對成人高校學(xué)籍檔案管理的幾點(diǎn)思考

吳　珊

[摘 要]隨著社會發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案越來越引起人們的重視，對于高校學(xué)生檔案管理工作而言，機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。要做好高校學(xué)生檔案管理工作，必須增強(qiáng)檔案意識，完善管理制度，加大審查力度，進(jìn)行現(xiàn)代化管理，以適應(yīng)新時代的要求。

[關(guān)鍵詞]成人高校 學(xué)籍檔案 管理

“學(xué)籍”專指通過入學(xué)考試、符合招生規(guī)定條件被正式錄取，并按照學(xué)校規(guī)定辦理注冊手續(xù)后所取得的學(xué)生資格。而學(xué)籍管理則是對學(xué)生從招考入學(xué)到畢業(yè)(或結(jié)業(yè))整個培養(yǎng)過程中以學(xué)籍的取得、學(xué)習(xí)成績的評定與遷移為中心的考核與管理。學(xué)籍檔案主要包括學(xué)生錄取通知書、考生報(bào)名登記表、招生錄取花名冊、成績表、獎懲材料、畢業(yè)生登記表和畢業(yè)生驗(yàn)印名冊等。成人教育同普通教育一樣，學(xué)籍管理也是一項(xiàng)非常重要的工作。相對于普通教育而言，它具有自己的特點(diǎn)，這些材料內(nèi)容豐富，形式多樣，可利用性和服務(wù)性強(qiáng)。正如一些專家所指出的：“重視學(xué)籍管理，明確成人教育學(xué)籍管理的基本原則和內(nèi)容，進(jìn)一步完善管理體制，加強(qiáng)學(xué)籍管理工作，對于全面貫徹黨的教育方針，保證教育質(zhì)量，具有重大的現(xiàn)實(shí)意義?！?/p>

綜觀近20年來各高等院校成人教育學(xué)籍管理規(guī)定，無可否認(rèn)，有它存在的價值與功績。但是，我們又不得不承認(rèn)，現(xiàn)行的成人教育學(xué)籍規(guī)定，又明顯落后于形勢，趕不上時代的發(fā)展，尤其是網(wǎng)上招生模式的出現(xiàn)，更顯示出自身的無奈與弊端。如此看來，成人教育學(xué)籍管理改革是迫在眉睫了。目前成人教育學(xué)籍管理主要存在以下三個方面的問題。

一、思想觀念上的認(rèn)識模糊

成人教育盡管在近20年發(fā)展迅速、成就巨大，但是，在相當(dāng)一部分人們的心目中，仍把它當(dāng)作正規(guī)教育的補(bǔ)充與附庸，甚至還有少數(shù)的人把它看作是創(chuàng)收的渠道。由于不能擺正成人教育的位置，不能認(rèn)識到成人教育工作的重要地位，所以對學(xué)籍的管理，也沒有當(dāng)作重要的工作來做，具體表現(xiàn)在成人教育學(xué)籍管理上的“四重四輕”：即重普通教育學(xué)籍管理，輕成人教育學(xué)籍管理；重學(xué)歷教育學(xué)籍管理，輕非學(xué)歷教育學(xué)籍管理；重校本部學(xué)籍管理，輕函授站學(xué)籍管理；重目前(學(xué)生在校學(xué)習(xí)時)學(xué)籍管理，輕后期(學(xué)生畢業(yè)后)學(xué)籍管理。

