論綜合檔案館館藏特色建設(shè)

劉　哲

隨著社會的進步，以及計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案用戶呈現(xiàn)出對檔案不同層次的需求狀況。但檔案館館藏利用并沒有得到明顯提高，館藏缺乏特色。近年來，國內(nèi)外對綜合檔案館館藏特色建設(shè)已有了一定程度的研究，也引起部分相關(guān)人士的關(guān)注，雖取得了一定成績，但還不夠完善。本文對其進行研究以期望綜合檔案館的特色建設(shè)更加完善，并能引起社會各界的廣泛重視。

綜合檔案館館藏分析

建立內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的館藏，是保證檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要措施，是為可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略提供有效服務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ)。近年來，盡管國家有關(guān)部門在檔案館等級標(biāo)準(zhǔn)、目標(biāo)管理考評以及相關(guān)文件中，對檔案館的館藏結(jié)構(gòu)及比例作了較為明確、詳盡的規(guī)定，館藏結(jié)構(gòu)及數(shù)量都得到了相應(yīng)的充實與改善，但這種“豐富”是有限的，遠遠不能滿足社會各方面的需求，仍存在不少不足之處。

進館檔案接收范圍窄。各級綜合檔案館作為當(dāng)?shù)貦n案保管的基地和檔案利用的中心，是體現(xiàn)當(dāng)?shù)卣?、?jīng)濟、文化、歷史等面貌的機構(gòu)。因此除收集黨政機關(guān)檔案外，還應(yīng)收集本政府直屬工作部門的檔案及企事業(yè)單位的檔案。但從目前看，綜合檔案館卻形成了“黨政檔案館”，館藏內(nèi)容多反映同級機構(gòu)黨政機關(guān)工作、行政管理工作、機關(guān)內(nèi)部事務(wù)等的文書檔案。而反映上級機關(guān)、企事業(yè)單位的檔案較少，反映科研、經(jīng)濟發(fā)展?fàn)顩r、自然地理等方面的檔案更少，且能夠反映當(dāng)?shù)貧v史真實面貌的檔案是嚴(yán)重匱乏。這種館藏結(jié)構(gòu)嚴(yán)重制約了大量有利用價值檔案信息資源的開發(fā)，影響了檔案館功能的正常發(fā)揮。

大量有利用價值的檔案未接收進館。綜合檔案館已接收進館的檔案收集不全，大量有利用價值的檔案未接收進館。如會計檔案、聲像檔案等。有些單位甚至把有很大利用價值的檔案保存在本單位，卻將價值不高的檔案移交入館。眾所周知，綜合檔案館是本著為社會、為檔案用戶提供服務(wù)為目的而建立的。但如果接收的都是些沒有利用價值的檔案，則檔案館就只是一個虛設(shè)的藏書閣。

館藏檔案大量重復(fù)。館藏檔案重復(fù)現(xiàn)象普遍，一方面檔案館中的重復(fù)現(xiàn)象與檔案的接收范圍有關(guān)。如在基層檔案館所保存的檔案，除自身形成的外，還有很多來自上級、同級、下級的文件材料，歸檔時不少部分被劃為長期保存，而這些檔案在基層保存滿一定年限后就要移交給所在地區(qū)的檔案館，造成大批重復(fù)檔案進館。另一方面，有的歸檔單位檔案的類目設(shè)置不合理、不科學(xué)，如設(shè)置綜合類、會議類等。一份文件可放在幾個類目中，造成檔案的重復(fù)；有的則是各科室間沒建立相通的檔案體系，各自立卷，使有內(nèi)容交叉的文件分別立卷造成重復(fù)。

館內(nèi)保存大量無利用價值的檔案?，F(xiàn)在，從事檔案工作的人員整體素質(zhì)偏低，自身的檔案意識不夠。對于接收進館的檔案缺乏真正意義上的鑒定，形成凡檔皆收的局面。

綜合檔案館館藏利用現(xiàn)狀分析

各級綜合檔案館的中心任務(wù)是為廣大檔案用戶提供館藏利用服務(wù)，滿足檔案用戶的不同需求，也是檔案工作的最終目的。然而，據(jù)調(diào)查，雖各級檔案館在檔案提供利用方面已作出努力，但利用狀況并不如意，館藏檔案并未得到充分利用，用戶需求也未得到充分滿足。

