認(rèn)清檔案工作現(xiàn)狀　注重利用實際效益

[摘要]指出檔案工作存在的主要問題和制約因素，采取有效對策，檔案工作者應(yīng)在了解和掌握檔案利用實際效益上下功夫

[關(guān)鍵詞]檔案；問題；對策

《檔案法》第二條指出：“本法所稱的檔案是……對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”由此可知，檔案是歷史事件的原始記錄，是一種寶貴的社會資源和財富，是現(xiàn)實的一面鏡子。檔案工作是整個社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的重要組成部分。以史為鑒，做好檔案工作，搞好檔案工作的開發(fā)與利用，就可以知過去，解現(xiàn)實，測未來，對于促進(jìn)整個社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的發(fā)展具有重要意義。本文僅就目前檔案工作中存在的主要問題、制約因素及其改進(jìn)措施，談?wù)劰P者的粗淺看法，與檔案同仁商榷。

一、認(rèn)清存在問題

建國以來，特別是改革開放30年以來，在黨中央、國務(wù)院的重視和領(lǐng)導(dǎo)下，我國檔案事業(yè)有了長足的發(fā)展。但與社會主義現(xiàn)代化事業(yè)發(fā)展的要求相比，還有相當(dāng)差距，主要問題是：

1、對檔案工作的重要性認(rèn)識不足。檔案工作是一種幕后服務(wù)工作，很容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視。有的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作是軟任務(wù)，無足輕重，因此，抓得不緊，舍不得在人、財、物方面加大投入。由此，造成不少檔案館、室人員不足，素質(zhì)低下；資金缺少，經(jīng)費嚴(yán)重短缺；館房少而陳舊，館內(nèi)設(shè)備簡陋，嚴(yán)重影響了檔案保存的質(zhì)量；檔案工作人員的政治、經(jīng)濟(jì)待遇得不到應(yīng)有的保障，影響了他們積極性、創(chuàng)造性的發(fā)揮。

2、檔案工作人員素質(zhì)偏低，管理質(zhì)量不高。一些單位不僅人員配備不足，而且不注重提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。既不能定期進(jìn)行政治及業(yè)務(wù)培訓(xùn)，又不能組織他們出去參觀學(xué)習(xí)進(jìn)修。有的甚至人員變化頻繁，對檔案工作不熟悉、不適應(yīng)。因此造成檔案工作管理質(zhì)量低：一是有的歸檔分類不合理，保管期限劃分不準(zhǔn)確；有的注重文件歸檔，對材料歸檔不重視；個別的甚至有應(yīng)歸檔的材料未歸檔的現(xiàn)象。二是檔案信息化程度不高，沒有統(tǒng)一的檔案管理軟件，檔案檢索工具單一。

3、不注重開發(fā)利用檔案的實際效益。收集和管理檔案的根本目的，除了不使其散失和能夠安全保存之外，更重要的是開發(fā)利用檔案的實際效益。不少檔案行政管理部門，只注重編制年報，統(tǒng)計利用數(shù)據(jù)，不了解、不注重通過檔案信息資源的開發(fā)利用獲得實際的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。表現(xiàn)在具體工作中，就是坐等式的服務(wù)方式，不重視檔案利用信息反饋等問題。既不深入基層，做好跟蹤調(diào)查工作，也不把已經(jīng)掌握的利用實例等資料匯集編發(fā)重返社會。這樣，就違背了檔案工作的宗旨和目的，影響了其發(fā)揮應(yīng)有的社會作用。

二、正視制約因素

光看到檔案工作中存在的主要問題還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還必須了解和掌握相應(yīng)的制約因素。筆者認(rèn)為，這些制約因素主要有以下幾點：

1、整個社會檔案意識還比較淡薄。目前我國社會檔案意識不是說沒有，而是說與社會主義現(xiàn)代化事業(yè)發(fā)展的形勢和要求相比，還明顯地顯得薄弱。有相當(dāng)一部分人不清楚檔案工作，甚至不知道檔案為何物，檔案工作是干什么的。有些人雖然知道有檔案部門，也了解一些檔案工作的內(nèi)容，但認(rèn)為它無足輕重，認(rèn)識不上位，工作不到位。

