淺談群眾文化藝術檔案管理及利用

檔案是人們用以記錄、保存和供查閱的文秘載體，是人類社會各項實踐活動的真實記錄。不同的范疇和門類有著不同內容和要求。群眾文化藝術檔案是文化藝術單位和藝術工作者在藝術創(chuàng)作、藝術演出、藝術教育、藝術研究、社會文化等工作和活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄，是寶貴的文化信息資源。它是從事群眾文化藝術檔案是從事群眾文化藝術工作辛勤勞動的結晶，是一個地方群眾文化活動的真是記錄，屬檔案的一個門類，既有檔案的共性，又有文化藝術的特殊性。

藝術檔案管理工作是文化藝術事業(yè)管理工作的重要組成部分，是文化藝術事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎性工作，具有一定的實踐意義。用科學的原則和方法管理文化藝術檔案，其最終目的就是為文化藝術工作提供利用。文化藝術檔案工作在有效管理本單位文化藝術檔案的基礎上，通過管理服務，可以充分發(fā)揮文化藝術檔案的作用。筆者通過幾年來對檔案管理工作的實踐，談一談自己對文化館藝術檔案管理的粗淺認識。

一、群眾文化藝術檔案的特征

文化館藝術檔案，不同于文書檔案，又不同于科技等其他檔案。

它與專業(yè)藝術團體相比，有舞臺演出、精品創(chuàng)作等相同之處，但更多的組織、策劃、輔導、培訓、收集整理優(yōu)秀民族民間文化等工作是文化館獨有的工作性質，這決定了群文藝術檔案的收集、整理、保管和利用都有其自身的特點。

（一）文化館群文藝術檔案的多類別。這是由文化館工作性質和職責所決定的。文化館是社會文化的龍頭單位，它的工作范疇具有社會性和群眾性。從面的角度來說，有社區(qū)文化、農村文化、企業(yè)文化、校園文化等，從專業(yè)角度來說，它包括：文學、美術、攝影創(chuàng)作與音樂、舞蹈、曲藝、戲劇表演等。各類藝術表演形式，都存在于社會和群眾之中，文化館責無旁貸地有組織、輔導、培訓職能，并需提供展演舞臺。在這些各類業(yè)余文化藝術活動中形成的具有保存和利用價值的文化藝術資料都有自己的表現形式，如果不根據它們特有的表現形式進行收集整理，就不可能全面、真實地體現群眾文化藝術活動的本來面貌，也就不能真正發(fā)揮藝術檔案的作用。

（二）文化館群文藝術檔案的多樣化。文化館群文藝術檔案分三類：第一類是事業(yè)管理方面檔案，包括文化館工作計劃和總結、工資晉升、大事記等文字材料。第二類是文化活動檔案，包括培訓、理論研討、各類演出和展覽等材料。第三類是群文工作者的個人藝術資料檔案，包括其簡歷，創(chuàng)作、研究的作品和成果，獲獎證書等材料。

（三）文化館群文藝術檔案的多型體。群文藝術檔案有劇本創(chuàng)作、群文信息等文字型；有舞蹈、書法、美術、攝影等形象型；有光盤、磁帶等聲像型；有獎狀、獎杯、獎牌等實物型。由于型體不同，載體多樣，來源多方，這就給收集、整理、保管帶來了新的課題，也給群文藝術檔案工作者提供了更多的空間。我們應從實際出發(fā)，更進一步掌握藝術檔案的規(guī)律，在整理中更好地保持人和事、物的歷史聯系，保證藝術活動的真實面貌，真正使藝術檔案更好地為藝術事業(yè)發(fā)展服務。

二、群文藝術檔案的整理

文化館的群文藝術檔案，是群眾文化事業(yè)發(fā)展的真實記錄，不僅是文化館的一筆十分寶貴的財富，也是我們黨和政府全心全意為人民服務的歷史證明。整理和保管好這部分檔案，有著十分重要的意義，對今后進一步發(fā)展群文事業(yè)有借鑒和參考的益處。

