做好檔案的科學(xué)管護(hù) 完善檔案安全體系建設(shè)

文/華能瀾滄江水電股份有限公司漫灣水電廠 許蓉

注重檔案管理安全，首先須分析檔案管理中存在的風(fēng)險，并采取預(yù)防和整改措施，還需要先進(jìn)的管理手段與之相互配合。文章根據(jù)“檔案保管技術(shù)學(xué)”相關(guān)知識，結(jié)合“檔案管理保護(hù)”內(nèi)容，對檔案進(jìn)行科學(xué)的保管保護(hù)，檔案保管保護(hù)的內(nèi)容和意義，以及如何開展檔案的科學(xué)管護(hù)進(jìn)行了探討。

一、檔案進(jìn)行科學(xué)保管的必要性

首先，檔案的本質(zhì)屬性和檔案所具有的不可替代的重要作用決定了必須科學(xué)設(shè)計(jì)檔案管理工作，明確檔案的原始記錄價值。其本質(zhì)屬性決定了檔案是其他史志圖書資料無法比擬的第一手真實(shí)記錄。檔案的作用在于存憑、留史、資政、育人。2003年，時任浙江省委書記的習(xí)近平同志在視察浙江省檔案館時指出：“檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，都離不開檔案。在全面建設(shè)小康社會的進(jìn)程中，檔案工作顯得越來越重要，檔案工作正在走向依法管理，走向開放，走向現(xiàn)代化”。其次，檔案載體的屬性及外部條件的影響決定了必須對其進(jìn)行科學(xué)保管。由于檔案記錄的載體存在差異，在社會和環(huán)境因素的復(fù)雜影響之下，檔案管理工作正在發(fā)生深刻的改變，部分檔案管理工作機(jī)制在受到外部因素影響的情況下出現(xiàn)了較大程度的改變。因此，出于提高檔案管理工作持續(xù)性的目的，檔案管理相關(guān)保護(hù)性措施得到了較為合理的構(gòu)建，檔案的保管工作也會在業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)創(chuàng)新方面發(fā)揮更大的價值。六個環(huán)節(jié)即檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用。其中檔案保管占有重要的基礎(chǔ)性地位。所以，對檔案進(jìn)行科學(xué)的保管顯得至關(guān)重要。

二、檔案保管工作的內(nèi)容和意義

檔案保管工作主要是將檔案館之中的資料進(jìn)行分析并開發(fā)其實(shí)用價值，在檔案的存放管理工作實(shí)施過程中，維護(hù)檔案安全性至關(guān)重要。維護(hù)檔案的完整與安全，是檔案管理的基本要求。保管是檔案管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，包括檔案庫房管理和檔案實(shí)體管理，概括為三個方面：一是必要的保管條件。二是科學(xué)的管護(hù)方法。三是提高檔案管理維護(hù)制度的完整性。要充分明確檔案保管工作的突出價值，結(jié)合當(dāng)前管理相關(guān)工作的總體運(yùn)行情況，對檔案保管相關(guān)工作的具體價值加以分析，使檔案管理工作可以在確立為物質(zhì)對象方面具備有利條件。在檔案管護(hù)制度建設(shè)過程中，要對管護(hù)措施缺乏可能構(gòu)成的檔案損壞問題進(jìn)行完整研究，使檔案管護(hù)的措施具備更高的規(guī)范性，并借此開發(fā)出檔案資源的應(yīng)用價值。

三、如何做好檔案保管工作

（一）保管工作的法律法規(guī)。檔案安全的最大保障是工作人員認(rèn)真的工作態(tài)度，檔案安全的最大危險是其疏忽。從“組織保障”“制度保障”“應(yīng)急措施”“宣傳培訓(xùn)”“安全保衛(wèi)”的安全保障機(jī)制對檔案進(jìn)行多方面的管控分析，準(zhǔn)確識別相關(guān)工作的風(fēng)險點(diǎn)。要確保檔案管理措施具備全覆蓋能力，以便前端控制手段的作用可以得到更加充分的開發(fā)，滿足檔案信息的建設(shè)需要。要實(shí)現(xiàn)對信息化硬件裝置的合理應(yīng)用，為檔案安全預(yù)警體系的建設(shè)提供更加完整的支持，真正做到“安全問題想在前，安全工作做在前，安全隱患解決在前”。國家層面從《檔案法》第7、8及第13條，《檔案法實(shí)施辦法》第9、10及第15條，《機(jī)關(guān)檔案工作條例》第3、14、19條等相關(guān)法律法規(guī)及條款都對檔案保管工作作出了相關(guān)規(guī)定和要求。

