建立大學(xué)生個(gè)性檔案的若干思考

摘 要：自我國(guó)高校擴(kuò)招以來(lái)，就業(yè)形勢(shì)已經(jīng)越來(lái)越嚴(yán)峻。本文以大學(xué)生嚴(yán)峻的就業(yè)形勢(shì)為背景，闡述了建立大學(xué)生個(gè)性檔案的重要性和必要性，介紹了個(gè)性檔案的建檔原則和歸檔的主要內(nèi)容，旨在為大學(xué)生就業(yè)拓寬渠道。

關(guān)鍵詞：高校 檔案 畢業(yè)生 就業(yè)

中圖分類(lèi)號(hào):G647文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào): 1673-1875(2008)12-126-02

1999年以來(lái)，為給我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)跨越式發(fā)展提供智力支持和人才儲(chǔ)備，我國(guó)高等教育招生規(guī)模迅速擴(kuò)大，2001年全國(guó)高校畢業(yè)生只有114萬(wàn)，2003年，第一批擴(kuò)招本科生進(jìn)入就業(yè)市場(chǎng)后畢業(yè)生成倍增長(zhǎng)，逾212萬(wàn)。2005年和2006年的高校畢業(yè)生各增長(zhǎng)到330萬(wàn)和413萬(wàn)。而2007年和2008年我國(guó)的高校畢業(yè)生更是分別達(dá)到了495萬(wàn)和559萬(wàn)。由此可以看出，近幾年來(lái)的全國(guó)普通高校畢業(yè)生人數(shù)呈不斷增加趨勢(shì)。面對(duì)如此龐大的就業(yè)大軍，對(duì)我國(guó)就業(yè)市場(chǎng)而言，是一場(chǎng)嚴(yán)峻的考驗(yàn)。而這也說(shuō)明了我國(guó)的高等教育正經(jīng)歷著一場(chǎng)前所未有的深刻變革，我國(guó)的高等教育正由長(zhǎng)期的“精英教育”步入“大眾教育”的新階段。怎么樣才能做到物盡其用，人盡其才。這已經(jīng)成為當(dāng)前高校教育研究的一個(gè)焦點(diǎn)。

目前，從大學(xué)生自身角度進(jìn)行就業(yè)能力的自我提升在不斷的拓展，各高校也花費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力進(jìn)行相關(guān)的就業(yè)指導(dǎo)。然而，在一些具體的環(huán)節(jié)上，例如大學(xué)生的檔案管理和相關(guān)制度完善等，都有進(jìn)一步加強(qiáng)和改善的空間。筆者就當(dāng)前高校大學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題，結(jié)合目前的就業(yè)形勢(shì)，就如何建立個(gè)性化的大學(xué)生檔案，為他們順利走上就業(yè)道路提供支持，提出了見(jiàn)解。

本文所指的個(gè)性化檔案，就是根據(jù)學(xué)生在學(xué)期間在德、智、體、美等各方面的成長(zhǎng)狀況和相關(guān)的佐證材料進(jìn)行搜集整理，最終形成能描述大學(xué)生成長(zhǎng)軌跡的原始材料，能直接為大學(xué)生就業(yè)提供服務(wù)。包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。

一、大學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀分析

以我省大學(xué)生檔案管理為例，目前，學(xué)生檔案一般是下放到各個(gè)院系進(jìn)行管理，而院系一般是將學(xué)生檔案分配到各相關(guān)的輔導(dǎo)員或有關(guān)人員進(jìn)行管理。對(duì)于目前的檔案管理，普遍存在一個(gè)認(rèn)識(shí)上的問(wèn)題，即認(rèn)為學(xué)生檔案只是到學(xué)生畢業(yè)時(shí)才要用到，平常沒(méi)有用到，也就沒(méi)有引起足夠的重視，只是將其簡(jiǎn)單地保存起來(lái)，在學(xué)生臨近畢業(yè)時(shí)按照就業(yè)指導(dǎo)中心的相關(guān)要求將該放進(jìn)去的材料進(jìn)行突擊填充，學(xué)生畢業(yè)就“檔隨人走”[1]?？梢钥闯瞿壳暗臋n案管理是一個(gè)簡(jiǎn)單的程序化的過(guò)程，具體存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：

1、重視不足，宣傳不夠

對(duì)于目前的大學(xué)生檔案管理情況，相關(guān)部門(mén)和人員沒(méi)有足夠的重視，只是簡(jiǎn)單的把新生入學(xué)時(shí)的檔案接受，對(duì)于檔案在學(xué)生今后的就業(yè)等方面所起到的作用也沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，因此沒(méi)有及時(shí)地按照相關(guān)的要求進(jìn)行整理。