二、管理制度不完善、缺乏科學(xué)性和一致性

目前由于歸檔材料范圍不夠明確，致使有些檔案材料如論文只存入本校的文書檔案，而學(xué)籍檔案中很少有存檔的現(xiàn)象，這就給用人單位對人才的考察和使用帶來諸多不便。筆者在實(shí)際操作中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)一些紕漏，如有些該有單位負(fù)責(zé)人簽字蓋章的欄目，出現(xiàn)了只有蓋章或是只有簽名，有些連時間都漏填，失去了考察了解干部的時效性和實(shí)效性；有的畢業(yè)論文甚至連題目都沒有，只有成績一項(xiàng)等等；有的在學(xué)籍檔案的傳遞過程中，不按規(guī)定辦理，檔案袋不密封，甚至不裝袋直接讓本人遞交，發(fā)生泄密現(xiàn)象。做任何事情都必須講究科學(xué)性，學(xué)籍管理亦然，盡管近些年各個高等院校都有一套完整的成人教育學(xué)籍管理規(guī)定，但是這些規(guī)定是不甚科學(xué)的。各院校成人教育學(xué)籍管理基本上是各自為政，從普通教育學(xué)籍管理變通而來的。而普通教育與成人教育無論在教學(xué)目的、教學(xué)方法以及教學(xué)管理等方面都有著極大的不同，尤其是學(xué)籍管理，更有它的特殊性，如果照搬普通教育的管理模式，可謂削足適履、張冠李戴。縱觀各高校的成人教育學(xué)籍管理，其內(nèi)容與實(shí)施細(xì)則都不盡相同。比如考勤，對曠課，請假的處理原則就各不相同，差異很大，甚至有的就沒有作出明確規(guī)定。而事實(shí)上，相對于普通教育，考勤是成人教育學(xué)籍管理最具特色，又最難把握的一個管理項(xiàng)目。成人教育學(xué)生成分復(fù)雜，思想認(rèn)識與知識水平差別很大，考勤既是一件特別困難的工作，又是保證教學(xué)質(zhì)量一項(xiàng)非做不可的重要工作，怎樣做，按什么樣的標(biāo)準(zhǔn)去處理應(yīng)該要有科學(xué)性的尺度，更應(yīng)該有統(tǒng)一的尺度。再比如學(xué)號的問題，也同樣缺乏統(tǒng)一的科學(xué)管理。學(xué)號是學(xué)生入學(xué)之后的編碼代號，是系統(tǒng)管理最為關(guān)鍵的一個類別。在普通教育那里，學(xué)號的編排是一個統(tǒng)一的整體，但在成人教育方面，學(xué)號的編排是最為頭疼又最為混亂的。各個高校在成人教育中的學(xué)號編排是五花八門，各盡其能。有的按錄取順序編排，有的按專業(yè)次序編排，有的把本部與函授站分開編排，有的則按辦學(xué)形式、層次編排，等等，沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。如果說在過去還可以對付，到了今天數(shù)字科學(xué)管理的時代則無論如何要進(jìn)行變革了。

三、審查監(jiān)督機(jī)制缺乏，學(xué)生檔案資料殘缺不全

在填寫畢業(yè)生登記表時，經(jīng)常出現(xiàn)這樣的現(xiàn)象：填寫畢業(yè)生成績、鑒定、組織評語等方面流于形式，表格收回后也沒有按照相關(guān)的程序進(jìn)行嚴(yán)格的審核即予以歸檔，一切“從簡”。整個過程缺乏有效的檢查、審查和監(jiān)督。另外，成人教育學(xué)生檔案資料殘缺不全可能是各個高校存在的最大問題。其原因主要是辦學(xué)者的思想不重視，當(dāng)然也有學(xué)生檔案比較齊備的院校，但較之普通教育，的確相形見絀。

