淺談檔案信息資源的開發(fā)和利用

李興紅

[摘 要]文章主要論述了檔案信息資源的必要性，以及目前開發(fā)檔案信息資源存在的主要問題，從 而在五個(gè)方面提出了開發(fā)利用檔案信息資源的有力措施。

[關(guān)鍵詞]信息資源開發(fā) 利用

一、開發(fā)檔案信息資源的必要性

檔案是社會(huì)文化的重要組成部分，人類社會(huì)遺留的一切原始文化成果都是檔案。它對說明過去，印證現(xiàn)在，啟發(fā)未來，都具有很重要的作用。因此，在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，應(yīng)該把開發(fā)檔案信息資源作為檔案部門做好檔案工作的中心任務(wù)。大力開發(fā)檔案信息資源，為社會(huì)各方面提供有效服務(wù)。大力開發(fā)檔案信息資源，提供豐富的檔案史料，是社會(huì)主義精神文明建設(shè)的重要內(nèi)容。檔案是政治教育的生動(dòng)素材，利用檔案中的生動(dòng)素材進(jìn)行政治思想教育可以收到良好的效果。檔案作為各項(xiàng)歷史活動(dòng)的記錄，翔實(shí)地記錄一個(gè)國家、一個(gè)民族、一個(gè)地區(qū)歷史的曲折歷程和自強(qiáng)不息的奮斗足跡，記錄了新中國社會(huì)主義革命和建設(shè)所取得的巨大成就，記錄了改革開放以來建設(shè)中國特色社會(huì)主義事業(yè)取得的豐碩成果。

二、開發(fā)檔案信息資源的主要內(nèi)容

（一）編制檔案信息檢索工具

編制檔案信息資源檢索工具，是在檔案實(shí)體整理的基礎(chǔ)上，對其中包含的有用信息進(jìn)行著錄和標(biāo)引等加工，組織各種檢索工具、索引和指南等，編制檔案信息資源檢索工具是開發(fā)利用檔案信息資源的一項(xiàng)關(guān)鍵性的工作。

（二）搞好檔案信息的編研工作

開展檔案信息資源編研工作，是在檔案實(shí)體整理的基礎(chǔ)上，根據(jù)用戶需要，對檔案中的有用信息進(jìn)行分析、研究、篩選、提煉、匯集和編撰等加工，編輯各種編研成果，為用戶提供系統(tǒng)的檔案信息資源服務(wù)，它是一項(xiàng)重要的工作。

（三）采取各種方式，搞好檔案信息服務(wù)

開展檔案信息資源多種服務(wù)，是指通過多種方式，使開發(fā)出來的檔案信息直接與用戶見面，為用戶提供利用。即向用戶宣傳、報(bào)道和介紹檔案的內(nèi)容與成份；向用戶直接提供檔案原件、復(fù)制編研成品；根據(jù)用戶需要進(jìn)行查找、咨詢等服務(wù)內(nèi)容。開展檔案信息資源多種服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用，是檔案信息資源開發(fā)利用的根本目的。

三、目前開發(fā)檔案信息資源存在的主要問題

（一）檔案管理機(jī)械，檔案館成為單純的資料倉庫。大多數(shù)檔案館的工作方式基本上是接收移交的檔案、編目立卷、存儲(chǔ)入庫、查閱調(diào)卷四個(gè)步驟，檔案館類似于資料倉庫"，活"信息被束之高閣，變成了"死"檔案。

（二）檔案信息資源結(jié)構(gòu)單一

據(jù)有關(guān)資料介紹，現(xiàn)在很多檔案館的館藏檔案中文書檔案所占比例偏重，而科技、專業(yè)聲像檔案所占比例偏小。這樣的館藏結(jié)構(gòu)，從開發(fā)檔案信息資源的角度分析，開發(fā)利用檔案信息的范圍狹窄。因?yàn)樯鐣?huì)對檔案信息的需要是多方面的，館藏內(nèi)容單一就不能滿足社會(huì)的多樣性需求。特別值得提及的是，大量文書檔案中涉及經(jīng)濟(jì)內(nèi)容的較少，因而，使這些檔案信息直接服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)，存在著較大的局限性，滿足不了經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。

（三）對信息資源開發(fā)利用重視不夠

不少人對檔案信息資源的開發(fā)利用并不了解，社會(huì)的信息意識尚未普遍形成。檔案部門作為一種重要的社會(huì)信息機(jī)構(gòu)，其利用工作還沒有引起社會(huì)各界需求的重視。這就必然影響檔案利用工作整體需求的下降。同時(shí)一個(gè)圍繞利用者需要的信息服務(wù)系統(tǒng)還沒有普遍在檔案部門建立起來，檔案部門的利用工作無論從人力、物力、財(cái)力的投入，各項(xiàng)制度的建立健全以及利用的效果等方面存在一些薄弱環(huán)節(jié)，使檔案信息資源的開發(fā)利用工作沒能很好的開展起來。

