中學(xué)校長時(shí)間管理行為調(diào)查報(bào)告

朱曉穎

摘要:時(shí)間管理能力是每一個(gè)管理者都必須具備的一種重要素質(zhì),中學(xué)校長作為一所學(xué)校的管理者也不例外。從某種意義上可以說,如果一位校長不能科學(xué)有效地管理好自己的時(shí)間,那么,他也無法真正有效地管理好那所學(xué)校。我們通過問卷調(diào)查,總結(jié)出校長在時(shí)間管理方面的具體特點(diǎn)。并針對這些特點(diǎn),為校長提高時(shí)間管理能力提出了一些建議。

關(guān)鍵詞:時(shí)間管理;中學(xué)校長;調(diào)查報(bào)告

中圖分類號:C93 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號:1002—2589(2009)31—0118—02

一、前言

社會(huì)的變革與發(fā)展使今天的學(xué)校與以往有了很大不同,校長的角色與職能也發(fā)生了巨大的變化。校長們需要花更多的時(shí)間和精力去管理學(xué)校事務(wù)、去領(lǐng)導(dǎo)課程與教學(xué)、去關(guān)注教師的專業(yè)發(fā)展、去充分挖掘社區(qū)資源……,在這種情勢下,校長要想成為一個(gè)高效能的領(lǐng)導(dǎo)者、一個(gè)充滿熱情的領(lǐng)導(dǎo)者繼而成為一個(gè)完美生活的擁有者,就成為了一個(gè)遙遠(yuǎn)但卻富有吸引力的目標(biāo)。要實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo),不同境遇的校長所面臨的困難多有不同,但在眾多不同的困難中,有一個(gè)是共同的難題,那就是時(shí)間。很多校長都感到自己的時(shí)間不夠用,校內(nèi)要處理的事很多,校外要開的會(huì)也有很多,還要應(yīng)付各種沒完沒了的檢查、評比,校長們的個(gè)人時(shí)間就像交通高峰期堵得一團(tuán)糟的公路,應(yīng)該做的和不應(yīng)該做的事情占滿了校長的全部時(shí)間,而那些真正緊急而且重要的事情卻抽不出時(shí)間去做。

二、調(diào)查的工具、方法與程序

通過收集資料并參照企業(yè)時(shí)間培訓(xùn)課程的相關(guān)內(nèi)容,我們自行編制了《中學(xué)校長時(shí)間管理調(diào)查問卷》。本問卷采用開放式和封閉式相結(jié)合的形式, 共設(shè)計(jì)問題38個(gè)。其中,開放式問題5個(gè),由參與調(diào)查的校長根據(jù)自己的實(shí)際情況自主回答;封閉式問題33個(gè),由校長根據(jù)自己的實(shí)際情況在提供的選項(xiàng)中進(jìn)行選擇。問卷共涉及了三大類問題。第一類是背景題,對校長的是否為正職以及主要分管工作等方面的情況做了調(diào)查;第二類是認(rèn)知題,對校長的時(shí)間價(jià)值感進(jìn)行了調(diào)查;第三類是客觀題,對校長們使用、分配時(shí)間的具體情況進(jìn)行了調(diào)查,目的是考察校長們在時(shí)間監(jiān)控、時(shí)間規(guī)劃以及時(shí)間評估等方面能力。

我們以江西省某期高(完)中任職資格培訓(xùn)班的參訓(xùn)校長為對象,對他們的時(shí)間管理情況進(jìn)行了調(diào)查。共有60位校長參與了我們的調(diào)查,回收有效問卷55份,回收率91.67%。

三、調(diào)查結(jié)果分析

通過對調(diào)查結(jié)果的統(tǒng)計(jì)和分析,我們發(fā)現(xiàn),這55位校長時(shí)間管理的現(xiàn)狀可以歸納為:忙、盲、茫。

(一)忙

1.在參與調(diào)查的校長中,有74.5%的校長有時(shí)候會(huì)覺得自己想做的事情沒有時(shí)間去做,而有22%的校長經(jīng)常會(huì)覺得自己想做的事情沒有時(shí)間去做。

