高效細(xì)致重質(zhì)量 溝通橋梁育良才

摘 要：在新時(shí)期，隨著社會(huì)對(duì)人才的技能要求越來(lái)越高，培養(yǎng)人才的高等院校重視教學(xué)管理這一重要環(huán)節(jié)變得越來(lái)越重要，高質(zhì)量的教學(xué)管理水平是高校教學(xué)質(zhì)量的保證，也是搞好教學(xué)、提高教學(xué)質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。高校教學(xué)秘書(shū)對(duì)高校教學(xué)至關(guān)重要，是高校人才培養(yǎng)的重要崗位，肩負(fù)著重要使命，直接關(guān)系到教學(xué)質(zhì)量的高低。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期 教學(xué)秘書(shū) 主要職責(zé) 綜合素質(zhì)

中圖分類號(hào):G451.8 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào): 1673-1875(2008)12-073-02

教學(xué)管理是高校教育工作的重要環(huán)節(jié)，高校工作通過(guò)教學(xué)和教育工作來(lái)培養(yǎng)高層次人才，教學(xué)工作始終是其中心工作。在新時(shí)期，高校教學(xué)管理改革日漸深入，作為貫穿整個(gè)教學(xué)管理過(guò)程的教學(xué)秘書(shū)工作無(wú)疑顯得尤為重要。談起教學(xué)秘書(shū)工作，大家頭腦中首先的印象便是“忙”。的確，作為高校教學(xué)管理中的基層管理人員，教學(xué)秘書(shū)整天應(yīng)付的都是瑣碎而繁雜的服務(wù)工作。但同時(shí)，教學(xué)秘書(shū)既是教學(xué)管理工作的具體執(zhí)行者和實(shí)施者，又是各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)的組織者和安排者，同時(shí)也是教務(wù)處和教學(xué)單位之間、教師與教師之間、教師與學(xué)生之間開(kāi)展活動(dòng)的橋梁。教學(xué)秘書(shū)是高校中的一項(xiàng)平凡而又必不可少的工作崗位，教學(xué)秘書(shū)高效細(xì)致的工作，是保證教學(xué)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)。

一、教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)管理中的主要職責(zé)

高校教學(xué)管理工作是由其主體、管理對(duì)象、管理手段等諸方面的要素構(gòu)成的，是根據(jù)教學(xué)的規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)教學(xué)工作進(jìn)行計(jì)劃、組織、控制和監(jiān)督的過(guò)程。如果把整個(gè)教學(xué)過(guò)程看作一個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的話，那么教學(xué)秘書(shū)則是這個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的操作員，起著教學(xué)運(yùn)轉(zhuǎn)的中心樞紐作用。教學(xué)秘書(shū)職責(zé)不明確，很容易出現(xiàn)退倭扯皮現(xiàn)象，容易造成工作被動(dòng)，進(jìn)而影響教學(xué)過(guò)程的順利進(jìn)行。因此，教學(xué)秘書(shū)必須明確其工作的主要職責(zé)。

1、日常教學(xué)管理需細(xì)致入微

教學(xué)管理是繁重復(fù)雜的實(shí)實(shí)在在的事物性工作。它涉及面廣：

期初，配合學(xué)院各教研室做好期初教學(xué)工作的檢查，完成期初教學(xué)檢查總結(jié)，發(fā)現(xiàn)、解決問(wèn)題，并將情況上報(bào)教務(wù)處；審核上一學(xué)期學(xué)院所有教學(xué)班的成績(jī)錄入情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與任課教師聯(lián)系；安排并上報(bào)下一個(gè)學(xué)期的開(kāi)課計(jì)劃，并配合教務(wù)處解決開(kāi)課計(jì)劃中的相關(guān)問(wèn)題，根據(jù)開(kāi)課計(jì)劃組織教師進(jìn)行學(xué)生教材和教師用書(shū)的征訂工作；組織好學(xué)院重點(diǎn)課程建設(shè)以及教改項(xiàng)目的申報(bào)工作。

期中，配合各教研室，組織期中考試，完成期中教學(xué)檢查；組織好學(xué)生選課工作、將選課中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)反饋教務(wù)處并盡快解決，保證學(xué)生選課的順利進(jìn)行；組織好學(xué)生大學(xué)英語(yǔ)四、六級(jí)的報(bào)考工作。