（二）保管工作的三個方面。保管工作的三個方面：第一是必要的物質(zhì)條件；第二是科學(xué)的管護(hù)方法；第三是嚴(yán)格的管護(hù)制度。

1.必要的物質(zhì)條件。（1）庫房的科學(xué)設(shè)置。庫房須執(zhí)行《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ 25-2010），檔案館庫房的選址需滿足：不能建在靠近江河湖泊、地勢低洼、地下水水位高的地方；不能建在靠近工礦企業(yè)生產(chǎn)用房的地方；不能建在靠近易燃易爆場所和鬧市區(qū)的地方，要與其他建筑保持安全距離；不能建在遠(yuǎn)離市區(qū)，交通不便的地方要預(yù)留擴(kuò)建余地。檔案室?guī)旆康陌才乓螅簯?yīng)設(shè)于機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)，避免設(shè)于底層和頂層；不宜設(shè)于陽光直射和溫度過高及靠近盥洗室、鍋爐房、民居、餐館等，做到辦公室、閱檔室、庫房分開，總之，庫房設(shè)置和建造應(yīng)充分考慮檔案十防要求，以利于檔案的科學(xué)保管。（2）完善檔案管理相關(guān)設(shè)備。在檔案的安全管理中，設(shè)備的配備也非常重要。防火設(shè)備（滅火設(shè)備）、防盜設(shè)備（監(jiān)控設(shè)備）、溫度濕度測量設(shè)備（溫濕度記錄儀、除濕機(jī)等）、空調(diào)設(shè)備（單體空調(diào)，中央空調(diào)）、消毒殺蟲設(shè)備（化學(xué)方法、物理方法）、保護(hù)設(shè)備（復(fù)印機(jī)、縮微機(jī)、補(bǔ)洞機(jī)、紙漿修復(fù)機(jī)等）。不難看出，在實(shí)施檔案的管理中，設(shè)備是關(guān)鍵。擁有完整的檔案管理設(shè)備，才能提升檔案實(shí)體安全管控水平。隨著信息時代的高速發(fā)展，檔案又有了新的形式——電子檔案，檔案的信息化時代已經(jīng)到來，這給傳統(tǒng)的檔案工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。檔案的管理需要采取對應(yīng)有效的措施，實(shí)現(xiàn)檔案管理設(shè)備的完善，最終為后續(xù)工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)條件。