2.一天工作結(jié)束時(shí),92.7%的校長都覺得疲倦;只有5位校長的睡眠時(shí)間可以保證在8小時(shí)以上,有4位校長的睡眠時(shí)間在5小時(shí)以下,還有4位校長經(jīng)常失眠。

3.16.36%的校長經(jīng)常會(huì)把工作帶回家,74.54%的校長偶爾會(huì)把工作帶回家。

4.有15位校長每天在校內(nèi)的時(shí)間在6～8小時(shí)之間,33位校長每天在校內(nèi)的時(shí)間在9～12小時(shí)之間,有4位校長每天在校內(nèi)的時(shí)間在12小時(shí)以上,只有3位校長的在校時(shí)間低于6小時(shí)。

5.有20位校長每天可以自由支配的時(shí)間在1～2小時(shí)之間,22位校長每天可以自由支配的時(shí)間在2～3小時(shí)之間,有8位校長的可支配時(shí)間在4小時(shí)以上,還有5位校長幾乎沒有自由時(shí)間。

(二)盲

1.在55位校長中,有3位校長很少對自己的工作做計(jì)劃;有41位校長一般只是在大腦中設(shè)想一下工作安排;只有11位校長有經(jīng)常做出書面計(jì)劃的習(xí)慣,而在這11位校長中,只有4位是既有短期安排又有長期計(jì)劃的,而其余9位則只有短期安排。

2. 90.9%的校長選擇先做緊急的事而不是重要的事,不知道時(shí)間的四象限法則。

3.只有23位校長經(jīng)常會(huì)把最重要的工作安排在活動(dòng)效率最高的時(shí)間段里去做,以提高工作的效率。

(三)茫

1. 78.18%的校長認(rèn)為管理時(shí)間需要一定的方法,但自己并沒有掌握這樣的方法。

2.在參與調(diào)查的55位校長中,只有7%的校長會(huì)經(jīng)常學(xué)習(xí)有關(guān)如何有效利用時(shí)間的知識。

四、思考與討論

從調(diào)查的結(jié)果可以看出,校長們的時(shí)間管理水平是比較低的,這對于做好學(xué)校的管理工作將十分不利。學(xué)校是一個(gè)組織,管理一所學(xué)校,就是要管理人力、財(cái)力、時(shí)間等方方面面的資源,管理學(xué)泰斗彼得·杜拉克說過:“時(shí)間是最稀有的資源,除非能有效地管理它,否則其它的資源就更無法管理?！边@也就是說,“時(shí)間管理”是一切管理的根源,惟有成功的時(shí)間管理,才是有效管理的基礎(chǔ)。因此,“校長時(shí)間管理”的實(shí)質(zhì)并不僅僅是校長們怎樣去管理、利用好自己的時(shí)間,而是在時(shí)間流逝的過程中校長應(yīng)怎樣進(jìn)行有效的自我管理。校長,作為學(xué)校發(fā)展的規(guī)劃者和各項(xiàng)重大事務(wù)的決策者,必須努力用科學(xué)的原則和有效的策略去提高時(shí)間的利用率和有效性。那么校長應(yīng)怎樣對自己的時(shí)間進(jìn)行有效管理,以提高工作、學(xué)習(xí)、生活的效率和品質(zhì),促進(jìn)學(xué)校的快速發(fā)展呢?我們提出如下建議:

1.強(qiáng)調(diào)學(xué)校制度建設(shè)。在學(xué)校管理中應(yīng)大力加強(qiáng)制度建設(shè),做到“用制度管人”,而不是“用人去管人”。這樣做,不僅可以規(guī)范學(xué)校的各項(xiàng)管理工作,還可以節(jié)約大量的時(shí)間,因?yàn)閷W(xué)校管理工作有其特殊的周期性。如學(xué)校每天的作息制度、每周的教學(xué)、教研活動(dòng)、每學(xué)年的新生招收、畢業(yè)生工作等,都是以不同時(shí)間為單位所進(jìn)行的周期性循環(huán)。在這種情況下,如果有詳細(xì)規(guī)范的制度,就可以為學(xué)校的管理工作節(jié)省大量的時(shí)間。需要特別指出的是,學(xué)校在制訂的規(guī)章制度時(shí)應(yīng)特別注意:制度應(yīng)盡量完善,使師生員工的各項(xiàng)工作都有章可循、有制可依。

