公務(wù)旅行電子政務(wù)實施策略研究

摘要：我國公務(wù)旅行服務(wù)水平低、監(jiān)管難度大、管理方式落后，實現(xiàn)公務(wù)旅行管理的協(xié)同電子化符合信息時代的發(fā)展趨勢。根據(jù)我國國情，全新構(gòu)建公務(wù)旅行電子政務(wù)系統(tǒng)、全新提出公務(wù)旅行電子政務(wù)實施策略。

關(guān)鍵詞：公務(wù)旅行 電子政務(wù) 政府采購

目前，我國的公務(wù)旅行管理仍然延用傳統(tǒng)的管理方式，存在著服務(wù)水平低、行程不透明、監(jiān)管難度大等問題。全面引入電子商務(wù)技術(shù)，構(gòu)建一個基于Web的公務(wù)旅行電子政務(wù)平臺，為政府公務(wù)員提供公務(wù)旅行的“一站式”服務(wù)，如公務(wù)旅行計劃的創(chuàng)建、住宿與交通工具的在線預(yù)訂、公務(wù)旅行計劃的網(wǎng)上提交審批，旅行費用報告在線管理，以及網(wǎng)上報銷等，沒有時間與空間的限制，既便利又快速，從而大大提高公務(wù)旅行事務(wù)處理的效率，同時公務(wù)服務(wù)變得更快捷、更智能、更貼心，公務(wù)員會更滿意；政府公務(wù)旅行管理部門能夠在網(wǎng)上審批旅行計劃、審核旅行費用報告，以及對旅行全程進行追蹤、評估、監(jiān)管等，不僅能提高監(jiān)管效率，而且能降低監(jiān)管成本。

經(jīng)中國期刊全文數(shù)據(jù)庫的檢索，目前在我國公務(wù)旅行電子政務(wù)方面的研究尚屬空白。在國外，已經(jīng)推行公務(wù)旅行電子政務(wù)的國家也很少，當(dāng)今美國是唯一已實現(xiàn)公務(wù)旅行管理電子化的國家。 隨著電子商務(wù)的推廣與應(yīng)用，我國已經(jīng)具備了實施公務(wù)旅行電子政務(wù)的環(huán)境與基礎(chǔ)。

一、 公務(wù)旅行電子政務(wù)系統(tǒng)

公務(wù)旅行電子政務(wù)是指公務(wù)旅行信息的傳輸、計劃的審批、服務(wù)的預(yù)訂、費用的支付等均實現(xiàn)電子化，在公務(wù)旅行電子政務(wù)平臺與公務(wù)旅行服務(wù)提供商之間開展協(xié)同電子商務(wù)。公務(wù)旅行電子政務(wù)系統(tǒng)的構(gòu)成包括基于Web的公務(wù)旅行電子政務(wù)平臺、系統(tǒng)門戶、遠途公務(wù)旅行管理單元、短途公務(wù)旅行管理單元、備選公務(wù)旅行管理單元、私車公用旅行管理單元、公務(wù)旅行政務(wù)管理單元和電子政務(wù)系統(tǒng)管理單元組成，公務(wù)員能夠在一個Web站點上完成公務(wù)旅行相關(guān)的全部事務(wù)。

1. 基于Web的公務(wù)旅行電子政務(wù)平臺與系統(tǒng)門戶

公務(wù)旅行電子政務(wù)系統(tǒng)的核心是建立基于Web的公務(wù)旅行電子政務(wù)平臺，通過這個網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)公務(wù)旅行管理、公務(wù)旅行服務(wù)、公務(wù)旅行政務(wù)，以及系統(tǒng)安全與運行的集成管理。公務(wù)員從系統(tǒng)門戶登錄公務(wù)旅行電子政務(wù)平臺后能不受空間、時間的限制進行遠途公務(wù)旅行管理、短途公務(wù)旅行管理、備選公務(wù)旅行管理和私車公用旅行管理；政府公務(wù)旅行管理人員登錄平臺后能在線進行公務(wù)旅行計劃的審批和旅行費用報告的審核；系統(tǒng)管理員登錄平臺后能在線進行電子政務(wù)系統(tǒng)的維護與管理，確保系統(tǒng)穩(wěn)定、安全的運行。

