淺談辦公自動(dòng)化在高校辦公室秘書工作中的利與弊

葛愛英

[摘 要]辦公自動(dòng)化的秘書工作是新時(shí)期高校發(fā)展的需要，是秘書工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化的基本要求。本文從辦公自動(dòng)化在秘書工作的重要作用和辦公自動(dòng)化給秘書工作帶來的負(fù)面影響兩方面進(jìn)行淺議，力求對辦公自動(dòng)化在秘書工作中的利與弊有一個(gè)清醒的了解和認(rèn)識(shí)。

[關(guān)鍵詞]辦公自動(dòng)化 秘書工作 利弊

辦公自動(dòng)化是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的成果之一，它的出現(xiàn)使秘書工作發(fā)生了前所未有的變化。對高校秘書工作而言，辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵是辦公室秘書人員利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、信息技術(shù)和軟科學(xué)技術(shù)，通過各種辦公設(shè)備和人機(jī)信息系統(tǒng)來完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)和職能部門與教學(xué)部門之間的聯(lián)系工作。它的實(shí)現(xiàn)不僅使高校辦公室秘書人員的工作流程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高了工作效率，而且要求秘書人員必須具有現(xiàn)代化科學(xué)管理方面的知識(shí)和相應(yīng)的辦公室業(yè)務(wù)知識(shí)，這就促使秘書人員在工作的同時(shí)要不斷積累經(jīng)驗(yàn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

一、辦公自動(dòng)化有利于提高秘書人員擬辦公文的效率

擬辦公文是辦公室秘書最基礎(chǔ)的一項(xiàng)工作。通常，高校辦公室要收到來自上級(jí)不同單位的發(fā)文，這些文件需要秘書及時(shí)、準(zhǔn)確無誤地傳給領(lǐng)導(dǎo)批閱，并立即遵照領(lǐng)導(dǎo)指示向?qū)W校各部門傳達(dá)文件精神。在傳統(tǒng)的方法中，秘書人員要通過擬辦單，登記收文時(shí)間、收文流水號(hào)和擬辦時(shí)間后，再傳到領(lǐng)導(dǎo)手中，這樣文件在“路上”逗留的時(shí)間就顯得長一些，還有一些文件到了領(lǐng)導(dǎo)手中已經(jīng)過期。而采用辦公自動(dòng)化，秘書人員可以在掃描上網(wǎng)后，利用特定的辦公軟件發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)。這樣，即使領(lǐng)導(dǎo)離開辦公室，也可以在異地對文件進(jìn)行瀏覽、批示，不會(huì)造成時(shí)間的延誤，極大地提高了工作效率，并且最大的優(yōu)點(diǎn)是不會(huì)因?yàn)槲募^多而造成丟失情況，同時(shí)秘書人員可以對文件進(jìn)行規(guī)范化的管理，方便查閱和最終的電子歸檔，提高了秘書人員的工作質(zhì)量。

二、辦公自動(dòng)化有利于秘書人員收集資料的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和廣泛性

通常，領(lǐng)導(dǎo)會(huì)交代辦公室秘書人員寫調(diào)查報(bào)告或講話稿，這就需要秘書人員廣泛收集相關(guān)內(nèi)容的資料并對其進(jìn)行篩選。傳統(tǒng)的信息收集工作費(fèi)時(shí)費(fèi)力，收集的信息還少而不全，但是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可使秘書人員快捷方便地獲取大量相關(guān)資料，特別是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，為秘書人員提供了一個(gè)更加快捷有效的渠道和廣闊的空間，秘書人員只需要在互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)中輸入要查資料的關(guān)鍵詞，與之相關(guān)的信息就會(huì)顯示在屏幕上，秘書人員把這些資料存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)中就可在寫報(bào)告時(shí)，隨時(shí)調(diào)出來進(jìn)行使用和參考。辦公室也要向上級(jí)部門呈上請示或者報(bào)告之類的公文，這些公文的格式要求統(tǒng)一而且精確，雖然一些書本上也有這些公文的統(tǒng)一格式，但需要秘書人員去花大量的時(shí)間和功夫去查閱，查閱到后，再輸入到計(jì)算機(jī)中進(jìn)行模版的設(shè)置，直到達(dá)到要求為止，而如果秘書人員利用計(jì)算機(jī)直接獲取所需公文的模板文件，輸入公文的要素，如發(fā)文字號(hào)，簽發(fā)單位等，再根據(jù)需要輸入正文內(nèi)容，這樣即節(jié)省了時(shí)間，又保證了公文的規(guī)范性和正確性，為秘書人員減少了大量不必要的繁雜事務(wù)。

