淺議高職院校圖書館檔案管理

摘要：高職院校圖書館檔案是圖書館工作中的一個重要組成部分，對圖書館的發(fā)展具有重要作用。文章就目前高職院校圖書館檔案管理工作中存在的問題及解決的對策做了簡要論述。目的是認識到目前的問題，進而強化圖書館工作人員的檔案意識，做好圖書館檔案管理工作。

關鍵詞：高職院校圖書館；檔案；管理

高職院校圖書館檔案管理是圖書館信息工作的一個重要的組成部分，作為一種文獻資源，也是圖書館系統(tǒng)的寶貴財富。高職院校圖書館檔案工作的內(nèi)容主要包括經(jīng)費檔案、財產(chǎn)檔案、人事檔案、讀者檔案、文獻采購檔案、情報交流檔案、重點學科及課題跟蹤檔案等。高職院校圖書館檔案是對圖書館工作在各個歷史時期全面、系統(tǒng)、真實的記錄，具有很強的信息利用價值和信息傳播功能，對圖書館的良性運作及未來發(fā)展能起到很重要的作用。因此，做好圖書館的檔案管理工作至關重要。

高職院校圖書館檔案管理的作用

為領導工作決策及圖書館建設提供可靠的參考資料依據(jù)由于圖書館檔案資料在工作和活動中不斷得到豐富和充實，完整而全面的圖書館檔案材料可為領導提供相關數(shù)據(jù)、信息。這樣通過分析，得出具有規(guī)律性的結論，為圖書館領導利用本館檔案信息進行決策、總結工作和指定計劃提供可靠依據(jù)，進而明確圖書館建設和發(fā)展的方向、規(guī)模和重點。

圖書館檔案是考核評估的依據(jù)，為圖書館提高管理水平和工作效率提供保障圖書館檔案主要包括上級下發(fā)的各種文件，本單位的請示、報告、總結、計劃、規(guī)劃、方案、藏品目錄、統(tǒng)計報表及館外交流材料等，比較系統(tǒng)地記錄了本單位各個階段的主要活動，是上級領導對圖書館工作考核評估時需要查閱的重要依據(jù)，也是對圖書館工作人員進行考核評估的依據(jù)。圖書館工作人員將這些信息進行收集、歸類處理，把最有用的信息提供給領導和業(yè)務部門的負責同志，可確保館內(nèi)工作的高效運行。

圖書館檔案為學校教學、科研提供有參考價值的資料圖書館檔案的特殊性，保障了教師、學生借閱圖書的層次、數(shù)量、內(nèi)容等資料的真實可靠，可以為圖書館領導采購書籍文獻信息資料及學校領導對今后學生教育方向、教師的教學、科研定位決策提供有價值的參考。

高職院校圖書館檔案管理中存在的問題

盡管高職院校圖書館檔案工作是高校圖書館管理工作的重要組成部分，但是，由于各種原因，目前我國高職院校圖書館檔案工作仍存在一些問題。

檔案缺乏集中統(tǒng)一管理圖書館業(yè)務檔案與其他部門檔案一樣，是國家的財富和寶貴的文獻資源，應歸國家所有，但在實際工作中，圖書館往往對圖書館內(nèi)的其他文獻資料比較重視，加之上級檔案行政管理部門也對圖書館的檔案工作缺乏監(jiān)督和指導，使大部分高職院校圖書館往往忽視了圖書館的檔案管理工作，使圖書館的一些重要的需要長遠保存的檔案沒有得到及時的保存，也沒有按照規(guī)定報送專業(yè)檔案管理部門進行保存。

館藏檔案結構并不合理從檔案門類結構來看，許多高職院校圖書館的館藏文書檔案比重較大，以業(yè)務檔案為主的特色檔案比重很小，內(nèi)容亟待豐富；從檔案載體看，紙質(zhì)檔案比重較大，其他現(xiàn)代化信息資源載體檔案的種類和數(shù)量相對較小，這樣的館藏檔案結構和內(nèi)容就完全不能適合圖書館業(yè)務發(fā)展和信息化社會的需要。

