淺談如何做好圖書館統(tǒng)計(jì)工作

黃志勇

【摘要】 本文論述了圖書館統(tǒng)計(jì)工作在圖書館的管理中的必要性，闡述了圖書館的三大統(tǒng)計(jì)，在統(tǒng)計(jì)工作的困難以及如何去面對困難做好統(tǒng)計(jì)工作。

【關(guān)鍵詞】 圖書館管理；必要性；統(tǒng)計(jì)

統(tǒng)計(jì)分析是圖書館實(shí)行科學(xué)管理、監(jiān)督機(jī)制的重要手段，是充分配置資源和調(diào)整資源、正確使用經(jīng)費(fèi)、制定各項(xiàng)政策和工作計(jì)劃的重要依據(jù),是圖書館建設(shè)與發(fā)展的需要。我校圖書館一貫重視計(jì)量統(tǒng)計(jì)分析工作，幾年來我們建立了比較完整的圖書統(tǒng)計(jì)體系，并使其更加規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化。例：藏書統(tǒng)計(jì)、讀者人數(shù)統(tǒng)計(jì)、讀者類型統(tǒng)計(jì)、借閱統(tǒng)計(jì)、工作人員業(yè)務(wù)量統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)、設(shè)備統(tǒng)計(jì)等。通過統(tǒng)計(jì)分析實(shí)踐證明，圖書館堅(jiān)持計(jì)量與統(tǒng)計(jì)分析很有必要。

一、圖書館統(tǒng)計(jì)的必要性

1.統(tǒng)計(jì)分析是讀者服務(wù)工作的必需條件讀者服務(wù)工作，是聯(lián)系圖書館與讀者的窗口,起著橋梁與紐帶的作用。讀者工作廣泛接觸各種類型、各種成分的讀者群，是圖書館為讀者服務(wù)的前沿。在服務(wù)工作中,既使讀者受益于圖書館，又使圖書館受益于讀者。讀者在利用圖書館的過程中，對圖書館工作會(huì)做出相應(yīng)的反映，有感激，有意見，有評價(jià)，有要求，還有支持和幫助。這種互動(dòng)關(guān)系是圖書館發(fā)展的寶貴財(cái)富，有助于圖書館改進(jìn)服務(wù)方法、提高服務(wù)質(zhì)量和管理水平。讀者服務(wù)是一項(xiàng)長期工作，統(tǒng)計(jì)分析是讀者服務(wù)工作的必需條件。要想做好讀者服務(wù)就必須堅(jiān)持做好有關(guān)讀者的、讀者需要的各種有關(guān)統(tǒng)計(jì)分析，開展有針對性的服務(wù)，吸引讀者運(yùn)用好圖書館。統(tǒng)計(jì)分析工作是圖書館讀者工作管理系統(tǒng)的信息反饋過程中最重要的部分。其表現(xiàn)形式應(yīng)該是：為讀者服務(wù)———調(diào)查讀者需求———進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析———改進(jìn)圖書館工作———更好的為讀者服務(wù)，形成螺旋式上升動(dòng)態(tài)循環(huán)的發(fā)展過程。缺乏統(tǒng)計(jì)分析，讀者工作作為圖書館系統(tǒng)的前沿窗口，就起不到讀者與圖書館有機(jī)聯(lián)系的接口部位的作用。只有做好有關(guān)讀者統(tǒng)計(jì)分析工作才能真正接受從讀者中反饋來的信息，不斷從中吸取營養(yǎng)，成為促進(jìn)圖書館各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展的動(dòng)力。

