新形式下如何加強企業(yè)檔案管理信息化的探討

張蓉霞

摘 要：隨著企業(yè)計算機運用、辦公自動化的日益普及和電子文件的大量涌現(xiàn)，檔案管理信息化已經成為很多企業(yè)檔案管理工作必須面對的新課題，也是必須解決的一個現(xiàn)實問題。檔案管理能否跟上整個企業(yè)管理信息化的步伐，使之真正成為企業(yè)信息化不可分割的一部分，已經成為衡量企業(yè)檔案工作成敗與否的重要標志。本文通過闡述企業(yè)檔案管理信息化的必然性，針對檔案管理信息化建設中的問題，提出企業(yè)該如何進行管理信息化建設的建議。

關鍵詞：新形式 企業(yè)檔案管理 信息化

隨著計算機技術的的飛速發(fā)展以及辦公自動化進一步擴展和深化，信息化已滲透到了日常上作的許多領域，檔案管理工作也迎來了極好的發(fā)展機遇。經濟全球化的趨勢已成為一種潮流不可阻擋，全面提高核心競爭力已是企業(yè)管理的當務之急。企業(yè)是經濟運行的主體，為了適應社會發(fā)展的需要，應對新形勢下檔案管理工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，企業(yè)必須加快實施檔案管理信息化建設，促進檔案信息的共享與利用，提高企業(yè)運作效率，向技術進步、管理科學的現(xiàn)代企業(yè)管理模式方向轉變。

1.企業(yè)檔案管理信息化的必然性

企業(yè)信息化是現(xiàn)代企業(yè)生存和發(fā)展的必由之路。在信息時代，企業(yè)要生存和發(fā)展非搞信息化不可。從企業(yè)外部看，經濟全球化與信息化呈加速趨勢，市場范圍不斷擴大，競爭對手層出不窮，科技競爭、營銷競爭、市場和人才的競爭日益激烈，這對企業(yè)形成了強大的壓力。從企業(yè)內部看，為適應外部競爭環(huán)境，內部結構、業(yè)務流程、管理方式都需不斷調整、改革，以提高企業(yè)的應變能力、創(chuàng)新能力和競爭能力。我國企業(yè)要適應從粗放型管理向集約型管理轉變的需要，必然要求企業(yè)重視和加強信息資源的開發(fā)和管理，在業(yè)務活動和各管理環(huán)節(jié)廣泛應用信

息技術，規(guī)范企業(yè)內外聯(lián)系中的信息流程和更充分發(fā)揮信息技術及其網(wǎng)絡的作用。

2.企業(yè)檔案管理信息化的內容形式

檔案管理信息化，就是檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體數(shù)字化信息的主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。檔案信息化建設主要體現(xiàn)在四個方面：一是檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡化；二是檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；三是檔案信息高度共享；四是將引發(fā)檔案管理模式的變革。

今后的檔案，基本是在數(shù)字化、網(wǎng)絡化條件下產生的，所以類型和管理較之以前的檔案有很大變化。今后，檔案依然有數(shù)據(jù)型、信息型、知識型等不同類型。據(jù)型主要產生于生產物流系統(tǒng)和財務系統(tǒng)，信息型主要產生于情報系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)。知識型的產生面最廣，將關鍵準確的數(shù)據(jù)及時傳輸給相應的決策人手中，為企業(yè)的運作決策提供數(shù)據(jù)。企業(yè)檔案管理信息化建設的關鍵點在于信息的集成和共享，是一個人機合一的有層次的系統(tǒng)工程，包括企業(yè)領導和員工理念的信息化；企業(yè)決策、組織管理信息化；企業(yè)經營手段信息化；設計、加工應用信息化。

3.信息化管理對企業(yè)檔案工作的意義

3.1 有利于企業(yè)提高效率，降低管理成本

信息化企業(yè)成本的下降，其實質是通過提高信息資源開發(fā)利用效率和擴大信息資源開發(fā)利用范圍，使企業(yè)能以低信息成本實現(xiàn)共享管理成本，充分利用成員企業(yè)現(xiàn)有的資金、技術、設備、人力及信息資源，節(jié)約產品開發(fā)費用，降低生產成本，促進企業(yè)快速發(fā)展。