針對以上問題，筆者提出幾點(diǎn)改善學(xué)籍檔案管理工作的對策：

（一）增強(qiáng)檔案意識

1．增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識

做好高校成教學(xué)籍檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，需要有物質(zhì)、人員、技術(shù)的保證。因而，各級領(lǐng)導(dǎo)的重視尤為重要，應(yīng)該首先增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重要性的認(rèn)識。“檔案工作是維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，是黨和國家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)。”檔案是反映人類社會實(shí)踐活動的原始記錄，是人類文明史的見證。檔案是重要的信息資源，是對已經(jīng)展開的社會活動過程的真實(shí)記錄，這些真實(shí)、可靠的檔案信息又可以為新的管理決策提供依據(jù)。學(xué)校學(xué)籍檔案的產(chǎn)生、積累和保存有利于學(xué)校工作的承繼，反映了領(lǐng)導(dǎo)任內(nèi)的真實(shí)業(yè)績，是學(xué)校一個時期辦學(xué)工作的真實(shí)寫照與客觀實(shí)據(jù)，也是繼任領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)管理決策的重要依據(jù)。因此，各級領(lǐng)導(dǎo)要對學(xué)籍檔案管理工作高度重視。要選拔優(yōu)秀人員管理學(xué)籍檔案，并進(jìn)行必要的檔案法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識、技能的培訓(xùn)，建立一套有效的培訓(xùn)管理辦法。對檔案工作中出現(xiàn)的困難與問題盡量給予及時解決，在財(cái)力物力上盡可能給予支持，為學(xué)校的學(xué)籍檔案管理工作走上系統(tǒng)化、規(guī)范化的運(yùn)行軌道，提供思想、人員、設(shè)備和工作環(huán)境與條件的必要保證。

2．增強(qiáng)工作人員責(zé)任意識

要完善學(xué)籍管理，還要有一支政治覺悟高、責(zé)任心強(qiáng)、工作踏實(shí)、甘當(dāng)無名英雄的學(xué)籍管理隊(duì)伍。以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)確保工作的順利進(jìn)行。其次，應(yīng)歸檔的材料要及時歸檔。發(fā)揮學(xué)籍檔案的參考，利用功能，有效地實(shí)現(xiàn)檔案的社會價值。在明確檔案的重要性的基礎(chǔ)上，認(rèn)真學(xué)習(xí)《 檔案法》及有關(guān)政策法規(guī)，加大檔案法規(guī)的宣傳教育力度，充分樹立檔案意識，真正從思想上認(rèn)識到學(xué)籍檔案管理工作的重要性。

（二）完善管理制度，提高管理的科學(xué)性和一致性

1．建立一支人員相對穩(wěn)定，知識結(jié)構(gòu)較為合理的管理隊(duì)伍

要根據(jù)學(xué)籍檔案管理工作開展的需要合理進(jìn)人。從年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)知識結(jié)構(gòu)、計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用能力等方面考慮，合理配備管理人員。充分考慮工作人員自然流動的可能性，避免因斷檔給工作造成損失，因?yàn)閷W(xué)校的學(xué)籍檔案管理工作延續(xù)性很強(qiáng)，內(nèi)容繁多，情況復(fù)雜，安排非專業(yè)人員從事此項(xiàng)工作時，必須先培訓(xùn)后上崗。業(yè)務(wù)骨干要保持相對穩(wěn)定，注重專業(yè)技術(shù)人員的梯隊(duì)建設(shè)，維護(hù)檔案管理工作的專業(yè)性、承繼性。

2．提高檔案管理人員素質(zhì)

學(xué)籍檔案管理內(nèi)容繁雜，業(yè)務(wù)量大，涉及的原則性，政策性強(qiáng)，事關(guān)學(xué)生的切身利益和學(xué)校辦學(xué)的社會聲譽(yù)。學(xué)籍檔案內(nèi)容是具有保存價值的重要個人信息，是高校整個檔案工作的重要組成部分，每一位管理者對此應(yīng)有清醒的認(rèn)識。建立一支思想覺悟高、責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)技能過硬、愛崗敬業(yè)、熟悉本行業(yè)的法律、法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、成熟穩(wěn)重、心態(tài)良好的管理隊(duì)伍是做好檔案工作的必要保證。只有全面提高學(xué)籍檔案管理人員素質(zhì)，才能實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的科學(xué)管理。

