淺析企業(yè)集團(tuán)管理信息系統(tǒng)在內(nèi)部控制中的應(yīng)用

譚　瑾　李守強(qiáng)

[摘 要]內(nèi)部控制是企業(yè)管理中的一個重要組成部分，它直接影響企業(yè)內(nèi)部管理的合理性、經(jīng)濟(jì)性、效率性。管理信息系統(tǒng)理論的不斷完善是企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部應(yīng)用管理信息系統(tǒng)的前提和基礎(chǔ)，在當(dāng)今計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展的環(huán)境下，該系統(tǒng)的應(yīng)用對增強(qiáng)內(nèi)控利弊共存。本文即探討在信息時代的背景下，管理信息系統(tǒng)在企業(yè)中的運(yùn)用情況。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)集團(tuán) 管理信息系統(tǒng) 內(nèi)部控制

作者簡介：譚瑾，女，遼寧錦州，重慶市南岸區(qū)重慶工商大學(xué)會計學(xué)院06會計，研究：會計學(xué)；李守強(qiáng)，男，山東濰坊，重慶市南岸區(qū)重慶工商大學(xué)會計學(xué)院06財務(wù)二，研究：財務(wù)管理。

一、企業(yè)集團(tuán)應(yīng)用管理信息系統(tǒng)的目的

管理信息系統(tǒng)（簡稱MIS），它是一門新興的學(xué)科，是一個以人為主導(dǎo)，利用計算機(jī)硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備以及其他辦公設(shè)備，進(jìn)行信息的收集、傳輸、加工、存儲、更新和維護(hù)，以企業(yè)戰(zhàn)略競優(yōu)、提高效益和效率為目的，支持企業(yè)的高層決策、中層控制、基層運(yùn)作的集成化的人機(jī)系統(tǒng)。

在企業(yè)集團(tuán)中，信息系統(tǒng)的框架包括：企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)、企業(yè)各項(xiàng)職能相關(guān)的活動模式及處理流程、信息系統(tǒng)和硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)及技術(shù)人員。其中企業(yè)信息系統(tǒng)由決策支持系統(tǒng)（DSS）、管理信息系統(tǒng)（MIS）、業(yè)務(wù)事務(wù)處理系統(tǒng)（TPS）三個子系統(tǒng)組成。

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子計算機(jī)數(shù)據(jù)處理技術(shù)在企業(yè)中的廣泛應(yīng)用，極大地改變了企業(yè)內(nèi)部控制所處的環(huán)境，管理信息系統(tǒng)的產(chǎn)生、發(fā)展與完善，使企業(yè)從高層領(lǐng)導(dǎo)到基層員工得以從繁重的人力手工工作中解脫出來，與時俱進(jìn)，實(shí)時發(fā)展的同時，節(jié)約工時，提高效率，為企業(yè)的未來提供良好的輔助平臺。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用更增強(qiáng)了管理信息系統(tǒng)的實(shí)用性，如在財務(wù)中遠(yuǎn)程報表、遠(yuǎn)程報賬、遠(yuǎn)程審計等，為內(nèi)部控制提供新的方向和內(nèi)容。

二、企業(yè)集團(tuán)信息系統(tǒng)在內(nèi)控中的職能及應(yīng)用現(xiàn)狀

（一）內(nèi)部控制在企業(yè)集團(tuán)中的作用及加強(qiáng)措施

企業(yè)集團(tuán)中內(nèi)部控制的重要做不容忽視，它可以確保單位經(jīng)營活動的效率性和效果性、資產(chǎn)的安全性、經(jīng)營信息和財務(wù)報告的可靠性。從傳統(tǒng)觀念上看，加強(qiáng)內(nèi)部控制的方法一般有：完善法人治理結(jié)構(gòu)，強(qiáng)化內(nèi)部核心作用；明確相關(guān)人員職責(zé)，建立相互制約機(jī)制；強(qiáng)化企業(yè)審計監(jiān)督，確保內(nèi)控制度執(zhí)行。

然而，從現(xiàn)實(shí)情況看，當(dāng)今時代是一個信息時代，通過先進(jìn)的計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部與外部的信息管理控制，更有利于提高企業(yè)工作效率，進(jìn)而達(dá)到增加企業(yè)效益的目的。

（二）管理信息系統(tǒng)在企業(yè)集團(tuán)中的職能

完善的MIS具有以下四個標(biāo)準(zhǔn)：確定的信息需求、信息的可采集與可加工、可以通過程序?yàn)楣芾砣藛T提供信息、可以對信息進(jìn)行管理。企業(yè)集團(tuán)所需求的管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備以下職能：1．信息管理職能。集團(tuán)企業(yè)一般分設(shè)有下屬子公司，因此母公司所采用的MIS需能夠有效地管理、控制不同類型和地區(qū)的子公司，有效整合和共享信息資源。2．財務(wù)核算管理職能。系統(tǒng)能夠?qū)Ω髯庸緦?shí)施有效地管理和監(jiān)控，有助于加強(qiáng)對各個部門的財務(wù)控制，提高預(yù)算編制，管理和分析企業(yè)運(yùn)行效率，實(shí)現(xiàn)高效、全面的預(yù)算管理，逐步實(shí)現(xiàn)實(shí)時監(jiān)控。3．資產(chǎn)管理職能。企業(yè)中的資產(chǎn)可以分為有形和無形資產(chǎn)，系統(tǒng)能夠?qū)ζ髽I(yè)中的有形資產(chǎn)，尤其是大額的固定資產(chǎn)的相關(guān)信息進(jìn)行及時更新與估價，統(tǒng)籌集團(tuán)中資產(chǎn)總額，便于內(nèi)部管理與控制。4．投資管理職能。系統(tǒng)能對各種投資項(xiàng)目盡心有效管理，進(jìn)行項(xiàng)目的可行性分析和風(fēng)險性分析，降低各種投資的風(fēng)險，提高投資決策的科學(xué)性及項(xiàng)目的成功率。5．決策管理職能。系統(tǒng)能夠?yàn)楣芾韺?、決策層提供有效的計劃、預(yù)算、決策工具，提示數(shù)據(jù)之間的隱含關(guān)系，使決策依據(jù)數(shù)據(jù)化，結(jié)果具有科學(xué)性，滿足集團(tuán)總部對整個集團(tuán)未來經(jīng)營活動經(jīng)行規(guī)劃的需要。6．人事管理職能。系統(tǒng)能夠合理確定人力資源規(guī)模，有效地分配和使用人力資源，建立績效評價指標(biāo)體系，對職員的工作情況予以考核和監(jiān)督，形成良好的競爭激勵機(jī)制。