館藏檔案缺乏系統(tǒng)性和完整性一方面檔案殘缺不全，高職院校圖書館檔案一般來自上級有關部門和圖書館業(yè)務工作，有許多檔案不是斷檔就是缺檔，或者是應當立卷而沒有立卷，另一方面對收集、征集的許多案卷既沒有進行案目登記，也未進行分類、標引、編目、排列，更沒有進行二、三次檔案文獻的加工，使檔案資源不成體系，難以得到有效利用。

檔案保管不善因為對高職院校圖書館檔案管理的不夠重視，造成對檔案管理不善。直接表現(xiàn)為：一沒有專人負責管理，只是為了應付臨時發(fā)生的事而臨時抽調(diào)人員；二沒有固定的存放環(huán)境，隨便亂堆亂放；三缺乏保護措施，四沒有嚴格的管理制度，結果造成圖書館檔案的嚴重丟失、損毀、紊亂。

檔案資源的數(shù)字化建設緩慢由于不少高職院校的圖書館重點建設在紙型文獻和信息資源的現(xiàn)代化建設上，無資金投入檔案管理的基礎設施建設中，因而很多院校圖書館的檔案設施還相當落后和簡陋。許多館的檔案資源還是單一的紙型文獻和傳統(tǒng)的管理模式，沒有建成計算機檔案室，檔案數(shù)字化管理還是一片空白；有計算機的檔案室，檔案數(shù)字化管理水平也很低。隨著科學技術的進步，計算機及網(wǎng)絡技術在高職院校圖書館管理中廣泛應用，但是，運用計算機及網(wǎng)絡技術管理檔案的還較少，基本停留在手工收集、檢索和紙質(zhì)載體、實物存儲階段，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。這在信息化網(wǎng)絡化時代，已無法滿足人們多渠道獲得檔案文獻資源的需求，特別是在已實現(xiàn)館藏文獻資源現(xiàn)代化的圖書館，其自身的檔案文獻管理和利用手段沒有與圖書館文獻信息資源的現(xiàn)代化開發(fā)同步。

圖書館檔案管理隊伍整體素質(zhì)偏低由于很多單位、很多人對圖書館工作缺乏足夠的重視，認為圖書館是教學輔助單位，不像各教學部門那樣對教學質(zhì)量起很大的作用，所以對圖書館尤其是圖書館檔案事業(yè)的重要性缺乏足夠的認識，認為圖書館檔案工作是一項附帶工作，好壞無關學校大局，更談不上檔案信息化建設。從目前多數(shù)高職院校來看，尚未形成素質(zhì)優(yōu)良、結構合理、科學高效的檔案管理隊伍。一方面，現(xiàn)有的圖書館檔案管理工作人員的學歷結構、知識結構、年齡結構、職稱結構都不盡合理，另一方面，各高職院校的兼職檔案管理人員接受過檔案管理專業(yè)知識專門培訓的很少，缺乏檔案管理及檔案信息化建設的基本理論、基本知識、基本技能，而對檔案管理人員繼續(xù)教育的措施乏力，又制約著檔案信息化建設的進程。

解決高職院校圖書館檔案管理問題的措施

要解決高職院校圖書館檔案管理工作中存在的問題，充分發(fā)揮高職院校圖書館檔案的優(yōu)勢和潛能，就必須從以下幾方面進行改革，使檔案管理走上標準化、規(guī)范化的科學軌道，使檔案工作實現(xiàn)網(wǎng)絡化、信息化的現(xiàn)代化管理水平。

