論長(zhǎng)效監(jiān)督機(jī)制與原始憑證規(guī)范化管理

摘要：原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的載明業(yè)務(wù)情況的書面證明，是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任并具有法律效力的憑據(jù)；也是登記賬目，進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，審核檢查賬目的原始資料和依據(jù)。近年來(lái)，原始憑據(jù)失真和利用原始憑據(jù)犯罪的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，為更好地規(guī)范化管理原始憑據(jù)，必須加強(qiáng)職業(yè)道德教育、建立長(zhǎng)效的原始憑證審核監(jiān)督機(jī)制、不斷加大對(duì)原始憑證的審核力度和建立與票據(jù)管理部門長(zhǎng)期的協(xié)作機(jī)制。

關(guān)健詞：原始憑證；規(guī)范管理；道德教育；監(jiān)督機(jī)制

中圖分類號(hào)：F302.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1674-1145（2009）05-0209-02

原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的載明業(yè)務(wù)情況的書面證明，是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任并具有法律效力的憑據(jù)；也是登記賬目，進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，審核檢查賬目的原始資料和依據(jù)，在會(huì)計(jì)核算中占有重要地位。加強(qiáng)原始憑證的填制、傳遞、審核和保管等工作，是保證會(huì)計(jì)核算資料真實(shí)性的重要手段。原始憑證管理的好壞，直接影響會(huì)計(jì)核算質(zhì)量，影響財(cái)務(wù)管理水平。筆者就多年的企業(yè)實(shí)踐以及這兩年來(lái)的東莞實(shí)地調(diào)研作如下探析：

一、當(dāng)前導(dǎo)致原始憑證失真的主要問(wèn)題

（一）原始憑證基本要素不全

當(dāng)前，根據(jù)國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范規(guī)定，原始憑證必須具備憑證名稱，填制憑證日期等七項(xiàng)基本要素和一些相應(yīng)的必要的附件。但是實(shí)際工作中，原始憑證缺少基本要素的情況普遍存在。表現(xiàn)在，一些憑證僅有合計(jì)金額，不顯示經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容、數(shù)量及單價(jià)，模糊了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的過(guò)程與性質(zhì)；一些憑證沒(méi)有接受憑證單位的名稱（俗稱票據(jù)抬頭），模糊了憑證真實(shí)來(lái)源，特別是對(duì)于餐飲支出、辦公支出等一些會(huì)計(jì)主體間比較通用的支出憑證，如果沒(méi)有抬頭，其來(lái)源很可能存在問(wèn)題；一些憑證沒(méi)有經(jīng)辦人員的簽名或蓋章，相關(guān)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任不明確；一些從外單位取得的憑證沒(méi)有加蓋公章或加蓋的公章不符合有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，如應(yīng)該加蓋發(fā)票專用章的沒(méi)有加蓋或蓋成其他印鑒，造成憑證無(wú)效。

（二）違反國(guó)家有關(guān)票據(jù)管理的規(guī)定使用原始憑證

如以貨幣收付憑證代替實(shí)物收付憑證，以自制憑證代替外來(lái)憑證，以非購(gòu)銷憑證代替購(gòu)銷憑證等。如，購(gòu)買商品以普通的收款收據(jù)代替正規(guī)發(fā)票等。很容易造成國(guó)家稅收減少，國(guó)有資產(chǎn)流失，企業(yè)財(cái)產(chǎn)受損。

（三）原始憑證填寫錯(cuò)誤

這些填寫錯(cuò)誤一般是由于填寫人疏忽或素質(zhì)低造成的，如接受憑證單位名稱出現(xiàn)同音異字等。但是涉及數(shù)字金額的錯(cuò)誤，如原始憑證上大小寫金額不一致；大小寫數(shù)字不規(guī)范、模糊不清、無(wú)法辨認(rèn)等卻很容易造成多付或少付資金，給企業(yè)帶來(lái)不必要的損失。

（四）利用原始憑證造假

主要表現(xiàn)在，一是用已經(jīng)過(guò)期作廢的票據(jù)報(bào)銷；二是用不法分子偽造的假票據(jù)報(bào)銷；三是對(duì)于一次性套寫的發(fā)票，不按規(guī)定套寫，而是直接在發(fā)票聯(lián)上書寫；四是對(duì)原始憑證上的金額、文字等進(jìn)行涂改、挖補(bǔ)等，從而達(dá)到掩蓋真實(shí)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，套取資金非法牟利的目的。