同時(shí)，對(duì)于建立和補(bǔ)充大學(xué)期間檔案的重要性缺乏應(yīng)有的宣傳。僅僅憑借學(xué)生入學(xué)時(shí)提供的檔案，沒(méi)有辦法全面了解學(xué)生在高中以及之前的具體表現(xiàn)。在這樣的情況下，需要及時(shí)地向?qū)W生宣傳建立大學(xué)期間檔案的重要性，讓學(xué)生了解到檔案對(duì)其在大學(xué)期間、畢業(yè)就業(yè)和走上就業(yè)崗位后都有很大的影響。同時(shí)也應(yīng)該將建立個(gè)性化檔案可以進(jìn)行整理和歸檔的內(nèi)容告知學(xué)生，這樣學(xué)生就以后具體的努力方向和奮斗目標(biāo)，也有利于建檔材料的收集。

2、內(nèi)容不齊，缺乏個(gè)性

學(xué)生檔案材料不全面，內(nèi)容過(guò)于簡(jiǎn)單空洞，缺乏個(gè)性化的文字材料。以我省高校近兩年錄取新生為例，入學(xué)時(shí)的學(xué)生檔案僅有考生報(bào)名表和高中階段學(xué)籍材料等內(nèi)容。檔案材料不全面，極不利于高校老師選拔學(xué)生干部和對(duì)學(xué)生進(jìn)行管理，也直接影響學(xué)生各方面能力的培養(yǎng)。因此，個(gè)性化檔案的建立，有必要從學(xué)生的高中階段開(kāi)始建立。

而目前，學(xué)生畢業(yè)時(shí)的檔案僅僅是統(tǒng)一的材料，這些材料包括畢業(yè)生高中階段材料、歷年綜合考評(píng)、畢業(yè)生基本情況表、畢業(yè)生登記表、學(xué)習(xí)成績(jī)卡、畢業(yè)生體檢表等幾項(xiàng)內(nèi)容。這些材料都無(wú)法體現(xiàn)出學(xué)生大學(xué)期間的特色和亮點(diǎn)。因此，從個(gè)性化角度考慮，還需要對(duì)每位學(xué)生自入學(xué)以來(lái)的各項(xiàng)表現(xiàn)進(jìn)行及時(shí)跟蹤和反饋，能及時(shí)形成原始材料進(jìn)行歸檔。每位學(xué)生在大學(xué)的成長(zhǎng)軌跡都有其各自的特色，有的是學(xué)業(yè)成績(jī)突出，有的是文體表現(xiàn)優(yōu)秀，有的是社會(huì)兼職出色，這樣不同的表現(xiàn)自然有不同的原始材料和佐證材料可以進(jìn)行歸檔。因此，從個(gè)性化角度進(jìn)行建檔是我們努力的方向。

3、利用滯后，更新不及時(shí)

大學(xué)生檔案管理基本沿襲著計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件下的老辦法，一直遵循著“檔隨人走”的原則。大學(xué)生畢業(yè)到市場(chǎng)找工作的過(guò)程中，是不帶檔案的，用人單位招聘人員時(shí)也是看不到檔案，只有大學(xué)生找到工作后或用人單位確定要人簽定合同后，檔案才能寄出，這時(shí)檔案才與用人單位見(jiàn)面，這些遲到的信息對(duì)用人單位選擇大學(xué)生失去了本來(lái)意義。

同時(shí)，學(xué)生在大學(xué)期間各個(gè)階段的可以歸檔的材料的更新不夠及時(shí)，有的甚至出現(xiàn)遺漏，或在突擊補(bǔ)充時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤，這樣都影響到檔案的完整性和有效性。因此，做到及時(shí)準(zhǔn)確的更新是建檔的必要保證。

二、建立大學(xué)生個(gè)性檔案，拓寬就業(yè)渠道

1、建立大學(xué)生個(gè)性檔案的必要性

從目前的大學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀可以看出，大學(xué)生檔案還完全未發(fā)揮出它應(yīng)有的作用。而作為大學(xué)生就業(yè)的一項(xiàng)重要資料，必須在大學(xué)生就業(yè)中起到關(guān)鍵作用。因此，必須建立大學(xué)生個(gè)性檔案，為就業(yè)提供服務(wù)。

一名大學(xué)生在學(xué)校通過(guò)四年的學(xué)習(xí)，不僅是打基礎(chǔ)學(xué)知識(shí)，更重要的是綜合能力的培養(yǎng)和形成。在高校建立大學(xué)生個(gè)性化檔案，可以客觀公正地反映出學(xué)生各方面的能力和素質(zhì)的培養(yǎng)戰(zhàn)果，為人們?cè)趯?duì)大學(xué)生的能力素質(zhì)進(jìn)行評(píng)價(jià)提供合理可用的人才信息。

