對(duì)內(nèi)審發(fā)現(xiàn)問題原因分析及建議

姜航校

2008年人民銀行內(nèi)審部門開展了同級(jí)內(nèi)設(shè)職能部門負(fù)責(zé)人履行職責(zé)審計(jì)及離任審計(jì)。圍繞內(nèi)控及風(fēng)險(xiǎn)管理、銀行賬戶管理、基建管理、反洗錢管理、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理開展了專項(xiàng)審計(jì)。通過審計(jì)發(fā)現(xiàn)同級(jí)職能部門在內(nèi)控制度、業(yè)務(wù)操作、監(jiān)督檢查等方面存在不可忽視的問題。從五個(gè)層面上分析產(chǎn)生問題的原因:

一、存在問題的原因及分析

(一)內(nèi)控機(jī)制層面上

一是建立內(nèi)控制度意識(shí)上時(shí)效性方面不夠強(qiáng),沒能及時(shí)根據(jù)上級(jí)行的有關(guān)要求,健全相關(guān)的內(nèi)控實(shí)施辦法和細(xì)則。二是隨著職能的調(diào)整和業(yè)務(wù)的發(fā)展,部分內(nèi)控制度已不適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要,缺乏操作性,但未及時(shí)進(jìn)行修訂,沒能跟上業(yè)務(wù)發(fā)展的步伐,形成內(nèi)控制度的滯后性。三是部分崗位調(diào)整,責(zé)任人未做相應(yīng)調(diào)整,責(zé)任未落實(shí)到人,崗位職責(zé)未界定、職責(zé)不完整,僅制定出各崗位人員在操作流程中所負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容,未對(duì)出現(xiàn)差錯(cuò)時(shí)承擔(dān)的責(zé)任進(jìn)行明確。四是部分憑證、工作記錄簿及登記簿內(nèi)容記載不全,收款單位名稱和賬號(hào)不符。四是會(huì)計(jì)主管、經(jīng)辦員漏簽字和蓋章,容易導(dǎo)致內(nèi)部控制上的漏洞,從而形成內(nèi)控管理風(fēng)險(xiǎn)。

(二)核算操作管理層面上

一是縣(市)支行對(duì)商業(yè)銀行辦理大額資金匯劃業(yè)務(wù),未能按照《中央銀行會(huì)計(jì)集中核算系統(tǒng)操作規(guī)程》由會(huì)計(jì)主管簽批后辦理大額匯劃業(yè)務(wù)。二是業(yè)務(wù)操作人員口令密碼未密封統(tǒng)一管理,可能產(chǎn)生越權(quán)或跨網(wǎng)點(diǎn)、跨專柜辦理業(yè)務(wù),賬務(wù)處理“一手清”等問題,導(dǎo)致責(zé)任不清、推諉扯皮和違規(guī)操作的發(fā)生,容易給不法分子提供作案便利,而造成資金損失。

(三)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)管理層面

一是個(gè)別原始發(fā)票金額涂改,未填寫日期。二是個(gè)別工程款無主管領(lǐng)導(dǎo)審簽。三是未能根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)生情況序時(shí)記賬。四是以現(xiàn)金結(jié)算方式對(duì)單位辦理大額結(jié)算業(yè)務(wù)。五是未達(dá)賬項(xiàng)調(diào)整不及時(shí),未及時(shí)編制未達(dá)賬項(xiàng)余額調(diào)節(jié)表,導(dǎo)致會(huì)計(jì)基本制度執(zhí)行不嚴(yán),經(jīng)辦人員工作責(zé)任心不強(qiáng),從而形成操作上的風(fēng)險(xiǎn)。

(四)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理層面

一是辦公自動(dòng)化操作系統(tǒng)、公文傳輸操作系統(tǒng)操作員用戶名稱、口令密碼未更改,易造成多人操作密碼共享,形成風(fēng)險(xiǎn)。二是電子公文傳輸系統(tǒng)、電子郵件系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)雙備份介質(zhì)放置在同一防磁柜中,重要信息系統(tǒng)備份介質(zhì)未異地存放,易導(dǎo)致不安全隱患發(fā)生。

(五)監(jiān)督檢查機(jī)制層面上

一是承辦、組織、協(xié)調(diào)反洗錢的具體工作的部門,未能認(rèn)真履行反洗錢現(xiàn)場(chǎng)檢查程序監(jiān)督職責(zé)。二是辦公室未會(huì)同科技部門對(duì)電子郵件和傳輸系統(tǒng)的使用及管理情況、有關(guān)技術(shù)人員和操作人員的工作情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。三是部分單位領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人對(duì)分管的工作或本部門的工作沒有嚴(yán)格按照內(nèi)控制度進(jìn)行監(jiān)督檢查,有的雖然開展了檢查,但檢查內(nèi)容不全、檢查深度不夠,一些不符合制度要求的傳統(tǒng)做法沒有及時(shí)得到糾正,達(dá)不到檢查的效果,容易導(dǎo)致監(jiān)督機(jī)制失效和操作風(fēng)險(xiǎn)。

