獨(dú)立學(xué)院教務(wù)管理系統(tǒng)的采購和建設(shè)過程中應(yīng)注意的問題

摘要： 獨(dú)立學(xué)院飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的教務(wù)管理模式和手段已經(jīng)成為影響教務(wù)管理效率的重要因素，制約著教學(xué)管理質(zhì)量的全面提高。而獨(dú)立學(xué)院尚不具備自主開發(fā)教務(wù)管理系統(tǒng)的能力和經(jīng)驗(yàn)，采購商業(yè)化的綜合教務(wù)系統(tǒng)成為進(jìn)一步提高教務(wù)管理的效率和水平的便捷途徑。本文通過對采購和建設(shè)過程及應(yīng)注意的問題進(jìn)行闡述，為獨(dú)立學(xué)院開展類似工作提供參考。

關(guān)鍵詞： 獨(dú)立學(xué)院 教務(wù)管理系統(tǒng) 采購 建設(shè)

自2003年教育部整頓獨(dú)立學(xué)院辦學(xué)以來，獨(dú)立學(xué)院飛速發(fā)展，學(xué)校規(guī)模不斷擴(kuò)大，教學(xué)改革不斷深入，傳統(tǒng)的教務(wù)管理模式和手段已經(jīng)成為影響教務(wù)管理效率的重要因素，制約著教學(xué)管理質(zhì)量的全面提高，教務(wù)管理從傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)管理操作、半手工管理操作到信息管理自動化、網(wǎng)絡(luò)化勢在必行。而獨(dú)立學(xué)院本身歷史短、積淀淺，尚不具備自主開發(fā)教務(wù)管理系統(tǒng)的能力和經(jīng)驗(yàn)，采購商業(yè)化的綜合教務(wù)系統(tǒng)成為進(jìn)一步提高教務(wù)管理的效率和水平的便捷途徑，也是使教學(xué)管理快速走上信息化、系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化軌道的必由之路。面對如今軟件市場產(chǎn)品多樣化的局面，獨(dú)立學(xué)院如何挑選適合自身發(fā)展和特色的教務(wù)管理系統(tǒng)，可通過以下幾個(gè)階段：

一、深入分析，客觀認(rèn)識現(xiàn)行教務(wù)管理的運(yùn)行情況

對符合自身需求的教務(wù)管理系統(tǒng)的認(rèn)識是建立在對現(xiàn)行教務(wù)管理運(yùn)行情況的系統(tǒng)了解和梳理的基礎(chǔ)上的。由于獨(dú)立學(xué)院沒有獨(dú)立的師資和管理隊(duì)伍、沒有獨(dú)立頒發(fā)學(xué)位證書的資格，其教務(wù)管理流程一般等同于母體學(xué)校的教務(wù)管理流程，甚至與母體學(xué)校教務(wù)管理活動尚未完全脫鉤。主要體現(xiàn)在機(jī)構(gòu)的設(shè)置、人員的配置、管理流程等方面，更為重要的是母體學(xué)校在教務(wù)管理方面的制度和思想很大程度上影響著獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)管理。因此，對現(xiàn)行教務(wù)管理流程的分析需要注意以下幾個(gè)方面：

（一）理清現(xiàn)行教務(wù)管理的基本職能和現(xiàn)實(shí)情況

獨(dú)立學(xué)院前期多是手工紙質(zhì)管理操作或半手工管理操作，細(xì)致地分析現(xiàn)行各項(xiàng)工作的流程和效率，記錄存在的問題，非常有利于建立對現(xiàn)行教務(wù)管理的客觀認(rèn)識。

（二）尋找現(xiàn)行教務(wù)管理流程中的“薄弱”環(huán)節(jié)

此處的“薄弱”環(huán)節(jié)主要指大量重復(fù)的、占用較多人力資源，而運(yùn)用系統(tǒng)可以極大提高工作效率的工作，如：各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、調(diào)停課等。無論手工紙質(zhì)管理操作或者半手工管理操作，均存在大量重復(fù)勞動，而對這個(gè)部分的清晰認(rèn)識，將有助于衡量管理系統(tǒng)運(yùn)行效率的評價(jià)。

