淺析會計信息系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制管理

[摘要] 本文通過對會計信息系統(tǒng)的介紹以及當(dāng)前在會計信息系統(tǒng)下的企業(yè)內(nèi)部控制管理現(xiàn)狀分析，主要分析會計信息系統(tǒng)對內(nèi)部控制的影響，并在此基礎(chǔ)上探討電算信息系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制管理問題，從而找到更加有效的內(nèi)部控制管理措施。

[關(guān)鍵詞] 會計信息系統(tǒng) 內(nèi)部控制管理

會計信息系統(tǒng)是一個對會計數(shù)據(jù)進行采集、存儲、加工、傳輸并輸出大量會計信息的系統(tǒng)。它通過輸入原始憑證和記帳憑證運用本身特有的一套方法。從價值方而對本單位的生產(chǎn)活動以及經(jīng)營活動進行全面、連續(xù)、系統(tǒng)的定量描述，并將帳簿、報表、計劃分析等輸出反饋給各有關(guān)部門。為企業(yè)的經(jīng)營活動和決策活動提供幫助，為投資人、債權(quán)人、政府部門提供會計信息。以便更加有效地組織和運用現(xiàn)有資金。而計算機會計信息系統(tǒng)的介入，將“計算機會計信息系統(tǒng)”這個新名詞帶入人們的生活。而且使原來龐大冗雜的手工會計工作大大簡化。將會計人員從繁雜的工作中解放出來。

一、會計信息系統(tǒng)對企業(yè)內(nèi)部控制的影響分析

任何內(nèi)部控制制度都有其局限性，根據(jù)公認的看法，內(nèi)部控制的固有限制招呼要有成本控制，串通舞弊，人為錯誤，管理越權(quán)，修訂跟不上變化等幾個方面。但是，在不同的會計操作技術(shù)和信息處理方式下，內(nèi)部控制的這種局限性雖然不能消除，卻是可以改變或影響的。針對內(nèi)部控制的固有局限性，我們將手工會計與電算化會計作一比較，看看會計信息系統(tǒng)在改變內(nèi)部控制管理局限性，提高內(nèi)部控制水平方面，與手工會計有何不同。

1.更為合理的成本控制

控制成本是衡量個內(nèi)部控制制度是否有效的首要指標一個內(nèi)部控制系統(tǒng)所尋求的保證水平有必要根據(jù)其成本而定。一般說來，控制程序的成本不能超過風(fēng)險或錯誤帶來的損失和浪費，否則，再好的控制措施和方法也將失去其降低成本的意義。內(nèi)部控制是組織為了達到提高經(jīng)營效率和充分有效的獲取和使用各種資源，達到既定的管理目標，而在內(nèi)部實施的各項制約和調(diào)節(jié)的組織、計劃、方法和程序。實行任何控制程序都是要有成本的，許多理論上非常有效的控制程序不能得以實施，其根本原因就是成本太高，企業(yè)不能承受。

2.可以有效的防止串通舞弊

不相容職責(zé)的恰當(dāng)分離可以避免單獨一個從事和隱瞞不合規(guī)行為提供合理的保證。但是，兩個或多人合伙既避開這類控制。串通舞弊一直是企業(yè)內(nèi)部控制失效的主要原因。

在手工會計下，通過不相容職位的分離和必要的簽字授權(quán)等方式防范作弊。但是，由于成本和效率的原因，這種控制一般由兩個人來完成，特別重要的流程才由三個人來完成，由于合伙人基本上是在同一個部門長期合作，形成了密切的協(xié)作關(guān)系，因而防范串通舞弊是相當(dāng)困難的。

在會計信息系統(tǒng)下，可以大大降低串通舞弊的可能性。由于信息系統(tǒng)的高效率，業(yè)務(wù)的完成可以由經(jīng)辦該項業(yè)務(wù)的所有人員實時控制，特別是可以跨部門、跨單位實時自動控制，業(yè)務(wù)處理過程可以在不同部門的相互協(xié)作和相互監(jiān)督下幾乎同時完成，避免了手工會計下業(yè)務(wù)處理分部門單獨封閉運作，使串通舞弊的難度加大，降低了串通舞弊的概率，提高了內(nèi)部控制水平。

3.可以有效的防止管理越權(quán)