(六)獎(jiǎng)懲機(jī)制層面上

缺乏統(tǒng)一的處罰規(guī)定和配套措施。對(duì)內(nèi)控制度檢查落實(shí)只停留在加強(qiáng)管理上,缺少相關(guān)的考核約束和相對(duì)應(yīng)的處罰措施,造成了經(jīng)辦人員對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)重視不夠,工作責(zé)任心不強(qiáng),制度執(zhí)行不嚴(yán)格,工作中缺乏“細(xì)致”的工作態(tài)度,缺乏應(yīng)有的責(zé)任感,防范風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),導(dǎo)致履行各項(xiàng)工作職責(zé)不到位。

二、意見及建議

(一)內(nèi)控制度方面

加強(qiáng)內(nèi)部控制機(jī)制建設(shè),及時(shí)制定和完善各項(xiàng)規(guī)章制度。一是及時(shí)修訂各項(xiàng)制度,健全崗位內(nèi)控制度,完善監(jiān)督制約機(jī)制,健全業(yè)務(wù)規(guī)章,為各項(xiàng)業(yè)務(wù)的安全正常營(yíng)運(yùn)提供制度保障。二是建立相關(guān)崗位之間的控制制度,完善的有關(guān)崗位職責(zé)和業(yè)務(wù)操作規(guī)程,實(shí)行多級(jí)崗位目標(biāo)責(zé)任制和責(zé)任追究制度,在明確各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作任務(wù)的前提下,賦予各崗位人員職權(quán)和相應(yīng)責(zé)任,建立相互配合、相互督促、相互制約的工作關(guān)系。三是增強(qiáng)內(nèi)控制度的適用性和可操作性,使內(nèi)控制度能夠涵蓋科室的各項(xiàng)工作及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),切實(shí)防范金融風(fēng)險(xiǎn)。

(二)業(yè)務(wù)操作方面

要進(jìn)一步加強(qiáng)內(nèi)部管理,規(guī)范事后監(jiān)督、會(huì)計(jì)集中核算系統(tǒng)操作人員口令密碼未密封統(tǒng)一管理。辦理大額匯劃業(yè)務(wù)未履行會(huì)計(jì)主管審批制度等行為,可能導(dǎo)致操作上的漏洞和不合規(guī)現(xiàn)象發(fā)生。樹立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),切實(shí)保障資金安全運(yùn)作。認(rèn)真執(zhí)行會(huì)計(jì)主管坐班制度,定期送分管行長(zhǎng)審閱簽批。加強(qiáng)規(guī)范管理,詳細(xì)記載相關(guān)內(nèi)容,嚴(yán)密履行審批手續(xù)。

(三)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)方面

增強(qiáng)執(zhí)行財(cái)務(wù)管理制度和財(cái)經(jīng)紀(jì)律的自覺性,嚴(yán)格履行會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)制度審批手續(xù)。加強(qiáng)日常現(xiàn)金的管理,對(duì)大額支付款業(yè)務(wù)應(yīng)使用轉(zhuǎn)賬結(jié)算方式,減少現(xiàn)金使用量。以避免用現(xiàn)金方式辦理大額結(jié)算業(yè)務(wù)。定期對(duì)縣支行財(cái)務(wù)管理人員開展會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)制度、業(yè)務(wù)操作培訓(xùn),使財(cái)務(wù)管理人員熟練掌握各項(xiàng)制度,提高專業(yè)素養(yǎng),破除不正確的習(xí)慣做法;中心支行對(duì)口專業(yè)科室應(yīng)加強(qiáng)對(duì)縣支行會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)管理工作的指導(dǎo)、監(jiān)督,及時(shí)糾正存在的問題。

(四)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理方面

加強(qiáng)對(duì)辦公自動(dòng)化操作系統(tǒng)、公文傳輸操作系統(tǒng)操作員用戶名稱、口令密碼的管理,至少每三個(gè)月更換一次。業(yè)務(wù)系統(tǒng)操作應(yīng)按照“權(quán)限分散、不得交叉任職”原則,嚴(yán)格進(jìn)行操作角色劃分和授權(quán)管理”。應(yīng)建立健全磁帶、光盤、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)、縮微膠片、已打印文檔等存儲(chǔ)介質(zhì)管理流程。所有存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)保存在安全的物理環(huán)境中并設(shè)明晰的標(biāo)志。重要信息系統(tǒng)備份介質(zhì)應(yīng)按規(guī)定異地存放,防止不安全隱患發(fā)生。

(五)監(jiān)督檢查方面

加強(qiáng)監(jiān)督檢查,規(guī)范檢查監(jiān)督程序。辦公室要會(huì)同科技部門定期或不定期對(duì)電子郵件和傳輸系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)及管理情況、有關(guān)技術(shù)人員和操作人員的工作情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。要加大對(duì)各類風(fēng)險(xiǎn)隱患的排查力度,督促業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員規(guī)范各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作,關(guān)注工作中的每個(gè)細(xì)節(jié),幫助他們認(rèn)識(shí)發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的后果,杜絕風(fēng)險(xiǎn)隱患。在日常執(zhí)法檢查中要按相關(guān)操作規(guī)程進(jìn)行。

(編輯/穆楊)