3.2 促進了信息資源的流通利用和共享，增強企業(yè)核心競爭力

企業(yè)為實現(xiàn)與下屬各企業(yè)、部門之間信息資源的流通利用與共享，建立了各個部門的局域網(wǎng)，各部門通過網(wǎng)絡辦公自動化系統(tǒng)進行了檔案信息微機標準化著錄工作，建立了目錄級數(shù)據(jù)庫，對部分檔案進行了檔案原件的計算機掃描，形成了比較豐富的數(shù)字化信息資源。網(wǎng)絡中各成員發(fā)揮各自的核心優(yōu)勢，共享技術，分攤費用，迅速將共同開發(fā)與制造的產品推向市場。不同企業(yè)之間通過公共檔案信息共享改變了過去的輸贏競爭關系，代之以競爭合作式的雙贏關系，拓展了企業(yè)資源優(yōu)化配置的范圍，降低了風險，極大地提高了企業(yè)競爭力。

3.3 促進組織結構優(yōu)化，業(yè)務流程更加先進

檔案信息管理中大多采用電子文件，企業(yè)按照各種業(yè)務流程、各個管理層次的權限予以信息支持。傳統(tǒng)的組織結構被精良、敏捷、具有創(chuàng)新精神的扁平化“動態(tài)網(wǎng)絡”結構所取代。計算機系統(tǒng)將取代中層監(jiān)督和控制部門的大量職能，加強決策層與執(zhí)行層的直接溝通，從而減少了管理層次，削減了機構規(guī)模。通過水平、對等的信息傳遞來協(xié)調企業(yè)內各部門、各小組之間的活動，實現(xiàn)了動態(tài)管理，使信息溝通暢通及時，降低監(jiān)督協(xié)凋成本，使市場和周圍的信息同決策中心間的反饋更加迅速，極大地調動了組織成員的潛能和積極性，促進了相互間知識和經驗的交流，發(fā)揮出了流程化管理的最佳效率。

4.企業(yè)檔案管理信息化存在的問題

4.1 對檔案管理信息化思想認識上相對匱乏

當提到檔案管理時，不少企業(yè)認為把檔案資料輸入電腦中就標志著企業(yè)進入信息化管理了，所以在實施信息化的過程中，會遇到人為觀念的影響。而信息化的結果是使企業(yè)管理環(huán)節(jié)更透明，將為企業(yè)打造一個全新的管理體制，重建企業(yè)生產系統(tǒng)和組織結構。出于思想觀念和知識水平所限，一些人對于新技術、新流程不去主動學習接受，從而產生抵觸情緒。

4.2 缺乏檔案管理信息化建設長遠規(guī)劃，理論實踐結合不夠

由于我國多數(shù)企業(yè)正處在工業(yè)化進程中，尚未掌握完善的現(xiàn)代企業(yè)管理方法，企業(yè)對自身的發(fā)展戰(zhàn)略缺乏考慮，因此很難在推進本企業(yè)信息化建設方面做好總體規(guī)劃，這就直接影響到企業(yè)信息化建設的成功實施。

4.3 檔案管理信息化建設不能與企業(yè)基礎信息資源建設同步進行

在推進檔案管理信息化建設過程中，很重要的是有效整合和充分利用企業(yè)各種信息資源為經營管理服務。一些企業(yè)檔案管理系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)、核心生產系統(tǒng)由多個設計單位完成，各系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的提取和共享難以轉換，很大程度上造成了系統(tǒng)的低效運作，必然會造成有些企業(yè)在信息系統(tǒng)軟硬件完成后，檔案信息資源不能有效對接共享。

4.4 部分企業(yè)檔案信息化建設存在盲目性

由于部分企業(yè)缺乏專業(yè)的研究信息化技術、流程建設隊伍，尤其在中小企業(yè)中問題更加突出。在推進企業(yè)信息化建設進程中，軟件公司對企業(yè)特點、業(yè)務流程、管理特色、個性化需求缺少專業(yè)的了解，有些企業(yè)采用拿來主義，照搬套用，方案論證過程中缺乏系統(tǒng)的需求分析，實施過程中又缺乏量身定制的二次開發(fā)能力，使得所建的信息化系統(tǒng)沒有因企業(yè)的個性而異，缺乏針對性和實用性，實施后效果不理想。

