淺議電子文件檔案化管理重要性

呂　光　李興富

摘要文章論述電子文件檔案化管理的特點及其重大意義，對電子文件實行檔案化管理進行初步探討，并在提高檔案管理人員素質(zhì)的基礎(chǔ)上改進檔案管理手段、轉(zhuǎn)換檔案管理工作指導思想等方面給出具體措施。

關(guān)鍵詞電子文件；檔案化管理；信息化

作者簡介呂光，桂林航天工業(yè)高等專科學校經(jīng)濟與貿(mào)易系圖書館館員，廣西桂林，541004；李興富，桂林航天工業(yè)高等?？茖W校經(jīng)濟與貿(mào)易系，廣西桂林，541004

中圖分類號G271文獻標識碼A文章編號1007－7723(2009)03－0044－0002

一、改進檔案工作的基本思路

面對當今社會電子檔案文件數(shù)量急劇增加，網(wǎng)上利用檔案文件信息的要求越來越高，檔案部門應該在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方面多做文章。如何改進檔案管理工作?根據(jù)“全國檔案信息化建設(shè)實施綱要”及許多檔案專家的建議和多年檔案工作的實踐經(jīng)驗，主要應該遵循：“適應國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局，以檔案建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標，加快推進檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務網(wǎng)絡(luò)化的進程，促進檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為改革開放和現(xiàn)代化服務。”

(一)加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

建設(shè)數(shù)字化檔案館，大致包括檔案館庫房建設(shè)、檔案館館藏建設(shè)、檢索工具建設(shè)、規(guī)章制度建設(shè)、專兼職檔案干部隊伍建設(shè)及檔案服務利用，等等。繼續(xù)推進運用計算機管理檔案，提高檔案室計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。

(二)促進檔案信息資源建設(shè)

要建設(shè)數(shù)字化檔案館，首先要用現(xiàn)代信息處理技術(shù)對檔案館中存儲的檔案包括紙質(zhì)檔案，照片底片檔案，錄音、錄像檔案等各種載體的檔案進行數(shù)字化和存儲，及進行數(shù)字化檔案館館藏建設(shè)。

(三)加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)

高校數(shù)字檔案館最核心的問題是信息資源庫的建設(shè)。資源庫應成為高校資料存儲中心和檔案處理中心。充分利用計算機技術(shù)，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高檔案檢索利用服務質(zhì)量。各部門向檔案館移交檔案時，要盡量做到同時移交機讀目錄。

(四)加強電子文件歸檔管理

檔案部門要根據(jù)檔案管理的要求，加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導，保證各單位產(chǎn)生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，制定電子檔案管理方法。最后實現(xiàn)檔案信息處理計算機化、信息存儲數(shù)字化、信息采集實時化、信息服務利用網(wǎng)絡(luò)化。

(五)加強電子文件檔案化管理

電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的磁性材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙，等等。與紙質(zhì)文件相比，電子文件有以下幾個特點：(1)電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；(2)電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備閱讀利用；(3)電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響。

二、加強電子文件檔案化管理的人才素質(zhì)培養(yǎng)和制度管理

電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)的檔案管理有著明顯的不同，電子文件檔案化管理是在借鑒傳統(tǒng)的檔案管理經(jīng)驗和形式的基礎(chǔ)上，結(jié)合電子文件自身的特點，采用計算機先進技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，做好電子文件的歸檔工作。

(一)電子文件檔案化管理需要專業(yè)技術(shù)人才

紙質(zhì)檔案是將已處理完畢的文件材料經(jīng)過鑒定后，將其中具有利用價值的部分收集齊全，按照文件來源、內(nèi)容、時間、形式等方面的情況進行分類、組卷后保存管理。而電子檔案的管理是電子文件在轉(zhuǎn)化為檔案的過程中，在計算機上進行分類、組合、檢索，電子檔案在接受方式上可采用向檔案部門移交。尤其要注意招聘一支有檔案管理知識，有檔案管理專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實干部檔案管理隊伍。

(二)加強對現(xiàn)有干部的管理

一方面，學歷低的人員需要補充專業(yè)知識，提高政策水平；另一方面，根據(jù)知識的更新，增強管理能力。要結(jié)合工作實際需要和未來發(fā)展趨勢，與實際工作緊密配合，對不同的層次、不同的需求，按需施教，學以致用，講究實效。要著力從培養(yǎng)職業(yè)道德、實際工作技能和干部人事檔案管理基礎(chǔ)知識等方面加強培訓，以提高檔案工作人員的整體業(yè)務水平素質(zhì)。

三、完善網(wǎng)站設(shè)計，加強網(wǎng)站調(diào)查，實現(xiàn)在線交流

(一)突出高校檔案網(wǎng)站特色

高校檔案網(wǎng)站應該利用自己的館藏優(yōu)勢，充分挖掘檔案信息，體現(xiàn)特色，增強網(wǎng)站的對外宣傳功能。應加強本?！靶Ｊ费馗铩睓谀康慕ㄔO(shè)。因為每個高校有著自己不同的歷史，都曾舉行過重大的校慶活動，把有關(guān)校史、校慶的文字、圖片、視頻、音頻檔案集中起來展示將會形成自己的特色，給人留下深刻印象。

