論管理審計在高校物資采購中的初步實踐

摘要：隨著高等教育事業(yè)的迅猛發(fā)展，高校物資采購占教育經費的比重越來越大，加強高校物資采購管理審計顯得必要和重要。針對物資采購的各個環(huán)節(jié)的關鍵控制點進行審計監(jiān)督，提高高校物資采購的安全性、效益性。

關鍵詞：高校物資采購 管理審計 關鍵控制點

高校物資采購管理審計是指高校的內部審計機構和內部審計人員依照國家財經法規(guī)、內部控制制度和市場信息，對高校內部有關職能部門使用學校資金獲取物資的真實性、合理性、效益性進行審計監(jiān)督的活動。

一、開展高校物資采購管理審計的必要性

（一）高校自身持續(xù)和諧發(fā)展的需要

隨著高校連年擴招和辦學規(guī)模不斷擴大，需要添置大量的教學物資設備，儀器設備材料的支出在學校事業(yè)經費中所占比重越來越大。為確保資金的合理使用并收到預期效果，必須加強對高校物資采購的審計監(jiān)督。

（二）反腐倡廉工作的需要

近年高校爆出的腐敗案件中，物資采購環(huán)節(jié)成為頻發(fā)領域。因此，要加大對物資采購環(huán)節(jié)的管理和監(jiān)督，規(guī)范采購程序，減少和防止腐敗行為的產生，促進黨風廉政建設。

（三）降低和控制物資采購風險的需要

物資采購過程中會面臨很多風險，主要有合同欺詐風險、價格風險、質量風險、技術進步風險等外部風險以及計劃風險、合同風險、驗收風險、存量風險、責任風險等內部風險，同時還面臨重復購置、物資閑置等風險。對采購行為進行審計監(jiān)督可以控制采購中的風險，規(guī)范采購行為，降低采購成本，提高資金使用效益。

（四）內部審計職能轉變的需要

隨著高校規(guī)模的發(fā)展和管理層次的提高，高校內部審計不僅要在財務收支發(fā)現(xiàn)問題、分析問題和解決問題，而且還肩負幫助學校決策層和管理層制定戰(zhàn)略方針，改進管理方法，最終實現(xiàn)提高高校整體運營能力的重任。開展物資采購管理審計是高校內部審計轉變職能的需要，是高校內部審計工作從事后審計向更高層次的管理審計發(fā)展的必然結果。

二、選擇關鍵控制點，對物資采購進行全過程管理審計

運用管理審計對物資采購的整個過程進行審計，是指從計劃、審批、詢價、招標、簽約、驗收、核算、付款和領用等所有環(huán)節(jié)的審計監(jiān)督。審計監(jiān)督的關鍵點是采購計劃編制、招投標、合同管理、驗收付款、使用效果等環(huán)節(jié)。

（一）測試學校物資采購的內部控制制度是否完善

物資采購的內部控制制度一般應該包括以下幾個方面：（1）環(huán)境控制。學校的管理層對物資采購工作的重視程度如何，各相關部門在物資采購過程中的各自職責及配合程度如何，是否有物資采購人員職業(yè)培訓計劃和廉政及職業(yè)道德教育措施等。（2）風險控制。是否有建立物資采購的可行性論證分析制度，是否建立物資采購風險的評估、防范、化解措施。（3）過程控制。物資采購是否經過適當制授權，是否進行合同控制，不相容職務是否分離，大宗物資采購是否進行招標，是否進行認真驗收，是否進行定期盤點。（4）監(jiān)督制度。是否建立適當?shù)墓芾沓绦騺肀ＷC物資采購順利進行，是否有適當程序對采購過程進行日常監(jiān)督，審計人員是否對物資采購進行獨立監(jiān)督。

（二）評審物資采購計劃管理及論證制度

高校物資尤其是教學科研用的儀器設備，經常出現(xiàn)重復購置、閑置等現(xiàn)象，造成資金的極大浪費。主要評審的幾個關控制鍵點，（1）是否有編制采購計劃（采購申請），并經專家進行可行性論證，防止購回的設備、物資無法滿足需求而造成浪費；（2）是否符合學校預算控制，財務處的資金是否到位，是否存在超預算、無預算采購行為，追加采購是否已編報預算并按程序報批。

（三）對物資采購招投標情況的審計。

一個完整的物資采購招投標過程應該包括招標、投標、開標、評標、定標五個環(huán)節(jié)，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯都會影響整個招投標效果。（1）招標。重點審查是否存在以借工作需要、時間緊迫、減少辦事程序為由，將項目化整為零或以其他方式規(guī)避招標的情況；投標文件內容是否符合規(guī)定，是否明確擬采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量與價格、技術要求等；（2）投標。重點審查是否存在串標行為，影響公平競爭，損害學校利益；是否存在投標人向投標人或評標專家行賄行為；是否存在低價競標、以他人名義投標等虛假投標行為；（3）開標。開標的時間、地點是否符合規(guī)定，是否當眾拆封、當眾宣讀、是否記錄并存檔備查；（4）評標定標。重點審查評標原則是否科學，評標委員會的組成是否合理，是否遵循利害關系回避原則，評委名單、標底的保密情況。

（四）對物資采購合同管理審查

合同的審查既是物資采購審計的一個環(huán)節(jié)，也是學校經濟合同審計的重要內容。主要審查關鍵點：（1）合同的合法性完整性。合同主體資格是否合法；合同標的物的數(shù)量、單價、型號是否和中標內容一致；合同條款內容是否具體完整；合同雙方的違約責任是否明確。審計時將合同與招標文件、評標辦法及評標結果進行核對，必要時請學校法律顧問審核把關。（2）合同執(zhí)行情況。合同的內容是否得到全面、嚴格的執(zhí)行，是否有專人跟蹤，遇到違約是否嚴格按條款執(zhí)行，是否按合同驗收及付款。（3）合同歸檔管理。是否有專門的部門、人員對簽訂的合同進行集中歸檔管理，合同管理制度是否完善，合同是否檔案管理要求實行編號管理，并進行登記，與合同相關的材料是否裝訂成冊，是否定期向相關部門反饋合同執(zhí)行情況。

（五）審查物資的驗收及付款情況

（1）對驗收環(huán)節(jié)主要審查獨立性控制和職務不相容控制情況。應審查驗收人員是否獨立于使用、采購和會計部門的人員擔任，是否嚴格按照合同要求對采購物資的品種、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價、交貨期、參數(shù)、交貨方式、結算方式進行驗收，驗收部門是否組織專家組按照合同要求對物資設備進行技術檢驗測試。

（2）對付款環(huán)節(jié)主要審查授權控制情況，主要是實質性審查會計記錄，審查付款時間，方式、金額、內容、收款人等項目是否與合同一致。審查付款憑單是否經過適當授權人批準、是否附請購單、驗收單、合同和發(fā)票等。

（六）物資使用效果情況評估

物資采購到驗收使用已經結束，但作為物資管理審計并未結束。審計人員需要對所購物資設備使用效果進行評價。主要審查物資設備使用效益、效果與計劃是否相符，利用率如何，是否存在閑置、重復、不實用等造成資金浪費的情況。◆

參考文獻：

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[2]鄭萍，《淺談高校物資采購內部審計程序》，《財會通訊》2005年第5期

[3]張來斌，《管理審計在地方高校物資采購中的運用》，《會計之友》2007年第7期

[4]黃曲曲，黃亮，《教學物資采購審計重點》，《中國內部審計》2009年第1集

作者簡介：林志新，男，福建漳州人，漳州師范學院監(jiān)察審計處注冊會計師。