2.善于制定工作計(jì)劃。訂好學(xué)校工作計(jì)劃是學(xué)校管理中非常重要的一環(huán)。因?yàn)楣芾硎怯杏?jì)劃、有目的過程,如果管理工作缺乏計(jì)劃,或是沒有按計(jì)劃辦事,或是計(jì)劃不周,就會(huì)產(chǎn)生忙亂現(xiàn)象。時(shí)間管理的計(jì)劃原則也指出,如果在制訂有效的計(jì)劃時(shí)花費(fèi)1個(gè)小時(shí),在執(zhí)行時(shí)就會(huì)節(jié)省3～4個(gè)小時(shí),而且確保能取得更好的效果。但是,很多校長喜歡行動(dòng)而不愿意思考,總是不顧一切地“苦干加蠻干”。據(jù)我們了解,校長們不愿做計(jì)劃的原因主要有兩個(gè):一是在實(shí)際工作中,制定好的計(jì)劃往往被許多意想不到的事件打斷,很難完整地實(shí)施,久而久之,校長們就對制定計(jì)劃喪失了信心,不愿再指定計(jì)劃了。校長們所說的這種情況固然是存在的,但若過分地強(qiáng)調(diào)這一點(diǎn),則有可能養(yǎng)成一種遇事做事的僥幸心理。試問:房子燃燒的緊要關(guān)頭,消防隊(duì)員是應(yīng)該立刻拿起水龍頭或滅火槍盲目施救,還是應(yīng)該花費(fèi)少許時(shí)間先判別一下風(fēng)向然后再進(jìn)行針對性的施救呢?顯然應(yīng)該是后者。事前制定好計(jì)劃,看似花費(fèi)了一些時(shí)間,然而正是依靠花費(fèi)的這點(diǎn)時(shí)間才可以在事中節(jié)省更多的時(shí)間,并收到更好的效果,而校長們也可以免于充當(dāng)救火隊(duì)員的角色。校長們不愿做計(jì)劃的第二個(gè)原因是不知如何做計(jì)劃。

那么校長們究竟應(yīng)該怎樣做計(jì)劃呢?一般來說,可以遵循以下步驟:1)確立目標(biāo);2)設(shè)計(jì)完成目標(biāo)的各種方法和途徑;3)選定最佳的完成方案;4)將最佳方案具體為成月/周/日的工作事項(xiàng);5)按事件的輕重緩急編排月/周/日的工作次序,并留出足夠的機(jī)動(dòng)時(shí)間;6)定期檢查計(jì)劃的完成情況。當(dāng)然,制定計(jì)劃只是第一步,關(guān)鍵還是要有行動(dòng)。尤其值得注意的是,在實(shí)踐計(jì)劃的時(shí)候,校長們的心理要保持平靜,能正確和理性地估計(jì)困難、做好及時(shí)調(diào)整準(zhǔn)備計(jì)劃的準(zhǔn)備。

