以“公務(wù)博客”為例談學(xué)生信息管理平臺(tái)的建立

摘 要：全面而細(xì)致地對(duì)學(xué)生進(jìn)行管理，利用現(xiàn)代化的傳媒手段建立高度有效的信息管理平臺(tái)是一項(xiàng)基礎(chǔ)而重要的工作。文章結(jié)合工作實(shí)踐中的“年級(jí)公務(wù)博客”實(shí)例，就如何針對(duì)工作中的實(shí)際情況，建立實(shí)用、有效的信息平臺(tái)，做好學(xué)生的管理和服務(wù)工作，進(jìn)行了探索。

關(guān)鍵詞：公務(wù)博客 信息管理 信息平臺(tái) 大學(xué)生管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

作為高校輔導(dǎo)員，筆者深切地感受到，在當(dāng)今高校學(xué)生管理中，亟需建立有效的信息管理和傳遞的平臺(tái)，以解決大量數(shù)據(jù)所造成的“信息壓力”。筆者自2008年3月建立“建設(shè)學(xué)院2007級(jí)公務(wù)”博客(http://hi.baidu.com/jsxy2007)至今，經(jīng)過(guò)近一個(gè)學(xué)年的摸索和嘗試，利用博客進(jìn)行信息發(fā)布已經(jīng)取得了較為成熟的經(jīng)驗(yàn)。本文將結(jié)合這一實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)如何打造現(xiàn)代信息平臺(tái)、建立高效的信息模式進(jìn)行探討。

一、建立公務(wù)博客的動(dòng)因和目的

其一，根據(jù)學(xué)生群體性的現(xiàn)象和特征?，F(xiàn)在的大學(xué)生群體多為“90后”，自主解決問(wèn)題能力不強(qiáng)，責(zé)任意識(shí)不夠，多半不能積極主動(dòng)地解決問(wèn)題，以致經(jīng)常出現(xiàn)一些常識(shí)性問(wèn)題，如經(jīng)常打電話(huà)詢(xún)問(wèn)老師的辦公室在哪里，在下班后到辦公室找老師解決事情，不寫(xiě)請(qǐng)假條來(lái)請(qǐng)假，等等。

讓學(xué)生學(xué)會(huì)接收信息是教育的第一步，再好的教育理念如果沒(méi)有傳達(dá)到位，也就不過(guò)是空中樓閣，缺少建立平臺(tái)的基礎(chǔ)。因此，要針對(duì)現(xiàn)在學(xué)生的群體性特征，讓他們樹(shù)立自主查找信息解決問(wèn)題的意識(shí)，使之從高中時(shí)期“高考至上”、“父母關(guān)注”、“班主任全面引導(dǎo)”等潛意識(shí)中走出來(lái)，做到自我關(guān)注、自我引導(dǎo)，學(xué)會(huì)自我教育和管理。

其二，改變傳統(tǒng)信息傳遞模式高耗低效的現(xiàn)狀。學(xué)生人數(shù)眾多，居住相對(duì)分散，而且沒(méi)有固定的教室，很少有集中傳達(dá)的機(jī)會(huì)。信息傳遞要及時(shí)、到位，而僅僅通過(guò)在固定位置粘貼通知或打電話(huà)通知的方式，往往事倍功半，甚至?xí)驗(yàn)閭鬟_(dá)過(guò)程中的口頭表達(dá)與接收等原因而出現(xiàn)諸多誤差。傳統(tǒng)的紙媒傳播信息的方式已不適合大量信息的傳遞，只有建立高效適用的信息傳播模式才有可能應(yīng)對(duì)大量信息擁堵的現(xiàn)狀。

其三，常規(guī)辦事程序的規(guī)范性有待加強(qiáng)。學(xué)生管理工作具有很大的重復(fù)性，建立常規(guī)工作模式和機(jī)制非常重要。公務(wù)博客將日常辦事程序固定并明確，增加了辦事程序的透明度和規(guī)范性，使學(xué)生本人更為清楚地了解到辦事的程序，因此也就為解決許多實(shí)際問(wèn)題避免了麻煩。如針對(duì)“90后”的諸多問(wèn)題，可以公示辦公室地址、辦公電話(huà)、老師的作息時(shí)間及請(qǐng)假、醫(yī)療等制度，為管理者節(jié)省出大量的時(shí)間，避免工作上的重復(fù)操作。

