淺談用友財務軟件的功能缺陷及其完善

[摘要] 針對用友ERP－U8.50軟件的缺陷，本文從購銷存模塊、數(shù)據(jù)安全、模塊接口及操作界面等四方面進行了具體的分析，并在此基礎上提出了相應的解決方案。

[關(guān)鍵詞] 用友軟件 功能缺陷 解決方案

來自權(quán)威研究機構(gòu)賽迪顧問(CCID)剛剛發(fā)布的最新調(diào)查數(shù)據(jù)顯示：中國最大的ERP（企業(yè)管理軟件）供應商用友軟件在2005年保持高速增長，以近四分之一的市場份額在中國ERP市場中繼續(xù)保持第一并全面超越國際競爭對手，比擠入中國前10 大的兩家國外ERP供應商收入的總和還要高出3.4個百分點。這證明用友軟件已經(jīng)徹底改寫中國ERP市場格局，用友ERP-U8、用友ERP-NC已經(jīng)成為中國企業(yè)應用的主流ERP軟件，用友軟件為代表的中國本土ERP廠商已經(jīng)崛起并成為市場主角。積極拓展市場的用友軟件，2005年已經(jīng)將ERP產(chǎn)品銷售到日本、泰國等亞洲國家 。

用友軟件書寫了中國軟件企業(yè)在全面、激烈的國際競爭中的輝煌。從2002年開始，用友軟件已經(jīng)連續(xù)4年成為中國ERP市場第一，打破了國際廠商在中國ERP市場的壟斷。而在之前國外廠商占有優(yōu)勢的高端ERP市場，因為用友ERP-NC的迅速成熟，已經(jīng)有600多家大型企業(yè)選擇并成為用友軟件客戶，用友ERP-NC已經(jīng)成為中國高端ERP市場的第一品牌。

用友軟件是目前國內(nèi)應用得最為廣泛的財務及企業(yè)管理軟件，其國內(nèi)用戶總量已達10萬家以上，國內(nèi)市場占有率超過40%，行業(yè)覆蓋率達100%，許多指標都高居國內(nèi)同行業(yè)之首。但用戶在使用用友軟件過程中會產(chǎn)生不少問題和困惑，其原因一方面是由于大多數(shù)用戶不熟悉軟件某些功能的原理和細節(jié)，另一方面則是軟件自身存在的一些缺陷和不足(包括其較早推出的集成賬務處理系統(tǒng)6.0和7.0等版本，以及近年推出的針對中小型企業(yè)的最新企業(yè)管理軟件U8。本文將對用友軟件使用過程中遇到的一些普遍性問題中屬于軟件本身的缺陷問題提出解決方法。

一、U8軟件購銷存模塊使用中存在的問題及其解決方法

U8是用友近年推出的針對中小型企業(yè)的最新企業(yè)管理軟件，主要包括基礎設置、財務系統(tǒng)、購銷存、決策支持、行業(yè)一集團管理等五個模塊。在使用中我們發(fā)現(xiàn)其購銷存模塊中存在較多尚待改進之處:

1.在銷售時如何處理單價及收入均為0的贈品業(yè)務

許多企業(yè)為了促銷或其他目的，在銷售產(chǎn)品或進行廣告宣傳時經(jīng)常會向客戶提供一些贈品，這些贈在發(fā)送后需要修改庫存和結(jié)轉(zhuǎn)成本，故需要填制發(fā)貨單和出庫單，但單據(jù)中的單價應該為0，其銷售收入也為0，即不記收人。但在U8購銷存的銷售和庫存系統(tǒng)中不允許輸人單價為0的發(fā)票、發(fā)貨單及出庫單等單據(jù)，這樣這類贈品業(yè)務在系統(tǒng)中就無法處理，這是該系統(tǒng)未考慮周全的一個問題。在目前情況下，可以采用如下方法來處理這類業(yè)務:在填制發(fā)貨單、出庫單及發(fā)票時，將贈品的單價輸人為0.00 001元，對于單價小于0.01元的商品，開發(fā)票后系統(tǒng)不會生成相應的記賬憑證，從而不會產(chǎn)生收人和應收賬款，但不影響其生成相應的發(fā)貨單和出庫單。