3.勇于并且善于說“不”。1)勇于對自己的內(nèi)心說“不”。時(shí)間管理需要一個(gè)與個(gè)人的價(jià)值觀相吻合的目標(biāo)追求。如果價(jià)值觀不明確,人們往往就很難知道什么對自己最重要,時(shí)間的分配也就會(huì)不恰當(dāng)。因?yàn)橹挥芯哂忻鞔_的價(jià)值觀,人們才可以對自己要做的事情作價(jià)值排序,然后才能分出輕重緩急。面對紛擾的外部世界,校長們必須明白那些事是自己應(yīng)該做的,而還有一些事是應(yīng)該拒絕的,這就是所謂的“有所棄才能有所取,有所不為才能大有作為。” 2)善于對他人的請求說“不”。校長由于手中擁有一些權(quán)利,因而難免要面對一些人的訴求。訴求的人和事多了,難免就會(huì)占用掉大量的時(shí)間。校長們能夠擁有的時(shí)間總是有限的,他永遠(yuǎn)沒有時(shí)間去做每件事。當(dāng)校長能夠克服“不好意思拒絕”的心理,并具備一些“拒絕他人”的技巧,那么他由于善于對他人的請求說“不”而節(jié)省的時(shí)間將極為可觀。

4.善于分權(quán)巧于授權(quán)。1)善于分權(quán)。面對教育、教學(xué)、行政事務(wù)等頭緒眾多的復(fù)雜管理,即使是一個(gè)智慧超群的校長,也不能事事親躬,包攬一切。這時(shí)就要實(shí)行“分而治之”,也就是分權(quán)。將權(quán)力分散,是校長加強(qiáng)時(shí)間管理的重要手段,也是校長避免陷于日常瑣事而無暇顧及大事的有效方法。學(xué)校管理理論認(rèn)為,越是集權(quán)的校長,其管理水平越是處在一種低層面的忙碌狀態(tài),他很少能有時(shí)間和精力從教育教學(xué)理念以及學(xué)校發(fā)展目標(biāo)的層面上去考慮學(xué)校的發(fā)展問題。分權(quán)是分工,校長和副校長之間要有明確的分工、主管某項(xiàng)工作的副校長與教研組長、教務(wù)主任也要分工。2)巧于授權(quán)。通常情況下,分權(quán)的效果有賴于授權(quán)的技巧。有效的授權(quán)才能最終節(jié)省時(shí)間。有效的授權(quán)就是要在授權(quán)的最初階段花費(fèi)時(shí)間,制訂周密而詳細(xì)的授權(quán)計(jì)劃,選擇和培訓(xùn)能夠勝任此項(xiàng)工作的人員,對他們提出要求和希望,指導(dǎo)并和他們一起商討應(yīng)如何改進(jìn)工作,讓他們參與對其工作有影響的決策,衡量和獎(jiǎng)罰完成的結(jié)果。

5.留出個(gè)人學(xué)習(xí)時(shí)間。學(xué)習(xí)是校長的另一個(gè)重要責(zé)任。這不僅是關(guān)系到校長個(gè)人成長的大事,也是關(guān)系到學(xué)校發(fā)展的大事。在某種程度上說,一個(gè)學(xué)校的發(fā)展和飛越,就是校長思想的發(fā)展和飛越;一個(gè)學(xué)校的發(fā)展危機(jī),就是校長思想的枯竭。校長的思想從哪里來,就是從辦學(xué)實(shí)踐和學(xué)習(xí)中來,所以校長必須給自己留下學(xué)習(xí)時(shí)間,讀書、看雜志、聽報(bào)告和參觀名校,跟蹤前沿的學(xué)校管理思想和教育思想。校長們應(yīng)該制定讀書計(jì)劃,就像教師的教學(xué)計(jì)劃每周要完成多少任務(wù)一樣,做到每周學(xué)習(xí)有內(nèi)容,每周學(xué)習(xí)有收獲。校長還要為自己安排好寫教育隨筆的時(shí)間,及時(shí)記錄自己學(xué)習(xí)和思考所得,理清思緒,明晰思路,升華思想。校長只有不斷地學(xué)習(xí),才能不斷地超越自己,學(xué)校也才能不斷地更新和超越。

總之,校長要管理好時(shí)間,要取得支配時(shí)間的主動(dòng)權(quán),就必須做到工作上有計(jì)劃、制度上有規(guī)定、常規(guī)上有分工。講方法、講規(guī)律、講效率。這樣,才能對學(xué)校進(jìn)行有效的管理。

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(責(zé)任編輯/ 姜超)