2、法制不夠健全完善。我國的檔案工作曾經(jīng)走過了艱難曲折的道路，其中最為深刻的教訓(xùn)就是缺乏應(yīng)有的法律保障，法制不健全。在我國漫長的封建社會中，檔案被封建統(tǒng)治者視為自己的私有財產(chǎn)和剝削愚弄勞動人民的工具，檔案事業(yè)的發(fā)展根本就沒有法律可言，全憑封建統(tǒng)治者的“金口玉言”，他們的意志就是法律。建國以后，雖然有些內(nèi)部專業(yè)性的法規(guī)、條例、通則等規(guī)章制度，但在一個相當(dāng)時期內(nèi)，并沒有從國家、從人民、從事業(yè)監(jiān)管的實際需要的角度出發(fā)，制定出與整個國家和全體人民相聯(lián)系的法律。各級政府對檔案事業(yè)的管理也主要是運用行政手段而不是法律手段，而行政手段的運用和實施又與領(lǐng)導(dǎo)者的個人政治素質(zhì)、思想素質(zhì)、文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)相關(guān)聯(lián)，并受許多因素的影響。這樣，便致使檔案事業(yè)的發(fā)展失去平衡和穩(wěn)定，各項檔案業(yè)務(wù)建設(shè)受到直接影響。

我們再從檔案利用自身的完整與安全方面來看，由于缺少明確的法律規(guī)范和制度規(guī)范，有不少單位根本不注意積累和保護(hù)檔案，公民不主動利用檔案。部分機(jī)關(guān)人員、個別的檔案工作者也不能正確地對待檔案工作，有的部門和單位領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作，致使檔案損壞、丟失、失盜而不完整，安全也受到損害。

3、經(jīng)費缺口大。應(yīng)當(dāng)承認(rèn)，檔案是我國社會主義事業(yè)的一個組成部分，要發(fā)展離不開整個國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與提高。但是，由于我國脫胎于半封建半殖民地社會，是個各方面欠發(fā)達(dá)的發(fā)展中國家，起點低，底子薄，建國后又很長一段時間忽視經(jīng)濟(jì)建設(shè)，總體上看各方面均較為落后。正是在這種情況之下，國家不可能拿出足夠數(shù)量的資金來發(fā)展檔案事業(yè)，從而使不少地方的檔案工作缺少必要的設(shè)備和條件，管理技術(shù)落后，檔案庫房簡陋，從根本上限制了檔案事業(yè)的發(fā)展與前進(jìn)。

三、采取有效措施

既然我們已經(jīng)認(rèn)清了當(dāng)前檔案工作中存在的主要問題及其制約因素，那么，我們就應(yīng)當(dāng)采取積極有效的對策和措施，千方百計地加以解決，特別是要在不斷提高檔案利用實際效益，充分發(fā)揮其在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)中的應(yīng)有作用上下功夫。筆者認(rèn)為，應(yīng)著重抓好以下幾點：

1、加大宣傳力度，切實提高全社會的檔案意識。江澤民同志在視察中央檔案館時指出：“檔案工作是各項事業(yè)發(fā)展的一個重要基礎(chǔ)，這個基礎(chǔ)不牢固，將來我們要負(fù)歷史責(zé)任的?！睓n案工作是一項對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想的崇高事業(yè)。做好新時期檔案工作，對全面建設(shè)小康社會、構(gòu)建和諧社會，具有重要作用，因此，我們要利用各種輿論工具，廣泛進(jìn)行宣傳，使全社會各行各業(yè)人士都對《檔案法》及其相應(yīng)的法規(guī)制度有一個清楚的了解，切實樹立檔案意識，重視、支持檔案工作，從而進(jìn)一步打牢這個各項事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。

2、強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，健全制度，加強(qiáng)管理，提高檔案工作的質(zhì)量。

各級檔案行政管理部門及其檔案館、室的主要領(lǐng)導(dǎo)，要切實提高對檔案工作重要性的認(rèn)識，把這項工作列入重要工作日程，切實加強(qiáng)對這項工作的領(lǐng)導(dǎo)。工作好不好，關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提。為此，要做到以下幾點：第一，要健全檔案工作責(zé)任制，明確主管領(lǐng)導(dǎo)及直接負(fù)責(zé)的相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)。第二，要建立檔案工作管理機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)，形成以綜合檔案館、室為中心，各基層單位及相關(guān)科室共同參與的管理網(wǎng)絡(luò)。第三，要逐步建立健全統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級建檔、逐級負(fù)責(zé)、條塊結(jié)合的檔案管理體制。第四，加強(qiáng)檢查、監(jiān)督工作，促使各項檔案工作落到實處。

在加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、建章立制的基礎(chǔ)上，要把握重點，規(guī)范管理，提高質(zhì)量。文件材料的歸檔及其管理是整個檔案工作的重點和中心，是做好整個檔案工作的基礎(chǔ)。因此，要集中精力、切實做好這項工作。為此，要做到以下幾點：第一，做好文件材料收集工作，確保文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。第二，做好文件材料的整理工作，確保文件材料歸檔規(guī)范化。第三，做好文件材料管理工作，防止其損毀或丟失，確保檔案的真實性、可靠性。第四，做好文件材料保密工作，嚴(yán)防涉密檔案內(nèi)容泄密。