二、利用原始憑證逃稅的常見(jiàn)形式

（一）大頭小尾

有的商家為了推銷商品，籠絡(luò)客戶，故意加大金額開(kāi)票，出具的發(fā)票聯(lián)金額大，使購(gòu)方報(bào)銷高額發(fā)票從中漁利，而商家則以小數(shù)額的發(fā)票存根聯(lián)交稅。這也是稅務(wù)上常說(shuō)的“大頭小尾”。

（二）擴(kuò)大內(nèi)部收據(jù)使用范圍

這主要是指有的單位利用只允許單位內(nèi)部使用的收款收據(jù)對(duì)外開(kāi)票，進(jìn)行亂收費(fèi)，這種現(xiàn)象主要表現(xiàn)在行政事業(yè)單位居多。

（三）用附件收費(fèi)

是指使用應(yīng)作為原始發(fā)票附件的領(lǐng)料單、提貨單、物資調(diào)撥單及維修清單等收費(fèi)。

（四）原始憑證虛假

是原始憑證填制不規(guī)范，要素不全，內(nèi)容虛假，如“辦公用品一批”、“接待費(fèi)”等字樣的原始憑證，額度大，無(wú)具體內(nèi)容。

（五）代開(kāi)發(fā)票

筆者最近在東莞的某外資園區(qū)調(diào)查時(shí)發(fā)現(xiàn)一家企業(yè)，產(chǎn)品本是100%出口（其想是兩免三減企業(yè)），不可以國(guó)內(nèi)銷售，而其實(shí)際有國(guó)內(nèi)銷售，這就是走私，于是請(qǐng)國(guó)內(nèi)同行代開(kāi)發(fā)票，國(guó)內(nèi)銷售。第一，搶占了一定的國(guó)內(nèi)市場(chǎng)；第二，繼續(xù)以純出口企業(yè)騙稅。

種種跡象表明，原始憑證特別是發(fā)票使用的混亂局面十分嚴(yán)重，不僅極大地妨礙了《會(huì)計(jì)法》的貫徹實(shí)施，而且擾亂了國(guó)家正常的經(jīng)濟(jì)秩序，助長(zhǎng)了腐敗行為的滋生。造成原始憑證管理混亂。盡管這一切有多方面的原因，但從會(huì)計(jì)角度來(lái)看，關(guān)鍵還是管理不嚴(yán)?！﹩挝缓蛡€(gè)人對(duì)憑證管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)發(fā)票的管理制度和使用規(guī)定缺乏應(yīng)有的知識(shí)，受高額利潤(rùn)匯報(bào)影響大，不惜鋌而走險(xiǎn)。從整個(gè)社會(huì)經(jīng)濟(jì)秩序的大環(huán)境上看，財(cái)經(jīng)秩序混亂，管理薄弱，監(jiān)督不力，處罰懲治不嚴(yán)。從人員素質(zhì)上看，有的單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)會(huì)人員素質(zhì)偏低，財(cái)會(huì)人員地位偏低，領(lǐng)導(dǎo)授意指使財(cái)會(huì)人員編造虛假憑證違反經(jīng)紀(jì)律報(bào)銷的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

三、建立原始憑證規(guī)范化管理的具體措施

（一）加強(qiáng)職業(yè)道德教育和財(cái)會(huì)知識(shí)的普及

要在進(jìn)行廣泛的職業(yè)道德教育的基礎(chǔ)上，對(duì)會(huì)計(jì)人員和其他部門人員按照職責(zé)的不同分別進(jìn)行財(cái)會(huì)知識(shí)的教育。對(duì)于會(huì)計(jì)人員要加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)教育，使其盡快掌握新的知識(shí)和技能，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和審核判斷能力；對(duì)于其他部門人員，應(yīng)當(dāng)以《會(huì)計(jì)法》和有關(guān)票據(jù)管理法規(guī)的普及為重點(diǎn)，使其明確自身在會(huì)計(jì)工作中的責(zé)任，自覺(jué)提供真實(shí)可靠，合法完整的原始憑證，從而為在源頭上保證會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量打下了基礎(chǔ)。