2.銷售訂單在開發(fā)票或發(fā)貨單后不會自動關(guān)閉所產(chǎn)生的問題

在購銷存的銷售系統(tǒng)中，提供了兩種銷售處理模式：一種是先發(fā)貨后開銷售發(fā)票(指根據(jù)銷售訂單或其他銷售合同，向客戶開出發(fā)貨單，發(fā)貨后根據(jù)發(fā)貨單開發(fā)票并結(jié)算)；第二種處理模式是開發(fā)票后直接發(fā)貨(指根據(jù)銷售訂單或其他銷售合同，向客戶開發(fā)票，客戶根據(jù)發(fā)票到倉庫提貨，審核后的銷售發(fā)票由系統(tǒng)白動生成相應的發(fā)貨單、出庫單及應收賬款憑證)。在第二種模式下，在根據(jù)銷售訂單開發(fā)票時，需要打開該訂單，但開票后該訂單不會自動關(guān)閉，而必須由人工進行關(guān)閉操作。如果操作員沒有及時或忘記關(guān)閉已開票的訂單，則以后就可能發(fā)生按該訂單重復開票的問題。由于增值稅發(fā)票的沖銷處理在會計上要求很嚴格，會造成不必要的麻煩。同樣在第一種模式下，也會造成重復開發(fā)貨單的問題。如果系統(tǒng)在開出發(fā)票或發(fā)貨單后能將訂單自動關(guān)閉，就可避免上述問題。

3.單據(jù)的刪除功能

在購銷存模塊中提供了對出、入庫單及發(fā)票的刪除功能，這雖然方便了用戶對錯誤出、人庫單及發(fā)票的處理，但同時也會出現(xiàn)一些問題：錯誤的出、入庫單及發(fā)票被刪除后不留任何痕跡，且如果被刪除的出、人庫單及發(fā)票不是最后的單據(jù)，還將造成單據(jù)號不連續(xù)的問題，這對整個系統(tǒng)的職責和內(nèi)部控制非常不利。因此建議操作人員不要使用出、人庫單及發(fā)票的刪除功能，對錯誤的出、人庫單應做反向的單據(jù)沖銷處理，對錯誤的發(fā)票則可使用發(fā)票的作廢功能。

4.關(guān)于存貨編碼及其查找的問題

在購銷存的采購系統(tǒng)中填制采購訂單時，對材料物資的查找只能按編碼進行，不能按存貨名稱查找，這樣就需要操作員記住存貨代碼。通常企業(yè)的存貨都非常繁雜，要記住所有代碼是極其困難的，因此在實際操作中很不方便。在目前情況下要解決這一問題，可以在設置存貨代碼時，考慮把存貨名稱的拼音首字符插入各存貨代碼之前，以達到增加助記性、便于查找的目的。

5.庫存系統(tǒng)使用中存在的主要問題

(1)存貨的庫存短缺報表沒有提供按倉庫進行統(tǒng)計的功能，只能按所有的倉庫進行統(tǒng)計，這對企業(yè)生產(chǎn)或采購部門編制生產(chǎn)或采購計劃可能問題不大，但對各倉庫的存貨管理就很不方便。企業(yè)的存貨大部分是按倉庫進行管理的，顯然每個倉庫的管理人員需要隨時掌握其存貨庫存短缺的情況。

(2)無法以產(chǎn)品為條件在一張表上查詢某一產(chǎn)品在多個倉庫中的總庫存情況，只能按倉庫分別查找，這在實際使用中非常不便。在實務中，許多企業(yè)的一種產(chǎn)品往往會存放于多個不同倉庫中，銷售部門需要隨時了解各種產(chǎn)品的總庫存數(shù)據(jù)。在查詢那些存放于多個倉庫中的產(chǎn)品庫存時，就必須按各個倉庫分別查詢，然后手工進行匯總，顯然非常麻煩其實在軟件中很容易實現(xiàn)按產(chǎn)品查詢總庫存數(shù)據(jù)這一功能。

6.關(guān)于業(yè)務員的輸入問題

在采購和銷售系統(tǒng)中填制采購及銷售訂單時，系統(tǒng)允許不輸人業(yè)務員?？赡苡行┢髽I(yè)并不要求按業(yè)務員進行訂單匯總，但多數(shù)企業(yè)有這方面的嚴格要求，軟件不強制輸人業(yè)務員，業(yè)務員就很容易被忽略輸人，這對日后的匯總管理將造成很大不便，也不便于經(jīng)濟責任制的落實。故建議用戶在操作中應注意輸人業(yè)務員，軟件也應有強制輸人業(yè)務員的要求。

二、安全漏洞及補救措施

目前，大多數(shù)的財務軟件開發(fā)商都把注意力集中在如何擴充及完善軟件功能、如何適應不斷變化發(fā)展的財務制度等問題上，很少去關(guān)注軟件用戶的財務數(shù)據(jù)的保密問題。他們對財務軟件所做的加密處理，實際上是對軟件本身進行加密，其目的是防止盜版；而對于用戶的“數(shù)據(jù)安全控制”問題，大多數(shù)的軟件商都未予以足夠的重視，有些軟件甚至未設置任何保護措施。