同時(shí)，為培養(yǎng)大學(xué)生的誠(chéng)信意識(shí)，也需要建立大學(xué)生個(gè)性檔案。把大學(xué)生在校期間重要的非教學(xué)信息記錄下來(lái)，并對(duì)學(xué)生在校行為做出信用評(píng)估，便于讓學(xué)生帶著個(gè)人信用記錄踏上求職之路，從而將學(xué)生的信用記錄延伸到了社會(huì)[2]。

另外，建立大學(xué)生個(gè)性檔案，可以為用人單位提供客觀、真實(shí)的認(rèn)知材料。在方便用人單位選聘人才的同時(shí)，也為大學(xué)生的求職提供硬件支持。在就業(yè)大軍如此激烈地競(jìng)爭(zhēng)招聘崗位的今天，一份能反映出一名大學(xué)生在大學(xué)的成長(zhǎng)成才軌跡的個(gè)性化檔案，在贏得用人單位第一印象上將發(fā)揮舉足輕重的作用。

2、建立大學(xué)生個(gè)性檔案的基本原則

以誠(chéng)為本。大學(xué)生能力檔案關(guān)系到學(xué)生的聲譽(yù)及以后的發(fā)展，也關(guān)系到用人單位對(duì)學(xué)生的正確認(rèn)識(shí)和使用。因此，大學(xué)生個(gè)性化檔案的建設(shè)必須以高度負(fù)責(zé)的精神，認(rèn)真鑒別材料的真?zhèn)?，為社?huì)提供真實(shí)可信的檔案記錄。

以人為本。評(píng)價(jià)學(xué)生的能力狀況是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，必須要建立科學(xué)規(guī)范的評(píng)價(jià)體系。當(dāng)前各學(xué)校對(duì)學(xué)生的評(píng)價(jià)主要是反映學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)，而對(duì)學(xué)生其他能力的反映則顯得不足。因此，能力檔案的建立就是要介入到學(xué)生的各個(gè)不同方面，以學(xué)生的客觀行為為基本依據(jù)，堅(jiān)持以人為本，用實(shí)事求是的科學(xué)精神進(jìn)行評(píng)價(jià)。

公正公平。檔案材料是關(guān)系到每一位學(xué)生在大學(xué)四年成長(zhǎng)過(guò)程的證明材料，因此，任何材料的歸檔，都要體現(xiàn)公正、公平。要嚴(yán)格按照歸檔的制度和可以歸檔的內(nèi)容進(jìn)行建檔。所以材料要有相對(duì)應(yīng)的佐證材料或原始材料作為證明，并要有完整的相關(guān)負(fù)責(zé)人或單位的簽名或蓋章，確保材料真實(shí)有效。

科學(xué)建檔。在電腦技術(shù)高速發(fā)展的今天，建檔也要與時(shí)俱進(jìn)，體現(xiàn)科學(xué)性。這就要求在建檔過(guò)程中，能夠進(jìn)行電子建檔的內(nèi)容都應(yīng)進(jìn)行電腦輸入，建立個(gè)性化電子檔案庫(kù)[3]，同時(shí)，對(duì)于電子檔案庫(kù)中的每一項(xiàng)內(nèi)容，還需要建立能提供相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)佐證材料的檔案。通過(guò)電子檔案可以方便快速地根據(jù)不同的關(guān)鍵詞對(duì)每位學(xué)生的電子檔案進(jìn)行查詢?？梢越Y(jié)合畢業(yè)生就業(yè)公共網(wǎng)，將學(xué)生個(gè)性化電子檔案導(dǎo)入，這樣用人單位在查看相關(guān)學(xué)生簡(jiǎn)歷時(shí)，就能更加具體地了解學(xué)生在學(xué)期間的各項(xiàng)表現(xiàn)，為學(xué)生就業(yè)提供幫助。

3、大學(xué)生個(gè)性檔案的主要內(nèi)容

大學(xué)生個(gè)性檔案是為了能描述大學(xué)生成長(zhǎng)軌跡，因此在遵循以誠(chéng)為本、以人為本、公正公平、科學(xué)建檔四大原則的前提下，其主要?dú)w檔內(nèi)容可以包括以下幾個(gè)方面的：

（1）常規(guī)內(nèi)容：包括學(xué)生高中階段材料、大學(xué)期間基本情況和歷年綜合考評(píng)等；

（2）學(xué)習(xí)表現(xiàn)：學(xué)習(xí)成績(jī)卡、外語(yǔ)水平、畢業(yè)論文和本科實(shí)習(xí)成績(jī)?cè)u(píng)定表等；