2. 遠途公務(wù)旅行管理單元

公務(wù)員因公出差超過12小時，應(yīng)在公務(wù)旅行電子政務(wù)平臺上選擇遠途公務(wù)旅行管理單元。首先制定旅行計劃，再通過系統(tǒng)接口進入公務(wù)旅行服務(wù)提供商的在線預(yù)訂系統(tǒng)，實時查詢航班時刻表、鐵路客運時刻表、酒店位置和出租汽車等旅行服務(wù)信息，然后根據(jù)旅行計劃預(yù)訂住宿、交通等旅行服務(wù)，預(yù)訂完成后公務(wù)旅行服務(wù)提供商會將預(yù)訂結(jié)果與支付信息通過接口反饋至公務(wù)旅行電子政務(wù)平臺，雙方實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的協(xié)同。接下來公務(wù)員填寫其它各種公務(wù)旅行費用，完成后向公務(wù)旅行管理部門提交旅行計劃和費用報表等待審批。審批通過，管理部門向公務(wù)員發(fā)放旅行預(yù)支款和機票，隨后公務(wù)員按旅行計劃出差。出差回來，公務(wù)員要求根據(jù)實際旅行費用在公務(wù)旅行電子政務(wù)平臺上填寫旅行費用報告并連同旅行發(fā)票一起提交到公務(wù)旅行管理部門進行審核。審核通過，管理部門根據(jù)報銷金額和預(yù)支款與公務(wù)員結(jié)清款項，整個公務(wù)旅行活動結(jié)束。

3. 短途公務(wù)旅行管理單元

公務(wù)員因公出差不足12小時，應(yīng)在公務(wù)旅行電子政務(wù)平臺上選擇短途公務(wù)旅行管理單元。因為旅行時間比較短、旅行費用較少、旅行任務(wù)安排比較靈活，所以公務(wù)員在短途旅行時，不需要事先登錄公務(wù)旅行電子政務(wù)平臺在線制定旅行計劃，而只需在旅行完成后到平臺上填寫費用報告并連同各種旅行發(fā)票一起提交到公務(wù)旅行管理部門進行審核、報銷。

4. 備選公務(wù)旅行管理單元

在公務(wù)旅行人員安排還不確定時，應(yīng)在公務(wù)旅行電子政務(wù)平臺上選擇備選公務(wù)旅行管理單元。公務(wù)員可以提早在公務(wù)旅行電子政務(wù)平臺上創(chuàng)建備選公務(wù)旅行計劃，旅行計劃中包括主要的公務(wù)旅行人員和備選的公務(wù)旅行人員。正常情況下，由主要的公務(wù)旅行人員出差，但如果情況有變，備選的公務(wù)旅行人員可以登錄公務(wù)旅行電子政務(wù)平臺立即接管旅行計劃并出差，從而確保公務(wù)旅行的順利進行。

5. 私車公用旅行管理單元

在公車使用比較緊張或使用私車能降低公務(wù)旅行成本時，可在公務(wù)旅行電子政務(wù)平臺上選擇私車公用旅行管理單元。我國正在開展公務(wù)用車制度改革，提倡私車公用以有效解決派車難問題，并提高工作效率。但我國在私車公用節(jié)約差旅經(jīng)費開支方面還沒有建立核算機制，所以私車公用旅行管理的要求公務(wù)員在公務(wù)旅行電子政務(wù)平臺上同時建立兩個旅行計劃并核算旅行成本，一個是私車公用旅行計劃，旅行交通費用為政府根據(jù)私車公用政策補貼的差旅經(jīng)費；另一個是常規(guī)的公務(wù)旅行計劃，旅行交通費用為支付飛機、火車、汽車和出租車的費用。公務(wù)旅行管理部門在核算、比較兩個旅行計劃的費用后再從優(yōu)選擇，從而保證公務(wù)旅行的最低成本。

6. 公務(wù)旅行政務(wù)管理單元

政府公務(wù)旅行管理部門在公務(wù)旅行電子政務(wù)平臺上進行網(wǎng)上辦公，應(yīng)選擇公務(wù)旅行政務(wù)管理單元。公務(wù)旅行政務(wù)管理的內(nèi)容主要包括在線進行公務(wù)旅行計劃的審批、預(yù)支旅行經(jīng)費的發(fā)放、旅行費用報告的審核和差旅經(jīng)費的結(jié)算，以及公務(wù)旅行服務(wù)的政府采購和政府公務(wù)卡的管理。公務(wù)旅行管理部門通過招標(biāo)方式采購住宿、交通等旅行服務(wù)，并與中標(biāo)旅行服務(wù)提供商簽訂長期服務(wù)協(xié)議，實現(xiàn)公務(wù)旅行電子政務(wù)平臺與旅行服務(wù)提供商信息系統(tǒng)的無縫對接。在公務(wù)旅行計劃審批時，必須對公務(wù)旅行目的、日程安排等進行嚴格審查，確保公務(wù)旅行的有效性。團組公務(wù)旅行實行團長負責(zé)制。

