條碼技術(shù)在醫(yī)院固定資產(chǎn)管理中的應(yīng)用探討

馬 力 楊慶華 李長庭

摘 要:隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展,醫(yī)院的固定資產(chǎn)越來越趨向于數(shù)量多、金額大、周期短的特點(diǎn)。在管理上對(duì)資產(chǎn)的盤點(diǎn)、統(tǒng)計(jì)信息的及時(shí)和準(zhǔn)確性的要求也越來越高。傳統(tǒng)的管理方式已不能解決資產(chǎn)管理過程中存在的問題。本文對(duì)醫(yī)院固定資產(chǎn)管理中引入條碼管理系統(tǒng)進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞:醫(yī)院 固定資產(chǎn)管理 條碼技術(shù)

中圖分類號(hào):F406.4文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

完善的資產(chǎn)管理,可以準(zhǔn)確地反映醫(yī)院的經(jīng)營成果和業(yè)績,減少資產(chǎn)流失,杜絕腐敗現(xiàn)象。如果管理不善,則會(huì)造成生產(chǎn)資料利用率低下,甚至造成資產(chǎn)大量流失。因此,固定資產(chǎn)管理工作是醫(yī)院必須認(rèn)真對(duì)待的工作內(nèi)容。隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展,醫(yī)院的固定資產(chǎn)越來越趨于數(shù)量多、金額大、周期短的特點(diǎn),在管理上對(duì)資產(chǎn)的盤點(diǎn)、統(tǒng)計(jì)信息的及時(shí)準(zhǔn)確性的要求也越來越高。傳統(tǒng)的管理方式已不能解決資產(chǎn)管理過程中存在的問題,引入高效率、低成本、高信息化的管理新模式顯得尤為必要。目前,條碼技術(shù)成為自動(dòng)識(shí)別技術(shù)在固定資產(chǎn)管理中應(yīng)用的重點(diǎn)。使用條碼對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行標(biāo)識(shí),實(shí)現(xiàn)了固定資產(chǎn)生命周期和使用狀態(tài)的全程跟蹤。標(biāo)識(shí)后的資產(chǎn)在進(jìn)行日常管理或清查時(shí)顯示出條碼技術(shù)最突出的特點(diǎn):方便、快速、準(zhǔn)確,大大提高了清查工作的效率,同時(shí)保證了信息流和資產(chǎn)實(shí)物流的對(duì)應(yīng)。

一、醫(yī)院傳統(tǒng)固定資產(chǎn)管理模式的弊端

醫(yī)院傳統(tǒng)固定資產(chǎn)管理模式中,一般由資產(chǎn)管理部、財(cái)務(wù)部、資產(chǎn)使用單位共同對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行管理,其分工職責(zé)是:資產(chǎn)管理部門通常負(fù)責(zé)建立固定資產(chǎn)卡片,記錄固定資產(chǎn)的信息,制作標(biāo)簽,設(shè)立臺(tái)賬,登記資產(chǎn)的修理、借用、清理等情況,并在月末向財(cái)務(wù)部門報(bào)送資產(chǎn)狀態(tài)表,財(cái)務(wù)部門據(jù)此計(jì)提折舊和進(jìn)行相關(guān)賬務(wù)處理,期末組織資產(chǎn)盤點(diǎn)工作。資產(chǎn)使用部門則負(fù)責(zé)妥善保管好本部門的資產(chǎn)。

上述傳統(tǒng)管理模式存在的弊端是:工作量大、業(yè)務(wù)繁雜、信息反饋滯后、管理低下,且?guī)?、卡、物不?資產(chǎn)權(quán)屬不明、設(shè)備下落不清、閑置浪費(fèi)嚴(yán)重、流失損壞頻現(xiàn),給管理決策帶來困擾。另外,傳統(tǒng)管理盤點(diǎn)往往需要耗費(fèi)大量人力、財(cái)力、物力,錯(cuò)盤、漏盤現(xiàn)象卻依然難以避免,且人工匯總結(jié)果不能和ERP系統(tǒng)對(duì)接,無法及時(shí)查詢固定資產(chǎn)的資料。

這充分說明,隨著時(shí)代的發(fā)展,傳統(tǒng)“帳、卡、物”模式的管理弊端日益凸顯,無論從質(zhì)量上還是效率上,都難以適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院管理信息化的需要。