各種控制程序是管理工具，但任何控制程序也不能發(fā)現(xiàn)和防止那些負責(zé)監(jiān)督控制的管理人員濫用職權(quán)和不正當(dāng)使用權(quán)力。或者是處于欺詐的目的，或者是由于時間或成本不利因索的壓力，存在管理人員避開，或指示其下屬避開某些預(yù)定程序的可能性。

管理越權(quán)是內(nèi)部控制最難以防范的方而，管理的干預(yù)是導(dǎo)致許多重大舞弊發(fā)生和財務(wù)報表失真的一個重要原因。但在電算化會計下，可以大大減小管理越權(quán)的概率，特別是降低了低層管理越權(quán)的可能性。由于會計信息系統(tǒng)的自動控制下進行的，只有少數(shù)特殊業(yè)務(wù)才由管理層授權(quán)。由于需要直接授權(quán)的業(yè)務(wù)減少，并且信息系統(tǒng)的高效率，使管理的控制權(quán)可以適當(dāng)上移，這樣可以提高高層對業(yè)務(wù)的控制，降低基層管理越權(quán)的可能性。

二、當(dāng)前企業(yè)在應(yīng)用會計電算化信息系統(tǒng)進行內(nèi)部控制方面存在的問題

1.財務(wù)人員認識上的差距

一些企業(yè)沒有認識到開展會計電算化是管理現(xiàn)代化的需要。會計電算化是會計進入信息化的基礎(chǔ)，是今后企業(yè)決策的重要手段，是會計制度改革的突破口。公司企業(yè)管理人員對會計電算化內(nèi)部控制的重要意義缺乏足夠的認識。一些企業(yè)內(nèi)企業(yè)財務(wù)管理人員以為會計電算化僅僅能減輕會計人員負擔(dān)、提高核算效率，會計人員能熟練地運用電腦進行會計信息的處理就已經(jīng)不錯了，至于會計電算化的內(nèi)部控制則可有可無，這種認識對會計電算化的發(fā)展十分不利。

2.原始憑證數(shù)字化，易于偽造，加大了審計管理難度

傳統(tǒng)的會計環(huán)境下審計人員對會計業(yè)務(wù)的審計有一套嚴格的程序，實行會計電算化后，傳統(tǒng)的審計線索不存在了而且過程也不直觀了。一些企業(yè)電算化會計的手工明細賬、日記賬不存在了，記賬憑證數(shù)據(jù)存儲在磁性介質(zhì)上。財務(wù)處理過程在計算機內(nèi)自動完成，可見的審計線索減少了。過去對證賬、賬核對的辦法現(xiàn)在也不適用了，而且數(shù)據(jù)的輸入、存儲和修改都不留痕跡。因此，一些企業(yè)電算化環(huán)境下的審計更具風(fēng)險。

3.網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展及其在財務(wù)中的進一步應(yīng)用也帶來了層出不窮的管理方面新問題

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是一個開放的環(huán)境，工作會計電算化系統(tǒng)下，會計信息通過物理通信線路傳輸存在著很大的安全隱患。例如：網(wǎng)絡(luò)信息來源的多樣性，有可能導(dǎo)致審計線索的紊亂；網(wǎng)絡(luò)信息很有可能在傳輸過程中被非法攔截或者被人為篡改；網(wǎng)絡(luò)中存在的病毒和網(wǎng)絡(luò)“黑客”的侵襲都可能給網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會計電算化系統(tǒng)帶來危害。因此，使用會計信息系統(tǒng)，必須要考慮網(wǎng)絡(luò)安全所帶來的風(fēng)險因素。

三、會計信息系統(tǒng)對企業(yè)內(nèi)部控制管理的新思路

1.注意財務(wù)組織的內(nèi)部職權(quán)合理分配

要實現(xiàn)職責(zé)分工控制，可以從兩個方面入手：一是會計信息系統(tǒng)部門內(nèi)部的職責(zé)分工，另一方面是會計信息系統(tǒng)部門與其他部門的職責(zé)分工。

(1)明確電算化會計部門的內(nèi)部的職責(zé)。(2)明確劃分電算化會計部門與其他部門的職責(zé)。這兩者之間進行職責(zé)分離就是要保證不相容的職能，如業(yè)務(wù)授權(quán)，保管和記錄等相分離。(3)明確錯誤糾正的職責(zé)。(4)分離不相容的職責(zé)。分離不相容職責(zé)一般是將四種基本職能，即業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、記錄和資產(chǎn)保管予以分開。