1.危害

電算化系統(tǒng)的內(nèi)部工作人員為了達到竊取或泄露商業(yè)秘密、非法轉(zhuǎn)移資金、掩蓋各種舞弊行為等非法目的，會千方百計尋找各種各樣的方法來實現(xiàn)。隨著工作人員的計算機知識不斷積累和各種應用軟件的使用，注冊表的神秘面紗已被揭去，找到注冊表中Admin的密碼已經(jīng)不是件很難的事情了。這樣Admin和操作人員的密碼形同虛設，會計數(shù)據(jù)根本就沒有什么安全可言。系統(tǒng)管理員主要負責整個系統(tǒng)的安全和維護工作，工作主要包括設置操作人員、引入和輸出會計賬套等。得到了Admin的密碼，也就意味著控制了整個系統(tǒng)，就可以隨心所欲地進行各種操作了。

用一個賬套可以設置多個賬套主管的漏洞，新增一操作人員，并設權(quán)限為賬套主管，隨時利用賬套主管的權(quán)限進行非法操作；直接找到原賬套主管的密碼，以賬套主管的身份進行非法操作；找到某操作人員的密碼，進行非法操作以陷害某人；竊取商業(yè)秘密、非法篡改、刪除數(shù)據(jù)等等非法活動。操作完后，再利用Admin的身份清除上機日志，不留下任何操作痕跡。由此可見，用友軟件的數(shù)據(jù)保密措施是不完善的。

2.補救措施

針對Admin密碼保護的漏洞，應采取積極的對策，把風險控制在最低程度。采取的主要對策有：

(1)建立嚴密科學的計算機風險控制機制。重點要求操作人員上機必須登記，上機操作記錄本必須有專人保管。加強對賬務處理的事前、事中、事后監(jiān)督。

(2)制定嚴格的操作控制制度。凡是上機操作人員必須經(jīng)過授權(quán)；禁止系統(tǒng)開發(fā)人員接觸和操作計算機；熟悉計算機的無關(guān)人員不得進入機房等。

(3)操作人員和系統(tǒng)維護人員應嚴格界定其職責，系統(tǒng)開發(fā)人員和維護人員不得擔任操作工作。系統(tǒng)維護時必須嚴格按管理制度制定的程序進行維護。

(4)加強系統(tǒng)安全控制。主要控制措施是：建立設備、設施安全措施，保證計算機機房設備的安全和正常運行；建立數(shù)據(jù)安全保密措施，及時做好數(shù)據(jù)備份工作，對磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要存雙備份，當系統(tǒng)被破壞或數(shù)據(jù)被修改時及時恢復；建立檔案保管安全措施，保證會計檔案的完整與安全。

(5)對于單機版的用戶可以鎖定注冊表，禁止使用REG文件，除了系統(tǒng)管理人員外任何人員不得操作注冊表；對于客戶或服務器結(jié)構(gòu)的用戶可以通過修改注冊表，禁止遠程修改注冊表。

(6)加強網(wǎng)絡的安全，安裝網(wǎng)絡防火墻，防止網(wǎng)絡攻擊。

(7)與用友公司及時聯(lián)系尋求解決的辦法，及時修改此漏洞。

(8)條件允許的話，可以開發(fā)一個實用程序給注冊表的Admin密碼的鍵值加密。

三、U8系統(tǒng)各模塊接口中存在的問題

U8系統(tǒng)在模塊間的接口上也存在一些有待改進的間題。如在總賬模塊中生成的應付賬款無法在應付模塊中的“預付沖應付”中體現(xiàn)，“預付沖應付”中的應付只能在應付模塊中產(chǎn)生。這說明軟件的總賬模塊和應付模塊的接口沒有做好。其他各模塊問也存在類似的接口問題，這些都有待軟件進一步改進和完善。

四、U8系統(tǒng)操作界面的缺陷

第一，賬套建立：用友軟件創(chuàng)建賬套出現(xiàn)多個界面，要單獨指定賬套主管，較為煩雜。

第二，憑證處理：功能豐富強大，控制嚴密。憑證界面華麗、金額欄以線條間隔，視覺上略顯雜亂，如果金額輸入錯誤，不便于修改。

第三，記賬、結(jié)賬：用友的記賬、結(jié)賬共涉及四個界面，體現(xiàn)了謹慎的原則，但是過于繁瑣。

基于此，將界面設置的簡潔明了，清楚明白些更易于人機交流。

五、結(jié)束語

以上僅僅是筆者所知的比較典型、常見的一些問題。用友ERP—U8管理軟件在使用過程中可能遇到的問題自然不止這些，許多問題還需我們在實踐中不斷發(fā)現(xiàn)并解決。

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