數(shù)字文件中心建設(shè)研究與實(shí)現(xiàn)

林　琳

[摘要]隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用與推廣，很多單位開始重視電子形式的文件收集管理工作。近年來(lái)，我國(guó)各級(jí)檔案行政管理部門在電子文件管理工作方面取得了巨大的成就，電子文件管理已經(jīng)越來(lái)越受到各級(jí)檔案行政管理部門的重視，在介紹電子文件管理的基礎(chǔ)上，提出電子文件資源共享利用的解決方案建設(shè)數(shù)字文件中心。

[關(guān)鍵詞]電子文件 共享 資源整合 存儲(chǔ)

中圖分類號(hào)：TP3文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1671－7597（2009）0310059－01

目前，各地檔案部門都非常重視檔案館數(shù)字化、信息化工作，在檔案數(shù)字化管理方面進(jìn)行了大量工作，積累了成功的經(jīng)驗(yàn)。但是，關(guān)于電子文件資源利用共享目前還停留在理論探索階段，解決這一課題已經(jīng)成為檔案系統(tǒng)的迫切任務(wù)。為解決機(jī)關(guān)單位保存電子文件能有效為社會(huì)各界提供利用服務(wù)，我們提出建設(shè)數(shù)字文件中心，以數(shù)字文件中心為平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各機(jī)關(guān)電子文件收集、管理、利用。

文件中心是介于機(jī)關(guān)和檔案館之間的一種過(guò)渡性文件保管機(jī)構(gòu)。用于保存各機(jī)關(guān)形成的，尚未到進(jìn)館時(shí)間的檔案。為了解決各政府機(jī)關(guān)保存的檔案各單位之間查閱不方便及無(wú)法向社會(huì)提供服務(wù)的問(wèn)題，文件中心建設(shè)引起了各地的普遍重視，甘肅省永靖縣、北京市西城區(qū)、宣武區(qū)、深圳市先后建立了文件中心，集中保存各單位形成的各種門類、載體的檔案，并向各機(jī)關(guān)提供文件利用服務(wù)。

數(shù)字文件中心是以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)的“虛擬化”的文件中心。數(shù)字文件中心在對(duì)各機(jī)關(guān)電子文件收集、整理、歸檔情況進(jìn)行檢查指導(dǎo)和有效監(jiān)督的基礎(chǔ)上接收各機(jī)關(guān)形成的電子文件信息，經(jīng)過(guò)分級(jí)審查、整理，在保證信息安全的前提下，向政務(wù)網(wǎng)用戶及人民群眾提供利用服務(wù)，最終建立涵蓋全市、區(qū)二級(jí)機(jī)關(guān)形成的電子文件信息的服務(wù)平臺(tái)。

建立數(shù)字文件中心可以對(duì)各機(jī)關(guān)進(jìn)行“無(wú)紙化辦公”形成的大量電子文件資源進(jìn)行有機(jī)整合，將松散的“小而全”的機(jī)關(guān)電子文件管理模式迅速向具有集約化，社會(huì)化，規(guī)模化的管理模式轉(zhuǎn)化，集中統(tǒng)一管理各機(jī)關(guān)形成的電子文件信息，建立機(jī)關(guān)電子文件信息高地，解決機(jī)關(guān)檔案室保存的電子文件無(wú)法及時(shí)向社會(huì)提供利用的難題，大大提高對(duì)未進(jìn)館檔案的優(yōu)先利用，極大的配合了“服務(wù)性政府”、“陽(yáng)光政府”的建設(shè)。建立數(shù)字文件中心將加強(qiáng)進(jìn)館檔案的監(jiān)控和移交，有效地保證對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值檔案的齊全完整。同時(shí)可以統(tǒng)一管理各機(jī)關(guān)形成的電子文件資源，保證各機(jī)關(guān)電子文件的安全保管和便捷使用。

一、電子文件的概念

電子文件（Electronic Records）是二十世紀(jì)中期以后伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用而出現(xiàn)的新事物、新名詞。起先人們大多使用“機(jī)讀文件”（Machine-readable records）來(lái)稱呼它，現(xiàn)在多稱其為電子文件。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 188942002）將電子文件定義為：指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。從上述定義中，我們可以看到電子文件的兩個(gè)基本特點(diǎn)：（1）用計(jì)算機(jī)生成和讀??；（2）用數(shù)字代碼記錄信息。