3、切實提高檔案利用實際效益，充分發(fā)揮檔案的社會作用。

做好檔案工作的根本目的，是為了開發(fā)與利用、不斷提高檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。為此，要做好以下幾項工作。第一、認(rèn)真做好查（借）閱登記工作。這是各個檔案館在查（借）閱檔案時必須做好的一項重要工作。在登記時，一要做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，按項目一一登記清楚，應(yīng)當(dāng)填寫的項目不要漏填；二要寫清查（借）閱檔案的利用目的，不能只寫“工作參考”等，而要寫明作何工作參考，具體內(nèi)容及將起到的作用與效益。這樣才能提供實際效益的線索和確定是否有必要進(jìn)行跟蹤調(diào)查等。第二，加強(qiáng)編研工作，以適應(yīng)檔案信息資源的開發(fā)利用需要。這就要求檔案管理人員隨時了解信息，社會發(fā)展的動向和需求，并結(jié)合館藏實際，有目的、有計劃地編研一些有針對性、參考性、指導(dǎo)性的檔案資料，提供給社會，以供其利用。第三，匯集編發(fā)檔案利用實例，及時重返給社會，以促進(jìn)檔案的開發(fā)利用。檔案館、室應(yīng)始終注重檔案利用信息的反饋工作，及時收集有參考價值、實用價值的檔案利用實例，并隨時匯編發(fā)表，重返社會。這樣，才能使社會和全體人民更加認(rèn)識、了解檔案的作用，促進(jìn)檔案的開發(fā)利用，并不斷提高檔案館的社會地位和知名度。第四，做好檔案開發(fā)利用的跟蹤調(diào)查工作，通過信息反饋，及時了解檔案的價值。為此，有必要建立用戶聯(lián)系制度。就是說，把用戶的姓名、單位地址、聯(lián)系電話及郵編等一一登記在冊，以便與用戶聯(lián)系。檔案館也可把自己的聯(lián)系人和聯(lián)系電話告訴給用戶，以利于用戶及時反饋信息。也可以定期召開用戶座談會，溝通情況，交換意見，改進(jìn)工作，以便更好地為社會和用戶服務(wù)。

提高檔案利用實際效益，具有重要的社會作用。第一，有利于了解檔案的價值。檔案是否具有保存價值，最重要的一點就是要提供利用。否則，最有價值的檔案也就失去了保存的意義。只有通過檔案的開發(fā)和利用，才能了解檔案的價值。第二，有利于檔案的鑒定工作。檔案到了規(guī)定的保管期限，就要及時組織鑒定。通過鑒定，確認(rèn)是將其銷毀還是繼續(xù)延長保管期限。檔案價值的有無、大小，是鑒定時必須考慮的主要因素。如果該檔案利用頻率高，即使已經(jīng)到了規(guī)定的保管期限，也應(yīng)該繼續(xù)延長其保管期限；反之，檔案利用頻率很低，保存價值不大，即使未到規(guī)定的保管期限，也應(yīng)該降低保管期限。因此，通過調(diào)查收集檔案利用實際效益，大大有利于檔案的鑒定工作。第三，有利于體現(xiàn)檔案館、室業(yè)務(wù)工作實績。檔案業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容雖然很多，但重中之重是檔案信息資源的開發(fā)與利用。因此，衡量一個檔案館、室 的業(yè)務(wù)工作及其實績，開發(fā)利用檔案信息資源的情況是主要依據(jù)。用戶通過利用館藏的檔案，促進(jìn)了工作的開展，并獲取了一定的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，就說明該檔案館的檔案工作很有實績。如果用戶既利用了館藏的檔案數(shù)據(jù)，又獲得了檔案的實際效益，就說明檔案館的檔案業(yè)務(wù)工作有突出實績。第四、有利于了解和掌握檔案利用信息，進(jìn)一步拓寬檔案工作的利用渠道，最大限度地發(fā)揮檔案的價值與作用。通過對檔案實際效益的調(diào)查和了解，能進(jìn)一步了解社會和市場對檔案利用的需求情況，了解檔案利用者的心理狀態(tài)。據(jù)此，可以進(jìn)一步改進(jìn)檔案工作的服務(wù)形式，進(jìn)一步拓寬檔案實際利用渠道，從而使更多的人了解檔案，熟悉檔案，利用檔案，更廣泛地發(fā)揮檔案利用實際效益及其重大作用。

[作者簡介]楊紅梅，女，秦皇島市城市建設(shè)檔案館。