2.讀者統(tǒng)計(jì)是加強(qiáng)圖書館管理與發(fā)展的依據(jù)圖書館的發(fā)展離不開廣大讀者的支持，但圖書館和讀者之間也存有不少矛盾。要想真正得到廣大讀者的支持，就要解決好讀者和圖書館的矛盾。圖書館與讀者的矛盾主要是供與求的矛盾、借與還、書與經(jīng)費(fèi)、藏與用的矛盾。這些矛盾受客觀發(fā)展和主觀條件的制約，要解決這些矛盾，需要工作人員的主觀努力。一方面要經(jīng)常和讀者溝通，通過座談會(huì)形式和讀者面對面的座談、解釋，使讀者了解圖書館。另一方面,要做好讀者統(tǒng)計(jì)，了解各類讀者的需求，以滿足各類讀者的需要。讀者統(tǒng)計(jì)是流通管理系統(tǒng)種類中的一種，讀者統(tǒng)計(jì)包括全館讀者人數(shù)，各種類型、各種成分讀者的人數(shù)比例；讀者到館總?cè)藬?shù)，各種類型、各種成分讀者到館數(shù)量比例等綜合統(tǒng)計(jì)和分類統(tǒng)計(jì)。一般來說，高校圖書館的讀者類型大多是學(xué)生、教師。他們對圖書館的需求既有共同點(diǎn)，又有不同點(diǎn)。共同點(diǎn)是對專業(yè)圖書的需求，但需求的程度不同。教師需求的圖書資料除了一般專業(yè)用書外，還需要一些科學(xué)研究用書。而大學(xué)生除了一般專業(yè)用書外，還需要大量的休閑、娛樂圖書。針對大學(xué)生的這種需求，我們請各院系專家聯(lián)合推薦，在此基礎(chǔ)上給他們配備了50種優(yōu)秀人文圖書。大學(xué)生通過閱讀圖書，自身修養(yǎng)有了很大提高，對人生觀有了新的認(rèn)識(shí)，對我們的服務(wù)態(tài)度的滿意度也發(fā)生了變化。同時(shí)我們也了解了專業(yè)研究人員(教師)對圖書文獻(xiàn)的需求狀況。他們有的反映我館女性專業(yè)文獻(xiàn)的專業(yè)性不強(qiáng)，收集得不全面,特色不突出。根據(jù)實(shí)際情況為使專業(yè)研究人員在收藏館藏文獻(xiàn)方面感到滿意，我們首先討論、確定收集女性學(xué)文獻(xiàn)的具體依據(jù)，并照這些依據(jù)經(jīng)過對各種文獻(xiàn)的嚴(yán)格篩選確定我們必購的書刊文獻(xiàn)。然后我們再把最近收集到的女性專業(yè)書刊文獻(xiàn)和近幾年館藏精品以不同《館藏目錄》形式反饋給他們。在照這些依據(jù)進(jìn)行研究、收藏的過程中，找到了我們工作中的差距，提高了對“女性學(xué)”概念的認(rèn)識(shí)和為讀者服務(wù)的層次，藏書結(jié)構(gòu)也做了相應(yīng)調(diào)整，農(nóng)業(yè)工程文獻(xiàn)的收全率和讀者對女性學(xué)文獻(xiàn)的滿意率、利用率都大有提高。通過調(diào)查統(tǒng)計(jì)實(shí)踐說明，圖書館的讀者類型、讀者需求與藏書結(jié)構(gòu)是相互適應(yīng)的，隨著讀者類型需求的變化，藏書結(jié)構(gòu)要做相應(yīng)調(diào)整。藏書結(jié)構(gòu)和讀者需求之間失調(diào)現(xiàn)象不能長期存在，否則不僅影響圖書館和讀者之間的關(guān)系，更會(huì)影響圖書館的發(fā)展。

二、圖書館的三大統(tǒng)計(jì)

1.圖書館藏書統(tǒng)計(jì)。圖書館是學(xué)校的文獻(xiàn)信息中心，藏書是圖書館賴以進(jìn)行生產(chǎn)的手段，是讀者需求的根本物質(zhì)基礎(chǔ)。藏書的數(shù)量是圖書館勞動(dòng)的圖書館藏書統(tǒng)計(jì)是從圖書館的藏書數(shù)量與質(zhì)量的相互聯(lián)系中，從動(dòng)態(tài)和靜態(tài)兩個(gè)方面去研究它的發(fā)展變化程度及其規(guī)律性的一種統(tǒng)計(jì)。現(xiàn)階段電子出版物入藏量迅速增加，21世紀(jì)的圖書館將是虛擬圖書館與傳統(tǒng)圖書館互為結(jié)合的混合體，今后網(wǎng)上信息資源的統(tǒng)計(jì)不可忽視。圖書館藏書統(tǒng)計(jì)既包括圖書、期刊等印刷型資料，也包括各種網(wǎng)上資料。其統(tǒng)計(jì)的作用是:（1）圖書館藏書統(tǒng)計(jì)可以研究圖書館藏書是否符合目的性的要求。圖書館藏書統(tǒng)計(jì),就要根據(jù)各館不同的藏書目的，從藏書與用書這對矛盾的統(tǒng)一體中發(fā)現(xiàn)問題，從而體現(xiàn)出藏書建設(shè)工作的計(jì)劃性、目的性及針對性原則。（2）圖書館藏書統(tǒng)計(jì)有利于處理藏書建設(shè)中的各種關(guān)系。網(wǎng)上信息資源的無序化現(xiàn)象呼吁圖書館藏書的系統(tǒng)性、完整性的要求,也反映了圖書館藏書建設(shè)的特點(diǎn)和規(guī)律。為了達(dá)到這個(gè)目的，藏書建設(shè)必須處理好重點(diǎn)與一般、數(shù)量與質(zhì)量、結(jié)構(gòu)與比例等關(guān)系。但是，要處理好以上關(guān)系，必須借助于統(tǒng)計(jì)分析和研究。（3）圖書館藏書統(tǒng)計(jì)可以為制定和檢查藏書采購計(jì)劃提供重要依據(jù)。要高效率、高質(zhì)量地搜集有關(guān)讀者需求的文獻(xiàn)資料，就必須根據(jù)各種情況,制定出一個(gè)長期藏書采購計(jì)劃，確定各種文獻(xiàn)資料的構(gòu)成、重點(diǎn)、比例，使采購人員按其行事。而對以上情況的反映就要靠統(tǒng)計(jì)數(shù)字來表達(dá)。除此之外，圖書館的藏書統(tǒng)計(jì)對于研究藏書復(fù)本、藏書剔舊、館際互借和協(xié)調(diào)、提高藏書利用率、降低拒借率、實(shí)現(xiàn)資源共享等方面也有很大作用。

