利用現(xiàn)代信息技術(shù)提高獨(dú)立學(xué)院教務(wù)員工作效率的方法舉隅

［摘要］在獨(dú)立學(xué)院環(huán)境下教務(wù)員需要通過現(xiàn)代信息技術(shù)來提高工作效率。文章從以下方面論述提高工作效率的方法：合理使用局域網(wǎng)共享、Email、QQ、網(wǎng)絡(luò)辦公等各種信息技術(shù)傳送文件，配置打印服務(wù)器使同事方便地使用打印機(jī)，有針對性地采用高效的通訊方式尤其是高效率地發(fā)送手機(jī)短信息，建立同事電子溝通平臺相互學(xué)習(xí)促進(jìn)。這些方法都能提高獨(dú)立學(xué)院教務(wù)員工作效率。

［關(guān)鍵詞］信息技術(shù)；教務(wù)工作；獨(dú)立學(xué)院；工作效率

［作者簡介］張楚珊，華南師范大學(xué)增城學(xué)院旅游管理系研究實(shí)習(xí)員，廣東廣州，511363

［中圖分類號］ G473［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］ A［文章編號］ 1007-7723（2008）10-0172-0002

一、前言

獨(dú)立學(xué)院是教育部批準(zhǔn)的新的辦學(xué)方式，依托母體高校成熟的辦學(xué)體系開展教學(xué)，一律采用民辦機(jī)制?！叭松俣噢k事”和“節(jié)約資源”是獨(dú)立學(xué)院的優(yōu)勢也是局限，說白了就是用最少的人和花最少的錢甚至不花錢去辦最多的事。教務(wù)員在這樣的環(huán)境下長期超負(fù)荷工作，容易職業(yè)倦怠。要想快樂工作，唯有提高教務(wù)管理工作效率，學(xué)習(xí)和運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)使自已從繁雜的重復(fù)勞動中解放出來，實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理自動化。

傳統(tǒng)的教務(wù)管理工作要人工完成教學(xué)過程中所發(fā)生的各種信息的處理工作，包括收集、記錄、統(tǒng)計(jì)、匯總、傳遞等，工作量大且重復(fù)勞動多。部門間的文件傳遞，還要動用人力，效率低、時效性差。而如果利用辦公自動化來實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理，不僅可以改善人工教務(wù)管理方式下的弊病，而且可以實(shí)現(xiàn)手工方式下不能或很難實(shí)現(xiàn)的功能。實(shí)現(xiàn)教務(wù)信息處理的自動化，大大提高了工作效率與準(zhǔn)確性。利用網(wǎng)絡(luò)的共享性，還可以實(shí)現(xiàn)異地交文檔，解決了手工傳遞時效性差的問題，從而顯著地提高教務(wù)管理效率與水平。

教務(wù)管理自動化要求教務(wù)員必須掌握計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識，具備一定的計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備的操作、運(yùn)用。否則不能充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)資源，保證教務(wù)管理自動化系統(tǒng)的順利運(yùn)行。下面將根據(jù)筆者的工作經(jīng)驗(yàn)介紹幾種方法。

二、應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息資源共享

文件傳輸和共享是教務(wù)員日常工作內(nèi)容的重要組成部分。利用辦公自動化進(jìn)行文件傳遞的方式很多，可以用U盤、共享文件夾、E-MAIL、網(wǎng)絡(luò)辦公、IM軟件（如QQ、MSN）等。以上方式適合在不同工作環(huán)境中使用，下面將詳細(xì)介紹其中幾種方法。

（一）文件和文件夾的共享設(shè)置

傳統(tǒng)傳遞文件的操作方法是采用U盤等移動存儲設(shè)備進(jìn)行。此方法不受網(wǎng)絡(luò)條件限制，操作方法簡單易學(xué)，但是買U盤需要占用辦公經(jīng)費(fèi)，且容易繁殖病毒，使操作系統(tǒng)性能下降，甚至崩潰。采用共享文件夾在辦公室內(nèi)傳送文件沒有傳播病毒的詬病，使用也方便，只要在IE或者資源管理器的地址欄輸入“\\\\IP地址”即可。具體如下：

當(dāng)少量文件需要共享時可采用這種方法：在Windows操作系統(tǒng)中，有一個名為“共享文檔”文件夾，是專門用于網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行文件夾或文件共享的。可以把需要共享的文件放在此文件中，然后通過IP地址查找到該機(jī)的“共享文檔”，打開并找到你的共享文件。

當(dāng)一個目錄中包含了許多子目錄和文件時，就需要用到“文件夾的共享”。設(shè)置方法非常簡單，只需要在該文件屬性欄“共享和安全”中打勾就行。這時通過工作組雙擊該部電腦名稱即可看到該共享文件。

為了方便查找和安全起見，建議為辦公室里的每臺電腦統(tǒng)一設(shè)置名稱，再通過電腦網(wǎng)絡(luò)工作組把同辦公室的電腦統(tǒng)統(tǒng)連進(jìn)來，并設(shè)置訪問密碼，確保安全。