(二)方便師生利用

首先，高校檔案網(wǎng)站是為普通師生服務的，而不是僅僅是為檔案專業(yè)人員服務的。網(wǎng)站建設(shè)應以用戶需要為宗旨，把利用工作做到實處。因此，檔案網(wǎng)站應提供多途徑檢索，最好支持非正式用語的檢索。因為，普通師生一般不會懂得按檔號、文號、分類號等相對專業(yè)的檢索方式。

(三)各高校檔案館(室)應盡自己的可能為廣大師生提供多種形式網(wǎng)上查詢服務

如檔案館網(wǎng)站在線提供英語通級查詢、歷屆畢業(yè)生去向查詢、學歷證書查詢、學生信息查詢、教授信息查詢、畢業(yè)生優(yōu)秀論文目錄查詢，等等。目前國內(nèi)高校一般僅限于館(室)藏檔案文件目錄查詢，而很少涉及其他內(nèi)容查詢。

(四)網(wǎng)站只有與用戶經(jīng)常溝通，才會發(fā)現(xiàn)自己的問題

完善自己的網(wǎng)站，滿足用戶的需求大多以發(fā)E－mail的形式，體現(xiàn)在“和我聯(lián)系”、“我們聯(lián)系”、“留言信箱”、“聯(lián)系我們”等欄目中。或者專門的在線調(diào)查統(tǒng)計，由訪問者投票進行選擇，察看投票結(jié)果。筆者建議可以增設(shè)“平臺論壇”欄目，每位訪問者可以通過發(fā)帖子與論壇中的其他人進行交流。交流方式靈活，交流內(nèi)容不僅僅涉及網(wǎng)站內(nèi)容，還可以涉及檔案專業(yè)的相關(guān)知識，由檔案工作人員在線答疑解惑，不但達到調(diào)查的目的還可以普及檔案知識，提高廣大利用者的檔案知識。

(五)檔案事務服務內(nèi)容廣泛，涉及面廣

至少包括檔案業(yè)務咨詢、檔案信息開發(fā)、用品提供、檔案資料整理專業(yè)報刊、書籍發(fā)行，等等。通過建立事務服務機構(gòu)，為社會各界開展提供全方位服務，既是檔案部門義不容辭的責任，又是連接檔案部門與社會各界的橋梁?？傊?，檔案工作要走出弊端，就要以改革求加強，以創(chuàng)新求發(fā)展，以有為求有位。只有為在其中、為顯其中，才能功建其中、威樹其中。

四、以科學發(fā)展觀為指導，推動高校檔案管理工作的建設(shè)和發(fā)展

(一)高校檔案管理工作是高校改革與發(fā)展不能缺少的重要管理工作

它在高校人才培養(yǎng)、知識貢獻中發(fā)揮著不可替代的作用。首先，從動態(tài)下觀察，高校的教學、科研、管理和對外的重大活動，只有齊全完整地歸檔、存檔，才能圓滿地畫上一個句號。如果沒有存檔、歸檔，就說明學校教學、科研管理活動尚未完結(jié)。這對高等教育來說是非常危險的。其次，從檔案看，檔案具有資政、育人、存史和憑證等功能和作用，是其他任何工作不可代替的。離開檔案是寸步難行的。不重視檔案工作的結(jié)果將可能導致一個學校失去歷史，后患無窮。

(二)充分發(fā)揮檔案的功能和作用

主動為高校中心任務服務。高校檔案工作必須講效益，要盡可能把檔案功能、作用由隱性狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)楣_狀態(tài)。檔案工作的宗旨就是圍繞學校中心工作搞好服務，需要與時俱進、開拓創(chuàng)新。

(三)加強檔案工作隊伍建設(shè)，真心實意地幫助他們解決工作、生活、學習交流難的問題

“堅持以人為本”是科學發(fā)展觀的基本要求。高校檔案事業(yè)改革，最終取決于高校檔案工作隊伍的狀況。長期以來教育戰(zhàn)線從事檔案工作的干部辛勤耕耘，為學校檔案事業(yè)的發(fā)展作出了重要貢獻，形成了愛崗敬業(yè)、無私奉獻的作風，為今后檔案工作提升到新的水平奠定了堅實基礎(chǔ)。

(四)推進檔案信息化建設(shè)

高校檔案工作要抓住當前大力推進信息化建設(shè)這一歷史機遇，努力提高檔案信息化的管理水平，推動檔案工作邁上一個新的臺階。使檔案信息化服務由被動向主動轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息化可以解放和發(fā)展生產(chǎn)力，有利于提高檔案管理利用的工作效率。為此，應以培養(yǎng)復合型人才為目標，大力加強檔案人才隊伍建設(shè)。

總之，高校檔案事業(yè)的發(fā)展可以促進和帶動整個管理水平上一個臺階，它們的關(guān)系是相輔相成的。因此，高校檔案管理工作對教學建設(shè)和發(fā)展具有重要的意義，對高校的建設(shè)和發(fā)展起著重要的作用。