論人力資源管理業(yè)務(wù)流程重組

[摘要] 人力資源管理部門按照組織的戰(zhàn)略目標(biāo)，突破以現(xiàn)行部門內(nèi)部工作分類為基礎(chǔ)的條狀清晰分工式業(yè)務(wù)流程的局限，在同步建立的信息化系統(tǒng)的幫助下，分析部門業(yè)務(wù)流程，發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)人力資源管理工作過程中的瓶頸，通過工作業(yè)務(wù)流程的重組改善工作績效。

[關(guān)鍵詞] 人力資源管理 流程重組 信息技術(shù)

當(dāng)前，人力資源管理工作的有效推進(jìn)能夠促進(jìn)組織的發(fā)展及組織績效的提高，已得到社會的廣泛認(rèn)同，這使得組織對人力資源管理工作給予了高度的重視，要求在精簡人力資源部門編制的同時，實現(xiàn)管理工作高效率，改善質(zhì)量，加強(qiáng)服務(wù)。為了達(dá)到這個目的，用簡單的減少人員增加工作量的辦法很難奏效。需要對組織人力資源部門的工作內(nèi)容和流程進(jìn)行重新思考，重新組織，并通過數(shù)字化的應(yīng)用體系予以整合，使人力資源部門能夠適應(yīng)新形勢對人力資源管理工作的需求。本文擬從意義、特征、步驟和策略四個方面來闡述人力資源部門如何實施工作流程重組。

一、基于信息技術(shù)的人力資源管理流程重組的意義

“人力資源管理工作流程重組”就其本身的含義來看，是為了提高人力資源部門的工作效率和質(zhì)量，進(jìn)一步服務(wù)組織的戰(zhàn)略目標(biāo)而對人力資源部門的資源、工作程序與流程進(jìn)行重新設(shè)計。但就業(yè)務(wù)流程重組的步驟，方法及內(nèi)容來看，又涉及到信息技術(shù)的系統(tǒng)介入。這一特點使人力資源管理業(yè)務(wù)流程重組既具有管理問題，又有“技術(shù)”層面的含義。兩者互相滲透，高度融合，以服務(wù)組織戰(zhàn)略目標(biāo)為指南，建立新的人力資源管理工作業(yè)務(wù)內(nèi)容和流程，開創(chuàng)人力資源工作的新局面。具體來說，它有如下意義：

1.建立整體目標(biāo)導(dǎo)向

在業(yè)務(wù)流程重組的過程中，通過分析人力資源部門工作的目標(biāo)，科學(xué)地論證作業(yè)流程所形成的價值量并以此為基礎(chǔ)對細(xì)分的工作進(jìn)行重組，賦予常規(guī)的人力資源管理工作新的價值，并使部門全體人員都能從整體上把握人力資源管理工作的全面貌。在以科室為核心的流程方案中，強(qiáng)調(diào)的是科室的職能，完成的是“一條線”的工作目標(biāo)，而通過對工作目標(biāo)的梳理，數(shù)字化系統(tǒng)加以實現(xiàn)的業(yè)務(wù)流程重組強(qiáng)調(diào)的是作業(yè)流程所形成的價值鏈，目標(biāo)是提升整個流程的價值量。比如人力資源管理工作從以前的主要體現(xiàn)管理的職能到逐漸增添服務(wù)的內(nèi)容，在流程重組的過程中，可以有相應(yīng)的內(nèi)容通過數(shù)字化的整合予以體現(xiàn)。