7. 電子政務(wù)系統(tǒng)管理單元

系統(tǒng)管理人員在公務(wù)旅行電子政務(wù)平臺上進行網(wǎng)上辦公，應(yīng)選擇電子政務(wù)系統(tǒng)管理單元。系統(tǒng)管理員負責(zé)在線維護公務(wù)旅行電子政務(wù)系統(tǒng)的正常運行與安全、通過訪問控制設(shè)置各級公務(wù)員權(quán)限、分配用戶賬戶和初始PIN碼，以及公務(wù)旅行電子政務(wù)系統(tǒng)的初始化，包括公務(wù)員個人認證資料的登錄等。

二、 公務(wù)旅行電子政務(wù)實施策略

我國政府有必要推進公務(wù)旅行的協(xié)同電子化，但在推進過程中可能會遇到各種問題，如公務(wù)員對使用新系統(tǒng)可能會感到難以適應(yīng)，公務(wù)旅行管理部門響應(yīng)不及時或與公務(wù)員之間溝通不暢，以及存在網(wǎng)絡(luò)安全問題等，為此需要擬訂相應(yīng)的策略：

1.實現(xiàn)公務(wù)旅行電子政務(wù)的關(guān)鍵是開發(fā)一個完善的基于Web的公務(wù)旅行電子政務(wù)系統(tǒng)，在系統(tǒng)開發(fā)過程中應(yīng)與公務(wù)員密切溝通，了解他們的需求，為他們提供更好的服務(wù)。

2.加強公務(wù)旅行電子政務(wù)的宣傳與推廣。首先要讓公務(wù)員理解政府積極推進公務(wù)旅行電子政務(wù)的意義；其次要讓公務(wù)員感受到公務(wù)旅行電子政務(wù)系統(tǒng)提供的快捷、智能服務(wù)；另外還應(yīng)重視政府各級領(lǐng)導(dǎo)的示范作用。

3.加強公務(wù)旅行電子政務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用的培訓(xùn)工作,如利用網(wǎng)絡(luò)、視頻、語音、Flash等多媒體教學(xué)方式對公務(wù)員進行培訓(xùn)，熟練掌握各項操作。

4.政府對公務(wù)旅行服務(wù)采用集中招標(biāo)采購，確保以優(yōu)惠的價格獲得高質(zhì)量的旅行服務(wù)。而且，還應(yīng)加強與公務(wù)旅行服務(wù)提供商的協(xié)同電子商務(wù)，確保信息溝通順暢，以及交通、住宿預(yù)訂服務(wù)與旅行計劃協(xié)調(diào)一致。

5.確保公務(wù)旅行政務(wù)管理部門的快速響應(yīng)，例如建立呼叫中心幫助公務(wù)員及時解決遇到的難題，或者盡可能縮短旅行計劃審批和旅行費用報告審核的時間等。

6.提高公務(wù)員對公務(wù)旅行管理制度的熟悉與理解程度。因為公務(wù)旅行電子政務(wù)系統(tǒng)是按照國家法律、政策和規(guī)定設(shè)計開發(fā)的，公務(wù)員必須嚴格遵守公務(wù)旅行的各項規(guī)定和紀律。

7.公務(wù)旅行預(yù)支款一般直接轉(zhuǎn)賬到政府公務(wù)卡或公務(wù)員指定個人信用卡，以提高公務(wù)旅行費用管理的透明度。公務(wù)員對政府采購的公務(wù)旅行服務(wù)要求使用公務(wù)卡支付，無法用公務(wù)卡支付的旅行費用也可采用個人信用卡結(jié)算。

8.運用加密技術(shù)、數(shù)字證書、數(shù)字簽名或數(shù)字印章等先進的電子商務(wù)技術(shù)確保公務(wù)旅行電子政務(wù)系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定運行。

三、總結(jié)

公務(wù)旅行屬于政府公務(wù)員的日常事務(wù)，目前我國對這方面的管理不夠重視，其還未將其列入政府采購目錄，也沒有實現(xiàn)公務(wù)旅行的協(xié)同電子化管理。但從世界范圍看，推行公務(wù)旅行的集中政府采購和電子化是其發(fā)展的必然趨勢。這不僅能夠降低公務(wù)旅行成本和行政管理成本，而且還能提高公務(wù)旅行服務(wù)水平和效率，并有利于規(guī)范公務(wù)旅行活動，進一步加強公務(wù)旅行的監(jiān)督與管理。

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基金項目：本文得到浙江省教育廳科研項目（20071297）經(jīng)費的資助。

作者簡介：邵貴平(1972.7)，男，浙江杭州，副教授，碩士，研究方向：電子商務(wù)，工作單位：浙江省商業(yè)經(jīng)濟研究所 浙江商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院。