)備以及與之相配套的軟件。這些設(shè)備技術(shù)先進(jìn),更新?lián)Q代速度快,就算是公辦高校也不一定能全部配齊,更不用說辦學(xué)經(jīng)費(fèi)更加緊張的民辦高校。

二、民辦高校檔案信息化發(fā)展策略

針對(duì)以上阻礙民辦高校檔案信息化發(fā)展的四大難題,筆者給出了以下幾點(diǎn)解決策略:

1.完善民辦高校檔案工作制度。筆者認(rèn)為,應(yīng)該在民辦高校舉辦條件中明確檔案經(jīng)費(fèi)投入的比例,人員、建筑及設(shè)備的最低標(biāo)準(zhǔn)等。同時(shí)教育行政主管單位要建立健全考核機(jī)制,把檔案信息化工作水平納入民辦高校檢查評(píng)估項(xiàng)目。這樣,就可以從制度上保障民辦高校對(duì)檔案信息化的投入。可以預(yù)見,考核機(jī)制的引入將會(huì)加強(qiáng)民辦高校舉辦者對(duì)檔案工作的重視,逐步改善檔案信息化現(xiàn)狀。

2.檔案工作實(shí)行“持證上崗”制度。檔案員必須接受檔案行政主管部門舉辦的從業(yè)資格培訓(xùn),合格者發(fā)給檔案工作從業(yè)資格證書。這樣,既可以通過培訓(xùn)提高檔案員的專業(yè)知識(shí)和技能,特別是檔案信息化所需要的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)和信息管理技術(shù);又可以通過考試淘汰一批不具備檔案管理能力的兼職人員,促使民辦高校管理者聘用專業(yè)技術(shù)人員提高學(xué)校檔案管理水平。“持證上崗”制度的實(shí)行,可以有效提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3.加強(qiáng)對(duì)民辦高校檔案信息化工作的監(jiān)督檢查。主管部門對(duì)民辦高校檔案工作的監(jiān)管力度不夠,也在一定程度制約著民辦高校檔案信息化工作的發(fā)展。有些主管單位沒有把民辦高校的檔案工作放到和公辦院校同等地位看待,總是自覺不自覺地把民辦高校歸入特殊群體,對(duì)待民辦高校也是“得過且過”,檢查可以放松,標(biāo)準(zhǔn)可以放低,要求可以放寬。上級(jí)主管部門的態(tài)度也助長了民辦高校忽視檔案工作的心理。所以,要從根本上扭轉(zhuǎn)民辦高校檔案信息化工作的不利局面,主管部門一定要強(qiáng)化對(duì)民辦高校檔案工作的監(jiān)督檢查。鑒于現(xiàn)狀,上級(jí)主管部門應(yīng)該對(duì)民辦高校傾注更多的關(guān)注和指導(dǎo),使民辦高校更深刻地認(rèn)識(shí)到檔案信息化工作的重要性。

4.通過資源整合,實(shí)現(xiàn)效益共享。在調(diào)查中,筆者也了解到民辦高校對(duì)檔案信息化建設(shè)落后的無奈心情。民辦高校本身經(jīng)費(fèi)緊張,收入又不穩(wěn)定,也得不到政府的財(cái)政支持。因此,民辦高校有限的經(jīng)費(fèi)用于保障教學(xué)等主要工作尚有不足,更不用說投入不受重視的檔案管理工作了。筆者在深思以后,提出了一個(gè)大膽的設(shè)想:借鑒當(dāng)前經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域比較流行的“優(yōu)勢互補(bǔ),合作共贏”做法,既然單獨(dú)一所民辦高校難以保證對(duì)檔案的投入,為何不把同一地區(qū)(或者地理位置鄰近)的幾所民辦高校的檔案建設(shè)資源進(jìn)行統(tǒng)一整合,建立一個(gè)資源共享的檔案管理機(jī)構(gòu)呢?筆者暫時(shí)把這個(gè)機(jī)構(gòu)稱為“聯(lián)合檔案室”,它是相鄰地域的若干民辦高校因自身經(jīng)費(fèi)不足以支持一個(gè)現(xiàn)代化的檔案室而把各自的檔案經(jīng)費(fèi)集中統(tǒng)一使用,建立一個(gè)資源共享的檔案管理機(jī)構(gòu)。建立“聯(lián)合檔案室”的好處有以下幾點(diǎn):(1)“聯(lián)合檔案室”的舉辦經(jīng)費(fèi)由參與的民辦高校共同負(fù)擔(dān),經(jīng)費(fèi)短缺問題迎刃而解,可以購買先進(jìn)的儀器設(shè)備,從事檔案信息化的深入加工。(2)“聯(lián)合檔案室”的檔案員可以從各民辦高校原來的檔案員中擇優(yōu)錄用具有檔案專業(yè)知識(shí)和信息管理技術(shù)的人員,就可以實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化。(3)“聯(lián)合檔案室”統(tǒng)一管理各民辦高校的檔案,并且檔案室的科研成果由各民辦高校共享。這樣就實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享。同時(shí),由于實(shí)行了檔案的共管,可以此為切入口,在民辦高校之間進(jìn)行更加深入的交流與合作?？傊?建立“聯(lián)合檔案室”對(duì)于現(xiàn)階段的民辦高校來說有百利而無一害,是一個(gè)解決民辦高校檔案信息化建設(shè)的好方法。

以上就是筆者對(duì)現(xiàn)階段民辦高校檔案信息化建設(shè)的一點(diǎn)思考。當(dāng)然,其中還有許多不成熟的地方,一些理論也沒有通過實(shí)踐的檢驗(yàn)。筆者寫出來與大家共同探討,希望能夠拋磚引玉,合眾家之長想出一個(gè)解決目前民辦高校檔案信息化建設(shè)問題的好辦法,為民辦高校檔案信息化水平的提高貢獻(xiàn)綿薄之力。

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作者單位:江蘇省宿遷市宿遷學(xué)院