2.加強會計信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作管理

(1)加強會計信息系統(tǒng)輸入控制。建立適當(dāng)?shù)氖跈?quán)和審批機制，并對輸入的財務(wù)數(shù)據(jù)的審批權(quán)通過設(shè)立專門的審核人員對系統(tǒng)每筆業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的合法性和準確性進行審核，從源頭上防止錯誤的產(chǎn)生，避免因錯誤或舞弊導(dǎo)致的連環(huán)性、重復(fù)性錯誤，這也是會計電算化系統(tǒng)輸入控制的重點。采用編碼制度，會計科目采用統(tǒng)一的編碼，不僅提高了操作的速度和準確性，而且規(guī)范了行業(yè)管理；還有設(shè)置邏輯控制、平衡校驗控制、錯誤更正控制及系統(tǒng)查錯、改錯控制等。

(2)加強會計信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理控制。會計電算化系統(tǒng)控制的重點在于處理過程的適應(yīng)性控制、數(shù)據(jù)溢出性檢測、重新建立系統(tǒng)處理的適應(yīng)性控制，允許軟件用戶在一定的限度內(nèi)自由制定或改變會計政策，適應(yīng)自身實際；建立數(shù)據(jù)溢出性檢測以保證數(shù)據(jù)超出計算機容量而產(chǎn)生的數(shù)據(jù)損失，避免因數(shù)據(jù)損失致使數(shù)據(jù)信息失真；操作過程中的失誤是不可避免的，因而，系統(tǒng)應(yīng)對用戶的某些操作做出再審計，以防止系統(tǒng)數(shù)據(jù)被執(zhí)行重大錯誤操作。

(3)加強會計信息系統(tǒng)輸出控制。輸出檢查控制和輸出文件的使用權(quán)限控制是會計電算化系統(tǒng)輸出控制的重點。通過對憑證、賬簿、報表數(shù)據(jù)的查詢和打印，并進一步輸出備份，能夠有效地預(yù)防利用計算機犯罪。系統(tǒng)輸出的會計資料中，有些資料屬于機密文件，未經(jīng)批準不得接觸機密文件，并應(yīng)建立嚴格的文件保管和登記制度，以防止惡意竊取和損壞重要機密文件。另外，憑證格式標準化控制、憑證順序號控制、憑證審核控制、重復(fù)輸入控制、保留審計線索控制、修改痕跡控制、數(shù)據(jù)備份控制等都是會計電算化系統(tǒng)的輸入控制。

3.加強內(nèi)部控制管理的制度建設(shè)

對于管理上的混亂，各級財政部門要加強對會計電算化規(guī)章的宣傳、指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。同時，已經(jīng)實現(xiàn)會計電算化的單位內(nèi)部也應(yīng)根據(jù)財政部的有關(guān)規(guī)章，結(jié)合單位的實際建立單位內(nèi)部會計電算化的管理制度，以確保會計電算化的正常運作。這個管理制度體系一般包括:(1)人員管理制度。主要是對會計電算化信息系統(tǒng)人員的任職資格進行規(guī)劃并劃分職責(zé)。(2)操作管理制度。主要包括操作規(guī)程、操作權(quán)限、操作記錄、管理制度及內(nèi)部制度。(3)數(shù)據(jù)管理制度。主要包括數(shù)據(jù)輸入輸出的管理、備份數(shù)據(jù)的管理、存檔數(shù)據(jù)的管理和保密規(guī)程。(4)系統(tǒng)維護制度。主要包括系統(tǒng)維護任務(wù)、系統(tǒng)軟件硬件的維護、系統(tǒng)維護權(quán)限的規(guī)定、機房管理制度等。(5)崗位責(zé)任制度。主要是明確規(guī)定各職能組及各成員的責(zé)任制。

通過以上控制措施，企業(yè)可以利用計算機系統(tǒng)在管理上面優(yōu)勢，并削除因人為和計算機軟硬件以及網(wǎng)絡(luò)所帶來的不利因素，從而更好通過會計電算化系統(tǒng)有效加強企業(yè)內(nèi)部控制，使企業(yè)的管理更具效率和效益。

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