控股型集團(tuán)采購支持系統(tǒng)構(gòu)建與管理

吳金椿

一、控股型集團(tuán)組織模式

控股型集團(tuán)是指集團(tuán)對(duì)各子公司實(shí)施控股，但作為股東不能直接參與子公司的具體經(jīng)營和管理。在這樣的集團(tuán)組織中由三個(gè)互相關(guān)聯(lián)的層次組成，第一個(gè)層次由董事會(huì)和經(jīng)理班子組成的總部是公司的最高決策層，它的主要職能是戰(zhàn)略研究和交易協(xié)調(diào)；第二個(gè)層次由職能部門和支持、服務(wù)部門組成，其中計(jì)劃部門是公司戰(zhàn)略研究的執(zhí)行部門，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)全公司的資金籌措、運(yùn)用和稅務(wù)安排，子公司財(cái)務(wù)只是一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的核算單位；第三個(gè)層次是圍繞公司的主導(dǎo)或核心業(yè)務(wù)的互相依存又互相獨(dú)立的子公司，子公司不是完整意義的利潤中心，更不是投資中心，它本質(zhì)上是一個(gè)在統(tǒng)一經(jīng)營戰(zhàn)略下承擔(dān)某種產(chǎn)品或提供某種服務(wù)的生產(chǎn)或經(jīng)營單位。子公司負(fù)責(zé)人是受總公司委托管理這部分資產(chǎn)或業(yè)務(wù)的代理人，而不是該公司自身利益的代表。這種控股型集團(tuán)集權(quán)程度較高，突出整體協(xié)調(diào)功能。它成為目前國際上特別是歐美國家大型公司組織形態(tài)的主流形式。

控股型集團(tuán)組織模式的優(yōu)點(diǎn)一是實(shí)現(xiàn)了集權(quán)和分權(quán)的適度結(jié)合，既調(diào)動(dòng)了各控股公司發(fā)展的積極性，又能通過統(tǒng)一協(xié)調(diào)與管理，有效制定和實(shí)施集團(tuán)公司整體發(fā)展戰(zhàn)略；二是日常經(jīng)營決策交付給控股公司、職能部門進(jìn)行，與長期的戰(zhàn)略性決策分離，這使得高層管理者可以從繁重的日常事務(wù)中解脫出來，有更多的時(shí)間精力進(jìn)行協(xié)調(diào)、評(píng)價(jià)和做出重大決策。但這種組織模式的缺點(diǎn)是管理層次增加，協(xié)調(diào)和信息傳遞困難加大，從而一定程度上增加了內(nèi)部交易費(fèi)用。

二、控股型集團(tuán)采購面臨的問題

根據(jù)控股型集團(tuán)組織模式來分析，其采購面臨的問題可以歸結(jié)為如下兩個(gè)方面：

1．傳統(tǒng)采購模式的不適應(yīng)性。按控股型集團(tuán)組織模式的特點(diǎn)，物資采購按傳統(tǒng)模式是由各經(jīng)營單位獨(dú)立進(jìn)行，控股公司按照各自的生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)劃來決定自身的采購行為，彼此間是相互獨(dú)立，信息是不相通的，即在集團(tuán)內(nèi)部，信息是不對(duì)稱的。加之采購管理控制的難度，控股型集團(tuán)整體采購工作中將會(huì)出現(xiàn)“三高”和“三低”現(xiàn)象：材料成本高、作業(yè)成本高、灰色空間高；資源利用效率低、系統(tǒng)作業(yè)效率低、整體采購作業(yè)水平低。因此，控股型集團(tuán)的傳統(tǒng)采購運(yùn)作模式的不適應(yīng)性是客觀存在的。