3．要加強(qiáng)管理者對新技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用

計(jì)算機(jī)技術(shù)和通訊技術(shù)組成的現(xiàn)代高新信息技術(shù)的出現(xiàn)，使整個世界產(chǎn)生了巨大的變革。在信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的情況下，檔案的形成、管理、利用、保護(hù)都將發(fā)生巨大變化，檔案將構(gòu)成信息產(chǎn)業(yè)的一部分，利用計(jì)算機(jī)等高新技術(shù)開發(fā)檔案信息資源將成為時代發(fā)展的必然。因此，檔案工作者要將接受新技術(shù)的應(yīng)用教育放在重要位置。為提高高校成教檔案人員的現(xiàn)代化管理水平，高校和有關(guān)部門要有計(jì)劃地對管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)應(yīng)用和相關(guān)專業(yè)知識的培訓(xùn)，建立必要的崗位技能考核制度。通過培訓(xùn)，使管理人員熟知和掌握計(jì)算機(jī)的基本操作技能與日常維護(hù)常識，提高檔案管理人員的技術(shù)水平和檔案的收集、整理、利用和提供服務(wù)的水平。

4．要通過學(xué)習(xí)、借鑒和工作研究，開拓視野，增長才干，提高管理水平

堅(jiān)持參加繼續(xù)教育和業(yè)務(wù)知識、技能的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，獲得新知識，跟上形勢，并具有堅(jiān)實(shí)的業(yè)務(wù)知識基礎(chǔ)和技能。通過請專家搞講座，到檔案管理的先進(jìn)地區(qū)，行業(yè)和兄弟院校參觀學(xué)習(xí)和交流，開拓視野，增長見識，取人所長，補(bǔ)己之短，努力開展檔案事業(yè)的新局面。鼓勵管理人員在做好本職工作的同時，積極開展工作研究，提高個人素養(yǎng)，迅速成長為專業(yè)思想牢固，業(yè)務(wù)素質(zhì)全面的管理者。

（三）加大審查力度，確保檔案的真實(shí)性

為保證檔案質(zhì)量，成人教育主管部門應(yīng)定期檢查，加大審查力度，及時糾正出現(xiàn)的問題。 特別要抓好學(xué)生畢業(yè)前學(xué)籍檔案的檢查審核，確保檔案材料真實(shí)、完整和規(guī)范。切實(shí)把好質(zhì)量關(guān)。要根據(jù)學(xué)籍檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)要求，明確工作責(zé)任，納入目標(biāo)管理考核，以保證學(xué)籍檔案質(zhì)量。

（四）進(jìn)行現(xiàn)代化管理

面對新形勢，新要求、高校成教學(xué)籍檔案管理工作必須改變以往的手工操作，進(jìn)行現(xiàn)代化管理。近日，國家教育部要求從2004年開始對2001年以來的所有畢業(yè)生證書檔案實(shí)行網(wǎng)上管理，同時對2001年以前的畢業(yè)生也實(shí)行十年回登，即把十年前所有的畢業(yè)生的新生錄取庫與畢業(yè)生庫進(jìn)行核對并上網(wǎng)。要嚴(yán)格按此要求執(zhí)行，對高校成教學(xué)籍檔案管理工作實(shí)施科學(xué)化、網(wǎng)絡(luò)化管理。

新的時代和教育發(fā)展的趨勢，對我們高校成教學(xué)籍檔案管理工作者提出了新的要求和挑戰(zhàn)，順應(yīng)新形勢，進(jìn)一步調(diào)整，建立和完善學(xué)籍檔案管理制度，并注重管理制度的貫徹執(zhí)行，勢在必行。我們一定要突破原有落后觀念，努力學(xué)習(xí)，與時俱進(jìn)，以高度的敬業(yè)精神，加強(qiáng)自身各方面的綜合修養(yǎng)，通過構(gòu)建自身合理的素質(zhì)結(jié)構(gòu)認(rèn)真做好學(xué)籍檔案管理工作，為穩(wěn)定學(xué)校的正常教學(xué)秩序、提高教育質(zhì)量、推動學(xué)校的健康發(fā)展提供重要的保證。

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