（三）尋找教務(wù)管理流程中的“缺失”環(huán)節(jié)

所謂“缺失”主要指一些設(shè)想在教學(xué)管理過程中進(jìn)行而因?yàn)榧姺睆?fù)雜、勞師動眾而未能進(jìn)行的工作。對這些環(huán)節(jié)的認(rèn)識將直接決定管理系統(tǒng)個(gè)性化模塊的建設(shè)，同時(shí)也使系統(tǒng)支持不同院校其本身管理特色成為可能。

二、詳細(xì)考察商業(yè)化教務(wù)管理系統(tǒng)

考察商業(yè)化教務(wù)管理系統(tǒng)軟件是一個(gè)漫長而重要的過程，主要通過三種手段來考察：第一，通過邀請軟件廠商演示產(chǎn)品。廠家演示軟件產(chǎn)品是最為直接地認(rèn)識軟件產(chǎn)品的道路，這種方式能夠詳盡地了解產(chǎn)品的設(shè)計(jì)和運(yùn)行優(yōu)勢，當(dāng)然，廠家對軟件產(chǎn)品的熟悉程度在主觀上增加了產(chǎn)品的吸引力。第二，通過對用戶進(jìn)行訪問調(diào)查。這種方式將直接暴露軟件產(chǎn)品的缺點(diǎn)甚至缺陷，但用戶的反饋往往具有一定的局限性，畢竟其他軟件用戶與本校的實(shí)際情況并不一定完全相符。當(dāng)調(diào)查的用戶越多的時(shí)候，不同用戶反映的相同問題的真實(shí)性就越大。第三，自身試用。商業(yè)化軟件一般均有一定期限的試用期，在這個(gè)時(shí)間段內(nèi)，不同人員需要充分利用時(shí)間了解試用軟件的操作合理性、科學(xué)性以及能否應(yīng)用的可行性。而此種方式往往因?yàn)樵囉萌藛T本身不具有該產(chǎn)品的使用經(jīng)驗(yàn)，很難發(fā)現(xiàn)關(guān)鍵問題。鑒于這三種考察方式各有利弊，客觀地評價(jià)商業(yè)化教務(wù)管理系統(tǒng)的優(yōu)劣至關(guān)重要。既不能完全相信產(chǎn)品推銷人員對系統(tǒng)功能的吹噓，也不能被其他用戶的負(fù)面反映嚇倒，要科學(xué)地分析系統(tǒng)功能的優(yōu)勢如何體現(xiàn)，分析現(xiàn)有問題的根源（是否是系統(tǒng)架構(gòu)的問題），而對優(yōu)勢和問題的分析將在后期的招標(biāo)及采購后的系統(tǒng)修改、升級中起到重要作用。

三、認(rèn)真比較，慎重招標(biāo)

在招標(biāo)過程中必須以認(rèn)真比較、慎重決策為原則，首先是多種商業(yè)化教務(wù)管理系統(tǒng)之間的比較，將多種產(chǎn)品的優(yōu)劣逐項(xiàng)評比；其次是將商業(yè)化教務(wù)管理系統(tǒng)與早期所作的自身管理流程分析作比較，評估其能否達(dá)到預(yù)期的提高管理效率，填補(bǔ)缺失職能的目的。由于軟件在不同地區(qū)的售價(jià)不同，在滿足使用需求的同等條件下，如何利用招標(biāo)手段壓低價(jià)格，提高教務(wù)管理系統(tǒng)性價(jià)比，對獨(dú)立學(xué)院董事會順利通過采購議案有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。

四、培訓(xùn)人員，分工模擬，調(diào)試系統(tǒng)

商業(yè)化的教務(wù)管理系統(tǒng)與現(xiàn)行教務(wù)管理流程存在一些或很多的差異，為其提供一個(gè)適當(dāng)長度的過渡期進(jìn)行系統(tǒng)的調(diào)試和模擬才能使系統(tǒng)正式運(yùn)行。這個(gè)過程需分為五步：

