現代公司合同管理之初探

[摘要]市場經濟是法治經濟、契約經濟，合同是商品經濟的產物，是商品交換的法律表現形式。在日常經濟活動中，人們經常要面對形形色色的合同，而現代公司的經濟往來也主要是通過合同形式進行的。所以說，能否實施有效的合同管理、把好合同關，是現代公司經營管理成敗的一個重要因素。就現代公司中的合同管理，提出一些見解，以供相關人士參考。

[關鍵詞]公司管理 合同管理 權利義務

中圖分類號：F27文獻標識碼：A文章編號：1671－7597（2009）0120178－02

現代公司經濟往來中的合同已成為當前信用經濟的一部分，在法制的保障下逐漸成為市場行為的重要表現形式。而合同管理作為現代公司法律顧問事務的一項重要工作，已不再是簡單的要約、承諾、簽約等行為的總和，它是一種全過程、全方位、科學的綜合管理事務。現代公司若能對本企業(yè)的合同實施有效管理，將會為公司管理水平和經濟效益的提高產生巨大的推動力。

一、合同在現代公司內部管理中的作用

（一）明確公司與員工之間的權利與義務關系

首先作為公司來說，如果沒有合同某些條款的保護，在進行內部管理時就可能缺少了一些有力的制約措施，比如說，跳槽問題、侵犯商業(yè)秘密問題?，F在有不少獵頭公司，專門挖別人的核心人才。你自己好不容易物色、培養(yǎng)了公司的頂梁柱，委以重任，但他突然第二天不辭而別，給你個措手不及，使公司陷入困境。每個公司都有自己的商業(yè)秘密，不管是經營信息，還是技術信息，都是你這個公司保持競爭優(yōu)勢的資本。雖然你采取了種種防范措施，但是卻永遠無法杜絕你身邊的員工有意或無意將其泄漏出去。如果你的公司出現了上述問題，怎么辦？這就必須以嚴格的規(guī)章制度去約束員工，而由員工簽字的合同是對其最好的約束。一方面，合同對某些想違約的員工來說是一種震懾，另一方面，對已經違約的員工，已經簽訂的合同為追究他們的法律責任提供了依據。

現在一些公司經理們存有一種誤解，認為公司一旦與員工簽訂了勞動合同，就應當到勞動保障部門辦理備案、合同鑒證手續(xù)，還要繳納社會保險，等等，諸多的手續(xù)繁雜，且所繳費用多，因此不愿意與員工簽合同。實際上這和掩耳盜鈴沒什么兩樣。從另一方面講，由于有勞動法律法規(guī)的保護，作為用人單位的公司，即使你不簽勞動聘用合同，你的員工照樣可以通過勞動法律維護自己的權益。因為公司與員工之間的勞動雇傭關系的存在并不完全依賴于勞動合同的訂立，它是一種法律事實，只要雙方一方提供勞務，一方支付報酬，雙方就建立了一種事實勞動關系，無論有沒有簽訂合同。相反，作為公司來說，由于沒有合同某些條款的保護，在進行內部管理時就可能缺少了一些有力的制約措施。

（二）明確投資者之間的權利與義務關系

興辦公司，除個人獨立出資之外，只要是與他人一起出資興辦公司，不管是哪種形態(tài)的公司，出資人之間都要簽訂一份出資協議，以對各方的出資份額、比例、管理權限、盈虧分擔、公司終止后財產分割和債務分擔等內容做出明確的約定。這些協議的內容是公司章程的重要構成部分，而公司章程相當于公司的內部憲法，經過公司登記機關登記注冊后，就會產生高于其他私訂協議的效力。這個協議如果簽的不好，一旦發(fā)生糾紛，就難以解決。