5.企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展的方向

5.1 把握我國經濟發(fā)展轉型特征，做好信息化建設基礎工作

企業(yè)領導決策層必須首先實現(xiàn)觀念的轉變，充分認識檔案管理信息化建設的作用，明確檔案管理信息化建設的目標，認真抓好企業(yè)管理信息化建設。作為一種實現(xiàn)管理決策科學化的有效手段，企業(yè)最高決策者親自領導，從全局上權衡、協(xié)調、審定、決策及組織實施。將檔案管理信息化建設納入企業(yè)整體信息化建設的規(guī)劃和方案，檔案管理信息化建設要適應企業(yè)信息化的要求，建立科學、適用的文件歸檔、保管和利用管理系統(tǒng)，正確處理循序漸進與整體提升的關系，保證企業(yè)檔案信息化建設健康有序發(fā)展。

5.2 著眼于企業(yè)長遠發(fā)展，建設檔案管理信息化系統(tǒng)工程

企業(yè)必須站在經營管理整體規(guī)劃高度，以全面和長遠發(fā)展的觀點來制定信息化建設的總體規(guī)劃，規(guī)劃應遠近結合。在企業(yè)管理信息化建設過程中，因為企業(yè)的發(fā)展和企業(yè)管理的進步，會使需求不斷發(fā)生變化，所以分階段地逐步推進管理信息化，可以減少投資風險，提高成功率，從而使得管理信息化建設和企業(yè)的發(fā)展相輔相成，相互促進。企業(yè)生產系統(tǒng)的信息化、管理決策的信息化、辦公自動化等信息系統(tǒng)與數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)充分銜接，實現(xiàn)信息資源共享，最大限度地支持企業(yè)的經營發(fā)展。

5.3 檔案管理信息化建設應根據(jù)不同企業(yè)的實際情況，循序漸進地進行

每個企業(yè)都應根據(jù)自身特點，科學、合理地進行檔案管理信息化建設決策，安排工作進程。企業(yè)建立起信息化的管理系統(tǒng)要符合自己的日常業(yè)務需要，對其他企業(yè)已有的系統(tǒng)不能原封不動拿來套用，對檔案管理信息化要進行深入的可行性研究。將有限的資金合理應用，挑選符合企業(yè)所處行業(yè)中經驗比較豐富的軟件公司協(xié)助開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，盡量不走彎路。企業(yè)檔案管理信息化應當是一個漸進的增效過程，企業(yè)不應只想一步到位，結合企業(yè)經營短、中、長期戰(zhàn)略目標，實施相應的檔案管理信息化分步走策略，在系統(tǒng)開發(fā)資金方面滾動式投入，逐步積累逐步提升應用水平。檔案管理信息化本著為企業(yè)發(fā)展服務的原則，充分發(fā)揮檔案部門的管理和技術優(yōu)勢，為企業(yè)發(fā)展提供真實、準確、快捷的檔案信息服務。

5.4 加強各項管理規(guī)章制度建設，提高檔案信息管理工作質量

企業(yè)在檔案管理信息化建設過程中，必須制定特定、完善、符合實際需要的管理規(guī)章制度，從而有效保障數(shù)字化檔案建設安全有序地開展。檔案管理的相關部門應制定出操作性強的檔案信息資源管理的原則和具體要求，應當設立專業(yè)人員負責管理。針對電子檔案存在不安全、易修改等特性，可采取以電子介質歸檔為主，紙質歸檔為輔的做法，將電子檔案和紙質檔案共同存儲，在保存時效上予以分別規(guī)定，將二者有機結合，實現(xiàn)檔案信息管理工作的高質量。同時，要加強檔案信息的安全管理工作，不給蓄意竊密者有機可乘，這就要求檔案工作者時刻提高警惕，對企業(yè)運行的各項信息系統(tǒng)設定防護措施和應急方案。

6.結束語

企業(yè)檔案信息化建設要以促進、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理水平為總目標。企業(yè)應將檔案信息化建設納入企業(yè)整體信息化建設的規(guī)劃和方案中，企業(yè)檔案信息化建設要適應企業(yè)信息化的要求，建立科學適用的文件歸檔、保管和利用管理系統(tǒng)，正確處理循序漸進與整體提升的關系，保證企業(yè)檔案信息化建設健康有序地發(fā)展?！?/p>

參考文獻：

[1]張曙光主編 《市場化與宏觀穩(wěn)定》．社會科學文獻出版社．2002年。

[2](美)羅沙貝絲．莫斯．坎特．走在企業(yè)管理前沿[M]．黃宜思，歐小琪譯．海南：海南出版社，三環(huán)出版社，2007．

作者單位：湖南省建筑工程集團總公司