（二）使用Outlook Express軟件收發(fā)電子郵件

在聯(lián)系人無法實(shí)時聯(lián)系的時候，可采用E-MAIL傳送文件。常規(guī)登錄郵箱收發(fā)信件的方法步驟繁雜，需要通過門戶網(wǎng)站的層層門檻才能進(jìn)入郵箱收件箱。筆者建議工作繁忙的教務(wù)員采用windows自帶的Outlook Express軟件。Outlook可以把收件箱里的郵件全部下載到本機(jī)，打開文件、查找內(nèi)容等操作速度比在網(wǎng)站上的操作快。

（三）使用QQ發(fā)送文件

通常發(fā)送文件還需要互動溝通時，這時可以選用QQ發(fā)送文件。但是當(dāng)對方不在線的時候就要使用電子郵箱發(fā)送，對于常用QQ的同事，使用QQ郵箱就更方便了，不必通過IE登錄郵箱主頁，只要對方登錄QQ，立即可以看到新郵件。但QQ也會給工作帶來不便，上線時常會把時間花在聊天上，影響了工作效率。

（四）通過網(wǎng)絡(luò)辦公發(fā)送文件

當(dāng)一個文件同時需要發(fā)給10人以上時，這時采用方法三也比較麻煩。這里建議利用校園網(wǎng)絡(luò)建立網(wǎng)絡(luò)辦公，這樣一登陸網(wǎng)絡(luò)辦公，所有校園內(nèi)地工作人員名單都呈現(xiàn)眼前，只要選中收件人，就可以高效快速地把文件發(fā)出。此方法得限制條件，需要有提供辦公自動化系統(tǒng)服務(wù)的校園網(wǎng)支持。

總之，文件傳遞的方法有很多，會因?qū)Ψ降纳暇W(wǎng)習(xí)慣而改變，用者可根據(jù)辦公條件和辦公環(huán)境進(jìn)行選擇，只要能快速地把文件送到對方，目的就達(dá)到了。

三、在局域網(wǎng)中共享打印機(jī)

日常工作中，打印機(jī)是一種使用頻率非常高的設(shè)備，在辦公室共享打印機(jī)很重要。打印機(jī)共享后，辦公室里的每一臺電腦都可自由使用，避免同事因?yàn)榇蛴∥募嗷ビ绊?。下面介紹在Windows環(huán)境下共享打印機(jī)的設(shè)置方法（不設(shè)置的話相互打擾）。

（一）配置打印服務(wù)器

1.先選定一臺電腦連接好打印機(jī)并安裝驅(qū)動程序后，保證打印正常。出于安全性考慮，這臺電腦只能作普通用途，盡量不要存放重要資料，因?yàn)楹诳秃苋菀淄ㄟ^打印機(jī)端口攻擊該電腦。

2.添加共享協(xié)議：在桌面用右鍵點(diǎn)擊“本地連接”圖標(biāo)，在彈出的右鍵菜單中選屬性，在“本地連接屬性”對話框中，將連接使用的項(xiàng)目下的“Microsoft網(wǎng)絡(luò)的文件和打印機(jī)共享”項(xiàng)打上對勾。

3.設(shè)置共享。連接好打印機(jī)硬件，并裝好打印機(jī)驅(qū)動程序后，在打印機(jī)圖標(biāo)上單擊鼠標(biāo)右鍵，再在彈出的右鍵菜單中選屬性，在打印機(jī)屬性對話框的共享選項(xiàng)卡中，選擇“共享這臺打印機(jī)”。這樣就將這臺打印機(jī)設(shè)成為可共享的設(shè)備。

4.記住這臺設(shè)為打印服務(wù)器的電腦的計(jì)算機(jī)名或IP地址。可在“我的電腦”圖標(biāo)上單擊鼠標(biāo)右鍵，選屬性，在彈出的系統(tǒng)屬性對話框中，單擊計(jì)算機(jī)名選項(xiàng)卡，可以查看或修改計(jì)算機(jī)名。計(jì)算機(jī)名修改后重啟生效。這樣，一臺普通電腦就配置成了打印服務(wù)器。

（二）配置辦公室其他電腦

只要在IE或者資源管理器的地址欄輸入“\\\\計(jì)算機(jī)名”或者“\\\\IP地址”連接到打印服務(wù)器，打開打印機(jī)的文件夾，就可以看到共享的打印機(jī)。雙擊共享打印機(jī)后，打印機(jī)及其驅(qū)動程序就添加到這臺電腦了。再打開控制面板“打印機(jī)和傳真”，右擊剛添加并設(shè)置為默認(rèn)的打印機(jī)。到這一步，這臺電腦就可以自由使用打印機(jī)了。

