淺析商務(wù)英語(yǔ)信函的語(yǔ)言特點(diǎn)

[摘要] 商務(wù)英語(yǔ)信函在對(duì)外貿(mào)易中起著很重要的作用。它具有其自身的獨(dú)特的語(yǔ)言特點(diǎn)。本文淺析了商務(wù)英語(yǔ)信函的詞法和句法特征，以期為商務(wù)英語(yǔ)信函的教學(xué)和寫作提供幫助。

[關(guān)鍵詞] 商務(wù)英語(yǔ) 信函 詞法 句法

國(guó)際貿(mào)易對(duì)一個(gè)國(guó)家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起著重要的作用。作為商務(wù)世界有效的溝通渠道，商務(wù)信函在商務(wù)活動(dòng)中起著越來(lái)越重要的作用。因此，如何最大限度地發(fā)揮商務(wù)信函的作用成了商業(yè)活動(dòng)的重要組成部分。作為英語(yǔ)的一種特殊語(yǔ)體，商務(wù)英語(yǔ)信函有著自己獨(dú)特的文體特征。分析了商務(wù)英語(yǔ)信函的詞匯和句法特征，以期為商務(wù)信函的寫作提供一些建議。

一、商務(wù)英語(yǔ)信函的詞法特征

商業(yè)信函要注意意思表達(dá)準(zhǔn)確，避免誤解。因此在英語(yǔ)商業(yè)信函的寫作時(shí)選詞要準(zhǔn)確，避免造成歧義，或者意義表達(dá)模糊，影響雙方的有效交流。

1.選擇具體詞匯而不是抽象詞匯

抽象詞匯意義含混，意思表達(dá)不直接、不準(zhǔn)確，具體詞匯意思明確，便于信函雙方的迅速溝通。使用具體的詞匯準(zhǔn)確地表達(dá)己方的意愿，幫助雙方快速地交流，是商務(wù)信函的重要特征。因此，英語(yǔ)商務(wù)信函寫作應(yīng)盡量使用具體詞匯準(zhǔn)確、快速地表達(dá)意思，避免意義模糊。

請(qǐng)看例子：(1) The payment of the goods will be effected on July 1st.(2) The goods will be paid on July 1st.(3) The shipment was affected by weather.例1中作者使用了抽象名詞“Payment”表達(dá)付款的意思。但是名詞“Payment”不可以充當(dāng)謂語(yǔ)獨(dú)立表達(dá)“付款”，作者必須借助動(dòng)詞“effect” 表達(dá)意思。從文體的角度，例1比例2表述更正式，但是從意思表達(dá)的簡(jiǎn)潔和準(zhǔn)確層面看，例2意思簡(jiǎn)潔明了，更有利于雙方的溝通。例3動(dòng)詞 “affect”意思不明確，收信人無(wú)法明確了解天氣對(duì)貨物運(yùn)輸產(chǎn)生怎樣的影響，也就無(wú)法采取相應(yīng)的對(duì)策。因此寫信人應(yīng)該使用精確的詞匯如 “hindered”， “delayed”或者“stopped”，便于收信人對(duì)此做出正確的回應(yīng)。

2.避免使用歧義詞匯

歧義詞匯是指有些詞匯在同一個(gè)上下文語(yǔ)境中有兩種甚至多重意思的理解。商務(wù)信函中使用造成歧義的詞匯可能影響雙方的誤解，造成不必要的麻煩。例：We assembled them by the new machine. (“by” can mean “near” or “by means of”)上例中介詞“by”在英語(yǔ)中可解釋為“在…旁邊”和“通過(guò)…方法”。因此，上例分別理解為:(1)我們把它們集中放在這臺(tái)新機(jī)器旁邊。(2)我們用這臺(tái)新機(jī)器把它們組裝起來(lái)。為了準(zhǔn)確的表達(dá)意思，商務(wù)信函寫作時(shí)應(yīng)根據(jù)寫信人的意思將上例改寫成：(1) We assembled them near the new machine. 或者（2) We assembled them by means of the new machine.另外，商務(wù)英語(yǔ)信函要盡量避免一個(gè)句子中一個(gè)單詞多種意思。例如， “Cotton and silk blouses made in China enjoy a good market in the European market”. 在這個(gè)句子中，“market”表達(dá)了兩種意思：第一個(gè)“market”的意思是“銷售”，第二個(gè)“market”表示 “市場(chǎng)”。為了便于理解，應(yīng)該把這個(gè)例句改寫為 “Cotton and silk blouses made in China enjoy a good sale in the European marketplace”.