2.圖書館的讀者統(tǒng)計(jì)。讀者的多少是圖書館勞動(dòng)成果的一種具體測驗(yàn)，圖書館讀者統(tǒng)計(jì)是研究圖書館在一定時(shí)期內(nèi)接收和接待讀者數(shù)量方面發(fā)展變化程度及其規(guī)律性的一種統(tǒng)計(jì)。其作用主要表現(xiàn)為以下三點(diǎn)：（1）讀者統(tǒng)計(jì)可為分析和提高讀者工作質(zhì)量提供科學(xué)的依據(jù)。圖書館主管部門可以根據(jù)統(tǒng)計(jì)所獲取的數(shù)據(jù)資料，如讀者數(shù)、借閱人次、冊次等來評估圖書館業(yè)務(wù)工作完成的優(yōu)劣程度，以便不斷改進(jìn)工作方法，完善服務(wù)措施。（2）讀者統(tǒng)計(jì)是制定與檢查計(jì)劃的依據(jù),是一種信息反饋。只有充分依據(jù)前一階段的統(tǒng)計(jì)資料，才能制定后一階段切實(shí)可行的工作計(jì)劃；只有通過對現(xiàn)實(shí)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的分析研究，才能檢查計(jì)劃的完成情況，以便制定出更為完善的下一個(gè)工作計(jì)劃。（3）讀者統(tǒng)計(jì)為本學(xué)科的理論研究提供實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)。如讀者到館率、閱讀率、藏書保障率等指標(biāo)。通過對這些數(shù)據(jù)的了解、分析和研究，使讀者工作日益完善。學(xué)校圖書館的讀者統(tǒng)計(jì)要反映教師、職工和學(xué)生，以及學(xué)生的年級的全部情況。要利用圖書館的讀者統(tǒng)計(jì)反映讀者對于圖書館的需求。

3.圖書館借閱統(tǒng)計(jì)。圖書館借閱統(tǒng)計(jì)是研究圖書館在一定時(shí)期內(nèi)收藏的文獻(xiàn)資料借閱量方面的發(fā)展變化程度及其規(guī)律性的一種統(tǒng)計(jì)。這種統(tǒng)計(jì)是衡量一個(gè)圖書館服務(wù)效果的最好標(biāo)志，因?yàn)槿魏螆D書館的藏書都是為了供讀者借閱的，這是圖書館的職能。它包括借閱者統(tǒng)計(jì)和被借閱的文獻(xiàn)資料統(tǒng)計(jì)。它的作用是：可以反映文獻(xiàn)資料借閱的數(shù)量。依據(jù)外借和內(nèi)閱部門的借閱統(tǒng)計(jì)能夠獲得本館每日、每月、每季向讀者提供各種文獻(xiàn)資料的書刊、種類、文種及數(shù)量指標(biāo)，以便檢查對讀者需求的滿足程度?？梢苑从吵鲳^藏文獻(xiàn)資料的質(zhì)量。通過拒借統(tǒng)計(jì),可計(jì)算出各類文獻(xiàn)資料的拒借率,從而檢驗(yàn)出一定時(shí)期內(nèi)讀者需求與館藏之間的矛盾統(tǒng)一程度，顯示出館藏文獻(xiàn)資料的優(yōu)勢與不足?？梢詾橹贫〞少徍脱a(bǔ)充計(jì)劃提供依據(jù)。圖書館的外借、內(nèi)閱是圖書館工作的第一線，采購部門只有積極主動(dòng)利用第一線的統(tǒng)計(jì)資料，才能有的放矢地采購到讀者所需要的文獻(xiàn)資料。是建立核心期刊、編制二次文獻(xiàn)的依據(jù)。通過統(tǒng)計(jì)分析和研究，期刊流通率高的、深受讀者歡迎的,是讀者所需要的，以后仍可繼續(xù)訂閱，編制二次文獻(xiàn)情報(bào)時(shí)也可利用它們。否則，則棄之。除以上三個(gè)最主要的圖書館統(tǒng)計(jì)之外，還有很多統(tǒng)計(jì)，如工作人員統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)、專題統(tǒng)計(jì)等，同時(shí)還應(yīng)計(jì)算圖書拒絕率、還書率、流通次數(shù)等，但這些都是以上述三大統(tǒng)計(jì)為基礎(chǔ)。