用戶單一，缺乏廣泛的社會利用。我國檔案館提供利用的方式仍是“等客上門”的被動服務(wù)，接待利用者的來館查閱。長期以來檔案館工作以服務(wù)黨政機關(guān)為主，檔案工作也自然圍繞黨政機關(guān)工作查考、編史修志等開展，使得檔案用戶單一，檔案信息資源得不到充分開發(fā)。

檔案開放利用政策的不完善性，制約了館藏利用。我國社會自主利用檔案的意識和能力還相當(dāng)薄弱，較之國外的檔案開放政策，存在起步晚、開放范圍窄等不足，尤其在具體落實上還存在很多問題。比如個人利用檔案時手續(xù)繁瑣、收費高，還受到查閱范圍、調(diào)卷數(shù)量等的限制。這些都嚴(yán)重制約著檔案信息資源的開發(fā)和利用。

檔案利用現(xiàn)代化進程緩慢。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案工作也由傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代化管理過渡，利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)，代替檔案原件提供利用。然而，受各方面因素影響和制約，我國的檔案工作現(xiàn)代化，特別是檔案利用工作現(xiàn)代化非常緩慢，檢索手段大都沿用傳統(tǒng)的簿式目錄和卡片式。

檔案工作者素質(zhì)低，影響?zhàn)^藏利用率。目前，我國檔案隊伍整體專業(yè)素質(zhì)較低且知識結(jié)構(gòu)老化，高層次專業(yè)人才缺乏。這種狀況給檔案利用者快速準(zhǔn)確地利用檔案帶來障礙。例如，對用戶檢索不出檔號的一些館藏冷僻、零星和陌生檔案，由于檔案人員對館藏檔案內(nèi)容缺乏透徹了解，往往無處查找；檔案人員對傳統(tǒng)的手工檢索還未能運用自如，在面對計算機自動檢索等現(xiàn)代化技術(shù)操作時更感到無所適從，制約了檔案利用工作的開展。

提高綜合檔案館館藏特色建設(shè)的策略

所謂“館藏特色”是指一個檔案館所特有的風(fēng)格。一方面是指已接收進館的某些檔案處于一種分散狀態(tài)，需要檔案工作人員深入挖掘、整理和開發(fā)特色檔案，比如檔案編研成品等；另一方面是指其檔案本身獨具特色，主要是指一些地方特色，如工業(yè)生產(chǎn)，或農(nóng)副產(chǎn)品，或文化教育，或科學(xué)研究，或自然資源，或名勝古跡……將這些獨到之處的各種資料收集齊全和檔案工作人員的編研成品等一起就形成了這個檔案館的館藏特色，自然顯示出與其他檔案館的不同之處。

加大特色檔案的接收和征集力度

為使館藏檔案的內(nèi)容能體現(xiàn)出一個地區(qū)的特色，綜合檔案館應(yīng)把接收和征集特色檔案作為特色建設(shè)的工作重點。

在特色檔案接收方面，在加大對現(xiàn)行機構(gòu)檔案接收力度的同時擴充接收范圍。對現(xiàn)行立檔機構(gòu)的檔案工作進行跟蹤調(diào)查，并收集、整理這些檔案資料，是館藏特色檔案保持完整性、系統(tǒng)性的重要保證。同時應(yīng)擴充接收范圍，將二級以下單位具有積極作用和影響的檔案及時劃入接收范圍之內(nèi)，特別是要將那些具有地方特色的，包括反映地方經(jīng)濟、政治、文化、宗教等方面的檔案接收進館。

在特色檔案征集方面，檔案工作人員要全面捕捉各方面信息，深入調(diào)查，加大征集力度。首先應(yīng)明確征集的內(nèi)容并非屬于應(yīng)接收進館的檔案范圍，征集工作與接收工作不同，它不受時間限制并且征集的范圍很廣。征集是面向全社會的，其范圍包括集體所有的對國家和社會有保存價值的檔案史料，散于社會上的歷史檔案、地方志、譜牒、傳記、社會名人的檔案史料，有地方特色的其他檔案史料等。通過征集方式進館的檔案與以正常方式接收的檔案相比，更能體現(xiàn)該館的館藏特色。因此，各級綜合檔案館應(yīng)根據(jù)各自不同的情況和條件因地制宜，制定相應(yīng)的征集措施，加大力度對社會散存特色檔案情況進行深入調(diào)查和廣泛征集。