二、建立公務(wù)博客的方法和原則

公務(wù)博客應(yīng)秉持“公務(wù)”特質(zhì)。堅(jiān)持以下方法和原則。

其一，保護(hù)學(xué)生個(gè)人隱私，保證信息安全。建立公務(wù)博客首先應(yīng)注意信息安全，不得將學(xué)生的學(xué)號(hào)、身份證號(hào)、電話(huà)號(hào)碼、家庭住址、父母聯(lián)系方式等個(gè)人信息公布在信息平臺(tái)上，甚至一般不直接標(biāo)明學(xué)生的姓名，或不讓姓名與班級(jí)、宿舍掛鉤，以防侵犯學(xué)生隱私或被不法之徒利用。

其二，博客界面要簡(jiǎn)潔直觀，凸顯重要內(nèi)容。能讓學(xué)生堅(jiān)持不懈地查看公務(wù)博客的通知，除了使其充分認(rèn)識(shí)到公務(wù)博客的重要性和采取一定的強(qiáng)制手段之外，應(yīng)盡量使博客的界面簡(jiǎn)潔直觀，在題目及通知等文字內(nèi)容上仔細(xì)斟酌，做到言簡(jiǎn)意賅、重點(diǎn)突出、要求明確、落實(shí)到位，使學(xué)生盡可能容易地抓住信息點(diǎn)，從而養(yǎng)成良好的文字閱讀習(xí)慣。

其三，對(duì)發(fā)布的信息進(jìn)行多方分類(lèi)，使學(xué)生便于查找；同時(shí)還要做到內(nèi)容的豐富性，為學(xué)生提供全方位的“營(yíng)養(yǎng)”。對(duì)博客發(fā)布的信息進(jìn)行細(xì)致分類(lèi)，筆者將“年級(jí)公務(wù)博客”的內(nèi)容分為“獎(jiǎng)學(xué)助貸”“會(huì)議培訓(xùn)”“材料收發(fā)”等10個(gè)類(lèi)別，基本上囊括了校園生活的各個(gè)方面，便于學(xué)生查找信息，也便于這些信息和數(shù)據(jù)的整理和統(tǒng)計(jì)。同時(shí)，博客建設(shè)要不斷變化，盡量使內(nèi)容豐富多彩，吸引學(xué)生的注意，保持博客的影響力。筆者在博客中設(shè)立了“心靈讀本”“安全警示”等欄目，把一些好的文章或一些關(guān)系學(xué)生日常生活安全的內(nèi)容發(fā)布到博客上，不僅使博客每日都有更新，而且能夠給學(xué)生的生活和學(xué)習(xí)帶來(lái)更多的精神滋養(yǎng)。

其四，注重常規(guī)機(jī)制的建立和緊急事件的處理兩個(gè)方面的互動(dòng)。一般而言，公務(wù)博客可以滿(mǎn)足日常工作需要，一旦建成，則方便快捷，得心應(yīng)手。這是基礎(chǔ)性的工作，也是保障性的工作。但同時(shí)，學(xué)生對(duì)博客的反應(yīng)相對(duì)較慢，不適用突發(fā)性事件或緊急事件，應(yīng)采取較為直接的方式，如電話(huà)聯(lián)系、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議等直接溝通的方式來(lái)處理。即便如此。公務(wù)博客也可以做到很好的輔助作用，比如上傳與緊急事件相關(guān)的表格資料、工作指令等，讓學(xué)生在宿舍就可以很容易下載到這些必須的資料，而不必為一紙表格而奔忙。

其五，時(shí)刻監(jiān)管，及時(shí)發(fā)現(xiàn)不良信息并進(jìn)行刪除。因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)空間是開(kāi)放的和互動(dòng)的，因而難以避免不良信息的介入。因此，作為博客的管理者，要時(shí)刻監(jiān)管博客頁(yè)面的信息，確保其內(nèi)容的嚴(yán)肅性和正確性，遇到不良信息即刻刪除，避免造成不良影響。

三、建立公務(wù)博客的成效和認(rèn)識(shí)

其一，覆蓋面廣，影像力大，效能顯著。公務(wù)博客的傳播目標(biāo)以宿舍為個(gè)體單位。如果一個(gè)年級(jí)有1000人，每間宿舍有4人，那么點(diǎn)擊次數(shù)達(dá)到200次以上，信息就基本上傳達(dá)到位了；而某些只針對(duì)某個(gè)群體的通知，點(diǎn)擊量達(dá)到100次左右即可。截至2008年12月25日，本博客共發(fā)布各類(lèi)信息223條，點(diǎn)擊總數(shù)為65964次，平均日訪問(wèn)量234次。其中，2008年6月30日關(guān)于貸款的通知的點(diǎn)擊量為1888次，10月16日發(fā)布的“國(guó)家助學(xué)貸款指南”點(diǎn)擊量為1994次，按照概率計(jì)算，本年級(jí)200余名貸款的學(xué)生，平均每人點(diǎn)擊近10次；而若沒(méi)有博客，相關(guān)問(wèn)題將會(huì)擁堵到電話(huà)機(jī)或辦公室現(xiàn)場(chǎng)，給其它工作的正常運(yùn)行造成很大的障礙。

