高職院校檔案工作之管見

劉 洪

摘要當(dāng)前高等職業(yè)教育正蓬勃發(fā)展,但總體上多數(shù)高職院校檔案工作卻遠(yuǎn)滯后于高職教育的發(fā)展,存在一些亟待解決的問題。筆者針對高職院校檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析,并就如何加強(qiáng)和改進(jìn)高職院校的檔案工作提出幾條措施,以期同行斧正。

關(guān)鍵詞高職院校 檔案工作 問題 措施

中圖分類號:G647文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

高職院校檔案是高職院校建設(shè)和發(fā)展的真實(shí)記載和重要財(cái)富,也是高職院校各項(xiàng)管理工作的重要組成部分。實(shí)踐證明,檔案工作在總結(jié)教育工作經(jīng)驗(yàn)、探索教育工作規(guī)律、科學(xué)管理學(xué)校、維護(hù)學(xué)校和師生員工的合法權(quán)益、編寫學(xué)校的發(fā)展歷程、展示學(xué)校的輝煌業(yè)績等方面,都發(fā)揮著不可估量的作用。然而與高等職業(yè)教育蓬勃發(fā)展的規(guī)模和速度相比,多數(shù)高職院校的檔案工作從總體上來看發(fā)展較慢,仍然滯后于高職教育發(fā)展的整體水平。因此,在新的歷史時(shí)期下,加強(qiáng)和改進(jìn)高職院校的檔案工作是非常必要的。

1 目前高職院校檔案工作存在的問題

1.1檔案意識淡薄,自我宣傳不夠

一方面,如今在高職院校中仍有不少人對檔案工作缺乏認(rèn)識,了解不夠。提起檔案,他們以為檔案工作就是文書檔案的簡單收集整理,是一件可有可無無足輕重的事,有些人甚至把重要的業(yè)務(wù)檔案據(jù)為己有,沒有把它看做是學(xué)校檔案管理的重要組成部分。另一方面,高職校檔案部門自身缺少主動宣傳,檔案管理人員只在庫房做一些日常的接收、分類、鑒定、歸檔、保管等常規(guī)性的工作, 很少深入到教學(xué)等相關(guān)部門宣傳檔案的重要性;或者即使做了一些宣傳, 卻因宣傳的內(nèi)容和方式過于單一,宣傳力度不夠,形式呆板,不能起到應(yīng)有的效果。

1.2檔案管理機(jī)制不健全

多年來,高職院校檔案管理體制尚不完善, 缺乏切實(shí)可行的制度,管理水平處于應(yīng)付式的經(jīng)驗(yàn)管理,缺乏系統(tǒng)、完備的檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系,部分內(nèi)容還沒有納入檔案規(guī)范化管理體制。如高職院校的檔案主要以學(xué)生學(xué)籍管理和教師教學(xué)業(yè)務(wù)檔案為主。由于教學(xué)工作周期較長,師生檔案形成時(shí)間也相應(yīng)較長,涉及職能部門多,加之檔案材料的形成相對分散、歸檔沒有嚴(yán)格規(guī)范的程序,因而現(xiàn)在不少高職校是各部門自行管理,缺乏全校統(tǒng)一的協(xié)調(diào)合作,致使檔案材料難以齊備完整,很難全面反映教師、學(xué)生在校的真實(shí)面貌。

1.3檔案管理人員素質(zhì)不高

一名合格的檔案管理人員應(yīng)具備較高的專業(yè)素質(zhì)。但目前高職院校檔案管理人員大多數(shù)都是半路出家,很少是學(xué)檔案管理專業(yè)的,不少檔案人員既缺乏專業(yè)知識的理論功底,又缺乏學(xué)術(shù)研究、史料研究的學(xué)術(shù)意識,同時(shí)欠缺計(jì)算機(jī)信息管理等基本技能。此外,高職校檔案工作日常同外界交流較少,工作人員沒有相互學(xué)習(xí)和提高的機(jī)會,很難增加自己的見識,因此,檔案管理自然是過去傳統(tǒng)體制管理的延續(xù),呆板、沒有活力,停滯不前,進(jìn)而嚴(yán)重影響到高職院校檔案管理的質(zhì)量。

1.4檔案經(jīng)費(fèi)投入不足,設(shè)施不完善

隨著高職教育的發(fā)展,檔案管理工作任務(wù)日益繁重,目前由于各高職院校在檔案管理方面資金投入較少,有的院校根本就沒有任何經(jīng)費(fèi)投入,現(xiàn)有檔案館室的庫房簡陋,辦公條件差,庫房、辦公室、閱覽室也未實(shí)現(xiàn)三分開,沒有配備應(yīng)有的現(xiàn)代化及檔案保護(hù)設(shè)備,這不僅影響到檔案的安全保管,也使得檔案管理缺乏外在壓力和內(nèi)在動力。

2 高職院校檔案工作應(yīng)采取的措施

進(jìn)入21世紀(jì),高等職業(yè)教育面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn),這無疑對高職院校檔案管理工作提出了更高的要求。面對高職院校檔案工作中存在的問題,如何加強(qiáng)和改進(jìn)高職院校的檔案工作,以更好地服務(wù)于高職院校和社會發(fā)展的需要?為此,筆者提出以下幾條措施。

