信息時(shí)代加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理工作芻議

王大本　吳　彬

[摘 要]以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主要手段的現(xiàn)代化檔案管理，是生產(chǎn)力迅速發(fā)展的必然要求，是提高工作效率進(jìn)一步解放和發(fā)展生產(chǎn)力的重要手段。而要實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，不僅要掌握數(shù)字化時(shí)代所包括的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、存儲(chǔ)介質(zhì)等現(xiàn)代化生產(chǎn)工具，更重要的是要做好檔案管理的基礎(chǔ)工作。

[關(guān)鍵詞]檔案 現(xiàn)代化 基礎(chǔ)工作

新時(shí)期檔案管理呈現(xiàn)出了社會(huì)化程度、現(xiàn)實(shí)要求、科技含量、功能多樣等趨勢(shì)。同時(shí)，隨著各單位通過(guò)先進(jìn)的技術(shù)手段對(duì)各種電子文件信息進(jìn)行集中統(tǒng)一的整理、保管、存儲(chǔ)的電子規(guī)檔程度的進(jìn)一步加深。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，檔案管理的現(xiàn)代化在歸檔時(shí)間上更加及時(shí)，在歸檔形式上更加準(zhǔn)確，在管理方式上更加科學(xué)，在查詢利用上更加安全。但要做好檔案管理的現(xiàn)代化，要更加注重做好檔案管理的基礎(chǔ)工作、電子檔案在安全狀態(tài)下的存儲(chǔ)運(yùn)行工作、電子檔案的調(diào)用和使用工作。

一、檔案管理的基礎(chǔ)工作

（一）檔案管理的基礎(chǔ)工作是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化及其應(yīng)用的前提條件。

檔案管理的現(xiàn)代化主要體現(xiàn)在對(duì)計(jì)算機(jī)的使用，通過(guò)計(jì)算機(jī)建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)，然后再通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)各類(lèi)信息進(jìn)行檢索。而要做好用好計(jì)算機(jī)的信息檢索，推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化，就要首先做好檔案管理的基礎(chǔ)工作，信息詳實(shí)、材料準(zhǔn)確、分類(lèi)清晰、標(biāo)題明確的檔案原始材料，是建立檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，只有詳實(shí)具體的信息內(nèi)容，才能建立起全面、深入的數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而提高檢索效率。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化及其應(yīng)用的基礎(chǔ)工作

電子文件的特性決定了電子文件的收集、積累范圍、管理方法和保管條件等要求均不同于紙質(zhì)檔案。當(dāng)然，無(wú)論是紙制文檔，還是電子文檔，切實(shí)做好收集、整理、歸檔等各項(xiàng)基礎(chǔ)性工作都是非常必要的。

1．收集

收集是檔案工作的起點(diǎn)。因此，檔案管理人員要按照收集原則，最大限度的保持檔案文獻(xiàn)的原始性和真實(shí)性，一方面要盡可能的使材料收集到位，避免文件的重復(fù)和遺漏；另一方面要保證電子文件存儲(chǔ)的效果。電子文件形成單位應(yīng)遵循收集的“實(shí)效性”原則，按照國(guó)家電子檔案管理要求及時(shí)收集具有保存價(jià)值的電子文件，時(shí)時(shí)更新電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

2．整理

整理，即要按照國(guó)家電子檔案管理要求和本單位的管理規(guī)定對(duì)電子文檔進(jìn)行分類(lèi)整理。如按產(chǎn)品隸屬或分類(lèi)編號(hào)順序排列，按文件及表格文件、軟件說(shuō)明等排列。一般情況下，電子檔案的整理要準(zhǔn)備電子存儲(chǔ)介質(zhì)和實(shí)物如紙制存儲(chǔ)兩種方式進(jìn)行整理后的保存。

3．歸檔

電子文件的歸檔可從局域網(wǎng)上傳遞或進(jìn)行介質(zhì)移交，歸檔的電子文件應(yīng)注明所用軟件及版本號(hào)。歸檔，一定要對(duì)其各種信息進(jìn)行明確標(biāo)注，特別是存放位置，以便實(shí)際調(diào)用。

二、檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)

（一）加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化的組織和制度建設(shè)。

對(duì)于檔案管理的現(xiàn)代化，更應(yīng)該建立健全各種制度，通過(guò)完善的制度為檔案管理的現(xiàn)代化保駕護(hù)航。首先，要建立明確的責(zé)任機(jī)構(gòu)、領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督；其次，要建立完善的工作制度、工作流程、保密流程、使用流程，對(duì)檔案管理進(jìn)行全方位、立體式的規(guī)范，力爭(zhēng)達(dá)到各項(xiàng)工作都有人管，各項(xiàng)工作都有人做，各項(xiàng)工作都有人監(jiān)督，各項(xiàng)工作都有人驗(yàn)收。

（二）建立數(shù)據(jù)庫(kù)

電子文件歸檔后，應(yīng)組織建立數(shù)據(jù)庫(kù)。首先對(duì)立檔材料的有效性進(jìn)行核查。其次是按照單位制定的分類(lèi)編號(hào)辦法對(duì)電子文件進(jìn)行分類(lèi)和編號(hào)。確保每份電子文件號(hào)碼的唯一性。第三，對(duì)電子文件進(jìn)行登記，按《檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行著錄。在這個(gè)過(guò)程中要規(guī)范題名以保證檢索準(zhǔn)確率。第四將電子文件掛接到檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，以便查詢和利用。