一份完整的電子文件由電子文件內(nèi)容、背景信息（context）和元數(shù)據(jù)（metadata）三要素組成。背景信息是指描述生成電子文件的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理過(guò)程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對(duì)其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。元數(shù)據(jù)是指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、

字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。

二、技術(shù)路線及實(shí)施方案

（一）設(shè)計(jì)路線

1．設(shè)計(jì)原則：（1）“聯(lián)合原則”，即依托電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)，充分利用各單位的“電子政務(wù)系統(tǒng)”，實(shí)現(xiàn)數(shù)字文件實(shí)時(shí)收集歸檔；（2）“整合原則，即將收集歸檔的數(shù)字文件進(jìn)行鑒定整理后，與綜合檔案館保存的數(shù)字文件進(jìn)行資源整合，建立數(shù)字文件數(shù)據(jù)庫(kù)；（3）“服務(wù)原則”，即在中心建立檔案文件查閱服務(wù)平臺(tái)，在政務(wù)網(wǎng)上為各級(jí)機(jī)關(guān)查閱文件提供服務(wù)，不僅能夠查閱本單位的文件，而且能夠查閱其他單位以及其他區(qū)市的文件。

2．設(shè)計(jì)框架：數(shù)字文件服務(wù)中心包括市、區(qū)市兩級(jí)中心，中心之間通過(guò)電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通。中心使用相同數(shù)據(jù)庫(kù)和管理系統(tǒng)，按照統(tǒng)一模式收集數(shù)字文件，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)整理整合數(shù)字文件資源，統(tǒng)一網(wǎng)站提供數(shù)字文件查閱服務(wù)。

3．系統(tǒng)組成：（1）網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)：利用電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過(guò)市委市政府計(jì)算機(jī)和各區(qū)市計(jì)算機(jī)中心，實(shí)現(xiàn)各級(jí)機(jī)關(guān)網(wǎng)絡(luò)互通。（2）電子文件管理系統(tǒng)：開發(fā)數(shù)字文件管理系統(tǒng)，包括數(shù)字文件剝離、數(shù)字文件歸檔、數(shù)字文件移交、數(shù)據(jù)資源整合等功能，包括數(shù)字文件中央元數(shù)據(jù)提取和元數(shù)據(jù)庫(kù)建立功能等。（3）數(shù)字文件查閱系統(tǒng)：開發(fā)數(shù)字文件聯(lián)機(jī)檢索引擎，數(shù)字文件查閱（Web）服務(wù)平臺(tái)。

（二）實(shí)施方案

1．建立局域網(wǎng)、城域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)三級(jí)數(shù)字化檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)；

2．建設(shè)數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)、機(jī)關(guān)檔案監(jiān)督指導(dǎo)系統(tǒng)、數(shù)字文件查詢利用系統(tǒng)；

3．建立安全有效的數(shù)字化檔案信息存儲(chǔ)機(jī)制。

通過(guò)數(shù)字文件中心項(xiàng)目建設(shè)，研究了電子文件資源共享利用的解決方案，探討了建設(shè)數(shù)字文件中心網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、硬件環(huán)境，探討了電子文件的整合和存儲(chǔ)技術(shù)及應(yīng)用，對(duì)數(shù)字文件中心系統(tǒng)進(jìn)行了詳細(xì)設(shè)計(jì)，為電子文件資源共享利用的實(shí)現(xiàn)提供了較大的幫助，取得了較好的效果。

隨著信息化程度的提高，計(jì)算機(jī)技術(shù)和方法在檔案管理中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，而電子文件管理又是一個(gè)較新的課題，沒有現(xiàn)成的經(jīng)驗(yàn)，尤其是電子文件的整合、電子文件的利用模式的建立還是有較大難度，必須根據(jù)利用者身份的不同而采取不同的權(quán)限設(shè)置，電子文件如何更加有效的整合與利用，使電子文件管理工作日后面臨的一個(gè)重要問(wèn)題，需要不斷探索。關(guān)于電子文件數(shù)據(jù)存儲(chǔ)中心的建設(shè)也是關(guān)鍵性問(wèn)題，是做好電子文件資源共享利用工作的基礎(chǔ)，電子文件存儲(chǔ)模式如何建立，本文只是提出了一定的方法，還需要根據(jù)實(shí)際工作不斷分析總結(jié)。

作者簡(jiǎn)介：

林琳，女，中國(guó)海洋大學(xué)信息科學(xué)與工程學(xué)院研究生。