2.1加大宣傳力度,提高檔案意識

高職院校檔案工作人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》,利用各種機(jī)會大力宣傳檔案工作,收集歸檔時(shí)要宣傳,提供利用時(shí)更要宣傳。檔案工作人員要抓住提供檔案利用這一關(guān)鍵環(huán)節(jié)加大宣傳力度,以提高和強(qiáng)化教職工的檔案意識和檔案法制觀念,使高職院校檔案的依法管理和保護(hù)成為廣大教職工和每位檔案工作人員的自覺行為。高職院校的檔案宣傳要根據(jù)本校工作重點(diǎn)、辦學(xué)特色,確定宣傳對象,拓展宣傳途徑,豐富宣傳內(nèi)容。如運(yùn)用廣播、電視、網(wǎng)絡(luò)、報(bào)刊等現(xiàn)代化傳媒手段和開展專家講座、檔案類知識競賽等活動,讓更多的人了解檔案并參與到檔案管理工作中來,從而促進(jìn)高職校教職工檔案意識的普遍提高。

2.2建立健全統(tǒng)一的檔案管理制度

高職院校應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況,按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則,理順和健全高職院校檔案管理體制。如設(shè)立一個(gè)學(xué)校綜合檔案室,采取統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分類編目、集中管理的辦法。學(xué)籍檔案、教務(wù)檔案、文書檔案、會計(jì)檔案分別由學(xué)生工作處、教務(wù)處、辦公室、財(cái)務(wù)處按要求立卷,由校檔案室把關(guān),年終移交綜合檔案室進(jìn)行統(tǒng)一管理。在集中統(tǒng)一管理各類檔案的同時(shí),要加強(qiáng)對各部門檔案的監(jiān)督和指導(dǎo),使檔案信息傳遞及時(shí),管理不留空白,不斷提高學(xué)校檔案管理水平。只有建立和健全檔案管理機(jī)制,實(shí)行規(guī)范化的檔案管理,才能確保高職院校檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化。此外,還應(yīng)建立和實(shí)施檔案管理激勵(lì)機(jī)制,年終考核時(shí),嚴(yán)格檢查評定檔案工作人員的工作質(zhì)量,并作為考核的依據(jù),對于檔案工作做得比較好的人員,要給予物質(zhì)與精神獎(jiǎng)勵(lì),以調(diào)動他們的工作積極性;對于做得較差的人員,應(yīng)進(jìn)行批評處罰,以此提高學(xué)校檔案管理的質(zhì)量。

2.3提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

高職院校檔案工作人員的素質(zhì)直接關(guān)系到學(xué)校檔案管理工作水平的高低,質(zhì)量的優(yōu)劣。因此,這對高職院校檔案管理人員提出了更高的要求。首先,對高職院?，F(xiàn)有的檔案管理人員,應(yīng)定期進(jìn)行檔案專業(yè)指導(dǎo)和培訓(xùn),夯實(shí)專業(yè)基礎(chǔ)理論知識,不斷提高自身專業(yè)素質(zhì)。其次,在熟悉掌握檔案專業(yè)知識的同時(shí),還應(yīng)廣泛吸收相關(guān)學(xué)科知識,如檔案管理人員應(yīng)能操作計(jì)算機(jī),能借助互聯(lián)網(wǎng)查尋檔案信息,能借助字典查閱有關(guān)外文檔案資料,拓寬自己的知識面,不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力,更好地為高職教育的發(fā)展服務(wù)。

2.4加大檔案管理的資金投入

各高職院校的領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)重視學(xué)校檔案的重要性,加大檔案管理的資金投入,增加必要的基礎(chǔ)設(shè)施,比如配備去濕機(jī)、冷凍殺蟲柜、空調(diào)、吸塵器、消防設(shè)施及縮微、圖文掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備,使學(xué)校檔案室不僅達(dá)到防火、防蛀、防盜、防潮等方面的要求,而且為檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。

2.5加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)和利用

高職院校檔案信息資源的開發(fā)利用,主要有兩方面:一方面是對學(xué)校檔案室現(xiàn)存的檔案資源(包括紙質(zhì)案卷、照片、光盤等)進(jìn)行開發(fā)利用,如可利用校史檔案,建立自己的校史陳列室,以展示學(xué)校的輝煌業(yè)績和發(fā)展歷程,使學(xué)校對廣大師生產(chǎn)生更大的凝聚力,擴(kuò)大學(xué)校在社會上的影響;另一方面是對網(wǎng)絡(luò)資源的開發(fā)利用,加快實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)管理的步伐,利用計(jì)算機(jī)、或通過互聯(lián)網(wǎng)獲取外界有價(jià)值的教育檔案信息,充分挖掘各種教育檔案信息資源,實(shí)現(xiàn)高職校檔案信息資源共享,為高職教育事業(yè)發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)、更快捷的服務(wù)。

總之,高職院校檔案工作必須與時(shí)俱進(jìn),積極創(chuàng)新,為高職教育的發(fā)展提供更有效的服務(wù)和支撐,從而使高職院校的檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化。

參考文獻(xiàn)

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