強(qiáng)化檔案館社會(huì)化服務(wù) 推動(dòng)檔案利用體系建設(shè)

安煥敏

服務(wù)是檔案工作的本質(zhì)，也是推動(dòng)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的根本要求。實(shí)踐證明，檔案工作只有貼近黨和國(guó)家中心工作，貼近人民群眾，才能顯現(xiàn)強(qiáng)勁生命力。當(dāng)前，檔案作為社會(huì)記憶的重要組成部分，已日益從“養(yǎng)在深閨人未識(shí)”，而逐漸在人們意識(shí)中潛移默化，被社會(huì)各界所認(rèn)識(shí)和重視?？梢哉f(shuō)，檔案社會(huì)化服務(wù)作為實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的重要途徑，已經(jīng)成為當(dāng)今檔案館工作的主要內(nèi)容。

一、面臨問(wèn)題

隨著新時(shí)期經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案系統(tǒng)適應(yīng)新形勢(shì)，按照科學(xué)發(fā)展總要求，繼續(xù)實(shí)施以人為本、服務(wù)為先、安全第一戰(zhàn)略，努力解放思想、轉(zhuǎn)變觀(guān)念，向著法制化、制度化、規(guī)范化的方向發(fā)展，由傳統(tǒng)服務(wù)向電子化、高效化、科學(xué)化方面轉(zhuǎn)變。檔案社會(huì)化服務(wù)方面不斷拓展，服務(wù)質(zhì)量不斷提高，進(jìn)一步擴(kuò)大了檔案工作的社會(huì)影響力，使檔案工作在服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的作用得到充分發(fā)揮，有效打破了多年來(lái)檔案工作“虎頭蛇尾”和“墻內(nèi)開(kāi)花墻外香”的尷尬單一局面。目前，在全國(guó)范圍內(nèi)檔案專(zhuān)業(yè)社會(huì)化服務(wù)呈現(xiàn)出信息化服務(wù)程度提高、協(xié)同性服務(wù)明顯加大、注重服務(wù)體系建設(shè)、加大宣傳力度與普及四大特點(diǎn)。作為區(qū)縣級(jí)檔案行政管理部門(mén)，應(yīng)該及時(shí)把握這一發(fā)展動(dòng)向和有利時(shí)機(jī)，為推進(jìn)本區(qū)域檔案館社會(huì)化服務(wù)創(chuàng)造條件。但是，不可否認(rèn)，由于受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的長(zhǎng)期影響，檔案系統(tǒng)內(nèi)部還存在一些與時(shí)代發(fā)展要求、與人民群眾需求不相適應(yīng)的落后觀(guān)念，與黨和政府、法律法規(guī)的要求還有一些差距。

（一）管理機(jī)制尚需進(jìn)一步激活

傳統(tǒng)的檔案館管理模式在行政管理和在標(biāo)準(zhǔn)化的口號(hào)下，全國(guó)上下整齊劃一，步調(diào)一致。從法律法規(guī)的制定，到檔案館的庫(kù)房設(shè)計(jì)，事無(wú)巨細(xì)，全盤(pán)包辦，明顯沿用著計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代組織文化的管理模式。在傳統(tǒng)的管理模式下，檔案館是在縱向管理的指導(dǎo)下開(kāi)展橫向服務(wù)，管理工作的決策者與檔案利用的具體實(shí)施者之間，沒(méi)有正常的信息回路。這種管與用的脫節(jié)，使決策者往往存在著盲目性，檔案館只有盲從，而缺乏主動(dòng)性和創(chuàng)新的動(dòng)力。

在提供服務(wù)的實(shí)際工作中，政府既是需求方又是供給方，一方面政府通過(guò)行政法規(guī)和預(yù)算撥款支配檔案館運(yùn)作，政府需要給予回報(bào)；另一方面，檔案館為了生存和發(fā)展，唯上是必然選擇。而作為社會(huì)服務(wù)化對(duì)象的社會(huì)民眾則被置于檔案館的運(yùn)行機(jī)制之外，對(duì)檔案事務(wù)缺少話(huà)語(yǔ)權(quán)。由此，對(duì)于檔案館來(lái)說(shuō)，社會(huì)化服務(wù)所需要的需求與供給之間的正常關(guān)系還未理順，陷入一種邏輯混亂的狀態(tài)。在這種運(yùn)行模式下去實(shí)現(xiàn)檔案館的社會(huì)化服務(wù)顯然是南轅北轍。