2.提升作業(yè)效率

業(yè)務(wù)流程重組的一個重要目標(biāo)是能提供工作的規(guī)范性和高效率。通過建立人力資源信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)信息共享、可以在線分析，便能為各種政策的制定提供更有價值的信息。通過透明的規(guī)范化的流程和授權(quán)機(jī)制對部門的決策體系和執(zhí)行體系進(jìn)行調(diào)整，推動傳統(tǒng)的金字塔式的管理結(jié)構(gòu)向平面網(wǎng)絡(luò)式管理結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)變。上級主管可以通過網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)內(nèi)部的業(yè)務(wù)軟件直接了解到人力資源管理業(yè)務(wù)辦理的詳情和實際進(jìn)展情況，變層層審批為直接監(jiān)控，省去了層層上報和批復(fù)過程中的大量中間環(huán)節(jié)，從根本上提高工作效率，使部門的執(zhí)行力變得更強(qiáng)。同時，在信息系統(tǒng)的幫助下，人力資源部門內(nèi)部的信息便能快速傳遞和共享，及時堵住一些因為信息缺乏而出現(xiàn)的漏洞。

3.優(yōu)化工作過程

計算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計者通過對傳統(tǒng)人事指令、報告的單據(jù)和報表加以分析，就能明了指令、報告的產(chǎn)生于何處，誰會利用這些資料，其中的環(huán)節(jié)有哪些，是否會出現(xiàn)信息盲點。特別是發(fā)現(xiàn)可能需要共享這些資料的部門其他人員，觀察他們利用這些資料的方法，部門的信息流便會清晰地呈現(xiàn)出來?；谛畔⒐芾淼慕M織人力資源管理工作業(yè)務(wù)流程重組通過著手分析人事信息流，找到阻礙組織決策體系和執(zhí)行體系有效發(fā)揮作用的地方，找到那些使人力資源信息流不通暢的環(huán)節(jié)，便能很好地規(guī)劃出進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組的內(nèi)容，為部門信息化找到建設(shè)發(fā)展的入口，從而優(yōu)化工作過程。

二、基于信息技術(shù)的人力資源管理流程重組的主要特征

根據(jù)人力資源管理工作流程范圍和重組特征，可將人力資源管理工作流程重組分為以下三類：

1.原業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的流程重組

傳統(tǒng)人力資源部門的界限清晰的垂直管理體制使較多的管理人員奉命而為，這些管理人員一般只執(zhí)行一些非創(chuàng)造性的統(tǒng)計、測算、匯總、填表、接待等工作，這些工作很多計算機(jī)完全可以取代，而計算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)化延伸，可以使一些接待工作失去繼續(xù)存在的理由。這些垂直體系在糅合了信息技術(shù)以后的業(yè)務(wù)流程重組，使人力資源管理職能機(jī)構(gòu)更加扁平，運(yùn)作更加高效、透明，使減員增效成為可能。

2.跨業(yè)務(wù)范圍的流程重組

傳統(tǒng)人力資源管理工作的劃塊管理，使得工作分類的邊緣非常明確，部門科室之間的業(yè)務(wù)有時雖然關(guān)聯(lián)程度很高，卻分裂進(jìn)行。比如人員易動后的工資變動，如通過計算機(jī)程序的操作，這是瞬間可以完成的工作，但大多數(shù)人力資源管理部門還是分頭進(jìn)行，所以就會出現(xiàn)職務(wù)變化工資沒有變化，人已調(diào)走工資還在發(fā)這樣的現(xiàn)象。跨越職能的人力資源管理業(yè)務(wù)流程重組就是要進(jìn)一步打破條塊的分割，以更合理的目標(biāo)為工作導(dǎo)向，以信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，將傳統(tǒng)工作條塊結(jié)合，交叉作業(yè)，使許多工作可平行處理，從而可大幅度地減少工作環(huán)節(jié)，改善工作質(zhì)量，提高工作效率。

3.跨部門的流程重組

人力資源部門和其他部門的溝通，雖然有網(wǎng)絡(luò)可以聯(lián)接，但往往協(xié)作不夠密切，反饋不夠及時。特別是有多個分支機(jī)構(gòu)的大型組織，溝通的時效就更低。采用信息化的流程重組，就可以使相關(guān)的業(yè)務(wù)溝通更加迅疾，人為程序進(jìn)一步簡化。