2．集權(quán)采購模式的不適應(yīng)性。相對(duì)于上述傳統(tǒng)的采購模式不適應(yīng)性，如果采用相反的采購模式來進(jìn)行，即集團(tuán)集權(quán)統(tǒng)一采購模式也同樣存在不適應(yīng)性。集團(tuán)集權(quán)采購的優(yōu)點(diǎn)是采購權(quán)限集中，可以將控股公司出現(xiàn)的較小需求匯集而形成較大或大的需求，達(dá)到規(guī)模采購的效益。同時(shí)，由于集團(tuán)直接面對(duì)所有供應(yīng)商，在采購信息和采購談判上占據(jù)優(yōu)勢(shì)，因此，可以大幅度地降低采購成本，最大限度地限制了采購工作中的灰色空間。但集權(quán)采購模式也存在致命的問題，一是集團(tuán)要面對(duì)眾多的控股公司的物資需求，采購作業(yè)在品種、需求量、需求時(shí)間、配送等眾多環(huán)節(jié)的控制上難度非常大，出現(xiàn)問題的概率高，影響控股公司的生產(chǎn)計(jì)劃進(jìn)度安排，進(jìn)一步影響到市場服務(wù)；二是控股公司根據(jù)自身的生產(chǎn)規(guī)劃安排，向集團(tuán)提出物資需求，這就增加了信息鏈的傳遞長度，導(dǎo)致信息傳遞效率下降，而且容易形成信息傳遞過程中的失真導(dǎo)致錯(cuò)誤采購，特別是控股公司在市場瞬息萬變過程中經(jīng)常性的調(diào)整生產(chǎn)需求規(guī)劃，致使在一個(gè)計(jì)劃期內(nèi)會(huì)經(jīng)常變動(dòng)物資需求，集團(tuán)在面臨大量的需求信息變動(dòng)時(shí)往往會(huì)束手無策、應(yīng)接不暇，致使集團(tuán)的應(yīng)變能力受到極大的損害。

三、控股型集團(tuán)采購支持系統(tǒng)構(gòu)建

控股型集團(tuán)采購既不能采用集權(quán)方式運(yùn)作，也不宜采用控股公司獨(dú)立運(yùn)作。因此，比較可行的思路是集團(tuán)建立采購支持系統(tǒng)，由這一系統(tǒng)對(duì)集團(tuán)控股公司的采購提供信息與技術(shù)上的支持，藉此消除控股公司之間因信息不對(duì)稱和信息隔閡所造成的價(jià)格扭曲現(xiàn)象。同時(shí)，在集團(tuán)統(tǒng)一的采購支持平臺(tái)上，容易促成大量供應(yīng)商之間的良性競爭，確保價(jià)格的公平合理，減輕集團(tuán)的經(jīng)營成本，促進(jìn)“多贏”的局面形成。 控股型集團(tuán)采購支持系統(tǒng)在功能上必須要達(dá)到能夠向控股公司提供完全透明的供應(yīng)商信息和價(jià)格信息，能夠?qū)毓晒咎峁┛煽康某杀究刂频囊嫣?，起到真正的服?wù)作用而不是行政命令。

1．服務(wù)和技術(shù)支持體系。該體系的功能是為控股公司提供包括周期性采購系統(tǒng)審計(jì)和采購合同標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化制訂與推行等在內(nèi)的專業(yè)服務(wù)，通過聯(lián)合檢查、專項(xiàng)檢查、年度考核和日常監(jiān)督等多種形式將控股公司存在問題點(diǎn)進(jìn)行循環(huán)曝光，幫助企業(yè)避免潛在的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，使控股公司認(rèn)識(shí)到利用集團(tuán)資源可以解決許多實(shí)際問題，有利于自身的發(fā)展。同時(shí)展開下一步的工作協(xié)調(diào)溝通，在責(zé)、權(quán)、利方面形成基本共識(shí)，統(tǒng)一思想。