期末，在教學(xué)工作網(wǎng)發(fā)布期末考試安排；對(duì)假期函授教學(xué)進(jìn)行安排；發(fā)放下學(xué)期教師課表以及教參；核算課時(shí)薪。

其它還涉及，教學(xué)檢查、教學(xué)評(píng)估、教學(xué)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、教學(xué)環(huán)節(jié)安排、教學(xué)日歷、學(xué)生成績(jī)，等等。這一切都必須圍繞著教學(xué)活動(dòng)這個(gè)中心進(jìn)行，而且應(yīng)該根據(jù)教學(xué)進(jìn)度表做到有計(jì)劃的安排，做到細(xì)致入微，不能出現(xiàn)遺漏和差錯(cuò)。

2、協(xié)調(diào)教學(xué)工作需及時(shí)到位

學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的工作一般是決策性，全局性，統(tǒng)籌性的，做為領(lǐng)導(dǎo)者不可能也沒(méi)有多余的精力去做方方面面的工作，而這些工作又幾乎都是面向廣大師生的。因此，教學(xué)秘書(shū)成為教學(xué)各環(huán)節(jié)綜合協(xié)調(diào)工作的實(shí)際運(yùn)作者，處理這些具體工作便使得教學(xué)秘書(shū)與一般師生打交道的機(jī)會(huì)更加頻繁，更加直接，具體表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：（1）上令下達(dá)，下情上報(bào)；教學(xué)秘書(shū)要及時(shí)將學(xué)校通知、文件的精神及時(shí)傳達(dá)給學(xué)院和教師，同時(shí)將學(xué)院的教學(xué)工作情況及時(shí)向上級(jí)部門匯報(bào)。（2）協(xié)調(diào)好學(xué)院內(nèi)部教師課程，協(xié)調(diào)好與其他學(xué)院之間、學(xué)院與教務(wù)處之間的關(guān)系，互相配合，加強(qiáng)交流與合作；對(duì)生病、出差的教師，及時(shí)安排相同專業(yè)的教師代課，或由任課教師填寫《教師調(diào)、停課申請(qǐng)表》，交由教學(xué)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后，再交教務(wù)處備案，并要求教師及時(shí)通知學(xué)生上課時(shí)間的變動(dòng)，避免教學(xué)活動(dòng)出現(xiàn)偏差。（3）收集教學(xué)中各個(gè)環(huán)節(jié)的反饋信息，對(duì)教學(xué)中出現(xiàn)的新情況，積極向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)；配合分管領(lǐng)導(dǎo)處理好日常工作，參與各項(xiàng)教學(xué)檢查、教學(xué)評(píng)價(jià)等工作。教學(xué)秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要執(zhí)行者，工作必須認(rèn)真仔細(xì)，一旦在某個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)上出現(xiàn)問(wèn)題，就會(huì)造成很大的教學(xué)事故。

3、教學(xué)檔案的管理需科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)

教學(xué)檔案管理就是教學(xué)信息管理，是教學(xué)工作的真實(shí)反映，為教學(xué)改革、科研提供科學(xué)依據(jù)，對(duì)提高教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。要把各種與教學(xué)有關(guān)的教學(xué)文件、教學(xué)計(jì)劃，教學(xué)材料、教學(xué)過(guò)程總結(jié)報(bào)告、學(xué)習(xí)體會(huì)、觀摩感受、教學(xué)檢查結(jié)果，反饋信息等及時(shí)歸類入檔，保證教學(xué)材料的完整性、可靠性，并逐步使教學(xué)檔案管理制度化、規(guī)范化。

二、教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)管理中應(yīng)具備的素質(zhì)

在新時(shí)期，隨著高校教學(xué)管理改革的日漸深入，作為一名教務(wù)管理工作者，需要具備多方面的科學(xué)文化知識(shí)，要不斷提高自身的綜合素質(zhì)。

1、要不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)

教學(xué)秘書(shū)要想順利開(kāi)展工作，既要有教學(xué)管理知識(shí)，又要有所在學(xué)院的專業(yè)知識(shí)，但是有的教學(xué)秘書(shū)不是教育管理專業(yè)出身，不太熟悉教育管理的相關(guān)知識(shí)，還有的雖是教育管理專業(yè)畢業(yè)，但不熟悉所在院系的專業(yè)知識(shí)。所以，二者均需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，完善知識(shí)結(jié)構(gòu)。