二、引入條碼管理系統(tǒng),提升信息化水平

(一)設(shè)置合理的固定資產(chǎn)管理流程,解決賬賬不符、賬物不實(shí)問題。

由于內(nèi)部管理制度不健全,財(cái)務(wù)部門、資產(chǎn)管理部門與使用部門之間存在著管理脫節(jié)現(xiàn)象,造成固定資產(chǎn)信息不準(zhǔn)確。條碼管理系統(tǒng)在軟件定義與開發(fā)之前,充分考慮到用戶對(duì)固定資產(chǎn)管理的功能、性能、環(huán)境、可靠性和系統(tǒng)可擴(kuò)充需求,將內(nèi)部制度體現(xiàn)在系統(tǒng)流程中,既有效地執(zhí)行了各項(xiàng)管理制度,又規(guī)范了流程。引入條碼管理,能有效地解決固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)分散采集的問題,為設(shè)置合理的、適合醫(yī)院使用的固定資產(chǎn)管理流程提供平臺(tái)。以前,醫(yī)院的固定資產(chǎn)由各職能部門分散管理,購入和維修也由這些部門承擔(dān),相互制約不足,信息不能共享,各管理部門有不同的入賬方式,財(cái)務(wù)部門只能以各管理部門報(bào)銷憑證入賬,入賬標(biāo)準(zhǔn)不一致,而且一旦入賬,將不再改動(dòng),造成不能動(dòng)態(tài)了解資產(chǎn)的使用及維修情況,也就不能真實(shí)反映固定資產(chǎn)的價(jià)值。針對(duì)這些問題,利用條碼管理系統(tǒng),對(duì)固定資產(chǎn)管理流程進(jìn)行改造,具體措施如下:

1、統(tǒng)一管理系統(tǒng)。在固定資產(chǎn)管理部門、財(cái)務(wù)部門、使用科室等與資產(chǎn)有關(guān)的所有單位分別安裝條碼管理系統(tǒng),由財(cái)務(wù)部門確定各部門使用權(quán)限,實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)信息共享。

2、規(guī)范流程。固定資產(chǎn)購入后,經(jīng)使用科室負(fù)責(zé)人確認(rèn),由管理部門錄入到系統(tǒng)中,為資產(chǎn)上“戶口”并打印入、出庫單據(jù)和條碼,財(cái)務(wù)部門對(duì)管理部門所錄資產(chǎn)進(jìn)行確認(rèn)、過賬處理后,予以報(bào)銷。

3、由管理部門將包含有固定資產(chǎn)管理部門、使用科室、資產(chǎn)名稱、型號(hào)、設(shè)備條形碼等基本信息的條碼貼于所購資產(chǎn)上,條碼使用專用的條形碼打印機(jī)打印出特殊介質(zhì)的防水、防油污、防撕裂的標(biāo)簽紙,以保證固定資產(chǎn)標(biāo)簽長期保存和清晰。這可解決各部門入帳標(biāo)準(zhǔn)不同、資產(chǎn)信息不唯一等問題,杜絕了管理部門、財(cái)務(wù)部門、使用部門各自為政的現(xiàn)象,各部門根據(jù)自己的使用權(quán)限通過對(duì)不同項(xiàng)目的檢索了解固定資產(chǎn)的詳細(xì)情況。

(二)利用條碼介質(zhì)信息,全程跟蹤固定資產(chǎn),解決日常管理混亂問題。

條碼管理系統(tǒng)中,資產(chǎn)申購審批管理、資產(chǎn)清查管理、資產(chǎn)折舊管理、資產(chǎn)維修、轉(zhuǎn)移、報(bào)廢等各項(xiàng)工作流程順暢,資產(chǎn)管理的各環(huán)節(jié)在系統(tǒng)中都有體現(xiàn),并生成票據(jù)、報(bào)表,完全實(shí)現(xiàn)了管理部門對(duì)設(shè)備的全過程跟蹤管理。通過數(shù)據(jù)查詢功能,資產(chǎn)不同階段的基本信息、核算辦法、折舊情況、合同、付款、維修情況都能在同一界面中體現(xiàn),處于不同狀態(tài)的資產(chǎn)以不同顏色的字體顯示,隨時(shí)提醒各部門對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行管理。

(三)利用手持終端,解決盤點(diǎn)誤差率高的問題,提高資產(chǎn)盤點(diǎn)效率。

盤點(diǎn)工作是固定資產(chǎn)管理中非常重要的環(huán)節(jié),條碼管理系統(tǒng)利用手持?jǐn)?shù)據(jù)終端,實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)的采集和錄入,并隨時(shí)查詢資產(chǎn)相關(guān)信息,省去了手工方式下進(jìn)行的資產(chǎn)清查、財(cái)務(wù)核對(duì)、編制報(bào)表等工作。盤點(diǎn)時(shí)間大大縮短,整體工作效率得到極大提高。盤點(diǎn)先由各使用部門根據(jù)系統(tǒng)中的資產(chǎn)情況進(jìn)行自查,然后對(duì)自查結(jié)果進(jìn)行匯總、糾錯(cuò),再用條碼槍,抽查性掃描條形碼,以確定資產(chǎn)狀態(tài),盤點(diǎn)誤差率大大降低。

總之,用條碼技術(shù)進(jìn)行固定資產(chǎn)的管理,有效解決了資產(chǎn)管理中帳、卡、物不符,資產(chǎn)不明設(shè)備不清,閑置浪費(fèi)、虛增資產(chǎn)和資產(chǎn)流失問題,為醫(yī)院資產(chǎn)管理工作提供全方位、可靠、高效的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)與決策依據(jù),實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理工作的信息化、規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理,全面提升醫(yī)院資產(chǎn)管理工作的工作效率與管理水平,使醫(yī)院固定資產(chǎn)的管理變得輕松、準(zhǔn)確、快捷和全面。

(作者單位:荊州市中心醫(yī)院)