（一）培訓(xùn)人員

此次培訓(xùn)主要由廠家技術(shù)員主持，將系統(tǒng)的各個(gè)功能和人員進(jìn)行分配，講解主要的操作要領(lǐng)和流程，尤其是業(yè)務(wù)流程的先后順序。

（二）試運(yùn)行

在技術(shù)員的指導(dǎo)下，各項(xiàng)功能的管理人員開始熟悉自己權(quán)限范圍內(nèi)的各項(xiàng)操作，并記錄每次失誤及處理程序，總結(jié)系統(tǒng)中不科學(xué)或需要人性化設(shè)計(jì)的細(xì)節(jié)。

（三）匯總反饋信息進(jìn)行系統(tǒng)修改

廠家針對試用人員的反應(yīng)進(jìn)行必要的修改，并將個(gè)性化模塊融入系統(tǒng)，使系統(tǒng)達(dá)到功能上的全面覆蓋。

（四）再培訓(xùn)

各項(xiàng)功能的管理人員在熟悉了修改后的系統(tǒng)功能后，在廠家技術(shù)員的指導(dǎo)下對需要使用的其他相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，基本達(dá)到業(yè)務(wù)流程的各級使用人員均能正確實(shí)現(xiàn)相關(guān)操作。

（五）完整模擬

在各級各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程得到初步了解和掌握后，以小規(guī)模數(shù)據(jù)量來模擬教學(xué)管理的全過程，在時(shí)間上跨越大學(xué)四個(gè)學(xué)年，在功能上務(wù)必達(dá)到全面檢驗(yàn)。

五、以系統(tǒng)建設(shè)為規(guī)范管理的契機(jī)，推進(jìn)教務(wù)管理信息化、規(guī)范化

應(yīng)用商業(yè)化教務(wù)管理系統(tǒng)后，首先，需要根據(jù)系統(tǒng)規(guī)范調(diào)整人員配置及管理流程，建立完善的、標(biāo)準(zhǔn)的管理體質(zhì)；其次，在應(yīng)用過程中，可不斷總結(jié)系統(tǒng)使用經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)系統(tǒng)功能，使系統(tǒng)能夠逐步成熟和完善，更加方便教學(xué)管理。

在這樣一個(gè)建設(shè)過程中，必須注意以下幾個(gè)問題：其一，選擇教務(wù)管理系統(tǒng)，不能片面地以功能強(qiáng)大為依據(jù)，而應(yīng)該以能夠在今后一個(gè)時(shí)期內(nèi)較好地服務(wù)教學(xué)管理為原則。大而全的系統(tǒng)未必能夠顯著提高管理效能，只有合適的系統(tǒng)才能體現(xiàn)出最大的使用價(jià)值。其二，不能要求系統(tǒng)滿足使用人員的所有期望。教務(wù)管理系統(tǒng)只是一個(gè)管理工具和平臺，其主要作用是幫助使用人員管理教學(xué)，而不是代替使用人員，系統(tǒng)的完善是一個(gè)長久的過程，不應(yīng)該苛求系統(tǒng)在建設(shè)初期就達(dá)到人的全部要求，這個(gè)過程是在使用中逐步實(shí)現(xiàn)的。其三，系統(tǒng)建設(shè)中人是最重要的因素，系統(tǒng)只有在善于使用它的人員手中才能發(fā)揮其效能，對人員的培訓(xùn)和教育是提高系統(tǒng)使用率、提高管理效率的關(guān)鍵。

采購商業(yè)化教務(wù)管理系統(tǒng)是獨(dú)立學(xué)院校園信息化建設(shè)的重要組成部分，也是解決教務(wù)管理現(xiàn)實(shí)問題的便捷途徑。只有選擇適合獨(dú)立學(xué)院本身特點(diǎn)并不斷發(fā)展完善的教務(wù)管理系統(tǒng)，才能將獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)質(zhì)量推向新的高度。

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