4.形成新興業(yè)務(wù)中心

在傳統(tǒng)的管理中，強(qiáng)調(diào)專業(yè)化的部門設(shè)置，一切以部門自身運(yùn)做為核心，而業(yè)務(wù)流程重組則更加注重觀察來自員工的需求和問題，并及時在部門的分工和合作中滿足這樣的需要。數(shù)字化信息系統(tǒng)的利用，使這種業(yè)務(wù)的生成具有不大量增添人力資源部門人手而高效實現(xiàn)的可能性。比如，在線咨詢中心，信息發(fā)布中心，員工數(shù)據(jù)服務(wù)中心，員工自助培訓(xùn)中心等。通過這些新興業(yè)務(wù)的生成，促使組織人力資源管理工作由管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變，塑造出一個以人為本的人力資源部門新形象。

由以上四種類型的業(yè)務(wù)流程重組可以看出，各種重組過程都需要數(shù)據(jù)庫、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)的支持。計算機(jī)技術(shù)和人力資源管理業(yè)務(wù)的高度組織和結(jié)合，是人力資源部門工作流程重組的核心內(nèi)容。進(jìn)而言之，一方面，信息系統(tǒng)建設(shè)以流程再造為前提，為主線。隨著人力資源管理業(yè)務(wù)流程再造的深入，信息系統(tǒng)不斷提高其集成化、智能化，以及網(wǎng)絡(luò)化的程度。另一方面，面向流程的信息系統(tǒng)建設(shè)，驅(qū)動人力資源部門的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和再造。信息系統(tǒng)的科學(xué)規(guī)劃和建設(shè)，使得信息的收集、存儲、整理、利用和共享更為方便快捷，使得人力資源管理工作的鏈狀結(jié)構(gòu)的高速貫通或并行結(jié)構(gòu)的順暢連接成為可能，從而打破了人力資源部門傳統(tǒng)的專業(yè)化分工，提高工作效率，實現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

三、基于信息技術(shù)的人力資源管理流程重組的主要步驟：

1.業(yè)務(wù)流程戰(zhàn)略規(guī)劃階段

主要是明確人力資源部門的戰(zhàn)略目標(biāo)，認(rèn)清人力資源部門的工作發(fā)展方向，并在此基礎(chǔ)上定義業(yè)務(wù)流程遠(yuǎn)景和信息系統(tǒng)戰(zhàn)略規(guī)劃，以保證流程再造、信息系統(tǒng)目標(biāo)與人力資源部門的目標(biāo)保持一致，為未來工作的進(jìn)行提供戰(zhàn)略指導(dǎo)。

2.業(yè)務(wù)流程分析階段

在系統(tǒng)分析方面的優(yōu)勢使信息技術(shù)人員在這個階段發(fā)揮重要作用。在此過程中，信息技術(shù)人員和人力資源管理人員，（兩者合而為一最佳）的任務(wù)是根據(jù)上階段提出的戰(zhàn)略目標(biāo)，將信息技術(shù)和人力資源管理業(yè)務(wù)最大化結(jié)合，以標(biāo)準(zhǔn)原則（同一內(nèi)容的概念給予統(tǒng)一的識別標(biāo)志），替代原則（技術(shù)盡可能替代人員），縮減原則（縮減不必要的操作環(huán)節(jié)）進(jìn)行業(yè)務(wù)流程分析，識別出關(guān)鍵流程，以及流程瓶頸。

3.業(yè)務(wù)流程重構(gòu)階段

在流程分析的基礎(chǔ)上分類由這些流程所產(chǎn)生、控制和使用的數(shù)據(jù)，對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化編碼，消除數(shù)據(jù)的冗余與不一致。并以系統(tǒng)總體邏輯結(jié)構(gòu)規(guī)劃和設(shè)計的形式對人力資源管理工作流程進(jìn)行進(jìn)一步優(yōu)化，重組相關(guān)業(yè)務(wù)內(nèi)容和程序。

4.對新的業(yè)務(wù)流程實施試運(yùn)行

新的業(yè)務(wù)流程必須實施試運(yùn)行，在試運(yùn)行過程中對部門員工進(jìn)行信息化知識和新業(yè)務(wù)流程內(nèi)容的培訓(xùn)。同時在實施過程要進(jìn)行及時評價，評價以管理上存在問題的解決程度作為標(biāo)準(zhǔn)，建立新流程的完善機(jī)制。

