淺談企業(yè)秘書的素質(zhì)與能力

摘要：現(xiàn)代社會(huì)的秘書，作為一種專業(yè)人才，是隨著商品經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和進(jìn)行社會(huì)服務(wù)的第三產(chǎn)業(yè)的興起，而日益顯示其重要信息服務(wù)的社會(huì)職能，為社會(huì)所大量需要的。在工業(yè)發(fā)達(dá)的西方國家中，秘書是一門很“俏”的職業(yè)。本文著重探討作為現(xiàn)代社會(huì)的一名合格的秘書應(yīng)該具備哪些素質(zhì)和能力。

關(guān)鍵詞：秘書;素質(zhì);能力;專業(yè)

一、引言

隨著我國的改革開放向深度和廣度推進(jìn)，商品經(jīng)濟(jì)日益發(fā)達(dá)，信息服務(wù)的市場擴(kuò)大，對秘書的需求量也日益增大?？梢灶A(yù)測，到下世紀(jì)初，隨著工業(yè)化的現(xiàn)代結(jié)構(gòu)的生成以及我國經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展，秘書工作將更受社會(huì)的重視。它已不僅僅是一種較高級(jí)的職業(yè)，而且會(huì)成為吸引千萬勞動(dòng)大軍的一門新興行業(yè)。企業(yè)秘書必須是思想品德上的“馬列者”，工作上的“老黃?！?，文字能力上的“作家”，綜合素質(zhì)上的“軍師”，辦事上的“經(jīng)紀(jì)人” ，思想上的“戰(zhàn)略家”。

二、秘書的能力構(gòu)成

現(xiàn)代企業(yè)制度的建立 ，是現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的必須 ，同時(shí)也對秘書工作提出更高的標(biāo)準(zhǔn) ，與傳統(tǒng)意義的 “秘書” 相比 ，現(xiàn)代企業(yè)要求秘書更是 “全才” ，必須具有科學(xué)的預(yù)見和廣博的知識(shí) ，集多能于一身 ，構(gòu)建自身的能力結(jié)構(gòu) ，同時(shí) ，還必須具有高尚的職業(yè)道德和良好的心理素質(zhì)。

1.具有較高的文化專業(yè)素質(zhì)

企業(yè)文秘人員應(yīng)具有廣博的基礎(chǔ)文化知識(shí)。（1）是社會(huì)科學(xué)基礎(chǔ)文化知識(shí)，如歷史、政治、思想史，社會(huì)發(fā)展史，哲學(xué)理論等。在世界經(jīng)濟(jì)日趨一體化的今天，企業(yè)要生存發(fā)展，必然要進(jìn)入世界市場參于競爭，這就要求文秘人員不僅要了解本國文化，而且要了解國外業(yè)務(wù)伙伴所屬國家的歷史變遷和民族文化形成。例如日本企業(yè)倡導(dǎo)的是儒家理論，強(qiáng)調(diào)職員、公司是一家。而美國企業(yè)則更多地倡導(dǎo)開拓、奮斗、競爭精神，強(qiáng)調(diào)創(chuàng)新和自我實(shí)現(xiàn)。了解本國文化，了解不同國家的歷史，準(zhǔn)確把握不同國家的特點(diǎn)，對于開展辦公室工作有很大幫助，在經(jīng)濟(jì)聯(lián)系日益國際化的今天，這一點(diǎn)更是突出;(2)是自然科學(xué)基礎(chǔ)文化知識(shí)。當(dāng)代社會(huì)的工作與生活離不開自然科學(xué)知識(shí)，高科技含量的企業(yè)生產(chǎn)，以自然科學(xué)知識(shí)為基礎(chǔ)。同時(shí)，現(xiàn)代辦公設(shè)備日益復(fù)雜化、高技術(shù)化，沒有一定的自然科學(xué)知識(shí)很難學(xué)習(xí)了解其原理和性能?？傊?，文秘人員沒有一定的自然科學(xué)知識(shí)，就很難學(xué)習(xí)掌握辦公自動(dòng)化的新技術(shù)，就不能為企業(yè)內(nèi)各部門提供高效率的服務(wù)。