（一）藝術檔案材料內容要準確詳實。檔案材料是歷史的見證，它的每一個細節(jié)問題都必須做到準確無誤，不能有半點疏漏。檔案人員要明確藝術檔案的歸檔范圍，對在各種活動中形成的藝術材料原件及手稿，每張圖片、照片（底片）必須做到完整保存，都要盡全力搜集整理，使其經得起考證。對一般事件材料和連續(xù)性活動記載，不能弄得支離破碎，應保持其完整、詳盡，使其更具有回顧性的使用價值。

（二）藝術檔案材料整理、分類、填寫要規(guī)范化。藝術檔案材料在整理過程中，要按不同的內容和種類進行組卷，對錄音、錄像、照片等特殊載體也應單獨編號保管。根據藝術檔案材料在今后工作中的不同利用價值進行分期限保管。對日后藝術創(chuàng)作、研究有重要參考價值的藝術檔案材料作永久保存，對本單位組織或參與的重大藝術活動作長期保存。檔案材料在填寫時，要注意字跡清晰、工整，目錄排列合理。裝訂須按檔案部門的統(tǒng)一要求，達到規(guī)范、標準。

（三）藝術檔案借閱、保管要符合標準。要認真履行藝術檔案借閱登記制度，在接收、移交檔案時必須認真清點、核對。定期檢查檔案的保管狀況，增加設備，控制好溫濕度，注意防盜、防火、防蛀、防水和防霉等，對破損的檔案要及時采取措施進行修改、恢復，使檔案材料處于安全狀態(tài)。

三、群文藝術檔案材料的利用

藝術檔案的利用是整個檔案工作的核心，檔案材料只有得到了利用，才能體現其存在的價值。

群文藝術檔案是信息，是藝術生產力。群文藝術檔案的材料有著重要的使用價值，如何利用這些檔案材料是發(fā)展群眾文化事業(yè)的重要手段。文化館群文藝術檔案是否有活力，很大因素就是要發(fā)揮檔案工作者的主觀能動性，切實做到面向基層，面向社會各行各業(yè)。群文藝術檔案工作是一項艱苦細致而且技術性很強的工作，如果檔案工作者沒有樹立正確的檔案思想意識和觀念，缺乏踏踏實實的工作態(tài)度，就會使具有寶貴價值的群眾藝術檔案資料失去作用。多年積累的各類資料一旦被查尋和利用，那就是“養(yǎng)兵千日，用兵一時”，能發(fā)揮非常重要的作用，因此，我們要為“用兵一時”而付出“養(yǎng)兵千日”的艱辛勞動。

近年來，我館在藝術檔案工作方面做了很多工作，建立了較規(guī)范的檔案室，制訂了藝術檔案管理辦法和規(guī)定，對各種檔案管理有一個整體的要求，現有各種資料保存比較完善，在一定程度上發(fā)揮了不小的作用，例如：為編撰中國十部集成之一《中國曲藝志·青海卷》，我館收集整理的群文藝術檔案，提供了大量較準確完整的文化活動資料，發(fā)揮了其重要的參考作用。

2007年我館在評估定級達標工作中，藝術檔案也發(fā)揮了充分的作用，為各項達標項目提供了完整詳實的數字和文字依據。

多年來，對廣場周末文藝演出、調演的圖片資料和節(jié)目單的完整收集，使我館群眾文化活動的開展情況更顯直觀。特別是對群文工作者個人藝術檔案的收集和整理，為他們在個人工作總結、職稱評定、工資晉升等方面提供了方便。

四、對當前文化館藝術檔案管理的幾點思考

通過對文化館的考核定級工作，文化藝術檔案的重要作用引起了文化館領導的高度重視。目前，全國各地的文化館對群文藝術檔案的管理雖然比以前重視多了，但至今上級文化部門直到文化部，都還沒有法規(guī)性的文件來規(guī)范群文藝術檔案，這不能不說是一個亟待解決的問題。筆者認為，今后文化館的檔案管理要從以下幾個方面予以加強和提高：