（二）宣傳力度仍需進(jìn)一步加大

檔案工作是黨和國(guó)家事業(yè)的一個(gè)重要組成部分，要煥發(fā)起全社會(huì)的檔案意識(shí)，就需要持之以恒地運(yùn)用宣傳手段。然而，對(duì)檔案工作的宣傳從全國(guó)范圍看普遍不夠，不僅方式上較為單調(diào)、力度上較為疲軟，而且心態(tài)上也沒(méi)能完全理直氣壯。從近年情況看，縣市一級(jí)通常每年在法制宣傳日上短期集中宣傳一次，形式上只是掛掛橫幅，搞搞圖展而已，缺少日常和多方式宣傳；部門(mén)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、行政村、社區(qū)的檔案宣傳更是少之又少，甚至多年不聞其聲。檔案宣傳的缺乏，嚴(yán)重導(dǎo)致了社會(huì)各階層對(duì)檔案事業(yè)重要性的認(rèn)識(shí)不足，直接影響了檔案工作的順利開(kāi)展。

（三）館藏?cái)?shù)量有待進(jìn)一步增加

沒(méi)有收集就沒(méi)有館藏，沒(méi)有館藏就談不上檔案對(duì)歷史文明的傳承和對(duì)社會(huì)發(fā)展的服務(wù)。據(jù)對(duì)相關(guān)資料的分析，目前縣市一級(jí)檔案館藏平均不到7萬(wàn)卷。就北京市豐臺(tái)區(qū)檔案館而言，“十一五”期間僅接收檔案11179卷。從另一個(gè)角度而言，館藏檔案中雖然門(mén)類(lèi)比較齊全，但大多是只被機(jī)關(guān)部門(mén)利用的文書(shū)檔案，具有查考價(jià)值的民生檔案、科技檔案、聲像檔案往往很少，可為社會(huì)公眾所用的檔案（婚姻檔案稍好一些）就更少。而現(xiàn)實(shí)中，不少應(yīng)保管、能保管的資料卻由于多種原因沒(méi)有或難以收集，造成館藏檔案不能有效增加或增速緩慢。

（四）數(shù)字化率還需進(jìn)一步提高

檔案管理的方式還一直保留著傳統(tǒng)，紙質(zhì)管理方法仍然占據(jù)著絕對(duì)統(tǒng)治地位；在查考的方式上也是依靠手工檢索，直接找尋紙質(zhì)原件，以予翻閱利用。這樣做，保管不易、效率較低的問(wèn)題明顯。

（五）編研利用仍要進(jìn)一步強(qiáng)化

縣市一級(jí)的檔案編研成果普遍數(shù)量不多、質(zhì)量不高、實(shí)用性不強(qiáng)、可用范圍狹窄、利用效果不顯著，編研工作沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的作用。同時(shí)，館藏檔案的利用也主要以查檔者上門(mén)查考為主要方式，很少或者根本沒(méi)有結(jié)合本地、本部門(mén)、本單位的中心工作提供主動(dòng)服務(wù)。可見(jiàn)，檔案還只是“堆放”著而已。

（六）基礎(chǔ)工作亟需進(jìn)一步夯實(shí)

黨和國(guó)家重視檔案管理工作，鄉(xiāng)鎮(zhèn)級(jí)以上黨委和政府層面都已經(jīng)有部門(mén)、有人員進(jìn)行檔案管理，但在企業(yè)（特別是近年發(fā)展起來(lái)的民營(yíng)企業(yè)）、行政村中，檔案管理基礎(chǔ)還是比較弱。基層檔案管理專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)和專(zhuān)職人員的配備未完全到位，并且越往基層檔案管理基礎(chǔ)越不扎實(shí)、越不平衡的現(xiàn)象越明顯，不少單位的專(zhuān)、兼職檔案管理人員尚缺乏必要的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能。

二、制約因素

顯而易見(jiàn)，目前檔案工作不管從“傳承”還是從“服務(wù)”的功能發(fā)揮看，存在的制約因素還比較多。

首先，組織體制的限制。盡管早在1958年全國(guó)檔案館會(huì)議已決定檔案館屬于國(guó)家文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，但由于各種原因，綜合檔案館并沒(méi)有邁出實(shí)質(zhì)性的步伐，雖屬事業(yè)機(jī)構(gòu)，但與檔案局這樣一個(gè)行政主體聯(lián)為一體，并沒(méi)有真正像圖書(shū)館、博物館那樣成為公眾受益無(wú)窮的公共場(chǎng)館。由于這種管理體制，《檔案法》賦予公民的基本權(quán)利無(wú)法得到保證。要實(shí)現(xiàn)檔案的社會(huì)化服務(wù)，關(guān)鍵在于使檔案館在內(nèi)容和形式上都與其文化事業(yè)機(jī)構(gòu)的社會(huì)定位相適應(yīng)。