首先，教學(xué)秘書(shū)在工作之余，應(yīng)廣泛閱讀有關(guān)高校管理科學(xué)的理論著作，因?yàn)檫@些都是高校管理精華和經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，我們必須去努力學(xué)習(xí)，認(rèn)真研究。認(rèn)真學(xué)習(xí)教育心理學(xué)、教育管理學(xué)等課程，總結(jié)出適合自己所在學(xué)院的先進(jìn)的教學(xué)管理方法。同時(shí)，教學(xué)秘書(shū)要對(duì)所在學(xué)院各專業(yè)的課程體系、知識(shí)結(jié)構(gòu)、課程內(nèi)容等要有一定的了解，掌握其中的教學(xué)規(guī)律和特性，這樣才能更好地服務(wù)于教師、服務(wù)于學(xué)生。

其次，教學(xué)秘書(shū)還必須具備一定的文字表達(dá)能力，能夠獨(dú)立起草一些常用的工作報(bào)告、計(jì)劃、年度總結(jié)、配合學(xué)校完成本學(xué)院的年鑒編寫工作等。具備良好的語(yǔ)言表達(dá)和溝通能力，是保證工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ)。

再次，隨著現(xiàn)代社會(huì)的高速發(fā)展，特別是電腦的廣泛應(yīng)用，許多教學(xué)環(huán)節(jié)都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)化管理，所以一個(gè)合格的教學(xué)秘書(shū)必須不斷學(xué)習(xí)掌握最新的科學(xué)技術(shù)，掌握一定的計(jì)算機(jī)操作技能，把高科技手段運(yùn)用到教學(xué)管理中去。如學(xué)生選課系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、教學(xué)信息發(fā)布的網(wǎng)頁(yè)操作；利用計(jì)算機(jī)處理各種數(shù)據(jù)，高效、準(zhǔn)確、便捷地為教學(xué)提供服務(wù)等已成為教學(xué)秘書(shū)日常工作中必須具備的能力。

2、要不斷增強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí)

首先，要不斷增強(qiáng)為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的意識(shí)。一個(gè)優(yōu)秀的教學(xué)秘書(shū)既要有責(zé)任心，又要有隨機(jī)應(yīng)變的能力，學(xué)會(huì)為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難。教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)管理過(guò)程中，要當(dāng)好學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)教學(xué)上的助手，起到參謀的作用，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供必要的依據(jù)和建議，協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)辦理具體教學(xué)事務(wù)，如課程安排、教學(xué)計(jì)劃執(zhí)行與調(diào)整、考試安排、教學(xué)檔案的建立等。

其次，要不斷增強(qiáng)為教師服務(wù)的意識(shí)。教師是教學(xué)活動(dòng)的主體，是教學(xué)活動(dòng)的直接組織者與實(shí)施者。教學(xué)秘書(shū)一方面應(yīng)督促教師保質(zhì)保量地完成自己的教學(xué)任務(wù)，另一方面更要為他們的教學(xué)、科研活動(dòng)提供良好的服務(wù)。在教參的訂購(gòu)、教師課程的安排、教室的更換、解決教師因生病或出差等特殊原因，需變動(dòng)上課時(shí)間等一系列問(wèn)題上，提供最優(yōu)的教學(xué)服務(wù)。學(xué)校、學(xué)院的一些通知和文件精神教學(xué)秘書(shū)要及時(shí)地傳達(dá)給每一位教師，使教師及時(shí)了解學(xué)校、學(xué)院的動(dòng)態(tài)與要求，從而積極地參與配合學(xué)校、學(xué)院的工作，促進(jìn)教學(xué)管理。優(yōu)質(zhì)的教學(xué)服務(wù)能使教師更加理解和配合教學(xué)秘書(shū)，使教學(xué)管理工作得到順利地開(kāi)展。