現在有一部分出資人為了通過注冊登記審查，想方設法地找?guī)讉€人冒充股東，或者搞假合資，而實際出資人只有一個或是少數幾個人。他們事先擬定一個假協議，假借不同人的名義將出資總額分散，你出幾十萬，我出幾十萬，又擬好了章程，幾個假股東也在章程上簽了字，公司如期成立了。公司經營一段時間之后賺錢了，過去很好的假股東卻突然跳出來，要求分紅、分財產，而實際出資人不愿意給，雙方無法達成一致，最后不得不鬧上法庭。法院在案件審理過程中，到公司登記機關一調檔，股東們的出資比例和權利義務在檔案里規(guī)定得清清楚楚，無法證明股東是假的。

二、合同在現代公司外部交往中的作用

公司在對外經濟交往過程中，離不開合同。合同在這里既作為證據起到證明雙方權利義務關系存在的作用，又起到了約束雙方的作用。合同在現代公司外部交往中的作用主要體現在以下幾個方面：

1．追究違約賠償權。依合同法律法規(guī)的規(guī)定，合同當事人一方違約，另一方有權追究其違約責任，遭受損失的，有權要求對方賠償?，F代公司在對外經營活動交往中，如發(fā)現對方違約，有權要求對方承擔違約責任。

2．撤銷或變更合同權。公司在簽訂合同過程中存在重大誤解、顯失公平、等情形時，可以行使合同的撤銷權或變更權，以維護自身的合法利益。

3．代位權。在合同履行中，因債務人怠于行使其到期債權，對作為債權人的公司造成損害的，公司可以向人民法院請求以自己的名義代位行使債務人的債權，但該債權專屬于債務人自身的除外。代位權的行使范圍以公司的債權為限。公司行使代位權的必要費用，由債務人負擔。

4．抗辯權。公司在進行外部交易時，作為合同當事人一方，在《合同法》第66、67、68條規(guī)定的情形出現時，享有同時履行抗辯權、后履行抗辯權和先履行抗辯權，以減少自身的經濟損失。

三、現代公司在合同管理中存在的問題

現代公司在合同管理中存在的問題主要體現在一些中小規(guī)模的公司法定代表人或相關負責人，不熟悉合同法律法規(guī)的一般規(guī)定，基本上沒有把合同管理納入經營管理之中，合同法律意識普遍不高。其中較為突出的一個表現就是公司的公章、介紹信和空白合同等重要的法律文書被人非法盜用、不合理借用，另外對聯系業(yè)務的公司員工的相關授權不明也是容易引發(fā)糾紛的原因之一。有些公司沒有制定明確的授權規(guī)范和制度，導致有些部門超出自身權限范圍越權對外簽訂合同，也有些一般員工在未經授權的情形下對外簽訂合同。因此明確公司合同簽訂中的授權制度是依法規(guī)范合同管理的一個起始點，并且明確普通授權、特別授權、轉授權代理、授權委托書的管理和使用等，對企業(yè)實施財務、物資采購等集中有效管理也提供了明確的法律依據。

再者，有些公司在合同簽訂行為上存在不規(guī)范、約定不明確的情況。這些公司在日常經濟交往中，雖然注意到簽訂合同的必要性，但卻不重視合同內容的規(guī)范，這樣的結果往往是對合同標的約定不明確，合同條款不完善，責權利表述不明確，意思表達模糊，這樣的合同極容易陷入欺詐圈套，引發(fā)大量合同糾紛。鑒于此，筆者認為格式合同的采用有助于部分公司規(guī)避此類問題。因為，格式合同一般是在總結了大量的實踐經驗基礎上起草的，對雙方的權利義務約定比較平衡和均勻，因此建議盡可能選用規(guī)范的格式合同來處理雙方的經濟往來。在合同中對雙方權利義務和相關條款作出明確的約定，無論對方的誠信如何，使自己風險降低到最低限度，這也是經濟活動中必要的一種風險防范意識。