增強檔案意識，健全管理制度圖書館全體人員特別是領導同志應從思想上高度重視圖書館檔案工作，深刻認識到圖書館檔案同圖書館其他文獻信息資料一樣也是一種寶貴的信息資源，對圖書館工作有著非常重要的參考意義。在思想上高度重視的同時，要根據(jù)《檔案法》和國家有關檔案工作的文件規(guī)定，結合本館的實際情況，不斷建立和完善相應的工作制度，對高校圖書館檔案管理業(yè)務中的檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案編研、檔案統(tǒng)計、檔案利用的八個環(huán)節(jié)制定出檔案保管方面的相關規(guī)定，這是搞好圖書館檔案管理工作的基礎。

提高檔案信息化水平隨著時代的發(fā)展，電子文件不斷增加，檔案信息的需求也越來越高，對檔案開發(fā)的要求也越來越高。傳統(tǒng)的檔案管理方式存在著信息流通不暢、紙張堆疊、查詢煩瑣、文件歸檔工作量大等突出問題，形成了檔案信息處理的廣度和深度與學校教育管理決策的需求差距較大的現(xiàn)象，其信息處理的時間性、靈活性和準確性無法滿足具體工作的需要，信息共享程度低，已經(jīng)不能適應學校發(fā)展的要求，因此，檔案部門對利用率高的檔案信息實行數(shù)字化處理勢在必行。數(shù)字化檔案建立后，利用計算機技術進行檢索，其速度和準確性都會大大提高，通過網(wǎng)絡終端，用戶可以立刻直接查尋到所需的保存在計算機中的數(shù)字化的文件內(nèi)容，不必像過去那樣從一卷卷的文件中翻找。同時，檔案部門還可以利用網(wǎng)絡，在局域網(wǎng)上公布非保密信息，如規(guī)章制度、科技成果等，有效增加檔案資源的利用率，達到主動服務的目的。

做好檔案信息編研工作高職院校圖書館應對其檔案信息有目的、有計劃地篩選、分析、研究，編制出具有典型性、規(guī)律性，具有使用價值的各類檔案信息。如根據(jù)某項專題或某項實際需求，編制文獻匯編、資料文集、專題調(diào)研、大事記、簡介等。高職院校圖書館也可將本館歷年的重要活動加以記錄分析整理，編制出圖書館年鑒、圖書館館史等重要資料。還可根據(jù)圖書館的館藏變化、基礎設施建設和服務功能創(chuàng)新等有關檔案存儲信息，編制出《圖書館使用手冊》、《高職院校圖書館入館指南》等對讀者進行宣傳教育或作為文獻檢索課教學使用教材。另外，隨著高職院校辦學規(guī)模的不斷擴大，辦學層次的不斷提高，圖書館研究職能的不斷強化，高職院校圖書館也可將本館的科研、學術活動情況，編制成圖書館科研工作實錄、圖書館專業(yè)論文匯編、科研成果文集等，在館內(nèi)外宣傳、介紹、交流，提升圖書館檔案資源的傳播效果及影響力。

提高管理人員素養(yǎng)和服務理念要重視人才培養(yǎng)，提高人員素質(zhì)。知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡信息時代的沖擊，以及許多新型載體的檔案和全新的管理手段的出現(xiàn)，給檔案人員提出了更高的要求。為此，檔案管理人員首先要適應新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，成為一名一專多能的檔案工作人才，自如應對高職院校改革對檔案工作提出的新要求，為育人、科研和服務工作提供針對性的檔案服務。

總之，高職院校圖書館檔案工作是一項基礎性、服務性工作，也是高職教育工作重要的環(huán)節(jié)，特別是在社會信息化、經(jīng)濟全球化、政治多極化的今天，高職院校圖書館檔案工作越來越顯示出其重要的作用與地位。作為圖書館檔案工作者必須迎接新挑戰(zhàn)，適應檔案信息化的新型管理模式，努力學習新技術，積極探索數(shù)字化檔案建設的方式，推進檔案信息化、標準化、自動化、網(wǎng)絡化管理，為高職院校發(fā)展做出應有的貢獻。

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作者簡介：

段藝萍（1966—），女，陜西戶縣人，陜西財經(jīng)職業(yè)技術學院圖書館館員，研究方向為信息呈報、咨詢及服務