從上述職能不難看出，企業(yè)集團(tuán)管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用對于加強(qiáng)和完善企業(yè)內(nèi)部控制起著至關(guān)重要的作用，信息的順利獲取和利用既是企業(yè)內(nèi)部控制的重要組成部分，又能夠保證內(nèi)部控制活動的運(yùn)行。信息系統(tǒng)中財務(wù)數(shù)據(jù)直接從數(shù)據(jù)庫中采集并進(jìn)行會計處理，減少了數(shù)據(jù)錄入錯誤機(jī)會，提高了預(yù)算、核算，進(jìn)而生成報告的準(zhǔn)確性和及時性，這無疑強(qiáng)化了內(nèi)部控制。此外，風(fēng)險管理和決策管理是內(nèi)部控制的重要方面，信息系統(tǒng)的應(yīng)用提高了企業(yè)風(fēng)險評估的效率，及時規(guī)避風(fēng)險，使動態(tài)和實(shí)時控制成為可能，更好地體現(xiàn)出基于預(yù)測和預(yù)防的風(fēng)險評估機(jī)制。

（三）企業(yè)集團(tuán)中管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，雖然全球信息技術(shù)在突飛猛進(jìn)的發(fā)展，但是就我國目前的情況來看，企業(yè)集團(tuán)運(yùn)用管理信息系統(tǒng)依然不夠完善，尤其是在子公司內(nèi)部，如信息系統(tǒng)中的電算化的應(yīng)用情況不盡如人意，又很多集團(tuán)企業(yè)的總部運(yùn)用了電算化軟件，但在其附屬的子公司內(nèi)部則仍然采用原始記賬方式，一方面阻礙了相互之間信息的共享，另一方面不利于提高工作效率，從而影響企業(yè)績效。

另外，目前市場上還沒有一個成熟的系統(tǒng)適用于大型集團(tuán)企業(yè)，很多情況是在集成現(xiàn)有資源的基礎(chǔ)上，根據(jù)自身的具體情況和特點(diǎn)開發(fā)一套集成化的管理信息系統(tǒng)，這在某種程度上制約了企業(yè)信息系統(tǒng)的應(yīng)用。

三、企業(yè)集團(tuán)信息系統(tǒng)存在的弊端

（一）系統(tǒng)應(yīng)用不健全，母子公司之間信息共享存在障礙。子公司向母公司提供數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題，由于未實(shí)行建立全面的信息系統(tǒng)，因此需要人工錄入數(shù)據(jù)，出現(xiàn)錯誤的可能性加大。

（二）管理信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)出現(xiàn)夾層，導(dǎo)致謊報信息。母公司運(yùn)行的信息系統(tǒng)往往與子公司實(shí)際業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)相互獨(dú)立，出現(xiàn)邊緣地帶，由于二者追求信息價值的差異性，很有可能導(dǎo)致子公司有意過濾信息，報喜不報憂，嚴(yán)重影響公司利益。

（三）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開放性和動態(tài)性，給管理信息系統(tǒng)內(nèi)部控制帶來了許多新問題。如會計信息通過網(wǎng)絡(luò)通訊傳輸，有可能被非法攔截、竊取甚至篡改，網(wǎng)絡(luò)信息還有可能遭受病毒入侵或黑客攻擊等，這些都加劇了信息失真的風(fēng)險，從而加大了內(nèi)部控制的難度。

四、改進(jìn)弊端的措施

（一）逐步建立健全整個集團(tuán)內(nèi)部的管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)母子公司之間最大化的信息共享。

（二）在構(gòu)建集團(tuán)信息管理系統(tǒng)的過程中，應(yīng)將母子公司相互獨(dú)立的系統(tǒng)綜合考慮，看作整體模塊進(jìn)行處理，以便日后信息傳遞過程中減少最終避免謊報、有意隱瞞的情況出現(xiàn)。

（三）針對網(wǎng)絡(luò)傳輸過程存在不安全隱患，病毒、惡意軟件、黑客攻擊等是全球共同面臨的問題，預(yù)防風(fēng)險，降低損失，企業(yè)應(yīng)采取措施防止險情發(fā)生，并提前做好應(yīng)急準(zhǔn)備。

綜上，跨進(jìn)信息時代，面臨現(xiàn)代信息技術(shù)帶來的沖擊和壓力，內(nèi)部控制唯有及時有效的引入和利用信息技術(shù)，不斷改革與創(chuàng)新，使管理信息系統(tǒng)在企業(yè)中合理地發(fā)揮應(yīng)有的作用，才能在未來的競爭中處于領(lǐng)先地位。

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