（四）開發(fā)利用信息資源服務(wù)的手段不多

隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制的進(jìn)一步完善和社會(huì)信息化程度的普遍提高，人們對信息的需要發(fā)生了很大變化，在利用檔案時(shí)，不僅要求提供原始信息，而且要求提供經(jīng)過分析、預(yù)測的綜合信息，尤其需要與國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展密切相關(guān)的經(jīng)濟(jì)、科技信息。面對市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來的信息需求變化，檔案工作者己經(jīng)做了大量的工作，取得了一些成績。因缺乏市場調(diào)研，檔案部門提供的信息成果大多時(shí)效性、針對性較差，很難進(jìn)入信息市場、滿足市場的有效需要，因此，整體效益不高。

四、開發(fā)利用檔案信息資源的主要措施

（一）要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案資料的收集和整理

檔案資料是檔案信息資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)，檔案資料的齊全完整則是檔案資源開發(fā)利用的基本條件。因此，必須加強(qiáng)檔案的收集工作，堅(jiān)持經(jīng)常收集，拓寬渠道，把各類檔案資料收集齊全，增加門類。逐步建立起門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容充實(shí)、數(shù)量充分的檔案信息庫。整理是推動(dòng)檔案信息資源開發(fā)利用現(xiàn)代化進(jìn)程所必不可少的環(huán)節(jié)。因此，對收集來的大量檔案，要本著嚴(yán)肅認(rèn)真，勇于負(fù)責(zé)的態(tài)度，逐件逐卷進(jìn)行整理，防止不應(yīng)有的疏漏，采用科學(xué)的方法，及時(shí)、系統(tǒng)地加工整理，使之規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)利用的現(xiàn)代化做好必要的準(zhǔn)備。

（二）要積極推動(dòng)檔案信息資源開發(fā)利用的現(xiàn)代化管理。

為了更快、更好地開發(fā)利用檔案信息資源，必須加快檔案信息資源的現(xiàn)代化管理步伐。首先向改進(jìn)傳統(tǒng)的檢索手段，以現(xiàn)代化方法取代傳統(tǒng)的檢索模式。其次，以微機(jī)檢索為主，進(jìn)行區(qū)域檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理，有計(jì)劃、有步驟地實(shí)現(xiàn)全市、全省、全國聯(lián)網(wǎng)，最大限度地實(shí)現(xiàn)資源共享，以實(shí)現(xiàn)檔案信息利用途徑的轉(zhuǎn)變，有效地開展利用檔案信息資源。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、硬件設(shè)備建設(shè)、軟件開發(fā)等方面要加大資金投入。配備必要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)，及數(shù)碼攝像機(jī)等數(shù)字化管理設(shè)備和各類輔助設(shè)施。

（三）針對社會(huì)熱點(diǎn)問題開發(fā)檔案信息資源。

所謂的社會(huì)熱點(diǎn)問題，就是某個(gè)時(shí)期黨和政府的中心工作、重要工作，人民群眾強(qiáng)烈關(guān)心的問題。針對這些熱點(diǎn)問題，把館藏檔案中的有關(guān)信息和現(xiàn)實(shí)取得的有關(guān)信息加以整理匯編，提供給領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)作為分析、解決熱點(diǎn)問題的參考。這種開發(fā)針對性強(qiáng)，對領(lǐng)導(dǎo)決策能起到較大的參考作用，易于引起領(lǐng)導(dǎo)同志的興趣和關(guān)注，同時(shí)，對推動(dòng)本地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步會(huì)有較好的促進(jìn)作用。從發(fā)展觀點(diǎn)看，這種形勢的開發(fā)為檔案事業(yè)的發(fā)展也提供了機(jī)遇。同時(shí)，還要研究和了解社會(huì)各界、各種類型的利用者對檔案信息的需求情況，編研一些具有指導(dǎo)性、實(shí)用性的檔案資料，以便滿足不同層次、不同類型檔案利用者的需求。

（四）做好宣傳工作，增強(qiáng)社會(huì)的檔案利用意識。

檔案部門在做好檔案征集管理等基礎(chǔ)工作的同時(shí)，還應(yīng)通過多種途徑強(qiáng)化宣傳工作，不斷強(qiáng)化社會(huì)的檔案利用意識。因?yàn)橹挥猩鐣?huì)了解了檔案，需求者才會(huì)前來尋求所需。就有可能從根本上扭轉(zhuǎn)檔案信息的資源開發(fā)利用的被動(dòng)局面，提高檔案信息的利用效益。

（五）優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，抓好隊(duì)伍建設(shè)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案從門類到載體，從管理手段到傳播方式都發(fā)生了巨大變化，檔案工作人員單一的專業(yè)知識遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)形勢發(fā)展的需求，因此，檔案部門重視抓好檔案人員的繼續(xù)教育，不斷提高檔案人員的知識水平和工作能力，優(yōu)化檔案人員知識結(jié)構(gòu)顯得尤為重要。特別是要把檔案信息化建設(shè)相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代化技術(shù)管理知識等作為新時(shí)期檔案人員必備課予以培訓(xùn)，提高檔案業(yè)務(wù)人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，使其盡快適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展要求。