整理和開發(fā)利用館藏現(xiàn)有特色檔案。在館藏檔案中，特色檔案往往不系統(tǒng)、不集中，許多全宗檔案可能涉及同一問題。因此，要盡量維護全宗，不能隨意拆散檔案資料。要通過深入分析編制專題性檢索工具來保持特色檔案內(nèi)容的集中。這是提高特色檔案開發(fā)利用水平的重要條件。同時通過加大對檔案信息資源的開發(fā)力度，逐步形成以借閱、編研和舉辦展覽、懸掛條幅、印發(fā)圖片、回答公眾咨詢、設(shè)立宣傳欄、創(chuàng)辦刊物等為主的開發(fā)利用格局，加深社會公眾對檔案館的認(rèn)識，加大館藏特色檔案的開發(fā)力度。

開發(fā)資源，建立信息聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)檔案信息資源共享。由于綜合檔案館擁有極其豐富的館藏信息資源，應(yīng)加大對檔案資料信息資源的開發(fā)力度，對此進行進一步的加工、整理和轉(zhuǎn)化，開發(fā)檔案信息資源。以不同類型、不同層次的信息服務(wù)于用戶和參與市場競爭，促進社會經(jīng)濟的發(fā)展。

同時，綜合檔案館館藏特色建設(shè)工作離不開各級綜合檔案館的檔案資源共建共享工作。各級綜合檔案館參與共享，應(yīng)按其各自所在區(qū)域擁有的特色分工協(xié)作，各有側(cè)重，有所互補，在一定范圍內(nèi)形成門類齊全、收集面廣，配套使用的檔案信息。這樣，使各檔案館可充分利用網(wǎng)絡(luò)資源來彌補本館資源的匱乏，擴大了綜合檔案館館藏信息資源的利用范圍，促進各級綜合檔案館館藏特色的建設(shè)。

加強檔案工作人員素質(zhì)建設(shè)，塑造檔案館工作者的新形象?，F(xiàn)有的檔案工作人員面臨著專業(yè)知識水平偏低及新技術(shù)掌握較為貧乏的問題。館藏特色的建設(shè)，需要培養(yǎng)新型的檔案工作人才，也就是館藏特色建設(shè)的班子。這個建設(shè)的班子應(yīng)具備專業(yè)的檔案學(xué)知識，并有較強的公關(guān)能力、檔案意識強、了解用戶需求以及檔案部門所特有的良好風(fēng)范與氣質(zhì)，能夠為用戶提供特色服務(wù)，幫助用戶及時檢索、查詢，將館藏特色資料目錄提供給檔案用戶參考使用。

充分發(fā)揮檔案館的文化功能，建設(shè)具有地方文化特色的檔案館。檔案館特別是地縣級檔案館作為文化事業(yè)機構(gòu)，應(yīng)擔(dān)當(dāng)起弘揚地方文化，促進地方文化建設(shè)的重要責(zé)任。把強化檔案館文化功能擺到檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)的重要位置，充分挖掘館藏檔案資料，為社會提供具有濃郁地方特色的檔案資源，滿足不同用戶的需求。

更新觀念。檔案工作人員要適應(yīng)時代的發(fā)展，從被動的服務(wù)模式中走出來，主動提供服務(wù)。克服“重藏輕用”的觀念，樹立“用戶至上”面向社會全方位服務(wù)和以信息利用效率為主要標(biāo)準(zhǔn)來評估檔案館工作的觀念。只有在充分了解自身服務(wù)對象的前提下，才可能為特色館藏開發(fā)與利用提供服務(wù)主體。所以檔案工作人員應(yīng)從工作中分析利用者對哪方面的檔案利用率高，哪些檔案最能體現(xiàn)綜合檔案館的實力，能充分體現(xiàn)特色館藏的真實價值。這樣才能在最大程度上滿足不同檔案用戶的需求。

綜上所述，檔案館館藏特色建設(shè)有利于更新人們的思想觀念，打破條條框框的限制，擺脫“重藏輕用”、貪大求全、閉關(guān)自守和被動服務(wù)等傳統(tǒng)觀念的束縛，促使各檔案館文獻資源共建共享，走聯(lián)合發(fā)展之路。

（作者單位：中州大學(xué)）

編校：張紅玲