（二）建立長(zhǎng)效的原始憑證審核監(jiān)督機(jī)制

審核原始憑證是會(huì)計(jì)核算工作的起點(diǎn)，繁雜瑣碎，任務(wù)艱巨，不能有一絲懈怠，要保證質(zhì)量就必須依據(jù)《會(huì)計(jì)法》，在有關(guān)業(yè)務(wù)部門與會(huì)計(jì)部門及相關(guān)人員之間建立起一套完整的相互制約、相互監(jiān)督的長(zhǎng)效內(nèi)部控制制度。首先由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員以真實(shí)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)為依據(jù)，獲得相應(yīng)的原始憑證，并對(duì)原始憑證的合法真實(shí)性負(fù)責(zé)，其次，會(huì)計(jì)人員根據(jù)《會(huì)計(jì)法》賦予的對(duì)原始憑證的審核權(quán)對(duì)經(jīng)批準(zhǔn)入賬的原始憑證進(jìn)行審核監(jiān)督并編制記賬憑證，對(duì)不真實(shí)、不合法的原始憑證有權(quán)不予接受，并向單位領(lǐng)導(dǎo)人報(bào)告。對(duì)記載不準(zhǔn)確、不完整的原始憑證予以退回，并要求按照國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定更正、補(bǔ)充。再次，根據(jù)分工，由初審以外的會(huì)計(jì)人員復(fù)核記賬，對(duì)于違反規(guī)定原始憑證應(yīng)予以堅(jiān)決退回。最后，會(huì)計(jì)主管人員的審核監(jiān)督與內(nèi)部稽核人員的事后監(jiān)督。要在會(huì)計(jì)主管人員對(duì)以各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全程監(jiān)督審核的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)內(nèi)部稽核部門的事后監(jiān)督，從而為保證會(huì)計(jì)信息質(zhì)量奠定制度基礎(chǔ)。

（三）以《會(huì)計(jì)法》為依據(jù)，不斷加大對(duì)原始憑證的審核力度

首先，要審核原始憑證的內(nèi)容和填制手續(xù)是否合規(guī)。主要審核憑證所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否與實(shí)際情況相符；原始單據(jù)應(yīng)具備的基本內(nèi)容是否填寫齊全；文字和數(shù)字是否填寫正確，清楚；有關(guān)人員是否簽字蓋章。審核中若發(fā)現(xiàn)不符合實(shí)際情況，手續(xù)不全或數(shù)字計(jì)算不正確的原始憑證應(yīng)退回有關(guān)部門或相關(guān)人員，要求予以重辦或補(bǔ)辦。其次，審核原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容是否合理、合法，主要查明發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合國(guó)家的法律法規(guī)，有無(wú)違法亂紀(jì)行為。

（四）與票據(jù)管理部門建立長(zhǎng)期協(xié)作機(jī)制

主要是要充分利用網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化的通信聯(lián)絡(luò)工具，與財(cái)政、稅務(wù)尤其是稅務(wù)等票據(jù)管理主管部門建立協(xié)作關(guān)系，以便及時(shí)了解票據(jù)的更換情況，正確鑒定真?zhèn)纹睋?jù)，詳細(xì)掌握各種票據(jù)的適用范圍；對(duì)于審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題，要及時(shí)向這些部門咨詢、反映，對(duì)于一些違法亂紀(jì)行為要及時(shí)向這些部門通報(bào)、檢舉，以保證會(huì)計(jì)核算的順利進(jìn)行和會(huì)計(jì)信息的真實(shí)可靠。

（五）加大原始憑證違法犯罪的打擊力度

對(duì)利用原始憑證違法犯罪的堅(jiān)決查處，絕不姑息，并及時(shí)在相關(guān)媒體上公布，讓犯罪分子有畏懼心里，不敢冒然嘗試，加大其違法犯罪的成本。

作者簡(jiǎn)介：楊玉國(guó)（1969- ），男（苗族），湖南吉首人，東莞南博職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)經(jīng)系講師、會(huì)計(jì)師，吉首大學(xué)商學(xué)院碩士研究生，研究方向：欠發(fā)達(dá)地區(qū)區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展研究、會(huì)計(jì)職業(yè)教育。