（3）特色材料：獲獎(jiǎng)證書(shū)、發(fā)表論文等材料。

三、加強(qiáng)檔案管理與更新

首先，對(duì)大學(xué)生在校期間行為表現(xiàn)和能力展示方面形成的檔案材料，實(shí)行跟蹤式的全過(guò)程動(dòng)態(tài)管理，使歸檔的信息量增大，如果單靠手工抄寫(xiě)填表來(lái)完成，是很難實(shí)現(xiàn)的。因此，需要采用按學(xué)生班級(jí)、學(xué)號(hào)、系別、專(zhuān)業(yè)等分類(lèi)編號(hào)建立起每個(gè)學(xué)生的檔案儲(chǔ)存空間，新生入校后就把整理和清理好后的歸檔內(nèi)容，輸入計(jì)算機(jī)，并使學(xué)生在校期間形成的歸檔材料及時(shí)輸人計(jì)算機(jī)中儲(chǔ)存起來(lái)。個(gè)性化檔案的建立，關(guān)鍵還是在于及時(shí)的更新。只有不斷的將每位學(xué)生在學(xué)期間的表現(xiàn)及時(shí)收集、整理、歸檔，這樣的形成的檔案材料才能不斷豐滿，逐漸體系出個(gè)性化，最終在學(xué)生求職路上，才能真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

其次，建立一支高素質(zhì)的專(zhuān)兼職學(xué)生檔案管理隊(duì)伍，是保證學(xué)生檔案材料及時(shí)收集、整理、歸檔的關(guān)鍵[4-5]。隨著大眾化教育的普及，高等學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模和水平都在不斷提高，學(xué)生檔案的數(shù)量和服務(wù)的內(nèi)涵也在不斷地增加和完善。因此，高校必須加大對(duì)檔案管理工作的投入，建立科學(xué)、優(yōu)化、穩(wěn)定的檔案管理專(zhuān)兼職人員隊(duì)伍。這些學(xué)生檔案專(zhuān)兼職管理人員，既要掌握學(xué)生檔案管理的規(guī)律，又要熟悉學(xué)生工作，經(jīng)常與班主任或輔導(dǎo)員聯(lián)系，及時(shí)收集需要?dú)w檔的材料，保證完整性和時(shí)效性。這就要求學(xué)生工作處(部)和學(xué)院(系)一要注意選擇責(zé)任心強(qiáng)、政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)高的干部擔(dān)任學(xué)生檔案管理工作，也可由學(xué)生工作處(部)和學(xué)院(系)黨、團(tuán)組織的秘書(shū)干事或輔導(dǎo)員兼任學(xué)生檔案管理人員。

再次，做好學(xué)生檔案管理工作，離不開(kāi)一套行之有效的管理制度。第一，完善規(guī)章制度。高校應(yīng)建立健全學(xué)校檔案管理制度，明確學(xué)生工作處(部)和各學(xué)院(系)，以及形成學(xué)生檔案材料有關(guān)部門(mén)的職責(zé)，提出專(zhuān)兼職學(xué)生檔案管理人員的任務(wù)和要求，制定新生檔案的清理建檔和歸檔材料的審核歸檔，以及學(xué)生檔案的調(diào)閱、利用、保密、安全、交接、轉(zhuǎn)遞等方面的規(guī)章制度。第二，建立和完善多種檢索工具。為了方便師生對(duì)檔案的查閱，還要編制出多種檢索工具，以適應(yīng)多途徑查詢，即根據(jù)學(xué)生檔案的實(shí)際情況和使用者的特點(diǎn)，根據(jù)查詢者身份和查閱內(nèi)容的不同，改變檢索工具單一的狀況，建立和完善多種檢索工具和檢索渠道，以利于廣大師生從不同層次和角度查閱檔案資料。第三，建立專(zhuān)人負(fù)責(zé)制度。為了更好地利用檔案，不僅要在學(xué)生檔案內(nèi)容的收集、整理、分類(lèi)檔案保存和管理上下功夫，還要從人為因素著手，注意做到分工明確，實(shí)行嚴(yán)格的專(zhuān)人負(fù)責(zé)制度，以適應(yīng)新形勢(shì)的要求和管理手段的改革。

綜上所述，建立大學(xué)生個(gè)性化檔案在當(dāng)今就業(yè)形勢(shì)越來(lái)越嚴(yán)峻的情況下，將是非常重要也是非常必要的。要以學(xué)生最終能成長(zhǎng)成才和順利就業(yè)為目標(biāo)，培養(yǎng)學(xué)生各方面的能力，同時(shí)突出每一位學(xué)生個(gè)性化的特點(diǎn)，以滿足不同崗位的需求。個(gè)性化檔案將在今后高校畢業(yè)生就業(yè)中發(fā)揮積極作用。

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