三、辦公自動(dòng)化是秘書人員溝通信息的重要渠道

辦公自動(dòng)化是一種綜合性的多功能技術(shù)，它不僅可以收集資料，傳遞文件，還可以建立內(nèi)部郵箱，學(xué)校因業(yè)務(wù)需要往往要在部門與部門之間進(jìn)行信息傳遞，例如一些緊急通知能在幾秒鐘之內(nèi)就能讓對方收到，這就體現(xiàn)了辦公自動(dòng)化傳遞信息的方便，為秘書工作的及時(shí)性提供了保證。

四、辦公自動(dòng)化有利于提高秘書人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

辦公自動(dòng)化是知識(shí)經(jīng)濟(jì)、現(xiàn)代化辦公室工作和較高素養(yǎng)辦公室工作人員的綜合效應(yīng)，是高校辦公室進(jìn)行一場思想、工作、技巧三大結(jié)合的革命，它對辦公室秘書人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了嚴(yán)格的要求，時(shí)刻要求秘書人員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，否則就會(huì)應(yīng)為不能適應(yīng)辦公自動(dòng)化的要求而被淘汰。作為高校辦公室的一個(gè)秘書人員，不僅要具備所在部門和行業(yè)的專業(yè)知識(shí)和秘書工作知識(shí)，而且還必須具備現(xiàn)代化科學(xué)管理方面的知識(shí)，并熟練掌握自動(dòng)化的辦公設(shè)備和技術(shù)。因此，為了更好地完成工作，秘書人員要經(jīng)常參加一些相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高自身業(yè)務(wù)素養(yǎng)，這樣才能更好地適應(yīng)現(xiàn)代辦公自動(dòng)化的需要。

但是，從另一方面考慮，辦公自動(dòng)化對秘書工作起積極作用的同時(shí)，也不可避免地產(chǎn)生一些消極作用。

五、辦公自動(dòng)化有害于秘書的身體健康和生理健康

辦公自動(dòng)化是借助各種不同的先進(jìn)設(shè)備來實(shí)現(xiàn)的。比如計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等自動(dòng)化設(shè)備，雖然操作方便，速度較快，但是帶給秘書人員的負(fù)面影響也是不容忽視的，這些先進(jìn)的辦公設(shè)備都帶有很強(qiáng)的輻射性，秘書人員長時(shí)間接觸這些輻射性的設(shè)備會(huì)產(chǎn)生各種疾病，造成身體上的危害。另一方面，秘書人員因工作的特殊性會(huì)長時(shí)間保持做姿，也難免會(huì)產(chǎn)生頸椎病等職業(yè)病情。

六、辦公自動(dòng)化給秘書工作的安全性和保密性帶來隱患

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)作為一個(gè)用現(xiàn)代化設(shè)備裝備起來的復(fù)雜系統(tǒng)，主要通過網(wǎng)絡(luò)和軟件來實(shí)現(xiàn)信息的傳遞，這使保密工作的對象和范圍發(fā)生了極大的變化。比如電磁波輻射、網(wǎng)絡(luò)泄密信息存儲(chǔ)媒體、軟件技術(shù)方面缺乏保密措施或措施不嚴(yán)、秘書人員素質(zhì)不高或管理觀念和方法的滯后均有可能造成泄密。

此外，秘書人員的一些疏忽也會(huì)造成泄密。例如廢棄的打印紙和用過的磁盤上，可能留有秘密信息；在技術(shù)交流中，向無關(guān)者展示不該公開的數(shù)據(jù)；計(jì)算機(jī)送去修理時(shí)沒有及時(shí)清除掉硬盤中的數(shù)據(jù)；公用機(jī)器不加密碼等等，都可能造成泄密，這些都同工作人員的責(zé)任心和管理有著密切關(guān)系。因此，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)保密工作，是辦公自動(dòng)化中的一項(xiàng)不可忽視的工作。

七、辦公自動(dòng)化會(huì)使秘書人員養(yǎng)成不踏實(shí)的工作作風(fēng)

有些秘書人員寫各類報(bào)告時(shí)，借用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的方便操作，通過互聯(lián)網(wǎng)隨便下載一些相關(guān)內(nèi)容的資料來應(yīng)付完成。而對于調(diào)查報(bào)告，沒有調(diào)查就沒有可信的資料，只有通過調(diào)查，才能使資料具有真實(shí)性。如果秘書過分依賴互聯(lián)網(wǎng)或相關(guān)自動(dòng)化設(shè)備，會(huì)逐漸泯滅其工作的主動(dòng)性和積極性，這樣日積月累形成不踏實(shí)的工作作風(fēng)。

綜上所述，辦公自動(dòng)化在秘書工作中的運(yùn)用是新形勢和高校發(fā)展的需求，正確理解辦公自動(dòng)化在秘書工作中的意義是充分發(fā)揮其重要作用的基本前提，合理運(yùn)用辦公自動(dòng)化是保證秘書人員身心健康的必然要求，秘書人員既要充分利用辦公自動(dòng)化給工作帶來的便利，也要避免辦公自動(dòng)化給秘書人員帶來的負(fù)面危害。

參考文獻(xiàn)

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