3.避免形容詞或副詞的重復(fù)使用

中國(guó)人寫作習(xí)慣重復(fù)表達(dá)相同的意思，一方面重復(fù)可以保持平衡的詞法結(jié)構(gòu)，另外重復(fù)也加強(qiáng)了語(yǔ)氣，強(qiáng)化了表達(dá)的意思。英語(yǔ)文化強(qiáng)調(diào)用簡(jiǎn)明的語(yǔ)言表達(dá)意思。在商務(wù)英語(yǔ)信函寫作時(shí)，我們應(yīng)該遵守英語(yǔ)語(yǔ)言的習(xí)慣，避免使用不必要的重復(fù)，保持信函的語(yǔ)言簡(jiǎn)潔，意思清晰。商務(wù)信函寫作時(shí)容易出現(xiàn)的形容詞或副詞的重復(fù)錯(cuò)誤：General consensus (“consensus” 一詞本身即表示general opinion)；True facts (“facts”必須是真實(shí)的，即“true”)；Assemble together ( “Assemble”即 put together.)；Absolutely complete ( “absolutely”即 completely)。

4.使用褒義詞和禮貌用語(yǔ)

商務(wù)信函寫作者如果措辭禮貌得體，會(huì)給對(duì)方留下良好的印象，為雙方的合作奠定基礎(chǔ)。商務(wù)信函寫作在遣詞造句時(shí)應(yīng)注意恰當(dāng)運(yùn)用褒義詞和禮貌用語(yǔ)。例：(1a) I’m sorry we blundered on your order;(2a) We regret the inconvenience you’ve been caused by the broken mixer. 盡管信函寫作者希望表達(dá)真誠(chéng)的道歉，但是貶義詞（例1blunder和例2inconvenience）會(huì)提醒收信方不良的后果，影響對(duì)方對(duì)不良后果的反應(yīng)。因此寫信方可以使用中性的詞匯，淡化收信方對(duì)后果的反應(yīng)。為達(dá)到良好的溝通效果，信函寫作可以將上兩例改寫成：(1b) I want to apologize for the order we delivered;(2b) We are truly sorry about the experience you had with the mixer.

二、商務(wù)英語(yǔ)信函的句法特點(diǎn)

1.選擇簡(jiǎn)潔的句式結(jié)構(gòu)

句子是篇章的基本單位，英語(yǔ)商務(wù)信函的寫作必須遵循商務(wù)信函的特點(diǎn)，選擇句法結(jié)構(gòu)。專業(yè)的商務(wù)英語(yǔ)信函寫作通常選擇簡(jiǎn)潔的句式。復(fù)雜的長(zhǎng)句意思表達(dá)不明了，不符合商務(wù)活動(dòng)省時(shí)，便利的要求。

2. 選擇恰當(dāng)?shù)木涫酵怀鲋攸c(diǎn)信息

商務(wù)信函的句子包含多個(gè)信息，寫信人應(yīng)該根據(jù)信息的重要程度選擇不同的句式結(jié)構(gòu)，表達(dá)自己的寫作意圖。試比較2個(gè)句子。 (1) Although there was price rise in raw materials last year， the company earned profit；(2) The company suffered form price rise in materials last years although it earned profit.這2個(gè)句子包含相同的信息，寫信人通過(guò)選擇不同的句式結(jié)構(gòu)表達(dá)了不同的意思。例句 (1)寫信人強(qiáng)調(diào)公司盈利的事實(shí)， 例句(2)重點(diǎn)說(shuō)明原材料上漲給公司帶來(lái)?yè)p失。上述比較說(shuō)明一個(gè)句子包含信息的重要程度是不同的，商務(wù)信函寫作者應(yīng)該根據(jù)不同的意圖，選擇不同的句式，突出要強(qiáng)調(diào)的信息，便于收信人準(zhǔn)確地了解寫信人想傳達(dá)的信息。

3.盡量使用虛擬語(yǔ)氣或疑問(wèn)句等委婉句式

禮貌是商務(wù)信函寫作最重要的原則，商務(wù)信函寫作者要會(huì)尊敬貿(mào)易伙伴，從對(duì)方的角度看問(wèn)題，理解對(duì)方的困難，在尊敬對(duì)方感情和利益的同時(shí)，獲得對(duì)方的好感，促進(jìn)合作的成功。商務(wù)信函寫作除了要準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明地表達(dá)寫信人的意圖，寫信人還需措辭禮貌委婉，營(yíng)造良好的氛圍，因此在句式選擇上要盡量使用虛擬語(yǔ)氣或疑問(wèn)句等委婉的句式，如“please， will/would you please…， we would …be kind enough to…” 。例：(1) Will you give us more detailed information on your requirements? (2) We would be grateful if you would help us with your suggestion.(1)和(2) 都是要求對(duì)方給予己方提供服務(wù)，寫信人在（1）運(yùn)用疑問(wèn)句、（2）使用虛擬語(yǔ)氣，用委婉的方式向?qū)Ψ教岢鲆螅缺磉_(dá)了己方的要求，又兼顧了對(duì)方的面子，較好地完成交際目的。

三、結(jié)語(yǔ)

英語(yǔ)商務(wù)信函是國(guó)際商務(wù)活動(dòng)中的 一種重要交流方式。筆者期望通過(guò)分析商務(wù)英語(yǔ)信函的詞法和句法特征，有助于商務(wù)英語(yǔ)信函的寫作教學(xué)和對(duì)外貿(mào)易從業(yè)者的商務(wù)信函寫作。

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