2.科學(xué)的管護(hù)方法。（1）管好檔案庫房和設(shè)備。檔案實(shí)體的保管是檔案管理基礎(chǔ)性的業(yè)務(wù)工作，檔案長期保管不善將直接導(dǎo)致庫藏檔案案卷缺失、破損，所以保持庫房干凈整潔，達(dá)到“十防”要求，庫房溫度、濕度符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，庫房以及箱柜架標(biāo)識準(zhǔn)確，雙人管理庫房定期檢查庫房內(nèi)設(shè)備十分重要。在日常管理中，檔案管理人員須嚴(yán)格執(zhí)行《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T 15-1995）、《檔案密集架智能管理系統(tǒng)技術(shù)要求》（DA/T 65—2017）、《數(shù)據(jù)中心設(shè)計(jì)規(guī)范》（GB50174-2017）等標(biāo)準(zhǔn)的各項(xiàng)要求，檔案管理人員定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，杜絕安全隱患，保證檔案庫房內(nèi)部各種設(shè)備和設(shè)施的正常運(yùn)行，發(fā)現(xiàn)問題及時向檔案主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并采取有效應(yīng)急措施，認(rèn)真落實(shí)整改工作。牢固樹立“防災(zāi)勝于救災(zāi)”的意識，時刻繃緊安全之弦，堅(jiān)決克服麻痹思想，以嚴(yán)的態(tài)度、實(shí)的舉措，全面落實(shí)檔案安全各項(xiàng)措施，防止發(fā)生檔案不安全事故。（2）管好檔案。檔案安全工作應(yīng)采取“預(yù)防為主，防治結(jié)合”的安全防護(hù)策略，一手抓防范，一手抓治理，在實(shí)施主動防御的基礎(chǔ)上，做好檔案的安全風(fēng)險防范。一是檔案法律法規(guī)和政策制度執(zhí)行風(fēng)險方面。檔案部門應(yīng)根據(jù)《檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)完善檔案的收集、整理、保管、利用等安全管理制度并嚴(yán)格貫徹落實(shí)，開展制度“廢、改、立”工作，全面梳理檔案制度，不斷健全、完善檔案管理規(guī)章制度，為筑牢安全防線打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，檔案工作納入部門、個人年度目標(biāo)責(zé)任書內(nèi)考核，并將相關(guān)檔案安全責(zé)任人、檔案安全工作職責(zé)寫入《安全生產(chǎn)責(zé)任制管理辦法》，以強(qiáng)化員工對檔案安全工作的重視。二是資源安全風(fēng)險方面。檔案部門每年應(yīng)根據(jù)檔案工作計(jì)劃安排，年初向各部業(yè)務(wù)部門征詢上一年產(chǎn)生的資料需歸檔的范圍，年中下達(dá)《歸檔工作計(jì)劃》，對歸檔的范圍、要求、時間，各部業(yè)務(wù)部門歸檔人員做出具體安排；檔案管理部門應(yīng)安排檔案管理人員積極對各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)歸檔工作的人員進(jìn)行歸檔業(yè)務(wù)指導(dǎo)、督促歸檔工作，做到檔案應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸，確保各門類檔案齊全完整。三是檔案實(shí)體管理風(fēng)險方面。對于檔案實(shí)體，除做好日常巡視管理外，強(qiáng)化汛期、重大災(zāi)害檔案安全管理，加強(qiáng)安全隱患排查，完善安全措施，確保汛期檔案安全。四是檔案信息管理風(fēng)險方面。根據(jù)國家檔案局《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》結(jié)合實(shí)際制定了《檔案數(shù)字化異質(zhì)異地備份實(shí)施方案》《檔案異質(zhì)備份技術(shù)方案》并根據(jù)安全形勢的變化，不斷完善方案。穩(wěn)步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作建設(shè)，嚴(yán)格按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定來配備設(shè)施設(shè)備。通過培訓(xùn)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查加大對各部門及數(shù)字化外包公司的安全監(jiān)管，提高檔案信息安全意識。五是檔案保密、開放與利用風(fēng)險方面。要分析檔案屬性，并將其作為信息資源進(jìn)行實(shí)用性價值的理解，使檔案管理工作的深遠(yuǎn)意義可以借此被深入理解，確保檔案管理工作可以為檔案信息的開發(fā)利用提供精準(zhǔn)支持、檔案管理工作需要加強(qiáng)對業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性的重視，確立檔案管理工作的中心，以便檔案管理工作的大局可以得到更加有效的維護(hù)，并具備創(chuàng)新屬性，在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為各工作部門服務(wù)的過程中充分發(fā)揮檔案的作用，實(shí)現(xiàn)檔案的價值。

四、建立檔案安全長效機(jī)制

檔案安全管理工作需要實(shí)現(xiàn)對檔案信息安全度的有效維護(hù)，使檔案管理工作的各環(huán)節(jié)有效銜接，為檔案管理工作全面提升安全等級提供幫助。把檔案安全管理貫穿于檔案工作的全過程，用規(guī)章制度管人管事，不斷建立完善規(guī)章制度，缺什么補(bǔ)什么，從而明確職責(zé)，責(zé)任到人到崗，建立檔案安全長效機(jī)制。如建立《庫房管理規(guī)章制度》需人員出入庫房制度、庫房專人管理制度、雙人管理庫房制度、檔案出庫入庫登記制度、安全檢查制度、檔案消毒殺菌登記制度。

五、結(jié)語

總而言之，做好檔案的科學(xué)管護(hù)，確保檔案的安全，檔案部門需加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，把檔案安全列入重要議事日程，定期研究部署有關(guān)工作，主動向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)重要情況，以強(qiáng)烈的政治責(zé)任感和歷史使命感解決好影響檔案安全的重大問題。