三、做好圖書館三大統(tǒng)計(jì)將面對的困難

1.數(shù)據(jù)采集和統(tǒng)計(jì)工作量大，這往往是許多指標(biāo)無法精確統(tǒng)計(jì)的主要原因。例如圖書亂架率被定義為某一書庫中所有亂架圖書占該庫藏書總量的百分比，為了得到這一統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),往往需要采用大量的時(shí)間來查明該庫亂架圖書的數(shù)量，對于管理者來說，這將是一個(gè)浩大的工程。

2.統(tǒng)計(jì)周期較長，無法及時(shí)反映圖書館工作的動(dòng)態(tài)變化，對管理決策缺乏實(shí)際的指導(dǎo)意義；例如讀者閱讀率被定義為全年借閱的總冊數(shù)與讀者實(shí)際借閱人數(shù)的百分比，其統(tǒng)計(jì)的時(shí)間段為一年，這對于圖書館及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的問題并作出相應(yīng)的調(diào)整幾乎毫無意義。

3.缺乏有效的機(jī)制進(jìn)行數(shù)據(jù)采集，使某些指標(biāo)無法統(tǒng)計(jì)。例如圖書館拒借率被定義為未借到的書刊資料的總冊次占讀者所要借的書刊資料的總冊次的百分比，而在實(shí)際的34書刊流通工作中，我們常常記錄的是讀者借閱圖書的冊次，而很少記錄讀者未借閱到書刊的冊次，尤其在開架借閱的情況下，未借閱到書刊的冊次更是一個(gè)埋藏在讀者心底的不明數(shù)據(jù)。

4.某些指標(biāo)只表征概念性意義，而無法直接統(tǒng)計(jì)。例如在文獻(xiàn)檢索中,查全率被定義為實(shí)際檢出的相關(guān)文獻(xiàn)數(shù)占全部相關(guān)文獻(xiàn)的比率，試想，如果一個(gè)文獻(xiàn)檢索系統(tǒng)知道用戶所需要的全部相關(guān)文獻(xiàn)數(shù)，它何不直接全部提供給用戶,而存在著實(shí)際檢出與理應(yīng)檢出的文獻(xiàn)數(shù)之差呢？這種指標(biāo)不進(jìn)行轉(zhuǎn)義處理,實(shí)際上是無法直接操作的。

5.其他人為的主觀因素干擾，也是圖書館統(tǒng)計(jì)與定量評估無法科學(xué)進(jìn)行的原因。

四、要做好圖書館統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)做到以下幾點(diǎn)

良好的職業(yè)道德。由于統(tǒng)計(jì)人員所從事工作的特殊性質(zhì)，具有良好的職業(yè)道德,對新形勢下的統(tǒng)計(jì)人員尤為重要。2.更新觀念。統(tǒng)計(jì)人員應(yīng)摒棄傳統(tǒng)的觀念，積極主動(dòng)地為圖書館的管理、決策搜集信息，提供全方位的信息服務(wù)，發(fā)揮統(tǒng)計(jì)的預(yù)測、監(jiān)督、調(diào)控等各項(xiàng)職能，使圖書館統(tǒng)計(jì)真正成為圖書館管理的基石。3.更新知識(shí)結(jié)構(gòu)。作為一個(gè)圖書館統(tǒng)計(jì)人員，應(yīng)該掌握統(tǒng)計(jì)和現(xiàn)代化信息技術(shù);熟悉精通統(tǒng)計(jì)理論、統(tǒng)計(jì)方法、統(tǒng)計(jì)手段；能利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息搜集、處理和傳遞。同時(shí)，要了解社會(huì)經(jīng)濟(jì)統(tǒng)計(jì)各個(gè)領(lǐng)域的相關(guān)知識(shí)，對信息的處理在重視定量分析的同時(shí)，要提高定性水平的認(rèn)識(shí)。這就要求統(tǒng)計(jì)人員除了有扎實(shí)的統(tǒng)計(jì)功底和分析能力外，對圖書館和相關(guān)專業(yè)也必須相當(dāng)熟悉。

總之，圖書館統(tǒng)計(jì)以數(shù)據(jù)資料顯示了圖書館工作的全貌；顯示了圖書館服務(wù)質(zhì)量的優(yōu)劣和管理水平的高低。隨著圖書館統(tǒng)計(jì)工作的不斷發(fā)展和完善，它的作用將越來越受到圖書館界的重視，促進(jìn)圖書館事業(yè)的不斷發(fā)展。

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