人力資源管理業(yè)務(wù)流程重組和信息化實現(xiàn)是人力資源管理工作面臨的一次質(zhì)的飛躍。這個過程不可能一蹉而就。上述四個步驟也是基礎(chǔ)和提高互動，核心和全面互動的過程，這個過程可以分成兩個層次：

第一層次以人力資源管理工作戰(zhàn)略目標(biāo)為依據(jù)，建立和優(yōu)化滿足日常工作需要的人力資源管理流程和信息平臺。這個層次的重點工作是以現(xiàn)有人力資源部門各專業(yè)分類工作為基礎(chǔ)，以人事戰(zhàn)略目標(biāo)為導(dǎo)向，對部門工作進(jìn)行條塊梳理，條塊整合，條塊搭橋，并同時搭建信息平臺，建立人員的各類基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫，即對人力資源部門日常大量的基本信息進(jìn)行流程化的輸入、整理、歸類，納入計算機(jī)自動管理，滿足日?，F(xiàn)代人力資源管理工作的需要。

第二層次是根據(jù)人事戰(zhàn)略發(fā)展的需要，生成新的業(yè)務(wù)流程，擴(kuò)大和延伸人力資源管理信息網(wǎng)絡(luò)的覆蓋面，建立一個扁平精干，高質(zhì)高效，團(tuán)結(jié)合作的團(tuán)隊和人性化、智能型、安全保密的人力資源管理信息系統(tǒng)。

四、基于信息技術(shù)的人力資源管理流程重組策略

1.重視信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基于信息技術(shù)的高校人力資源管理流程重組應(yīng)該是人力資源部門的信息技術(shù)建設(shè)和工作流程改善同步進(jìn)行，沒有信息技術(shù)人員的參與，沒有高質(zhì)量的系統(tǒng)軟件的開發(fā)，人力資源管理工作流程重構(gòu)就無法有效實施。

2.取得領(lǐng)導(dǎo)的參與和支持

領(lǐng)導(dǎo)明確的支持能明顯提高工作流程重組成功的概率。因為工作流程重組涉及技術(shù)設(shè)施和技術(shù)人力的投入，同時，也是改變?nèi)肆Y源部門模式和人的思維方式的變革，特別是工作流程重組常常伴隨著權(quán)力和利益的轉(zhuǎn)移或崗位的撤并，會引起一些抵制，如果沒有領(lǐng)導(dǎo)的明確支持，則很難推行。

3.建立通暢的交流渠道

從人力資源部門決定實施流程重組開始，部門管理層就要與部門所有員工進(jìn)行充分交流。要向職工宣傳工作流程重組帶來的機(jī)會和好處，說明工作流程重組對組織機(jī)構(gòu)和工作方式的影響，取得職工的理解與支持。沒有部門員工的積極參與，就無法實施這項工作。

4.選擇適當(dāng)?shù)牧鞒踢M(jìn)行重組

在一般情況下，人力資源部門有不同的科室，一次性重組所有業(yè)務(wù)會導(dǎo)致其超出人力資源部門的承受能力。也會影響日常工作。所以要選擇好重組的對象。應(yīng)該選擇那些可能獲得階段性收益或者是對實現(xiàn)人力資源部門戰(zhàn)略目標(biāo)有重要影響的關(guān)鍵流程作為重組對象，使員工盡早地看到成果，積極參與變革，促進(jìn)工作流程重組在部門中的推廣。

5.重視人員培訓(xùn)

在信息化流程重構(gòu)過程中，人力資源部門要對涉及的員工加以積極培訓(xùn)，以便使他們掌握不同程度的技術(shù)知識與業(yè)務(wù)知識，實現(xiàn)流程重構(gòu)、系統(tǒng)建設(shè)和傳統(tǒng)工作的完美交接，同時能夠獨(dú)立地使用建成的系統(tǒng)，維護(hù)自己的核心數(shù)據(jù)。

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