（一）提高群文工作者對群文藝術檔案的認識。文化部、國家檔案局已發(fā)“藝術檔案管理辦法”，但貫徹落實不夠，尚未形成制度，直接影響收集和定期上繳有關藝術材料的進度。目前，文化館藝術檔案，有大量的藝術資料作為私人財產散存在個人手中，單位要集中，有的人不愿拿出來。例如：文藝創(chuàng)作獲獎作品原稿、舞臺文學臺本、音樂創(chuàng)作原稿、展覽后的一些攝影、書法、美術作品等原件，這種現象嚴重阻礙了集中統(tǒng)一管理的原則。筆者認為，首先要提高群文工作者對群文藝術檔案的認識，同時也要按照集中統(tǒng)一管理檔案的基本原則，建立、健全藝術檔案工作，達到完整、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求。這個問題需要在單位領導的高度重視下不斷深化改革、完善各項規(guī)章制度中逐漸解決。

（二）加強群文藝術檔案統(tǒng)一管理的標準化、規(guī)范化。管理好檔案的首要環(huán)節(jié)在于收集檔案。哪些該收，哪些可以不收，都該有個明確的要求。該收的，就一定要及時收進來，資料一定要準確完整。資料收集完整后，建立哪些檔案管理科目，如何整理歸檔等等，也應規(guī)范。

（三）強化檔案室的軟硬件建設。做好檔案工作離不開人和物這些基本條件，即軟件和硬件。軟件就是人的素質。人是一切工作的主要因素，檔案管理員的政治、文化、業(yè)務素質很重要，一方面要求檔案工作者要不斷地學習、提高自身素質，另一方面，上級檔案業(yè)務主管部門要經常性地組織培訓、交流、考察、指導。硬件就是檔案室、設備、用品等，這是基礎性的工作。檔案室無論從面積上、設備上，都要加強。發(fā)達國家對檔案的管理是相當重視的，投入大量的資金，不僅面積較大，而且在防火、防潮、防蟲以及破舊檔案修復方面都采取了先進的科學技術，各種檔案分類既科學又規(guī)范，保存得相當好，很值得我們借鑒。

（四）建立健全網絡信息。因特網的廣泛應用和發(fā)展，使全世界的信息交流、資源共享成為現實，從而拓展了人類的信息空間。省、市和各基層文化館建立網站以后，形成各種檔案資料信息的保管基地，也是這些資料信息的開發(fā)利用中心。在文化館的藝術檔案室里，也應該把各種資料信息在電腦里編程并和檔案館聯網。作為一個檔案管理人員，不僅要有豐富的檔案專業(yè)知識，還必須掌握現代信息技術，熟練運用電子計算機及現代化通訊設備來進行文件管理和檔案管理。否則就根本無法介入電子文件的形成和保管，也不可能參與電子文件管理、檢查系統(tǒng)的規(guī)劃、設計。因此，加強網絡信息建設，開展現代信息培訓，造就具有現代檔案管理意識和現代檔案管理技能的工作人員，是推進文化館藝術檔案管理的一項關鍵性工作。

總之，文化館群文藝術檔案工作，是黨和國家檔案事業(yè)的重要組成部分，是文化館工作的基本內容之一，文化館群文藝術檔案是開展群眾文化藝術活動，驗收文化工作成果，積累文化工作經驗，推動文化事業(yè)發(fā)展的良師益友。由于社會的進步，時代的發(fā)展，促使我們的檔案工作必須全面改革，群文藝術檔案要想在這一歷史發(fā)展階段融入現代化管理之中，既需要社會的關注、領導的重視、上級業(yè)務部門的指導，又需要我們具體的檔案工作人員加強學習，提高素質，以高度的敬業(yè)精神和腳踏實地的工作作風做好本職工作，對時代、對社會負責。我們應有效利用文化藝術檔案，推動文化藝術事業(yè)的發(fā)展。

（作者單位：青海省文化館調研部）