其二，精心打造，全面宣傳，良好開(kāi)端。公務(wù)博客建立之初，很多學(xué)生不能適應(yīng)，以致二三個(gè)月后，還有學(xué)生不知“公博”為何物。這須要耐心宣傳和采取相應(yīng)措施。如，多次在班干部會(huì)議上，強(qiáng)調(diào)“公務(wù)博客”的重要性，促使學(xué)生干部去發(fā)動(dòng)和宣傳；同時(shí)，暫時(shí)停止其它信息傳播方式，迫使學(xué)生集中查看博客。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的大力引導(dǎo)，使學(xué)生漸漸能夠適應(yīng)這種信息模式。如果能夠在大一入學(xué)期間便形成這種轉(zhuǎn)變，使學(xué)生養(yǎng)成良好的查看公務(wù)博客的習(xí)慣，在此基礎(chǔ)上，接下來(lái)的管理工作則相對(duì)容易多了。

其三，不斷更新，不斷強(qiáng)化，積極引導(dǎo)。公務(wù)博客建成后并非可以一勞永逸。首先要做到博客內(nèi)容爭(zhēng)取每天都有更新，要求學(xué)生每天都要查看，并定格成一種良好的習(xí)慣；其次，要關(guān)注每一篇博客的點(diǎn)擊量，判斷是否跟實(shí)際情況成正比，否則要及時(shí)跟進(jìn)處理；再次，要豐富博客的內(nèi)容，設(shè)立與學(xué)生生活密切相關(guān)的欄目，如“心靈讀本”“新聞簡(jiǎn)訊”等，不斷吸引學(xué)生關(guān)注，以防“接受疲勞”。

其四，針對(duì)性強(qiáng)，明確指導(dǎo)，落實(shí)到位。設(shè)立專(zhuān)門(mén)處理年級(jí)事物的公務(wù)博客，可以在學(xué)校原有通知的基礎(chǔ)上附加上學(xué)院的要求，使之成為適用性更強(qiáng)的文件，因而具有較強(qiáng)的靈活性和針對(duì)性。比如一份材料學(xué)校要求在10月20日前交到學(xué)校團(tuán)委，那么學(xué)院則可以根據(jù)學(xué)院的情況進(jìn)行相應(yīng)的改動(dòng)或附加要求，明確材料的上交時(shí)間、地點(diǎn)和收件人等要素，使學(xué)生明確自己該如何做，而老師則可以只針對(duì)個(gè)別問(wèn)題進(jìn)行指導(dǎo)，便能“坐享其成”了。這些具體的規(guī)定也可以用于其它年級(jí)相似工作的處理，僅做細(xì)微變動(dòng)便可發(fā)布，有利于信息互通，使工作相應(yīng)簡(jiǎn)化，一步到位。

四、結(jié)語(yǔ)

“年級(jí)公務(wù)博客”的建立具有多重價(jià)值和意義，對(duì)建立現(xiàn)代信息管理平臺(tái)有多方面的借鑒意義。其一，可以培養(yǎng)學(xué)生獨(dú)立做事的能力，增加責(zé)任感和危機(jī)意識(shí)，增強(qiáng)其“大學(xué)生”的身份認(rèn)同感；其二，能夠有效地給管理人員和學(xué)生干部減負(fù)，節(jié)約辦公成本。其三，使學(xué)生興趣發(fā)生一定轉(zhuǎn)移，同網(wǎng)絡(luò)游戲爭(zhēng)奪陣地；其四，將工作進(jìn)程以網(wǎng)絡(luò)日志的方式公布，可以作為相對(duì)有效的記錄工具或證明材料。學(xué)生管理工作應(yīng)與時(shí)代的發(fā)展相適應(yīng)，可以充分利用一切現(xiàn)代化手段進(jìn)行信息處理，以提高工作效率。公務(wù)博客能夠充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)資源，產(chǎn)生了良好的效果，這也啟發(fā)我們不斷進(jìn)行多方面的探索，在實(shí)踐中進(jìn)行創(chuàng)新和發(fā)現(xiàn)。

(文字編輯、責(zé)任校對(duì)：王香麗)