2．價(jià)格管理體系。采購價(jià)格管理是控股型集團(tuán)采購支持系統(tǒng)的核心，是控股公司和集團(tuán)共同關(guān)注點(diǎn)。價(jià)格管理體系構(gòu)建包括基礎(chǔ)管理數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和多種價(jià)格管理工具的組合應(yīng)用兩個(gè)方面，價(jià)格管理體系需要如下幾個(gè)構(gòu)件：（1）基礎(chǔ)管理數(shù)據(jù)庫。建立集團(tuán)采購數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建“第三方”采購管理平臺(tái)。集團(tuán)建立的采購數(shù)據(jù)庫直接連接各控股企業(yè)采購管理系統(tǒng)，實(shí)行單向操作，集團(tuán)可以直接閱讀控股企業(yè)數(shù)據(jù)，但控股企業(yè)不能操作集團(tuán)數(shù)據(jù)庫，這樣可最大限度地保證集團(tuán)采購數(shù)據(jù)庫的安全。因?yàn)榧瘓F(tuán)可以直達(dá)控股公司采購管理系統(tǒng)，由此可以掌握第一手資料，可以同步跟蹤控股公司的采購信息，為集團(tuán)管理和決策提供依據(jù)，為采購評(píng)價(jià)提供客觀依據(jù)。另外，可以利用數(shù)據(jù)庫進(jìn)行各種相關(guān)專項(xiàng)分析，根據(jù)分析結(jié)果來提出建設(shè)性的指導(dǎo)意見，直接發(fā)揮協(xié)同作用。（2）價(jià)格管理組合體系。價(jià)格管理組合體系的主要內(nèi)容，一是成本分析，建立各類材料的成本分析資料，包括供應(yīng)商的報(bào)價(jià)策略和己方的價(jià)格核算方法；二是價(jià)格測(cè)試，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化材料價(jià)格可采用比價(jià)測(cè)試方式來判斷其價(jià)格情況，非標(biāo)準(zhǔn)材料可采用成本分析控制方式，跟蹤市場價(jià)格波動(dòng)情況和實(shí)際采購價(jià)格，向控股公司發(fā)布價(jià)格目標(biāo)來降低采購價(jià)格。（3）企業(yè)整體價(jià)格控制（價(jià)格指導(dǎo)線）。根據(jù)企業(yè)控股公司歷史采購資料和實(shí)際價(jià)格情況，對(duì)控股公司發(fā)布相應(yīng)的采購價(jià)格整體降幅目標(biāo)和相應(yīng)的關(guān)注點(diǎn)，同時(shí)要同步跟進(jìn)考核。（4）價(jià)格預(yù)警機(jī)制。由于貿(mào)易全球化，工業(yè)品價(jià)格受國際市場影響大，突發(fā)事件或局部震蕩都有可能導(dǎo)致工業(yè)品價(jià)格震蕩，因而提出價(jià)格預(yù)警報(bào)告，對(duì)價(jià)格可能上漲的材料提出預(yù)測(cè)和相應(yīng)建議，提醒控股公司關(guān)注。

3．委托采購服務(wù)平臺(tái)。委托采購服務(wù)平臺(tái)的關(guān)鍵是服務(wù)，集團(tuán)提供資源平臺(tái)，受控股公司委托發(fā)布采購標(biāo)書，主持虛擬競拍現(xiàn)場，所產(chǎn)生的利益歸控股公司所有。商業(yè)采購合同由控股公司和中標(biāo)供應(yīng)商具體簽訂，集團(tuán)根據(jù)委托協(xié)議所認(rèn)可的規(guī)范，監(jiān)督合同執(zhí)行情況，保障供應(yīng)商利益，維護(hù)干凈和諧的商業(yè)環(huán)境，維護(hù)自身的品牌榮譽(yù)。

4．監(jiān)督管理體系?？毓尚图瘓F(tuán)物資采購牽涉面廣，權(quán)利與責(zé)任高度交織，多種技術(shù)經(jīng)濟(jì)因素交互作用，因而造成物資采購的管理監(jiān)督難度很大。集團(tuán)必須立足于制度建設(shè)，對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效監(jiān)督，不僅要進(jìn)行事后監(jiān)督，更要在事前、事中進(jìn)行監(jiān)督管理。通過優(yōu)化管理，建立起合理的制度監(jiān)督機(jī)制，包括內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制、外部監(jiān)督機(jī)制和社會(huì)監(jiān)督機(jī)制。

