淺議電子檔案的保護(hù)與發(fā)展

陸 娟

【摘要】電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的載體不同,其保護(hù)條件也必然不同。電子檔案的形成對(duì)檔案業(yè)務(wù)產(chǎn)生了巨大影響,電子檔案發(fā)展也對(duì)檔案人員適應(yīng)信息技術(shù)和檔案工作的發(fā)展提出了新的要求。

【關(guān)健詞】電子檔案;保護(hù);影響;發(fā)展

在電腦廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域特別是檔案的整理與保存之前,檔案的整理與保存最理想的介質(zhì)就是各類紙張。隨著電腦的普及電子文件以其載體和載體與信息結(jié)合方式的特殊性對(duì)傳統(tǒng)檔案的整理與保護(hù)理論造成很大的沖擊,電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在整理與保護(hù)技術(shù)上有很大的差別,這些差別將是電子時(shí)代檔案整理與保護(hù)技術(shù)的新領(lǐng)域。

一、 電子文件定義及其特點(diǎn)綜述

所謂電子文件是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的,以計(jì)算機(jī)盤(pán)片、磁盤(pán)和光盤(pán)等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較,電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn):

㈠ 電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件,它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用;

㈡ 電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞;

㈢ 電子文件的利用是可共享的,也不再受時(shí)間和距離的影響;

㈣ 電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同,它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高,而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子檔案的保護(hù)

㈠ 電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤(pán)。聚酯底基是磁盤(pán)和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長(zhǎng)后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用,它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn),直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素,它極易受外磁場(chǎng)影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤(pán)是利用激光進(jìn)行信息存取的,它呈圓盤(pán)狀,由盤(pán)基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤(pán)常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。與紙質(zhì)檔案載體相比,電子文件載體材料的壽命要短得多,一般僅為5—15年。實(shí)驗(yàn)證明,電子文件的理想溫度為16℃—20℃,相對(duì)濕度為40%±5%。

㈡防止灰塵對(duì)電子文件載體的危害有特別重要的意義,在電子文件形成和使用過(guò)程中,要采取嚴(yán)密的防灰塵措施?；覊m一旦對(duì)電子文件載體造成危害,載體上所記錄的信息可能會(huì)局部丟失,在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上便無(wú)法讀出原始信息,使電子文件失去保存價(jià)值。

㈢注意避光,光盤(pán)材料的塑料保護(hù)層對(duì)紫外光極為敏感,陽(yáng)光的直射會(huì)使光盤(pán)過(guò)早老化。因此,光盤(pán)要十分注意避光。不管磁盤(pán)還是光盤(pán),定期復(fù)制是當(dāng)前延長(zhǎng)電子文件壽命的有效措施,磁盤(pán)每2年,光盤(pán)每5年轉(zhuǎn)儲(chǔ)一次,轉(zhuǎn)儲(chǔ)后的載體與原載體同樣編號(hào)保存。

㈣磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)對(duì)紙質(zhì)檔案無(wú)任何影響,而對(duì)電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來(lái)磁場(chǎng)作用于磁性載體,能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化,造成信號(hào)失落或信噪比降低,破壞記錄信息,影響讀出效果。此外,強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)也會(huì)影響磁性載體材料中磁分子的排列次序,造成剩磁衰減,從而破壞記錄信號(hào)。因而要防止外磁場(chǎng)的影響,如遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng),將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等等,并避免強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)。

三、電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

㈠ 傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象,而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后,電子文件取代了以往的文字材料,它是由擬稿者直接寫(xiě)在磁盤(pán)上,并在磁盤(pán)上進(jìn)行修改,一經(jīng)形成后,馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中,由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐,已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則,如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn),也是文書(shū)工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn),文件形成后,由文書(shū)部門(mén)收集立卷后,交檔案部門(mén)管理,一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生,隨時(shí)更改,存貯在計(jì)算機(jī)磁盤(pán)或光盤(pán)中。因此,它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔,必須以磁盤(pán)或光盤(pán)的形式移交,歸檔范圍也不能只是“辦理完畢,具有保存價(jià)值”的文件,還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

㈡由于電子文件信息與載體的可分離性,檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代,因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系,這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要,但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中,文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化,電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序,不再需要對(duì)它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要,利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。

㈢ 由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性,其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化,原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大,要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論,文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限,而電子文件一方面由于制作方便,將產(chǎn)生比以往更多的文件,另一方面由于用戶的需要,信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充,因此很難劃定固定的保管期限,況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無(wú)法律保證。因此,其鑒定、管理方法亦無(wú)定論。此外,由于電子文件信息載體的特殊性,其保管方法、要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

目前電子檔案還不可能完全取代紙質(zhì)檔案,但隨著科技的發(fā)展,電子檔案必將成為今后檔案整理與保存的主流,所以檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。我國(guó)檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識(shí)更新,引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果,使檔案人員擁有廣博的知識(shí),以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要?？梢钥隙?加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革,多途徑、多層次培養(yǎng)人才,是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對(duì)策。