其次，職業(yè)傳統(tǒng)的制約。檔案工作者歷來(lái)崇尚“默默無(wú)聞”，這已經(jīng)成為一種職業(yè)傳統(tǒng)。正是由于有了這樣的職業(yè)傳統(tǒng)，檔案工作者往往只滿(mǎn)足于踏踏實(shí)實(shí)地做好本職工作，頭腦中缺乏宣傳自己所從事的工作、宣傳所取得的勞動(dòng)成果的意識(shí)，心態(tài)上的“不想去宣傳”，導(dǎo)致了在方式上“不愿去動(dòng)腦”、在力度上“不敢去用勁”。久而久之，影響了社會(huì)對(duì)檔案的認(rèn)知程度，影響了人們對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)。而客觀(guān)上，加強(qiáng)檔案宣傳并不是鼓吹檔案工作者自身群體，更多的是為了檔案工作、為了檔案事業(yè)。endprint

再次，工作習(xí)慣的影響。檔案工作者普遍認(rèn)為，檔案工作是一項(xiàng)案頭工作，案頭工作只要在“案頭”完成就可，因此逐漸養(yǎng)成了“坐等”、“被動(dòng)”的習(xí)慣。資料收集在坐等，等著人家送上門(mén)來(lái)；檔案移交在坐等，等著人家遞上手來(lái)；查檔利用在坐等，等著為人家提供些幫助。主動(dòng)性的欠缺，不但使一些歷史資料不能及時(shí)收集起來(lái)，充實(shí)不了館藏；而且限制了檔案的開(kāi)發(fā)利用，豐富不了檔案服務(wù)功能。在檔案生成多元化、檔案利用多樣化的今天，檔案工作者改變以往習(xí)慣，采取主動(dòng)態(tài)度和主動(dòng)行為，顯得尤為重要。

第四，觀(guān)念意識(shí)的阻礙。檔案工作不是一項(xiàng)直接的經(jīng)濟(jì)工作，容易讓人忽視。不少部門(mén)和單位包括企業(yè)、行政村、社區(qū)，往往把檔案工作崗位看成“輕閑崗位”，把檔案工作人員看作是“照顧對(duì)象”。而有些從事檔案工作的人員，自身也總是認(rèn)為崗位邊緣化，不注重知識(shí)的積累和素養(yǎng)的提高，對(duì)學(xué)習(xí)、鉆研業(yè)務(wù)不愿投入精力，喪失工作自信心和積極性。其實(shí)，要地位需要有作為，要重視需要去爭(zhēng)取。

三、對(duì)策建議

失去服務(wù)功能，檔案也就失去了存在和管理的價(jià)值。增強(qiáng)和發(fā)揮檔案的服務(wù)發(fā)展功能，不僅是檔案工作者的職責(zé)，也是社會(huì)每一個(gè)成員的義務(wù)。為此，當(dāng)前要以學(xué)習(xí)、貫徹中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》（中辦發(fā)[2014]15號(hào)）為契機(jī)，從六個(gè)方面著手加強(qiáng)。

（一）多層面理順體制

實(shí)現(xiàn)檔案館文化事業(yè)機(jī)構(gòu)的社會(huì)化管理體制是檔案館社會(huì)化服務(wù)的現(xiàn)實(shí)內(nèi)容。檔案館的一切工作都面向社會(huì)，面向社會(huì)公眾。無(wú)論是檔案的收集和提供服務(wù)，還是館內(nèi)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開(kāi)展都必須以全社會(huì)的需要為目標(biāo)，使檔案館真正成為社會(huì)文化的信息庫(kù)，或者說(shuō)國(guó)家和民族的文化基因庫(kù)，而不僅僅是黨政機(jī)關(guān)的資政館或歷史學(xué)家的資料館，為子孫后代積累文化資源，從而延續(xù)民族文化并激發(fā)民族文化的原創(chuàng)力。

（二）多視角提升管理

首先，檔案館的管理范式必須改變傳統(tǒng)的組織文化，建立新的“心理契約”。要實(shí)現(xiàn)小戰(zhàn)略核心與大操作邊緣的分離，建立新型的檔案館文化，使其宗旨、口號(hào)、使命等，構(gòu)成一種無(wú)形的但卻十分有效的凝聚力，建立起一種明確的交往戰(zhàn)略，一種更具戰(zhàn)略性的人力資源管理職能。