還有部分公司不注重簽書面合同，盲目輕信“口頭承諾”。一些公司在與熟人、朋友以及老客戶進行交易過程中，為圖省事，一般就按照慣例和約定俗成進行合作，一些重要的書面文本被幾句話一帶而過，但，一旦一方失信，便糾纏不清，引發(fā)合同糾紛。據統計，70%的企業(yè)簽訂合同的金額不足實際經濟往來總額的40%。有的公司僅憑對方只言片語的電報、電話、發(fā)貨通知單就進行交易，給合同履行帶來隱患。分析雙方不簽訂合同的原因既有出于信任對方的可能，也有圖省事的可能。但恰恰就是因為這些合同簽訂過程中出現的不必要的過錯，致使當事人事后需要花費大量的精力和時間來彌補和處理這些當初圖省事的一時舉動。

四、對現代公司合同管理的幾點建議

鑒于現代公司中合同管理方面存在的上述問題，筆者提出如下改善建議：

（一）建立健全的公司合同管理規(guī)章制度

要使現代公司的合同管理規(guī)范化、科學化、法律化，首先要從完善制度入手，制定切實可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內容應包括：合同的歸口管理，合同的資信調查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、備案，法人授權委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾紛處理，合同定期統計與考核檢查，合同管理人員培訓，合同管理獎懲與掛鉤考核等。公司通過建立合理有效的合同管理制度，做到管理層次清楚、職責明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。

（二）加強公司合同管理人員的培訓教育

合同管理人員的業(yè)務素質的高低，直接影響著整個公司的合同管理質量。通過學習培訓，使合同管理人員掌握合同法律知識和簽約技巧，堅持持證上崗和年檢考核制度，這不但有助于增強合同管理人員的工作責任感，也利于提高其自身的合同法律意識。

（三）加強重大合同的審查管理

一般地，現代公司的重大合同主要有：中外合資合作合同、公司購并合同、聯營合同，獨家代理協議、重大技術改進或技術引進合同、標的額巨大的合同、房地產開發(fā)與交易合同等。把這些對公司的生產經營活動和經濟效益影響大的合同挑出來，作為合同的重點管理對象，從合同的項目論證、對方當事資信調查、合同談判到文本的起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理等一系列的工作，都由專業(yè)的法律顧問部門參與，以嚴格控制合同管理的整個過程，預防合同糾紛的發(fā)生，有效維護公司合法權益。

（四）實施有效的監(jiān)督和結算

簽約的目的主要是保障合同的及時有效履行，防止違約行為的發(fā)生，所以，對合同的履行進行監(jiān)督是十分必要的。通過監(jiān)督可以知道公司各類合同的履行情況，及時發(fā)現影響履行的原因，以便隨時向各部門反饋，排除阻礙，防止違約的發(fā)生。另外，合同結算是合同履行的主要環(huán)節(jié)和內容，把好合同的結算關至關重要，這既是對合同簽訂的審查，也是對合同履行的監(jiān)督，具體可采取或制定貸款支付復核程序，以實施有效的管理。

（五）正確、及時地處理違約糾紛

合同違約糾紛發(fā)生后，為挽回經濟損失、避免情勢惡化，公司法律部門應區(qū)別具體情況，選擇合適的違約條款和糾紛處理條款，及時采用協商，仲裁或訴訟等方式，追究違約方的違約責任，積極維護公司的合法權益。

五、結語

強化現代公司的合同管理，可以使我們在業(yè)務工作中由“事后救火”變?yōu)椤笆虑胺阑稹保卫螛淞ⅰ巴鲅蜓a牢已晚，防患未然為先”的觀念?？偠灾F代公司的合同管理，是一個值得深入研究和探討的大課題，除上述一些管理思路之外，一個現代公司的全面合同管理，還需要注重組織機構、規(guī)章制度、人才引進和培養(yǎng)、法律知識培訓以及相關計算機軟件管理等各方各面的相互配合支撐，使得現代公司的合同管理更加趨向完美，相得益彰。

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作者簡介：

余先玲，女，經濟法學專業(yè)碩士，長期關注和從事經濟法學理論和實踐研究，現為廣州華立科技職業(yè)學院教師。