四、有針對性地采用高效的通訊工具

教務(wù)員是教務(wù)工作的執(zhí)行者，常常要下達(dá)一些執(zhí)行性的通知，通知內(nèi)容的范圍廣，涉及的人員多，對象身份不一。通知內(nèi)容通常有：各種調(diào)課通知、領(lǐng)物通知、報(bào)名通知，等等。有時需要來回好幾個回合的互動，光聯(lián)系一個對象就需要不少時間，同時落實(shí)到全系要花好多時間，迫切需要提高效率。主要解決方法有：多方電話、飛信和139郵箱。

（一）多方電話會議實(shí)現(xiàn)多方同時通話

多方通話在多種場合要用到，目前已有不少電信運(yùn)營商提供這項(xiàng)服務(wù)。其中比較適合教務(wù)員使用的是中國電信118321業(yè)務(wù)。此項(xiàng)業(yè)務(wù)免費(fèi)開通且無須交納月租，滿足了用戶多人聊天和小型電話會議的需求，讓用戶在一次通話中可呼通多個被叫，方便地實(shí)現(xiàn)多方同時通話，是親朋好友聚會聊天和工作伙伴小組討論的理想工具。

多方通話使用方法非常方便，發(fā)起人首先撥打免費(fèi)業(yè)務(wù)接入號118321，按語音提示撥通第一個被叫電話，通話后可依次撥打第二、三、四個被叫，一次通話中最多可以撥打4個被叫。

不過這方法需要同時撥打這么多聯(lián)系人的號碼，還要聯(lián)系人等待，最重要的前提是要聯(lián)系人方便接電話。這相對于通常只有一個調(diào)課通知的信息來說，耗費(fèi)的機(jī)會成本說太大了，短信的方式比較適合。

（二）“飛信”

目前手機(jī)在我國的普及率非常高，它輕巧方便攜帶，自然成為我們?nèi)粘Ｉ钪凶钪饕臏贤üぞ?。傳統(tǒng)短信是手機(jī)到手機(jī)，編輯短信麻煩，發(fā)送速度慢，且需要花自己的錢，量少則好，量多讓人受不了。這里推薦兩款方便快捷又免費(fèi)的PC對手機(jī)的短信工具。

“飛信”簡介。飛信是中國移動最新發(fā)布的一款方便、快捷的溝通工具。通過飛信可以使用手機(jī)和PC與對方進(jìn)行手機(jī)語聊、信息交互和發(fā)送文件。飛信PC版本的最大特點(diǎn)是：無限量發(fā)送免費(fèi)短信。但是“飛信”也有其局限性，它無法發(fā)信息給聯(lián)通、小靈通用戶。對于同樣是中國移動的用戶還需要對方同意并加你為好友，你才能給對方發(fā)信息，否則信息無法發(fā)出。不過不用擔(dān)心，如果對方?jīng)]來得及加你為好友，建議你先開通139手機(jī)郵箱。

（三）“139手機(jī)郵箱”

“139手機(jī)郵箱”簡介：廣東移動用戶只需要上網(wǎng)站http://mail.139.com，用自己手機(jī)號申請，就可以免費(fèi)領(lǐng)取一個與手機(jī)號碼同名的電子郵箱。最大的優(yōu)惠每月免費(fèi)贈送短信30條。

五、建立電子溝通平臺，提高教務(wù)管理工作的總體效率

教務(wù)管理的一個明顯特點(diǎn)，就是時效性強(qiáng)。即是同一時間內(nèi)，幾乎所有系部教務(wù)員都在完成同一項(xiàng)工作，大家常會碰到相同的難題。這時我們就需要建立一個平臺，方便大家溝通和聯(lián)系。這里推薦建立QQ群，把所有教務(wù)管理系統(tǒng)的有關(guān)人員統(tǒng)統(tǒng)加進(jìn)來。那么只要你在線，系統(tǒng)內(nèi)的任何一條信息你都收到。這樣只要系統(tǒng)內(nèi)有人遇到問題發(fā)問，相關(guān)負(fù)責(zé)人員解答了，其他所有工作人員都知道問題答案，并可提醒大家不再犯同樣的錯誤，相關(guān)負(fù)責(zé)人員也可以不用作第二次解答。這樣提高了教務(wù)管理的總體工作效率。

QQ群起到了成員間相互學(xué)習(xí)、相互促進(jìn)的作用。杜絕閑聊的方法：有時設(shè)置“群信息設(shè)置”為“屏蔽消息（只顯示消息數(shù)目）”，集中時間再來看聊天記錄（學(xué)習(xí)）。

總之，利用現(xiàn)代信息技術(shù)提高獨(dú)立學(xué)院系部教務(wù)員工作效率的方法不止上述所列，也會因?yàn)榻虅?wù)員的習(xí)慣而有所不同。因?yàn)楠?dú)立學(xué)院工作環(huán)境的緣故，教務(wù)員們總在不斷嘗試中節(jié)省辦公經(jīng)費(fèi)開支并自覺提高工作效率。

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［4］http://mail.139.com［EB/OL］.

［5］http://www.fetion.com［EB/OL］.