認(rèn)真貫徹財政法規(guī)　加強(qiáng)會計檔案管理

李　雅

會計檔案，是指記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的重要歷史資料和證據(jù)，一般包括會計憑證、會計帳簿、財務(wù)會計報告以及其他會計資料。會計檔案對于總結(jié)經(jīng)濟(jì)工作，指導(dǎo)生產(chǎn)經(jīng)營管理和事業(yè)管理，查驗經(jīng)濟(jì)問題，防止貪污舞弊，研究經(jīng)濟(jì)發(fā)展的方針和戰(zhàn)略都具有重要作用。

會計檔案亦是企業(yè)檔案的重要組成部分，多年來始終受到國家財政與檔案主管機(jī)關(guān)重視：1984年，財政部和國家檔案局聯(lián)合下發(fā)《會計檔案管理辦法》；1998年8月，財政部、國家檔案局針對我國市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展，經(jīng)濟(jì)和會計工作中的新情況、新問題及原會計檔案管理規(guī)定中不適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和會計改革要求的問題，重新修訂了《會計檔案管理辦法》；1999年頒布的《會計法》。國家一系列法律法規(guī)不僅為會計檔案管理提供了法律依據(jù)，同時表明在市場經(jīng)濟(jì)條件下和建立現(xiàn)代企業(yè)制度進(jìn)程中，加強(qiáng)會計檔案管理，對于貫徹執(zhí)行《會計法》，提高會計工作科學(xué)化、規(guī)范化水平具有重要意義和作用。

為加強(qiáng)我國會計檔案的科學(xué)管理，《會計法》原則規(guī)定了會計檔案的范圍、保管、銷毀等問題，從而將會計檔案管理納入法制化軌道。會計檔案管理是一項技術(shù)性、政策性都很強(qiáng)的工作，為此，《會計法》授權(quán)國務(wù)院財政部門會同有關(guān)部門制定《會計檔案管理辦法》，對會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀，以及單位變更后的會計檔案管理等問題作出了更加明確的規(guī)定。

各種法規(guī)頒布以來，我集團(tuán)堅持把會計檔案管理作為企業(yè)檔案工作的重要內(nèi)容，先后制定了《會計檔案管理暫行規(guī)定》、《會計檔案整理標(biāo)準(zhǔn)》等制度標(biāo)準(zhǔn)，推行了會計檔案集中統(tǒng)一管理，集團(tuán)公司主要生產(chǎn)、輔助單位的會計檔案紛紛移交檔案部門保管，提高了會計檔案規(guī)范化管理水平。1999年，根據(jù)國家頒布的《會計法》，結(jié)合我集團(tuán)實際情況，檔案主管部門會同財務(wù)部門重新修訂了我集團(tuán)《會計檔案管理辦法》，加大了會計檔案管理力度，進(jìn)一步提高了我集團(tuán)會計檔案工作的管理水平。具體體現(xiàn)在以下諸方面：

一、對交由檔案部門管理的會計檔案進(jìn)行了系統(tǒng)整理、排列、編目，有的檔案室還引進(jìn)計算機(jī)管理模式，形成了比較好的管理基礎(chǔ)，為及時、快捷查閱創(chuàng)造了條件。

二、會計檔案移交檔案部門管理，減輕了會計人員負(fù)擔(dān)。確保了會計核算材料的安全質(zhì)量。

三、對會計檔案實行集中統(tǒng)一管理，符合檔案法規(guī)要求，使企業(yè)檔案更加齊全完整。

四、由于會計檔案借閱實行嚴(yán)格的審批手續(xù)，使查閱利用控制在允許范圍，有效保護(hù)了企業(yè)秘密。

五、會計檔案管理規(guī)范化，促進(jìn)了會計檔案作用發(fā)揮。據(jù)統(tǒng)計，近年來會計檔案為我集團(tuán)內(nèi)部審計、清產(chǎn)核資、追收欠款、解決經(jīng)濟(jì)糾紛、維護(hù)合法權(quán)益提供了依據(jù)和參考。取得明顯成效與經(jīng)濟(jì)效益。

六、集團(tuán)公司實施會計電算化后，按照國家有關(guān)規(guī)定制定了相應(yīng)的實施細(xì)則，對會計檔案存檔手續(xù)、保證備份數(shù)據(jù)的安全：打印輸出的憑證、帳冊、報表等書面形式的會計檔案管理：對隨計算機(jī)配置而來的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件以及購買的商品化會計核算系統(tǒng)軟件和以上軟件的備份磁盤，均作為會計檔案保管；同時對備份磁盤會計檔案出借的管理及對偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、帳冊、備份磁盤等的行為的處置都做了詳細(xì)的規(guī)定，通過一系列可操作性的規(guī)定，不僅完善了內(nèi)控制度也保證了會計檔案完好。

縱觀我集團(tuán)會計檔案管理工作，雖然取得一定成績，但也存在一些問題：

(一)少數(shù)單位的會計檔案未能按法規(guī)要求管理?！稌嫹ā芬?guī)定“當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管”。截止目前，我集團(tuán)少數(shù)輔助單位或“三產(chǎn)”企業(yè)仍存在著會計部門自行保管會計檔案現(xiàn)象。

(二)部分超過保管期限的會計檔案不能及時鑒定銷毀?！稌嫏n案管理辦法》規(guī)定，保管期限已滿的會計檔案除未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證不得銷毀外，可以按照報批程序銷毀。由于很多應(yīng)銷毀會計檔案不能正常銷毀，加大了檔案部門工作量，并影響檔案庫房、裝具合理使用。

(三)會計電算化給會計檔案管理帶來的新問題亟待解決。伴隨會計電算化技術(shù)的普遍應(yīng)用，與之俱來的會計電算化所形成會計核算材料的歸檔、保管、利用問題，檔案部門目前尚無較為明確的管理規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，還有待研究探討。

為深入貫徹落實《會計法》，加強(qiáng)會計檔案管理，筆者建議如下：

一、提高認(rèn)識，把會計檔案管理作為貫徹《會計法》的一項內(nèi)容來抓。會計檔案管理是會計工作組成部分，直接關(guān)乎企業(yè)財務(wù)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益。有關(guān)方面應(yīng)把會計檔案管理作為貫徹《會計法》的具體內(nèi)容，為規(guī)范有序的會計工作夯實基礎(chǔ)。

二、認(rèn)真貫徹執(zhí)行集團(tuán)公司的會計檔案管理辦法。各有關(guān)單位應(yīng)以《會計檔案管理辦法》為指導(dǎo)，結(jié)合本單位實際，建立和完善會計檔案保管、借閱、銷毀制度，確保會計檔案的完整與安全。

三、財務(wù)、檔案部門應(yīng)共同加強(qiáng)對會計檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督檢查，按照《會計法》有關(guān)“保證會計資料真實、完整”要求，相互支持，互創(chuàng)方便，及時解決會計檔案管理中出現(xiàn)的新情況，新問題，推動《會計法》的全面貫徹落實，把我集團(tuán)的會計與檔案工作提高到新的水平。