其次，檔案館的管理范式必須以實(shí)現(xiàn)公共服務(wù)使命為基礎(chǔ)。檔案是一種社會(huì)記憶，必須具有公共信息的屬性和公共產(chǎn)品特征，應(yīng)該是全民所有、社會(huì)共享?；谶@一認(rèn)識(shí)，實(shí)現(xiàn)公共服務(wù)使命將是檔案館社會(huì)化服務(wù)的基礎(chǔ)，檔案館就要在保證檔案資源的合理配置和社會(huì)公民平等獲得檔案的基本權(quán)利基礎(chǔ)上建立公共管理范式。新公共管理范式，是要在管理過(guò)程中反映使用者的愿望、要求和利益，以使用者的聲音而非顧客的退出作為反饋回路，強(qiáng)調(diào)公民權(quán)理念，滿(mǎn)足顧客的需要，而不是官僚政治需要，以最大限度地滿(mǎn)足社會(huì)公眾的需求為追求目標(biāo)，本著以人為本的基本理念提高服務(wù)質(zhì)量。

檔案館的社會(huì)化服務(wù)不是以一種政府施舍的態(tài)度來(lái)實(shí)現(xiàn)，也不是一種福利供給，而是真正以社會(huì)公眾的滿(mǎn)意度為衡量標(biāo)準(zhǔn)。檔案館長(zhǎng)期奉行的“爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視”的追求目標(biāo)就顯得不合時(shí)宜了，而是要改變程式化的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)不同的社會(huì)群體的檔案需求，突出各檔案館服務(wù)目標(biāo)和運(yùn)行狀況的個(gè)性和特色，強(qiáng)化各檔案館“公共管理者”的色彩，實(shí)行透明的、積極的和個(gè)性化的領(lǐng)導(dǎo)方式，解除規(guī)制和適當(dāng)放權(quán)，使管理過(guò)程合理化，把檔案館執(zhí)行機(jī)構(gòu)的運(yùn)作與社會(huì)化服務(wù)目標(biāo)更密切地聯(lián)系起來(lái)。

最后，檔案館的管理范式必須以健全機(jī)制為依托。加強(qiáng)檔案館之間和檔案館內(nèi)部的競(jìng)爭(zhēng)，把競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制注入到為社會(huì)公眾提供服務(wù)中去。目前，我國(guó)以行政區(qū)劃為基本框架的檔案館網(wǎng)絡(luò)，是以保證黨和政府組織系統(tǒng)檔案的齊全完整為前提的，但更為廣闊的社會(huì)領(lǐng)域的檔案卻無(wú)法獲得制度上的保證，而且各管一段，互不相干，無(wú)法形成館與館之間的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。各檔案館的財(cái)政撥款和人員配置，不是由檔案館的工作業(yè)績(jī)決定，而是以所在地區(qū)的財(cái)政經(jīng)濟(jì)狀況來(lái)決定撥款的額度，這種不以檔案館的服務(wù)效果來(lái)決定投入撥款的模式，不僅使檔案館缺乏創(chuàng)新動(dòng)力和個(gè)性特色，也養(yǎng)成了檔案館長(zhǎng)期漠視利用者的利益和要求而向政府“等、靠、要”的傳統(tǒng)習(xí)慣，缺乏從社會(huì)吸取能量和自身的造血功能。因此，檔案館應(yīng)鼓勵(lì)社會(huì)力量的積極參與，讓一些民間建立的特色檔案館、中介機(jī)構(gòu)與行政檔案館形成競(jìng)爭(zhēng)的態(tài)勢(shì)，也使社會(huì)的記憶更加全面，并具有立體感，使檔案資源的流動(dòng)出現(xiàn)多元化的趨勢(shì)，在競(jìng)爭(zhēng)中實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置，讓“從計(jì)劃到準(zhǔn)市場(chǎng)的轉(zhuǎn)變”成為公共部門(mén)配置資源的機(jī)制。

（三）多途徑加強(qiáng)宣傳

加強(qiáng)檔案工作宣傳是提高全社會(huì)對(duì)檔案工作重視程度、更好地發(fā)揮檔案服務(wù)功能的重要方式。電臺(tái)、電視臺(tái)、報(bào)紙、網(wǎng)絡(luò)等新聞媒體是宣傳檔案工作的理想平臺(tái)，也是溝通檔案管理機(jī)構(gòu)、檔案工作者與社會(huì)公眾的便捷橋梁。將檔案管理法規(guī)、檔案管理知識(shí)、檔案館藏內(nèi)容、檔案工作成果通過(guò)媒體宣傳出去，不但能起到“廣而告之”的作用，而且可以收到良好的社會(huì)效果?？傊瑱n案工作的宣傳過(guò)程也是檔案工作者鍛煉業(yè)務(wù)才干、培養(yǎng)敬業(yè)精神的過(guò)程。在宣傳中提高素質(zhì)，在提高中加強(qiáng)宣傳，如此循序漸進(jìn)，可以逐步夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)，促進(jìn)檔案事業(yè)平衡協(xié)調(diào)發(fā)展。