四、控股型集團(tuán)采購支持系統(tǒng)的管理

1．組織上的保證。集團(tuán)采購支持系統(tǒng)需要有一個(gè)專門的部門來運(yùn)作和管理，這個(gè)部門在組織權(quán)力上不具備對(duì)控股公司進(jìn)行行政命令的權(quán)力，它只是一個(gè)提供服務(wù)產(chǎn)品的部門。因此，在組織設(shè)計(jì)上，一方面要構(gòu)建這樣一個(gè)機(jī)構(gòu)，另一方面它不能借集團(tuán)之力來干預(yù)控股公司的采購運(yùn)作。

2．管理制度跟進(jìn)。集團(tuán)采購支持系統(tǒng)雖不能直接干預(yù)控股公司的運(yùn)作，但卻擔(dān)負(fù)對(duì)控股公司提供采購支持的義務(wù)和采購監(jiān)管的責(zé)任，而這種監(jiān)管不是由權(quán)力派生的，它是由制度構(gòu)成的，即通過設(shè)計(jì)各種有效的監(jiān)管制度來對(duì)控股公司的采購行為和績效進(jìn)行評(píng)價(jià)，促進(jìn)控股公司采購業(yè)務(wù)的規(guī)范和持續(xù)不斷的改善，達(dá)到不斷優(yōu)化的效果。

3．專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)。集團(tuán)采購支持系統(tǒng)需要對(duì)市場有一個(gè)敏銳的感覺和反應(yīng)能力，需要對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行大量的調(diào)查和研究，需要構(gòu)建大量物資的價(jià)格信息，這些工作都不是簡單的程序性工作，而是需要復(fù)雜的調(diào)查、搜集、分析、整理、歸納、統(tǒng)計(jì)分析等過程，沒有一支專業(yè)化、素質(zhì)高的隊(duì)伍，集團(tuán)采購支持系統(tǒng)將沒有能力給控股公司提供采購服務(wù)。

4．系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新。集團(tuán)采購支持系統(tǒng)需要構(gòu)建大量的物資價(jià)格信息、供應(yīng)商信息等，這些信息都是動(dòng)態(tài)的，要對(duì)控股公司提供有效的服務(wù)，系統(tǒng)數(shù)據(jù)必須能夠快速更新，這就要求管理者對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行快速、準(zhǔn)確的維護(hù)。

5．保證有效的協(xié)調(diào)溝通。集團(tuán)采購支持系統(tǒng)除了向控股公司提供專業(yè)的采購服務(wù)外，必然還存在大量的協(xié)調(diào)溝通工作，這是由該系統(tǒng)的屬性決定的，保證集團(tuán)和控股公司之間的有效溝通是順利實(shí)施集團(tuán)采購支持系統(tǒng)的前提。

控股型企業(yè)集團(tuán)采購運(yùn)作是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)，每一個(gè)集團(tuán)公司都在長期的實(shí)踐中形成了各具特色的采購模式，實(shí)踐出真知，實(shí)踐的結(jié)果從另一方面推動(dòng)了理論上對(duì)控股型集團(tuán)采購管理的研究。本文立足于集團(tuán)內(nèi)部形成“第三方”角色，構(gòu)建集團(tuán)采購支持系統(tǒng)，向控股公司提供專業(yè)的采購信息服務(wù)，在保證集團(tuán)各公司業(yè)務(wù)順利開展的前提下，力圖大幅度地降低集團(tuán)總的采購成本，從而為集團(tuán)帶來更豐厚的利潤。采購運(yùn)作是企業(yè)的管理行為，隨著實(shí)踐和理論研究的不斷深入，采購管理的創(chuàng)新也將會(huì)不斷出現(xiàn)。

（作者單位：廣東商學(xué)院）