（三）定期檢查與維護(hù)

1．對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行管理及有效性檢查

檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)入庫(kù)的電子檔案進(jìn)行有效的檢測(cè)與維護(hù)，定期對(duì)儲(chǔ)存電子檔案的載體進(jìn)行檢測(cè)，盡可能的延長(zhǎng)存儲(chǔ)介質(zhì)使用的周期和生命力。一般情況磁盤(pán)每2年，光盤(pán)每4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢測(cè)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取恢復(fù)措施。

2．對(duì)電子檔案進(jìn)行安全性檢查

加強(qiáng)電子檔案的安全管理保護(hù)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進(jìn)步，一些黑客也不斷的通過(guò)尋找網(wǎng)絡(luò)漏洞，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行攻擊，又由于檔案本身就帶有一定的保密性，因此電子檔案的安全性就顯得尤為重要。我們要采取有效措施和技術(shù)手段，建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制。加強(qiáng)病毒防范，文件形成單位應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測(cè)，確保儲(chǔ)存電子文件的光盤(pán)等載體不帶病毒，檔案管理人員接收電子檔案歸檔時(shí)應(yīng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)病毒檢測(cè)，確保入庫(kù)的電子檔案不帶病毒。

（四）電子檔案的利用

1．安全狀態(tài)是使用電子文檔的前提

（1）對(duì)病毒的時(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)

之所以對(duì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理，重要的是要對(duì)其進(jìn)行高效、頻繁的調(diào)用，同時(shí)根據(jù)網(wǎng)絡(luò)安全的重要思想：防范病毒勝于染毒后的殺毒。因此可以通過(guò)采用防火墻、安全代理等技術(shù)對(duì)在網(wǎng)絡(luò)使用，以及通過(guò)存儲(chǔ)介質(zhì)拷貝等頻繁使用的過(guò)程中有效防止外部攻擊和病毒感染。

（2）對(duì)使用者權(quán)限的安全檢查

在電子檔案的利用中，檔案信息的安全與保密仍是一個(gè)重要問(wèn)題。同傳統(tǒng)的檔案管理一樣，要對(duì)檔案進(jìn)行加密保護(hù)，對(duì)調(diào)用、使用電子檔案者的權(quán)限實(shí)行實(shí)名制，根據(jù)不同人員的級(jí)別、層次及工作性質(zhì)進(jìn)行使用權(quán)限的認(rèn)定。規(guī)定那些用戶可以對(duì)電子檔案執(zhí)行那些操作，如瀏覽、下載、刪除、更改等。

2．計(jì)算機(jī)檢索調(diào)用

電子檔案不僅可以實(shí)行手工檢索，更重要的是要實(shí)行計(jì)算機(jī)檢索，即利用者通過(guò)各自的網(wǎng)絡(luò)終端直接登陸檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)關(guān)鍵字等檢索方式，獲取檔案信息。由于使用者對(duì)檔案調(diào)用使用的權(quán)責(zé)不同，因此在利用過(guò)程中，系統(tǒng)要自動(dòng)判定當(dāng)前使用者身份的合法性及其所使用功能的范圍，并由系統(tǒng)對(duì)其使用情況進(jìn)行跟蹤與記錄。

3．提供拷貝

對(duì)拷貝利用要采取有效的措施和方法，同樣要依據(jù)利用者的需求和確認(rèn)使用權(quán)限后再進(jìn)行拷貝。要有使用拷貝的手續(xù)，提供者和利用者雙方應(yīng)對(duì)提供拷貝的內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，要對(duì)使用拷貝的類(lèi)型、數(shù)量、使用時(shí)間、歸還日期及雙方責(zé)任人等情況進(jìn)行登記。

4．加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理隊(duì)伍建設(shè)。推進(jìn)檔案的現(xiàn)代化關(guān)鍵是需要具備各種網(wǎng)絡(luò)知識(shí)以及檔案知識(shí)的專門(mén)人才，其素質(zhì)水平直接影響檔案管理現(xiàn)代化水平的高低。無(wú)論是什么樣的檔案管理，無(wú)論怎樣都是需要人來(lái)完成的，他們不僅僅要具有網(wǎng)絡(luò)方面的相關(guān)知識(shí)，而且還要不斷的有針對(duì)性的加強(qiáng)人員隊(duì)伍的思想政治教育，培養(yǎng)他們的奉獻(xiàn)精神和吃苦耐勞的精神，同時(shí)還要定期對(duì)他們進(jìn)行保密等相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，以提高他們的保密素養(yǎng)，確保檔案管理的保密性。

總之，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，各級(jí)檔案部門(mén)要順應(yīng)趨勢(shì)，加強(qiáng)合作，從檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)工作開(kāi)始做起，在廣泛采用先進(jìn)技術(shù)基礎(chǔ)上，構(gòu)筑網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)，促進(jìn)檔案管理部門(mén)和檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展，不斷完善健全電子檔案現(xiàn)代化的管理，更好的提高工作效率。

參考文獻(xiàn)

[1]《加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作提高檔案管理工作現(xiàn)代化》張莉《煤礦現(xiàn)代化》，2008，6

[2]《淺談高校檔案館的電子檔案管理》劉銀華《科教文匯》，2008，11

[3]《關(guān)于做好電子檔案管理工作的思考》車(chē)晶富玉《人力資源開(kāi)發(fā)》

[4]《關(guān)于電子檔案管理工作的實(shí)踐與探索》朱衛(wèi)勤《建筑安全》2008，12