再次，要不斷增強(qiáng)為學(xué)生服務(wù)的意識(shí)。學(xué)生是高校教育的實(shí)施對(duì)象，是檢驗(yàn)高校教學(xué)質(zhì)量的參考對(duì)象。教師和教學(xué)秘書(shū)歸根到底是為學(xué)生服務(wù)的，因此教師和教學(xué)秘書(shū)必須樹(shù)立以服務(wù)為宗旨的教學(xué)服務(wù)意識(shí)。教學(xué)秘書(shū)在整個(gè)教學(xué)過(guò)程中廣泛地接觸學(xué)生，對(duì)學(xué)生的學(xué)習(xí)情況掌握得較清楚，可以直接了解到學(xué)生在學(xué)習(xí)中遇到的困難，為他們釋疑解惑，排憂解難。熱情為學(xué)生提供相關(guān)教學(xué)咨詢、成績(jī)查詢、各類相關(guān)證明等各項(xiàng)服務(wù)工作，耐心聽(tīng)取他們所反映的問(wèn)題，了解他們對(duì)教學(xué)過(guò)程安排的意見(jiàn)，及時(shí)反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或教師，確保教學(xué)管理工作正常高效地開(kāi)展。

三、教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)管理中提高效率的途徑

1、未雨綢繆，周密計(jì)劃，妥善安排

教學(xué)秘書(shū)工作雖然千頭萬(wàn)緒，但也有規(guī)律可循，要提高教學(xué)管理的工作效率首先就是要及早準(zhǔn)備，運(yùn)籌帷幄，教學(xué)秘書(shū)要通曉各學(xué)期各時(shí)段的常規(guī)性事務(wù)，做到事前有計(jì)劃，增加工作的主動(dòng)性和預(yù)見(jiàn)性，不能采取應(yīng)付式、被動(dòng)式的工作態(tài)度和工作方式；其次，分清事情的輕重緩急，勤于記錄，增強(qiáng)工作的計(jì)劃性和條理性。如果事事等到臨時(shí)抱佛腳，由于時(shí)間緊、工作量大，不但身心疲憊還容易出錯(cuò)。此外，教學(xué)秘書(shū)還應(yīng)該養(yǎng)成嚴(yán)格遵守時(shí)間的習(xí)慣，找到適合自己的工作方式，才能更好的保證工作質(zhì)量。

2、加強(qiáng)溝通，靈活協(xié)調(diào)，不斷學(xué)習(xí)

教學(xué)秘書(shū)工作涉及面廣，經(jīng)常要和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生以及教務(wù)處等學(xué)校各職能部門打交道，很多工作的順利完成得益于幾方面的共同努力。因此，這就要求教學(xué)秘書(shū)要有很強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力，建立良好的人際關(guān)系，才能保證工作的順利開(kāi)展。此外，教學(xué)秘書(shū)還必須不斷學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)別人的經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)新東西，新知識(shí)，跟上時(shí)代的步伐，與時(shí)俱進(jìn)，這樣才能在管理過(guò)程中更好地解決問(wèn)題。

3、強(qiáng)化自律意識(shí)，講究工作藝術(shù)

教學(xué)秘書(shū)的辦事效率、辦事態(tài)度往往直接反映出教學(xué)秘書(shū)自身素質(zhì)和能力的好壞與高低。教學(xué)秘書(shū)身處教學(xué)管理實(shí)際工作的中心位置，有許多具體的事需要去處理、傳達(dá)、落實(shí)。因此，要有謙虛謹(jǐn)慎的作風(fēng)，特別是傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示意圖時(shí)，更應(yīng)該講究方法。首先是說(shuō)話的技巧和語(yǔ)言的藝術(shù)，教學(xué)秘書(shū)最好把要說(shuō)的話條理化，注意說(shuō)話的態(tài)度，做到“急話緩說(shuō)，氣話不說(shuō)”。待人接物的時(shí)候，要彬彬有禮、和藹可親，這樣才能拉近與教師、學(xué)生的距離。

在高校教學(xué)管理改革不斷推進(jìn)、信息化時(shí)代、辦公自動(dòng)化日益深入的今天，工作的要求也就更高、更具體。因此，對(duì)教學(xué)秘書(shū)的要求也越來(lái)越高。一個(gè)教學(xué)秘書(shū)不但應(yīng)是合格的，而且應(yīng)當(dāng)爭(zhēng)取是優(yōu)秀的。要明確自己的崗位職責(zé)，努力提高自身綜合素質(zhì)，提高修養(yǎng)，增強(qiáng)自己的工作能力，為高校教育事業(yè)多作貢獻(xiàn)。

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