（四）多領(lǐng)域豐富館藏

沒(méi)有豐富優(yōu)質(zhì)的館藏，檔案就難以很好地發(fā)揮服務(wù)的功能。

一是要在征集上下功夫。檔案征集工作不同于檔案的收集也就是移交接收工作，檔案征集不受進(jìn)館年限的限制，而檔案移交接收需要按規(guī)定時(shí)間執(zhí)行。檔案征集具有時(shí)間上的靈活性，可以搶救性地將一些具有歷史和利用價(jià)值的資料組成檔案，充實(shí)館藏。征集工作還不受移交接收范圍的限制，既可以面向機(jī)關(guān)、部門(mén)、團(tuán)體，還可以面向社會(huì)各階層和個(gè)人，涉及領(lǐng)域更廣、覆蓋范圍更大。通過(guò)征集方式充實(shí)館藏的檔案，一般來(lái)說(shuō)其價(jià)值更珍貴，能更好地發(fā)揮服務(wù)社會(huì)的功能。

要做好檔案征集工作，檔案工作人員必須具有較強(qiáng)的工作責(zé)任心和工作熱情，要主動(dòng)出擊，善于把握信息，及時(shí)、準(zhǔn)確地確定征集目標(biāo)；同時(shí)，檔案工作人員要不斷提高對(duì)被征集檔案價(jià)值的判定能力，并更多地“走出去”，將征集工作作為一項(xiàng)經(jīng)常性、長(zhǎng)期性、持續(xù)性的工作，扎實(shí)地開(kāi)展起來(lái)。

二是要在館藏質(zhì)量上下功夫。豐富館藏不是簡(jiǎn)單地增加數(shù)量，沒(méi)有一定的質(zhì)量，數(shù)量再多也沒(méi)有什么意義。很長(zhǎng)一段歷史時(shí)期以來(lái)，由于人們對(duì)檔案認(rèn)識(shí)上的不足以及有關(guān)法規(guī)的不完善，豐富館藏往往被片面地理解為只是檔案數(shù)量的增加，檔案數(shù)量的多少成為檔案館藏是否豐富的標(biāo)志。一些缺乏保管價(jià)值的檔案由此印上“永久”、“長(zhǎng)期”的標(biāo)記，收于檔案庫(kù)房中，既無(wú)助于檔案功能的發(fā)揮，也給檔案日常管理工作添加了麻煩，實(shí)在是留之無(wú)用又棄之可惜。

因此，開(kāi)展檔案征集也好，組織檔案移交接收也好，都應(yīng)該成立專(zhuān)門(mén)檔案鑒定小組，認(rèn)真負(fù)責(zé)地把好檔案鑒定這一關(guān)，切實(shí)避免“重量不重質(zhì)”的做法，從而確保實(shí)現(xiàn)“既有數(shù)量又有質(zhì)量”的豐富館藏目標(biāo)。

（五）多渠道滿(mǎn)足共享

檔案的生命在于被利用。要提高檔案的被利用成效，就必須提高檔案的共享度。

首先，要擴(kuò)大檔案開(kāi)放范圍。依法擴(kuò)大檔案的開(kāi)放范圍，是提高檔案共享度的一種直接方式。一方面，開(kāi)放的內(nèi)容和時(shí)機(jī)決定著檔案共享的可能性；另一方面，開(kāi)放可以更大限度地發(fā)揮檔案的使用價(jià)值。開(kāi)放檔案應(yīng)嚴(yán)格依照《檔案法》及有關(guān)法規(guī)進(jìn)行，對(duì)擬開(kāi)放的檔案要認(rèn)真篩選、審慎鑒定。符合開(kāi)放條件的檔案應(yīng)盡快向社會(huì)開(kāi)放，并及時(shí)向社會(huì)公布開(kāi)放檔案目錄，介紹開(kāi)放檔案內(nèi)容，為開(kāi)放檔案得到盡可能廣泛的利用創(chuàng)造良好的條件。

其次，擴(kuò)大提供開(kāi)放檔案利用的途徑?？梢栽诖_定開(kāi)放內(nèi)容后，通過(guò)媒體或其他手段向社會(huì)公告；可以在檔案館網(wǎng)站上向社會(huì)提供共享服務(wù)；也可以在其他檔案服務(wù)平臺(tái)向社會(huì)提供利用。

（作者單位：北京市豐臺(tái)區(qū)檔案局）endprint