2.具有較強(qiáng)的是表達(dá)能力

表達(dá)能力是文秘人員的重要能力之一。匯報(bào)工作、接待來客、協(xié)調(diào)溝通等都要通過表達(dá)。文秘人員應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、及時(shí)、簡潔、規(guī)范地表達(dá)工作情況，準(zhǔn)確把握何時(shí)該說什么，何時(shí)該寫什么，說該怎么說，寫該怎么寫，只有在這些問題上把握適度，才算是真正具備了較強(qiáng)的表達(dá)能力。表達(dá)能力靠什么?在口頭表達(dá)中，要靠駕馭語言的能力，靠豐富的詞匯量，敏捷的思維，清晰的語言以及語氣、手勢、表情、體態(tài)等。在書面表達(dá)中，要靠準(zhǔn)確的詞匯使用、嚴(yán)謹(jǐn)縝密的思維、得當(dāng)?shù)奈恼麦w式、清新流暢的語言表達(dá)等。書面表達(dá)的要求就是準(zhǔn)確、規(guī)范、簡捷。隨著企業(yè)辦公自動(dòng)化水平的提高，對辦公室人員的書面表達(dá)提出了更高的要求，文秘人員必須學(xué)會(huì)熟練地在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行文字處理。四是公關(guān)協(xié)調(diào)能力。通過文秘的公關(guān)協(xié)調(diào)工作使企業(yè)與企業(yè)之間，企業(yè)與公眾之間建立良好的合作關(guān)系，為本企業(yè)提供其他企業(yè)的信息，提高企業(yè)應(yīng)變能力。協(xié)調(diào)就是協(xié)調(diào)本企業(yè)內(nèi)部上下級(jí)、各職能部門之間的和諧關(guān)系，并通過我們的工作構(gòu)建以“和諧”為核心的企業(yè)文化，追求人與人之間的和諧，人與自然和社會(huì)的和諧，營造一個(gè)祥和、互助、奮發(fā)向上的企業(yè)氛圍。由此可見，文秘人員的公關(guān)協(xié)調(diào)能力至少應(yīng)當(dāng)包括溝通能力、協(xié)調(diào)能力、組織能力、輔助決策能力和應(yīng)變能力。

3.具有主動(dòng)性和一定的前瞻能力

領(lǐng)導(dǎo)交待了什么，自己便干什么;領(lǐng)導(dǎo)沒有吩咐，自己就樂得無事。像這樣被動(dòng)地接受領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，一個(gè)稱職的秘書還要善于“沒事找事”。秘書要有靈活的大腦，從行為表征上就是會(huì)思考問題、會(huì)辦事情、會(huì)出點(diǎn)子、會(huì)應(yīng)付各種突發(fā)事件、會(huì)對過失進(jìn)行補(bǔ)救。這“五會(huì)”有著豐富的內(nèi)涵，每一會(huì)都有很高的要求，要當(dāng)好一個(gè)現(xiàn)代的優(yōu)秀秘書，必須勤懇磨練，不斷學(xué)習(xí)，努力創(chuàng)新，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的變化和要求。在領(lǐng)導(dǎo)作出指示前，秘書頭腦中就要先有一個(gè)工作思路。凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢，秘書時(shí)刻想到領(lǐng)導(dǎo)的需要，工作走在前面，有前瞻性，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供所需情況，主動(dòng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好工作，既能減輕領(lǐng)導(dǎo)的壓力，促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)提高工作成效，也有助于秘書找出差距，提高自身能力。另外，秘書是領(lǐng)導(dǎo)或企業(yè)的參謀或軍師，是領(lǐng)導(dǎo)或企業(yè)的思想庫和智囊團(tuán)。秘書應(yīng)當(dāng)發(fā)揮順風(fēng)耳和千里眼的作用，把平時(shí)搜集整理的信息，特別是市場競爭信息、超前預(yù)測的方案、調(diào)查研究的情況及時(shí)、準(zhǔn)確地提供給領(lǐng)導(dǎo)或企業(yè)，并把超前思考的優(yōu)良方案提供出來，以便領(lǐng)導(dǎo)或企業(yè)及時(shí)掌握情況，做出相應(yīng)的決策和反應(yīng)。這就要求秘書在完成日常性服務(wù)工作的同時(shí)，要圍繞領(lǐng)導(dǎo)的主管或分管工作，積極深入基層，開展調(diào)查研究，掌握一線實(shí)情，敏銳地發(fā)現(xiàn)問題，提供領(lǐng)導(dǎo)決策參考;廣泛閱讀報(bào)刊，收集信息資料，聽取多方意見，獲取正反兩方面情況，促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)全面、系統(tǒng)地分析問題，做出科學(xué)決策;加強(qiáng)對有關(guān)單位完成領(lǐng)導(dǎo)所布置工作情況的督促檢查，確保領(lǐng)導(dǎo)的決策落實(shí)到位。

三、總結(jié)

綜上所述，企業(yè)秘書必須利用自身優(yōu)勢，發(fā)揮自身能力，以周密的思維、嚴(yán)細(xì)的作風(fēng)、勤奮的狀態(tài)、淵博的學(xué)識(shí)、出色的才華，履行崗位職責(zé)，切實(shí)發(fā)揮聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外、溝通上下的樞紐作用，為領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)輔助好，服務(wù)好，為企業(yè)奉獻(xiàn)青春和才華。

參考文獻(xiàn):

[1]楊士恒 李宏博:秘書與公共關(guān)系[J].黃河水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2000，(04).